Jämförelse av upphandlingslösningar: SAP S/4HANA Procurement vs. SAP Ariba vs. SAP Fieldglass

SAP S/4HANA Procurement vs. SAP Ariba vs. SAP Fieldglass 一 vilken upphandlingslösning ska du välja för att lyckas? Läs vår artikel för att ta reda på det.

Det finns inte ett enda SAP-upphandlingsverktyg som uppfyller alla behov. Och om du använder fel verktyg kan det kosta dig förlorad tid, dålig insyn i leverantörerna eller till och med problem med efterlevnaden. SAP S/4HANA Procurement, Ariba och Fieldglass arbetar alla med leverantörer, men de gör det på olika sätt och för olika typer av utgifter.

Om du är osäker på vilken av dem som ditt företag faktiskt behöver, kan den här guiden hjälpa dig. Den går igenom var varje lösning passar in, vilka processer den täcker och vilka uppgifter den hjälper dig att automatisera.

Inuti SAP S/4HANA Procurement

SAP S/4HANA Procurement är grunden för att hantera interna inköp i SAP:s ekosystem. Det är utformat för företag som behöver kontroll över operativ upphandling - material, varor och tjänster som används i den dagliga verksamheten.

Den här lösningen är inte ett separat system - det är en inbyggd del av SAP S/4HANA, vilket innebär att den delar data över finans-, logistik-, lager- och leveranskedjeprocesser. Den täta kopplingen är det som gör det tillförlitligt för rutinmässiga inköpsoperationer.

Huvudsyftet är att organisera hur ett företag planerar, begär, beställer, tar emot och betalar för vad det behöver - och att se till att varje steg spåras och kopplas samman.

Låt oss ta en närmare titt på vad som gör allt detta möjligt.

Viktiga funktioner

Planering för artiklar

Den här komponenten hjälper till att säkerställa att material, reservdelar och andra viktiga artiklar finns tillgängliga när de behövs. Den övervakar lagernivåerna och jämför dem med definierade minimivärden.

Om lagernivån sjunker för lågt kan systemet automatiskt analysera tidigare användning, ta hänsyn till öppna inköpsorder, prognostisera framtida efterfrågan och generera planeringsförslag. Dessa förslag kan sedan granskas eller användas för att utlösa inköpsrelaterade åtgärder, vilket minskar risken för brist och snabba beställningar i sista minuten.

System för förfrågningar

Här kan företag skapa och hantera inköpsförfrågningar antingen manuellt eller automatiskt, beroende på interna behov. Systemet stöder arbetsflöden för godkännande som hjälper till att hålla inköpen under kontroll och i linje med budgetarna.

Det finns också analysverktyg som hjälper till att granska leverantörer, priser och tidpunkter för varje förfrågan. Detta skapar transparens genom hela livscykeln för förfrågningar och gör processen enklare att övervaka, särskilt i större organisationer med flera inköpare.

System för överenskommelser/kontrakt

Den här funktionen hjälper till att hantera upphandlingskontrakt i olika kategorier och typer. Oavsett om det handlar om ett volymbaserat eller ett värdebaserat avtal gör systemet det möjligt att spåra villkor, giltighetsperioder och användning.

Det hjälper också till att definiera kontrollförfaranden, t.ex. mängdkontroller eller utgiftströsklar, för att förhindra överskridande eller oavsiktlig bristande efterlevnad. Med den här strukturen på plats blir avtalshanteringen mindre manuell och mer konsekvent.

Beställningssystem

Ordersystemet hanterar skapandet och spårningen av inköpsorder. Inköpare kan skapa beställningar manuellt eller använda automatiska förslag baserade på planeringsdata eller befintliga förfrågningar. Systemet hjälper också till att välja rätt leverantör och kvantitet, och säkerställer att beställningen överensstämmer med avtal och lagerkrav.

Kontrollsystem för inkommande leveranser

Denna funktion stöder alla steg i mottagandet av varor eller tjänster från leverantörer. Det hjälper till att planera leveransscheman, övervaka förväntade mottagningar och registrera varor när de anländer. Systemet kopplar leveranshändelser till befintliga inköpsorder, vilket gör spårningen enkel och minskar risken för felmatchningar eller missade artiklar.

