Gestión documental integrada con SAP DMS

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Brand: LeverX
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Vincule documentos técnicos y empresariales a los objetos y procesos de SAP que los utilizan. SAP DMS permite gestionar registros documentales, versiones y originales según la configuración del sistema y los requisitos de cada organización.

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Colaborar con un Gold Partner de SAP proporciona acceso a recursos y profesionales experimentados, lo que garantiza la fiabilidad de su proyecto. Su experiencia adapta las soluciones SAP a sus necesidades específicas, optimizando el retorno de la inversión y la eficiencia.

La asociación con un proveedor estratégico global de SAP va más allá de la dinámica comprador-vendedor. Proporcionan soluciones críticas para operaciones globales, colaboran en el desarrollo de productos e impulsan iniciativas estratégicas.

LeverX es socio certificado del SAP Center of Expertise. Esta acreditación garantiza nuestro compromiso inquebrantable de mantener los más altos estándares de SAP. Nuestra misión es ofrecer excelencia, proporcionando un soporte inigualable y facilitando la perfecta integración de las soluciones SAP en su marco empresarial.

Estas empresas ayudan a las empresas a resolver problemas complejos, ofrecer experiencias de usuario excepcionales e impulsar la transformación digital utilizando el pensamiento de diseño y la experiencia en innovación. Aprovechan las mejores prácticas y las herramientas de vanguardia de SAP para crear soluciones centradas en el usuario.

Gestionar documentos técnicos, de producción y operativos en distintos departamentos puede resultar complejo. La duplicación de archivos, la dispersión en varios repositorios y la falta de control dificultan la colaboración y la trazabilidad.

SAP Document Management System (SAP DMS) se integra con SAP ERP y SAP S/4HANA para vincular documentos con procesos de logística, producción, mantenimiento e ingeniería. Entre los objetos relacionados pueden figurar materiales (MM), equipos (PM), listas de materiales (BOM), especificaciones técnicas y hojas de ruta de fabricación.

SAP DMS permite gestionar originales en distintos formatos junto con sus metadatos, versiones, estados y vínculos a objetos de SAP. La consulta y visualización dependen de las aplicaciones, el repositorio y las autorizaciones configurados; pueden realizarse desde SAP GUI y, según las aplicaciones disponibles y la configuración, desde SAP Fiori.

El equipo de LeverX puede ayudar a evaluar los requisitos para implantar, optimizar o ampliar las capacidades de SAP DMS según las necesidades de la organización.

Despliegue de una plantilla global en España

Cuando una entidad o centro operativo en España se incorpora a una plantilla global de SAP, hay que acordar qué tipos de documentos, metadatos, estados y reglas de acceso serán comunes y cuáles requerirán ajustes locales. También conviene revisar los repositorios existentes y los documentos que deben migrarse. El diseño debe evitar tanto las excepciones locales difíciles de mantener como la aplicación de reglas globales que no cubran las necesidades operativas de la entidad.

Ingeniería y aplicaciones CAD

Si los equipos de ingeniería trabajan con planos o modelos CAD, evalúe las aplicaciones y versiones utilizadas, los tipos de archivo, las estructuras de producto y los procesos de gestión de cambios. Después, determine si SAP Engineering Control Center (SAP ECTR) debe formar parte de la solución y qué interfaces se necesitan. La compatibilidad y las funciones disponibles dependen de las interfaces, las versiones y la configuración; no conviene asumir que todos los archivos o procesos funcionarán del mismo modo.

Migración de documentos desde otros repositorios o sistemas SAP

Antes de migrar documentos, revise los registros documentales, los archivos originales, los metadatos, las versiones, los permisos y los vínculos con objetos de SAP. Decida qué información se trasladará, qué permanecerá en los sistemas actuales y cómo se validarán los resultados. Migrar archivos sin conservar el contexto necesario puede dificultar su búsqueda y uso posterior.

Documentación de producción y mantenimiento

Cuando los documentos se utilizan en procesos de producción o mantenimiento, identifique qué objetos SAP deben relacionarse con ellos, por ejemplo materiales, equipos o listas de materiales. Defina quién necesita consultar o modificar cada documento y en qué momento del proceso. La configuración debe facilitar el acceso a la documentación pertinente y controlar las revisiones según las reglas acordadas.

Documentación organizada y accesible

Organice los documentos incluidos en el alcance y facilite su consulta según los perfiles y las autorizaciones configurados.

