SAP DMS para el mercado español

Name: leverX Company
Brand: LeverX
Rating: 4.9 (114 reviews)

Centralice, gestione y controle toda la documentación técnica y empresarial directamente desde su entorno SAP.

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Colaborar con un Gold Partner de SAP proporciona acceso a recursos y profesionales experimentados, lo que garantiza la fiabilidad de su proyecto. Su experiencia adapta las soluciones SAP a sus necesidades específicas, optimizando el retorno de la inversión y la eficiencia.

La asociación con un proveedor estratégico global de SAP va más allá de la dinámica comprador-vendedor. Proporcionan soluciones críticas para operaciones globales, colaboran en el desarrollo de productos e impulsan iniciativas estratégicas.

LeverX es socio certificado del SAP Center of Expertise. Esta acreditación garantiza nuestro compromiso inquebrantable de mantener los más altos estándares de SAP. Nuestra misión es ofrecer excelencia, proporcionando un soporte inigualable y facilitando la perfecta integración de las soluciones SAP en su marco empresarial.

Estas empresas ayudan a las empresas a resolver problemas complejos, ofrecer experiencias de usuario excepcionales e impulsar la transformación digital utilizando el pensamiento de diseño y la experiencia en innovación. Aprovechan las mejores prácticas y las herramientas de vanguardia de SAP para crear soluciones centradas en el usuario.

Gestionar la documentación técnica, de producción y operativa en distintos departamentos puede convertirse en un proceso complejo y consumir una cantidad significativa de tiempo. La duplicación de archivos, la dispersión de la información en diferentes repositorios y la falta de control documental dificultan la colaboración, la trazabilidad y el cumplimiento normativo.

SAP Document Management System (SAP DMS) simplifica la gestión documental gracias a su integración nativa con SAP ERP y SAP S/4HANA. La solución conecta la documentación directamente con los principales procesos de negocio de logística, producción, mantenimiento e ingeniería, permitiendo almacenar y gestionar de forma centralizada los documentos asociados a objetos clave de SAP, como materiales (MM), equipos (PM), listas de materiales (BOM), especificaciones técnicas y hojas de ruta de fabricación.

SAP DMS admite una amplia variedad de formatos de archivo, incluidos PDF, Microsoft Word, Excel, imágenes y documentos CAD. Además de centralizar la documentación, permite gestionar todo el ciclo de vida documental mediante control de versiones, gestión de autorizaciones, clasificación estructurada y funciones avanzadas de búsqueda, garantizando que los usuarios accedan siempre a la información correcta y actualizada.

La solución está disponible tanto en SAP GUI como en SAP Fiori, ofreciendo una experiencia de usuario uniforme y facilitando el acceso a la documentación desde entornos de escritorio y web.

Si busca un socio tecnológico con experiencia en proyectos SAP para implantar, optimizar o ampliar las capacidades de SAP DMS, el equipo de LeverX puede ayudarle a diseñar e implementar una solución adaptada a las necesidades de su organización.

Documentación empresarial centralizada y organizada

Centralice toda la documentación de la empresa y organícela de forma estructurada para facilitar el acceso a la información según el perfil y las autorizaciones de cada usuario.

Reducción de la duplicidad documental

Evite la creación de copias innecesarias mediante el uso de referencias a documentos, garantizando una única fuente de información y una mejor gobernanza documental.

Control documental y cumplimiento normativo

Gestione las revisiones y el ciclo de vida de los documentos para mantener la integridad de la información, la trazabilidad y el cumplimiento de los requisitos normativos y corporativos.

Búsqueda rápida y precisa de documentos

Localice la documentación de forma ágil mediante búsquedas basadas en palabras clave, atributos y metadatos estructurados.

Mayor seguridad de la información

Proteja la documentación confidencial mediante controles de acceso, autorizaciones basadas en roles y mecanismos de seguridad integrados en SAP.

Flujos de aprobación estandarizados

Automatice y estandarice los procesos de revisión y aprobación documental con soporte para firmas electrónicas e integración con los flujos de trabajo de SAP.

Almacene toda la documentación empresarial en un repositorio centralizado de SAP para eliminar la dispersión de la información y evitar la duplicidad de documentos.

Gestione en un único entorno una amplia variedad de formatos, incluidos archivos PDF, planos y modelos CAD, imágenes digitalizadas y documentos de Microsoft Office.

Garantice la conservación, el acceso seguro y el control de la documentación a largo plazo mediante SAP Content Server.

SAP Document Management System (SAP DMS) ofrece amplias capacidades de integración dentro del ecosistema SAP. Entre las más importantes destacan su integración nativa con SAP Engineering Control Center (SAP ECTR) y la conexión con las principales plataformas CAD utilizadas en ingeniería y fabricación.