Kontrollsystem för inkommande fakturor

Denna komponent stöder fakturahantering för inkommande leverantörsfakturor. Oavsett om fakturorna tas emot manuellt, via EDI eller till och med extraheras från PDF-filer med hjälp av automatisering, matchas de mot inköpsorder och leveransregister.

Systemet hjälper till att upptäcka fel tidigt - som felaktiga priser eller saknade varor - och flaggar för avvikelser innan betalningen godkänns, vilket minskar förseningar och skyddar mot överbetalningar.

Lagerstyrning

Lagerstyrning hjälper till att spåra varje förflyttning av varor inom organisationen. Det omfattar inkommande och utgående lager, överföringar mellan olika platser och eventuella lagerjusteringar som förluster eller överskott.

Systemet stöder regelbundna inventeringar och möjliggör rapportering av aktuella saldon, användningstrender och avvikelser. Denna insyn hjälper till att hålla lagernivåerna under kontroll och förhindrar obemärkta förluster.

Tullklarering

Denna modul stöder förberedelse och övervakning av tulldeklarationer och relaterade betalningar. Den hjälper till att dokumentera import- och exporttransaktioner, övervaka tidsfrister och spåra status för tullförfaranden.

Hur man distribuerar SAP S/4HANA Procurement

SAP S/4HANA Procurement är en del av den bredare SAP S/4HANA-sviten. Den finns tillgänglig i både lokala och privata molnkonfigurationer - beroende på hur du väljer att distribuera hela systemet.

Eftersom Procurement-modulen körs på samma databas som andra moduler som Finance, Logistics och Supply Chain, finns det inget behov av extra integration. Alla moduler delar realtidsdata, så att inköpsinformationen förblir konsekvent och tillgänglig för alla avdelningar.

Den här inbyggda konfigurationen minskar komplexiteten och säkerställer att inköpsfunktionen inte fungerar i en silo - den är ansluten till resten av verksamheten.

Förståelse av SAP Ariba

SAP Ariba är en molnbaserad plattform för hantering av hela upphandlingscykeln, från inköp till betalning. Den stöder både "procurement-to-order"- och "procurement-to-pay"-processer, vilket hjälper företag att förbättra inköpsnoggrannheten, minska kostnaderna och arbeta mer effektivt med leverantörer.

Ariba kopplar också samman köpare och leverantörer genom Ariba Network, världens största B2B-handelsnätverk. Detta nätverk möjliggör sömlöst samarbete, dokumentutbyte och snabbare onboarding av leverantörer.

Som en SaaS-lösning i molnet kräver Ariba ingen lokal installation eller infrastruktur. Allt körs säkert i molnet, vilket gör det snabbt att anta och enkelt att skala. Det integreras också med SAP ERP och SAP S/4HANA för att synkronisera stam- och transaktionsdata, samtidigt som Ariba Network används för att säkerställa stark leverantörsanslutning.

Företag kan komma igång med SAP Ariba genom att prenumerera på de relevanta moduler som passar deras behov. Låt oss ta en titt på dessa moduler:

Hur SAP Aribas komponenter hjälper till att förbättra viktiga upphandlingsprocesser