Reducción de la duplicidad documental

Utilice referencias a documentos para reducir copias innecesarias y facilitar su control, según la configuración del sistema.

Revisiones y trazabilidad documental

Gestione las revisiones y versiones de los documentos para facilitar su trazabilidad conforme a las funciones configuradas y a los requisitos corporativos aplicables.

Búsqueda rápida y precisa de documentos

Localice la documentación de forma ágil mediante búsquedas basadas en palabras clave, atributos y metadatos estructurados.

Mayor seguridad de la información

Proteja la documentación confidencial mediante controles de acceso, autorizaciones basadas en roles y mecanismos de seguridad integrados en SAP.

Flujos de revisión y aprobación

Defina los flujos de revisión y aprobación según las funciones disponibles en la arquitectura.

Defina dónde se almacenarán los archivos originales y cómo se gestionarán las copias de seguridad y la conservación de los documentos. La arquitectura puede incluir SAP Content Server u otras opciones compatibles con el sistema y la configuración elegidos.

La visualización y conversión de archivos dependen de sus formatos y de las aplicaciones o componentes disponibles. Antes de diseñar la solución, identifique los documentos que se utilizarán, incluidos planos y modelos CAD si forman parte del proceso.

Configure los permisos según los roles y las autorizaciones definidos para cada grupo de usuarios. Determine quién puede crear, consultar, modificar o aprobar documentos, de acuerdo con los procesos incluidos en el alcance.

Los tipos documentales, los metadatos y los criterios de clasificación ayudan a organizar la información y facilitan su búsqueda. Su eficacia depende de que los atributos se definan y mantengan de forma coherente.

Defina cómo se identificarán las versiones, los estados y las revisiones de los documentos. Los usuarios deben poder determinar qué versión corresponde a cada proceso según las reglas configuradas.

Los flujos de revisión y aprobación pueden diseñarse según las funciones disponibles en la arquitectura. Si se requiere firma electrónica, hay que validar por separado la solución, las licencias y los requisitos de integración.

Las opciones de trazabilidad dependen de las funciones activadas y de la configuración. Durante el diseño, determine qué acciones deben registrarse, quién podrá consultar esos registros y qué políticas internas de acceso y conservación se aplican.

SAP DMS puede formar parte del modelo de gobierno documental de la organización. La solución, por sí sola, no garantiza el cumplimiento de requisitos normativos: estos deben traducirse en controles y procesos con los responsables correspondientes.

SAP Engineering Control Center (SAP ECTR) permite integrar SAP con aplicaciones de ingeniería, incluidas determinadas herramientas CAD. Antes de definir el alcance, conviene validar las aplicaciones y versiones utilizadas, las interfaces disponibles, los tipos de archivo, los metadatos y los procesos de gestión de cambios. La compatibilidad y las funciones deben confirmarse para cada arquitectura.

Sectores con los que trabajamos

Combinamos una sólida experiencia en soluciones SAP con un profundo conocimiento de los principales sectores industriales para ayudar a las organizaciones a implantar soluciones que impulsen la eficiencia operativa, la innovación y la creación de valor sostenible a largo plazo.

Automoción

Industria manufacturera

Transporte y logística

Metales y minería

Industria química

Distribución mayorista y comercio minorista

Banca y servicios financieros

Salud

Industria farmacéutica y ciencias de la vida

¿Por qué LeverX?

Experiencia demostrada

Desde hace más de 20 años ayudamos a empresas de todo el mundo a maximizar el valor de sus inversiones en SAP. Hemos completado más de 1.500 proyectos para más de 900 clientes, entre ellos compañías líderes incluidas en la lista Fortune 500.

Experiencia sectorial

Nuestro equipo reúne profesionales con experiencia en más de 30 sectores, entre ellos la industria manufacturera, el transporte y la logística, la energía, el petróleo y el gas, el comercio minorista, los servicios financieros y otros ámbitos clave.

Partner estratégico de SAP

Acompañamos a nuestros clientes durante todo el ciclo de vida de sus proyectos SAP, desde la consultoría y la implantación hasta la evolución continua de las soluciones. Además, colaboramos con SAP en el desarrollo y la mejora de sus tecnologías.

Calidad y seguridad

Trabajamos conforme a estándares internacionales ISO en áreas como la gestión de la calidad, la seguridad de la información, la continuidad de negocio y la gestión de activos, contribuyendo a ofrecer servicios fiables y seguros.