Estas integraciones permiten a los equipos de ingeniería gestionar de forma centralizada la documentación técnica, controlar las versiones y vincular la información de diseño con los procesos de negocio de SAP, garantizando la trazabilidad y la coherencia de los datos a lo largo de todo el ciclo de vida del producto.

SAP Engineering Control Center (SAP ECTR): Integra SAP DMS con los procesos de ingeniería, permitiendo almacenar directamente la documentación técnica, gestionar el control de versiones y realizar el seguimiento del estado de los documentos generados en aplicaciones CAD.
AutoCAD: Permite almacenar planos directamente en SAP DMS a través de SAP ECTR, mantener el control de versiones y asociar los archivos de diseño a objetos de SAP, como materiales y listas de materiales.
SolidWorks: Facilita las operaciones de check-in y check-out de modelos CAD en SAP DMS, garantizando que todas las revisiones de diseño se almacenen de forma centralizada y sean totalmente trazables dentro de los procesos de SAP.
Autodesk Inventor: Proporciona un almacenamiento estructurado para modelos 3D y sus metadatos asociados, facilitando la gestión de cambios y la colaboración entre los equipos de ingeniería.
CATIA: Se integra con SAP DMS mediante SAP ECTR para mantener los diseños de ingeniería vinculados a la información de fabricación, mantenimiento y otros procesos de negocio gestionados en SAP.
Siemens NX: Permite asociar modelos NX a objetos de SAP y gestionar las modificaciones de la documentación dentro de los flujos de trabajo de SAP, mejorando el control de cambios y la trazabilidad.

Sectores con los que trabajamos

Combinamos una sólida experiencia en soluciones SAP con un profundo conocimiento de los principales sectores industriales para ayudar a las organizaciones a implantar soluciones que impulsen la eficiencia operativa, la innovación y la creación de valor sostenible a largo plazo.

Automoción

Industria manufacturera

Transporte y logística

Metales y minería

Industria química

Distribución mayorista y retail

Banca y servicios financieros

Salud

Industria farmacéutica y ciencias de la vida

¿Por qué LeverX?

Experiencia demostrada

Desde hace más de 20 años ayudamos a empresas de todo el mundo a maximizar el valor de sus inversiones en SAP. Hemos completado más de 1.500 proyectos para más de 900 clientes, entre ellos compañías líderes incluidas en la lista Fortune 500.

Experiencia sectorial

Nuestro equipo reúne profesionales con experiencia en más de 30 sectores, entre ellos industria manufacturera, transporte y logística, energía, petróleo y gas, retail, servicios financieros y otros ámbitos clave.

Partner estratégico de SAP

Acompañamos a nuestros clientes durante todo el ciclo de vida de sus proyectos SAP, desde la consultoría y la implantación hasta la evolución continua de las soluciones. Además, colaboramos con SAP en el desarrollo y la mejora de sus tecnologías.

Calidad y seguridad

Trabajamos conforme a estándares internacionales ISO en áreas como la gestión de la calidad, la seguridad de la información, la continuidad de negocio y la gestión de activos, contribuyendo a ofrecer servicios fiables y seguros.

Compromiso con la innovación

Incorporamos tecnologías como inteligencia artificial (IA), Internet de las Cosas (IoT), Data Science, Big Data y Blockchain para ayudar a las organizaciones a optimizar sus procesos y acelerar su transformación digital.

Flexibilidad y capacidad de respuesta

Adaptamos nuestros equipos y metodologías a las necesidades de cada proyecto para garantizar una ejecución ágil, una comunicación transparente y una colaboración eficiente durante todas las fases de la implantación y evolución de las soluciones SAP.

Hoja de ruta de implantación

Seguimos la metodología SAP Activate, que estructura la implantación de SAP Document Management System (SAP DMS) en seis fases para minimizar riesgos, acelerar la adopción de la solución y garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

Evaluación de la situación actual: Analizamos los procesos de negocio existentes e identificamos las necesidades y oportunidades de mejora de la organización.
Definición de requisitos: Recopilamos y documentamos los requisitos funcionales, técnicos y de integración de la solución.
Definición de objetivos: Establecemos los objetivos del proyecto, el alcance y los resultados esperados junto con las partes interesadas.
Constitución del equipo del proyecto: Definimos los perfiles, funciones y responsabilidades de todos los participantes.

Descubrir (Discover)

Planificación del proyecto: Elaboramos un plan detallado con las fases, los plazos, los recursos y los principales hitos del proyecto.
Definición del presupuesto: Estimamos y validamos el presupuesto necesario para la implantación.
Preparación de las especificaciones: Desarrollamos la documentación funcional y técnica que servirá de base para la configuración y el desarrollo de la solución.