• Ariba Procurement: Detta är kärnmodulen, som erbjuder verktyg för att förenkla varje steg i inköpsprocessen, från att hitta leverantörer och hantera kataloger till att godkänna order och behandla fakturor. Det bidrar till att minska det manuella arbetet, sänka upphandlingskostnaderna och säkerställa efterlevnad av interna policyer.
• Ariba Strategic Sourcing: Den här funktionen är inriktad på val av leverantörer och kontraktsskrivning. Den stöder sourcinghändelser, utvärderingar av anbud och skapande av kontrakt. Dessutom hjälper den till att förkorta inköpscyklerna, säkerställa bättre avtalsvillkor och upprätthålla insynen i leverantörernas prestanda.
• Ariba Kontrakt: Denna modul centraliserar avtalsdata och förbättrar sättet på vilket avtal skapas, godkänns och hanteras. Den minskar fel i pappersarbetet, påskyndar förhandlingarna och ser till att dina avtal överensstämmer med interna policyer och rättsliga krav.
• Ariba Leverantörshantering: Denna modul är utformad för att hålla leverantörsinformation på ett ställe och förenklar onboarding, kvalificering och utvärdering av prestanda. Den innehåller också riskövervakning och verktyg för att upprätthålla efterlevnad och hålla leverantörsrelationerna transparenta.
• Ariba Supply Chain Collaboration: Den här funktionen möjliggör samordning i realtid mellan inköpare och leverantörer när det gäller orderstatus, lagernivåer och leveransprognoser. Detta bidrar till att förhindra störningar, förbättra lagerplaneringen och förbättra den övergripande lyhördheten i leveranskedjan.
• Ariba Spend Analysis: Den här komponenten ger en tydlig översikt över utgifterna i hela företaget. Den samlar in och kategoriserar utgiftsdata för att upptäcka möjligheter till kostnadsbesparingar och förbättra budgetkontrollen.
• Ariba Fakturahantering: Genom att automatisera fakturamottagning, validering och godkännande hjälper den här modulen företag att minska antalet fel, påskynda betalningar och förbättra leverantörsnöjdheten.
• Ariba Katalog: En centraliserad katalog förenklar köpprocessen genom att erbjuda sökbara, uppdaterade listor över godkända produkter och tjänster. Detta säkerställer att de anställda köper från föredragna leverantörer enligt förutbestämda villkor.
• Ariba Supplier Lifecycle and Performance: Denna modul spårar hela leverantörens resa, från onboarding till löpande prestanda. Den erbjuder självbetjäningsverktyg för leverantörer, kontinuerlig övervakning och enkelt datautbyte mellan Ariba och andra system.
• Ariba Supplier Risk: Den här lösningen hjälper företag att bedöma, spåra och agera på leverantörsrelaterade risker. Den sammanställer data från flera källor för att ge en mer komplett bild av potentiella problem, vilket hjälper dig att ligga steget före störningar.
• Ariba Commerce Automation: Den här modulen ersätter manuella utbyten med automatiserade dokumentflöden. Inköpsorder, bekräftelser, fakturor och betalningar rör sig smidigt mellan köpare och leverantör, vilket minskar förseningar och förbättrar noggrannheten.

Hur man distribuerar SAP Ariba

Ariba är en SaaS-lösning som endast finns i molnet, så det finns ingen lokal distribution. Företag prenumererar på de moduler de behöver. Installationen för SAP Ariba innebär följande:

• Onboarding av leverantörer 一 migrering av befintliga leverantörer eller anslutning till Aribas nätverk.
• Integration 一 länka Ariba med ERP-system (t.ex. S/4HANA) för synkronisering av beställningar och fakturor.
• Användarutbildning 一 anställda och leverantörer får tillgång till plattformen via webb eller mobil.

Till skillnad från S/4HANA Procurement (som kräver ERP-anpassning) kan Ariba distribueras som en fristående lösning. Dess värde ökar dock när det integreras med finansiella system för sömlösa arbetsflöden från upphandling till betalning.

Vad är SAP Fieldglass?

SAP Fieldglass är ett molnbaserat leverantörshanteringssystem som hjälper organisationer att planera, köpa in och övervaka externa arbets- och tjänsteleverantörer. Det erbjuder företag ett strukturerat sätt att engagera sig med tredjepartsleverantörer och hantera arbetsarrangemang som inte är lönelistor.

Bland de viktigaste lösningarna finns Services Procurement, Contingent Workforce Management, Worker Profile Management och Assignment Management. Medan de två sistnämnda främst är inriktade på HR-relaterade aktiviteter, såsom hantering av frilansande eller tillfällig personal eller spårning av platsbaserade arbetstagares uppdrag, är vårt fokus här på SAP Fieldglass Services Procurement, som är mest relevant för upphandling.

Till skillnad från SAP S/4HANA, som hanterar end-to-end, ERP-baserad upphandling, och SAP Ariba, som fokuserar på sourcing och indirekt inköp, är SAP Fieldglass Services Procurement specialiserat på att hantera upphandling av extern arbetskraft och tjänstebaserade projekt. Det är särskilt användbart för att spåra arbete som styrs av arbetsbeskrivningar (SOW), till exempel konsult-, marknadsförings-, underhålls- eller reparationstjänster.

