SAP Document Management System (SAP DMS)

SAP Document Management System (SAP DMS) umożliwia centralne zarządzanie dokumentami biznesowymi, technicznymi i produktowymi w środowisku SAP. Rozwiązanie wspiera tworzenie, przechowywanie, wersjonowanie, klasyfikację i kontrolę dokumentacji oraz integruje się z SAP S/4HANA i rozwiązaniami wspierającymi procesy rozwoju produktu i inżynierii.

Umów konsultację

SAP DMS to komponent platformy SAP odpowiedzialny za zarządzanie dokumentami i zasobami cyfrowymi w ramach jednego, spójnego środowiska. Rozwiązanie sprawdza się w organizacjach każdej wielkości i pozwala zarządzać plikami w wielu formatach (m.in. PDF, Word, Excel, dokumentacja CAD), kontrolować cały cykl życia dokumentu, przydzielać uprawnienia na podstawie ról oraz szybko odnajdywać potrzebne materiały. Kluczową przewagą SAP DMS jest powiązanie dokumentów bezpośrednio z obiektami biznesowymi SAP, takimi jak materiały, zlecenia, projekty czy dane podstawowe, co eliminuje rozproszenie informacji między odrębnymi systemami.

W polskich realiach zarządzanie dokumentami to nie tylko kwestia porządku, lecz obowiązek prawny. Poniżej przedstawiono najważniejsze obszary regulacyjne, w których SAP DMS wspiera zgodność organizacji z przepisami obowiązującymi w 2026 roku.

KSeF i archiwizacja dokumentów powiązanych z e-fakturami
Okresy przechowywania dokumentów
RODO i kontrola dostępu do dokumentów
Gotowość na kontrole i raportowanie (JPK)

Integracja SAP DMS z ekosystemem SAP

SAP DMS nie działa w izolacji. Rozwiązanie integruje się z SAP S/4HANA oraz z modułami zarządzania cyklem życia produktu, a także z SAP Enterprise Product Development i SAP Enterprise Product Engineering. Powiązanie dokumentów z materiałami, zleceniami, projektami i danymi podstawowymi sprawia, że dokumentacja pozostaje spójna z procesami produkcyjnymi, logistycznymi i inżynierskimi.

Centralne repozytorium

Centralne przechowywanie dokumentacji biznesowej w jednym repozytorium SAP z dostępem kontrolowanym według ról i uprawnień użytkowników.

Wersjonowanie i rewizje

Śledzenie zmian dokumentów, zarządzanie wersjami i rewizjami oraz dostęp do pełnej historii modyfikacji.

Klasyfikacja dokumentów

Klasyfikacja dokumentów przy użyciu klas i charakterystyk SAP umożliwiająca łatwe zarządzanie oraz wyszukiwanie dokumentacji.

Zaawansowane wyszukiwanie

Szybkie odnajdywanie dokumentów dzięki wyszukiwaniu według słów kluczowych, atrybutów, metadanych oraz powiązań z obiektami biznesowymi SAP.

Bezpieczeństwo

Ochrona dokumentacji dzięki mechanizmom autoryzacji SAP oraz kontrola dostępu i operacji wykonywanych na dokumentach.

Podpis cyfrowy

Obsługa podpisów cyfrowych wspierających procesy zatwierdzania, akceptacji oraz zgodności z wymaganiami regulacyjnymi.

Przechowanie dokumentów

Bezpieczne przechowywanie dokumentów w repozytoriach treści SAP, takich jak SAP Content Server, z możliwością integracji z innymi rozwiązaniami.
Obsługa dokumentacji technicznej, technologicznej, produktowej oraz biznesowej.
Automatyczna konwersja dokumentów umożliwiająca szybki podgląd, udostępnianie oraz archiwizację.

Zarządzanie dostępem

Kontrola dostępu do dokumentów poprzez konfigurację ról, autoryzacji i uprawnień SAP.
Automatyczna weryfikacja uprawnień użytkowników podczas tworzenia, edycji, zatwierdzania i przeglądania dokumentów.

Klasyfikacja dokumentów

Klasyfikacja dokumentów za pomocą klas i charakterystyk SAP, umożliwiająca uporządkowanie informacji według określonych parametrów.
Szybkie wyszukiwanie dokumentów według klas, charakterystyk i przypisanych atrybutów.

Zarządzanie dokumentami

Zarządzanie wersjami i rewizjami dokumentów.
Monitorowanie statusów dokumentów oraz kontroli ich cyklu życia.
Kontrolowana dystrybucja dokumentów do odpowiednich użytkowników i zespołów.
Pełna historia zmian zapewniająca transparentność i możliwość audytu dokumentacji.

Rozwój strategii wdrożeniowej na podstawie wymagań biznesowych klienta i możliwości rozwiązania.

Odkrywanie

Finalizacja planu projektu i celów. Razem z klientem określamy strukturę projektu, mechanizmy zarządzania, śledzenia i raportowania. Na tym etapie definiowane są role i odpowiedzialności w zespole projektowym.

Przygotowanie

Faza weryfikacji. Upewniamy się, że zakres rozwiązania i projektu spełniają wymagania biznesowe klienta.

Analiz

Dostosowanie i integracja elementów SAP z infrastrukturą IT klienta. Nasi eksperci konfigurują i w razie potrzeby dalej rozwijają system.

Realizacja

Transfer danych ze starych systemów do systemu produkcyjnego SAP, testy i zatwierdzenie ról / upoważnień dla wszystkich użytkowników.

Wdrożenie

Praca z rozwiązaniem przy wsparciu obejmującym fazę go-live, korekty i monitorowanie, w celu pełnego dopasowania oprogramowania do procesów biznesowych organizacji.

Utrzymanie

FAQ - Najczęściej zadawane pytania o SAP DMS

Czym jest SAP DMS?

SAP DMS (SAP Document Management System) to rozwiązanie SAP umożliwiające centralne przechowywanie, wersjonowanie, klasyfikację i kontrolę dostępu do dokumentów oraz zasobów cyfrowych powiązanych z obiektami biznesowymi SAP.

Czym różni się SAP DMS od zwykłego systemu obiegu dokumentów?

Podstawową różnicą jest integracja z ekosystemem SAP. Dokumenty w SAP DMS są powiązane z materiałami, zleceniami, projektami i danymi podstawowymi, dzięki czemu pozostają spójne z procesami biznesowymi, zamiast funkcjonować jako niezależne repozytorium plików.

Czy SAP DMS wspiera zgodność z KSeF?

SAP DMS nie zastępuje Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który odpowiada za obsługę faktur ustrukturyzowanych. SAP DMS umożliwia natomiast uporządkowane przechowywanie dokumentacji powiązanej z transakcjami oraz jej integrację z procesami SAP.

Jak SAP DMS wspiera zgodność z RODO?

Rozwiązanie ogranicza dostęp do dokumentów zawierających dane osobowe wyłącznie do osób uprawnionych, kontroluje operacje na dokumentach oraz rejestruje historię zmian, co wspiera kontrolę dostępu do danych osobowych oraz zasadę rozliczalności poprzez rejestrowanie operacji wykonywanych na dokumentach.

zobacz więcej

1

Nasi eksperci skontaktują się z Tobą, aby szczegółowo omówić Twoje potrzeby i wymagania.
2

Jeśli projekt obejmuje informacje poufne, podpisujemy NDA w celu zapewnienia poufności i bezpieczeństwa danych.
3

Nasz zespół przygotowuje spersonalizowaną ofertę projektu wraz z zakresem, harmonogramem i budżetem, abyś mógł podjąć przemyślaną decyzję.