Preparar (Prepare)

Validación de los requisitos de negocio: Confirmamos que la solución propuesta responde a las necesidades de la organización y a los objetivos definidos.
Validación de datos: Revisamos la calidad, integridad y consistencia de los datos que se utilizarán durante la implantación.

Explorar (Explore)

Migración de datos: Migramos la información desde los sistemas existentes a SAP DMS.
Configuración de la solución: Configuramos SAP DMS de acuerdo con los requisitos funcionales y técnicos.
Desarrollos específicos: Implementamos ampliaciones o desarrollos cuando la funcionalidad estándar no cubre las necesidades del negocio.
Integración con otros sistemas: Configuramos la integración de SAP DMS con otras soluciones SAP y aplicaciones corporativas.

Realizar (Realize)

Pruebas: Ejecutamos pruebas funcionales, de integración, rendimiento y aceptación para validar el correcto funcionamiento de la solución.
Formación de usuarios: Impartimos formación para facilitar la adopción de SAP DMS y asegurar un uso eficiente de la plataforma.

Desplegar (Deploy)

Verificación de la disponibilidad operativa: Confirmamos que el sistema está preparado para entrar en producción.
Puesta en marcha: Realizamos la transición al entorno productivo y el inicio de la operación con SAP DMS.
Soporte y mejora continua: Supervisamos el rendimiento de la solución, resolvemos incidencias y aplicamos mejoras para garantizar su evolución y adaptación a las necesidades del negocio.

Ejecutar (Run)

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué es SAP DMS?

SAP Document Management System (SAP DMS) es una solución de gestión documental integrada en SAP que actúa como un repositorio seguro de documentos vinculados a los objetos de negocio del sistema. A diferencia de los gestores documentales independientes, SAP DMS no solo permite acceder a un documento, sino también a la versión correcta dentro del contexto del proceso de negocio correspondiente. Esto mejora la trazabilidad, reduce el riesgo de errores y garantiza la coherencia de la información en toda la organización.

¿Por qué utilizar SAP DMS en lugar de una solución como Microsoft SharePoint o una unidad de red?

Aunque plataformas como Microsoft SharePoint son adecuadas para la colaboración documental general, SAP DMS aporta capacidades específicas para la gestión de procesos empresariales dentro del entorno SAP:

Integración con los procesos de negocio
Los documentos se vinculan directamente a objetos de SAP, como materiales, pedidos de compra, equipos o listas de materiales, y pueden formar parte de flujos de trabajo automatizados, incluidos procesos de revisión y aprobación.
Trazabilidad y auditoría completas
Todas las acciones realizadas sobre los documentos —como consultas, modificaciones, aprobaciones o cambios de estado— quedan registradas, facilitando el cumplimiento de requisitos normativos y estándares como ISO, FDA o el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) cuando resulte aplicable.
Modelo de seguridad unificado
El acceso a la documentación se gestiona mediante el mismo sistema de roles y autorizaciones de SAP utilizado en el resto de la plataforma, garantizando un control de acceso coherente y una administración centralizada de la seguridad.

¿Dónde se almacenan físicamente los documentos? ¿Qué es SAP Content Server?

En SAP DMS, los metadatos de los documentos —como el número de documento, el estado, las características y las referencias a objetos de SAP— se almacenan en la base de datos del sistema SAP.

Los archivos propiamente dichos (PDF, documentos de Microsoft Office, imágenes, modelos CAD, etc.) se almacenan en SAP Content Server, un repositorio especializado diseñado para gestionar grandes volúmenes de documentación de forma eficiente.

Esta arquitectura permite mantener un alto rendimiento del sistema SAP al separar el almacenamiento de archivos del procesamiento de los datos transaccionales, además de facilitar la administración y conservación de la documentación corporativa.

¿Cuál es la diferencia entre SAP DMS y SAP Engineering Control Center (SAP ECTR)?

SAP DMS es la plataforma de gestión documental donde se almacenan, organizan y administran los documentos de la empresa durante todo su ciclo de vida.

SAP Engineering Control Center (SAP ECTR) es una solución orientada específicamente a los equipos de ingeniería que amplía las capacidades de SAP DMS. Proporciona una interfaz especializada para trabajar con aplicaciones CAD, facilita la gestión de ensamblajes complejos y mejora la integración entre los sistemas de diseño y los procesos de negocio de SAP.

En la práctica, los ingenieros trabajan desde SAP ECTR, mientras que la documentación continúa almacenándose y gestionándose de forma centralizada en SAP DMS.

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Un experto se pondrá en contacto con usted para analizar sus necesidades y requisitos específicos.
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Firmaremos un NDA para garantizar que cualquier información sensible se mantenga segura y confidencial.
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Trabajaremos con usted para preparar una propuesta personalizada basada en el alcance, el cronograma y el presupuesto del proyecto.