En närmare titt på SAP Fieldglass Services Procurement

Den här lösningen är utformad för att hantera projektbaserade eller resultatbaserade tjänster i olika kategorier. Den hjälper inköpsteam att organisera och övervaka leverantörslevererat arbete - inklusive vem som gör vad, var, när och under vilka villkor.

Med det här verktyget kan företag hantera serviceåtaganden mer effektivt genom att strukturera avtal, spåra projektförlopp, fördela resurser och hålla ett öga på kostnader och efterlevnad.

Verktyget innehåller också en instrumentpanel för projektledningskontor som övervakar standardavtal, funktioner för resursallokering och automatiseringsfunktioner som tidsspårning, tjänsteanteckningsblad och till och med AI-genererade standardavtalsutkast och chattbaserad support.

Viktiga funktioner

• End-to-end-hantering avtjänster. Lösningen kopplar samman alla aspekter av tjänsteupphandling - från att skapa en förfrågan till att slutföra projektet - i en och samma plattform. Den stöder integration med andra system, erbjuder verktyg för att arbeta med externa partners och förenklar hanteringen av tjänsteleverantörer.
• Spårning av kostnad, kvalitet och leverans. Upphandlingsteamen kan följa projektets milstolpar, övervaka leveranser och anpassa aktiviteterna till budgetförväntningarna. Inbyggda analyser ger stöd för välgrundade beslut och hjälper till att undvika att omfattningen ökar eller att budgeten överskrids.
• Efterlevnad och riskkontroll. Plattformen ger insyn i pågående projekt och involverade leverantörer. Medarbetarnas åtkomst kan övervakas, säkerhetsinställningar justeras och avtalsvillkor verkställas på ett mer tillförlitligt sätt genom flexibla konfigurationsalternativ.

Alternativ för driftsättning

SAP Fieldglass erbjuds som en molnbaserad SaaS-lösning - det finns ingen lokal version.

Det kan distribueras som ett fristående verktyg, särskilt om ett företag bara vill använda modulen Services Procurement för att hantera SOW-baserade tjänster utan att aktivera de externa arbetskraftsrelaterade modulerna.

Fieldglass är dock ofta integrerat med:

• SAP Ariba, för att länka sourcing eller katalogbaserade arbetsflöden för tjänsteupphandling.
• SAP S/4HANA, för åtkomst till finans- och ERP-data.
• HR-plattformar som SAP SuccessFactors, när organisationer också hanterar frilansande eller tillfällig arbetskraft vid sidan av tjänsteupphandling.

Förstå de viktigaste skillnaderna mellan SAP Procurement för S/4HANA, Ariba och Fieldglass

Vid första anblicken verkar SAP erbjuda flera verktyg för upphandling - så hur vet du vilket du ska välja? Nyckeln är att förstå att dessa lösningar inte är direkta alternativ. De fokuserar på olika typer av inköpsaktiviteter och är utformade för att fungera tillsammans, inte för att ersätta varandra.

Låt oss bryta ner det.

Olika upphandlingsområden

Varje produkt täcker en distinkt upphandlingsdomän:

• SAP S/4HANA Procurement fokuserar på direktupphandling. Det inkluderar råmaterial, komponenter för tillverkning och varor som direkt påverkar produktionen. Det täcker också vissa indirekta upphandlingsbehov, särskilt när de integreras i bredare interna verksamheter. Det är djupt kopplat till lagerhållning, produktionsplanering (MRP) och ekonomi.
• SAP Ariba är specialiserat på indirekt upphandling - allt från kontorsmaterial och IT-tjänster till marknadsföring och konsulttjänster - även om det också kan stödja direkta upphandlingsprocesser, beroende på bransch och installation. Det erbjuder också verktyg för sourcing, onboarding av leverantörer och kataloghantering via sitt molnbaserade leverantörsnätverk.
• SAP Fieldglass hanterar externa tjänster och tillfällig arbetskraft. Det handlar inte om att köpa varor, utan om att hantera leverantörer som tillhandahåller människor och projektbaserat arbete enligt kontrakt eller arbetsbeskrivningar (SOW).

