Valery Tarasevich, Business Analyst und SAP-Berater bei der LeverX Group, spricht über die Faktoren, die diese Prozesse verlangsamen, und über Möglichkeiten, sie zu verbessern.

Ein agiler Ansatz für die Beschaffung: Wichtige Gründe und Tipps für die Umsetzung

Um auf dem heutigen Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmensleiter dessen Volatilität berücksichtigen, denn globale Ereignisse können erhebliche Auswirkungen auf Unternehmen haben.

Insbesondere muss die Flexibilität der Beschaffungsprozesse erhöht werden, um Produktionsausfälle aufgrund eines weiteren globalen Ausfalls zu vermeiden. Valery Tarasevich, Business Analyst und SAP-Berater bei der LeverX Group, spricht über die Faktoren, die diese Prozesse verlangsamen und welche Möglichkeiten es zur Verbesserung gibt.

Warum sollten Unternehmen die Agilität ihrer Beschaffungsprozesse optimieren?

Vor allem, weil der Markt heute zu volatil ist. Konnte man früher wichtige Informationen einmal am Tag aktualisieren, so müssen heute alle Daten, die den Beschaffungsbereich betreffen, im Sekundentakt aktualisiert werden.

Warum ist es für Unternehmen so wichtig, Daten so häufig zu aktualisieren?

Der Grund dafür ist die Marktvolatilität. Ein kritisches Ereignis kann die gesamte Lieferkette, die über Jahre hinweg aufgebaut wurde, zum Erliegen bringen. Kontinuierliche Datenerfassung und Datenaktualisierung helfen Unternehmen, sich an die Volatilität anzupassen und Prozesse so einzurichten, dass sie so schnell wie möglich geändert werden können. 

Beschaffung, Lagerhaltung, Fertigung, Vertrieb und Marketing sind eng miteinander verknüpfte Prozesse. Wenn man einen davon ändert, muss man auch die anderen ändern. Und dann verlangsamen monatelanger Papierkram und Dokumentenkoordination die gesamte laufende Arbeit, während Ihre Wettbewerber neue Produkte auf den Markt bringen. 

Welche Beschaffungsprozesse bedürfen besonders der Umgestaltung und Flexibilisierung?

In erster Linie geht es um die Beschaffung und alle damit verbundenen Aktivitäten wie Kaufbegründung, technische Spezifikationen und die Beschaffungskommission, die eine endgültige Entscheidung treffen wird. Wenn sich diese Räder nicht schnell genug drehen, wartet der Lieferant.

Selbst nach einer positiven Entscheidung ist der Prozess noch nicht abgeschlossen. Sie müssen eine Anfrage erstellen, sie mit einem internen Kunden abgleichen, sie in eine RFQ (Request for Quote) oder RFP (Request for Proposal) umwandeln und sie an ein Ausschreibungsportal senden.

Ein noch langsameres Szenario, das von viele staatlichen Unternehmen genutzt wird, ist das Versenden von Anforderungsschreiben an potenzielle Lieferanten. Dadurch verzögert sich der Prozess durch den Austausch von Korrespondenz weiter. Aber jeder dieser Vorgänge kann digitalisiert werden. Sie können alle Daten online abrufen, sie in Ihr ERP-System integrieren und von diesem System aus eine Anfrage an ein Ausschreibungsportal senden. 

Bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten sind eine Menge Formalitäten erforderlich. Was verlangsamt den Prozess in diesem Fall?

Auch hier gibt es endlose Vertragsverhandlungen zwischen dem Kunden und dem Lieferanten sowie innerhalb des Unternehmens. So sind beispielsweise mehrere Abteilungen an diesem Prozess beteiligt und es kann eine Woche dauern, bis die Führungskräfte ihre Kommentare abgeben. 

Heutzutage tendieren viele Unternehmen dazu, die Verträge während des Ausschreibungsverfahrens abzustimmen, indem sie ihre Vertragsformulare an die Projekte anhängen. Das bedeutet, dass die Lieferanten die Bedingungen überprüfen können, während Sie die Bewerbungen sammeln. In diesem Fall verschwenden Sie keine Zeit mit Vertragsverhandlungen, nachdem Sie einen geeigneten Lieferanten gefunden haben, und können den Lieferprozess fast unmittelbar nach Abschluss der Ausschreibung start

Bedeutet dies, dass die Agilität des Beschaffungsprozesses auf Zeitersparnis beruht?