Compromiso con la innovación

Incorporamos tecnologías como inteligencia artificial (IA), Internet de las Cosas (IoT), Data Science, Big Data y Blockchain para ayudar a las organizaciones a optimizar sus procesos y acelerar su transformación digital.

Flexibilidad y capacidad de respuesta

Adaptamos nuestros equipos y metodologías a las necesidades de cada proyecto para garantizar una ejecución ágil, una comunicación transparente y una colaboración eficiente durante todas las fases de la implantación y evolución de las soluciones SAP.

Fases de un proyecto SAP DMS

Antes de definir el alcance y el calendario del proyecto, conviene preparar la siguiente información:

Documentos: tipos, formatos, volumen, estado y necesidades de búsqueda.
Fuentes: sistemas y repositorios actuales, incluidos los archivos compartidos y las soluciones documentales existentes.
Objetos de SAP: materiales, equipos, listas de materiales u otros objetos que deberán vincularse con los documentos.
Metadatos y clasificación: atributos, tipos documentales y criterios necesarios para organizar y localizar la información.
Usuarios y accesos: grupos de usuarios, permisos y responsabilidades de consulta, edición y aprobación.
CAD e integraciones: aplicaciones y versiones CAD utilizadas, interfaces necesarias y otros sistemas que deban conectarse.
Migración y almacenamiento: documentos que se trasladarán, reglas de conservación, repositorios de destino y método para validar los resultados.

Con esta información, las etapas del proyecto pueden incluir el análisis de procesos y repositorios, el diseño de la solución, la configuración de SAP DMS, las integraciones y la migración acordada. El alcance, las actividades y las responsabilidades se concretan con el cliente según los sistemas y procesos incluidos.

Analizar los procesos documentales, los repositorios y los sistemas existentes.
Identificar las necesidades de negocio, los usuarios y los principales problemas que debe resolver el proyecto.
Definir el alcance inicial, los objetivos y las partes interesadas.

Descubrir (Discover)

Acordar los tipos de documentos, metadatos, objetos de SAP, reglas de acceso y necesidades de almacenamiento.
Definir las integraciones necesarias, incluidas las relacionadas con CAD, si forman parte del alcance.
Establecer el enfoque de migración, los criterios de validación, el calendario y las responsabilidades del proyecto.

Preparar (Prepare)

Validar el diseño propuesto con los procesos y requisitos acordados.
Revisar cómo se gestionarán los documentos, sus versiones, estados, aprobaciones y vínculos con objetos de SAP.
Confirmar las necesidades de adaptación antes de iniciar la configuración.

Explorar (Explore)

Configurar SAP DMS según el diseño aprobado.
Desarrollar y probar las integraciones incluidas en el alcance.
Preparar y ejecutar pruebas de migración, y revisar la integridad de los documentos y sus vínculos.
Realizar pruebas funcionales y de integración, y preparar la formación de usuarios.

Realizar (Realize)

Confirmar que el sistema, los datos, los accesos y los procedimientos están preparados para la puesta en producción.
Ejecutar la transición a producción y comenzar la operación con SAP DMS.
Proporcionar soporte inicial y resolver las incidencias identificadas durante la estabilización.

Desplegar (Deploy)

Supervisar el funcionamiento de la solución y atender las incidencias según el modelo de soporte acordado.
Revisar las necesidades de cambio y priorizar las mejoras con los responsables del sistema y del negocio.

Ejecutar (Run)

Preguntas frecuentes sobre SAP DMS

¿Qué diferencia hay entre SAP DMS y Microsoft SharePoint?

SAP DMS permite relacionar documentos con objetos y procesos de SAP. SharePoint puede cubrir colaboración documental general. La elección depende de los flujos, usuarios, integraciones, requisitos de acceso y arquitectura de cada organización.

¿SAP DMS sustituye a un gestor documental existente?

No necesariamente. El proyecto debe decidir qué documentos se gestionarán en DMS, cuáles permanecerán en otros repositorios y cómo se enlazarán los sistemas.

¿Qué diferencia hay entre SAP DMS y SAP ECTR?

SAP DMS gestiona registros y documentos dentro del entorno SAP. SAP ECTR proporciona integración con herramientas de ingeniería y CAD. Las funciones disponibles dependen de las interfaces y versiones del escenario.

¿Se pueden migrar documentos desde otro repositorio?

Puede plantearse una migración, pero hay que definir qué archivos y metadatos se trasladan, cómo se conservan versiones y vínculos y qué validaciones se realizarán.

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