Das ist richtig. Zweifellos können es sich einige Unternehmen leisten, an dieser Ressource nicht zu sparen. In der Regel handelt es sich dabei um Unternehmen, die Produkte auf Bestellung herstellen. Aber diskrete Hersteller wie die FMCG-Industrie können die Produktion für einen einzigen Moment unterbrechen – jede Ausfallzeit ist für sie ein finanzieller Verlust.

Welche anderen Faktoren beeinflussen die Agilität des Beschaffungsprozesses?

Da wäre die Kommunikation zwischen den Unternehmensabteilungen. Es ist wichtig, dass sie sich nicht in trockenem Formalismus erschöpft, sondern nach folgendem Prinzip funktioniert: Sie erhalten ein Dokument, unterschreiben es und schicken es weiter. Die Abteilungsleiter müssen die Möglichkeit haben, alle Fragen zu besprechen.

Die Idee der agilen Beschaffung ist die Problemlösung ohne direkten Befehl von oben. Sie können initiativ werden, um Ihrem Unternehmen zu helfen, Prozesse schneller und effizienter zu gestalten.

Eine Produktion ohne Ausfallzeiten ist wichtiger als Papiere, denn Ausfallzeiten bedeuten Tausende von Dollar an Verlusten. 

Was ist wichtiger: Planung oder Flexibilität?

Schnelle Reaktionen auf Veränderungen und Flexibilität gegenüber diesen. Ein Beispiel: Ein Unternehmen stellt einen Antrag auf den Kauf von Servern. Doch zu einem bestimmten Zeitpunkt ändert sich die Situation und das Unternehmen muss in ein kleineres Büro umziehen. Ein „unflexibler“ Manager wird sich auf einen bereits abgestimmten und erstellten Antrag berufen und höchstwahrscheinlich nichts ändern.

Wenn wir jedoch wissen, dass wir in ein kleineres Büro umziehen müssen, können wir die Anzahl der benötigten Server und unseren Plan anpassen.

Welche Lösungen helfen Unternehmen, ihre Beschaffungsprozesse flexibler zu gestalten?

Wenn wir über die Beschaffung sprechen, sind dies SAP Ariba und SAP S/4HANA. Sie erstellen eine Anfrage im SAP S/4HANA-System und senden sie an SAP Ariba, wo der Beschaffungsprozess innerhalb weniger Minuten gestartet werden kann.

SAP Ariba bietet auch ein besonderes Werkzeug, das Vertragsmanagement, mit dem Sie Verträge sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit Lieferanten online aushandeln können.

Die digitale Unterschriftsfunktion trägt dazu bei, den Verhandlungsprozess erheblich zu beschleunigen. Sie müssen den Manager nicht mehr tagelang daran erinnern, sondern können die notwendigen Dokumente schnell im System koordinieren und verhandeln. 

Ist SAP Ariba nur für SAP-Anwender?

Nein, SAP Ariba ist eine einzigartige Lösung, mit der auch Nicht-SAP-Lieferanten arbeiten können. Sie können sich für das SAP Business Network anmelden und über dieses Portal mit SAP-Benutzern interagieren. Sie müssen Ihrem Lieferanten eine Einladung schicken. Er füllt ein Formular aus, besteht die Prüfung und erhält sofort die Möglichkeit, an Ausschreibungen teilzunehmen.

Darüber hinaus erstellt die SAP-Qualitätsmanagementlösung innerhalb dieses Portals eine Lieferantenbewertung. Wenn Sie bereits erfolgreich mit einem der Lieferanten zusammengearbeitet haben, kann dieser ohne zusätzliche Genehmigung an Ihren Ausschreibungen teilnehmen. Wenn Sie Probleme mit Lieferanten haben, werden diese automatisch nicht berücksichtigt, wenn eine neue Ausschreibung gestartet wird.