Olika tillvägagångssätt

Varje lösning fungerar också på ett unikt sätt:

• S/4HANA Procurement är en del av det bredare ERP-systemet. Det är transaktionsbaserat och knutet till interna processer som inköpsrekvisitioner, lagernivåer och fakturahantering.
• Ariba fungerar som en B2B-plattform i molnet, med fokus på samarbete med leverantörer. Den är externt inriktad och erbjuder ett utrymme för leverantörer och köpare att interagera, dela dokument och hantera sourcinghändelser.
• Fieldglass fungerar som ett leverantörshanteringssystem (VMS). Det hjälper företag att spåra, hantera och utvärdera externt arbete och tjänstebaserat arbete, inte genom traditionella beställningar eller kataloger, utan genom projektdrivna kontrakt och milstolpar.

Viktiga skillnader mellan SAP S/4HANA Procurement, SAP Ariba och SAP Fieldglass

Integration, inte konkurrens?

Varje lösning ger ett unikt värde - men den verkliga nyttan kommer när de kopplas samman. Ett företag kan till exempel beställa delar för tillverkning i S/4HANA, hantera leverantörsval och onboarding genom Ariba och ta in specialiserade tekniker på korttidskontrakt med Fieldglass. Systemen utbyter information och anpassar processer, vilket skapar en konsekvent inköpsupplevelse utan redundans.

Det handlar alltså inte om att välja en lösning framför en annan. Det handlar om att se hur ert upphandlingslandskap ser ut - och bygga en flexibel och smart lösning som passar.

Hur företag använder SAP:s inköpslösningar i sitt arbete

Det bästa sättet att förstå värdet av SAP:s inköpslösningar är att se hur de fungerar i den verkliga världen. Följande fallstudier belyser hur företag drar nytta av enskilda verktyg och hur kombinationen av dem kan ge ännu större effektivitet och synlighet i inköpsprocesserna.

Låt oss börja med projekt som levererats av vårt eget team på LeverX.

Hur vi hjälpte den största konfektyrkedjan att modernisera inköp genom SAP S/4HANA

Safia Cafe & Bakery är ett snabbväxande varumärke i Uzbekistan som driver ett brett nätverk av butiker och logistikkedjor. I takt med att verksamheten växte behövde de bättre insyn och kontroll över upphandling och leverantörshantering. SAP S/4HANA Cloud Private Edition valdes för att stödja denna tillväxt och skapa enhetlighet i den expanderande verksamheten.

SAP S/4HANA Procurement-modulen implementerades tillsammans med andra viktiga moduler. Som ett resultat av detta kunde företaget

• Få full insyn i lagernivåerna för att undvika brister och säkerställa inköp av råmaterial i rätt tid
• skapa tydliga och spårbara processer med leverantörer, vilket gör samarbetet mer effektivt
• Införa rutinmässiga kvalitetskontroller för alla varor och material, vilket förbättrar den övergripande produktkvaliteten
• Anpassa inköpen till FMCG:s bästa praxis för snabbare och smartare beslutsfattande

Läs mer om projektet.

Ersätta en kunds äldre system med SAP Ariba Cloud för att förena inköps- och logistikverksamheterna

En av de största tillverkarna av skogsprodukter i regionen stod inför växande utmaningar när det gällde att hantera inköp och logistik på grund av snabb expansion. Deras befintliga system var osammanhängande, vilket skapade ineffektivitet och kommunikationsproblem mellan avdelningarna. För att skapa struktur och synlighet vände de sig till SAP Ariba Cloud.

Vårt team driftsatte SAP Ariba Sourcing och SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance, och integrerade båda med SAP S/4HANA och SAP BW. Den här övergången hjälpte en kund:

• Centralisera upphandlingsprocesser
• Eliminera manuella fel
• Förbättra kommunikationen mellan olika team
• Uppnå större transparens och mer konsekventa resultat i hela verksamheten.

Mer information om projektet.

Hur vi optimerade och utökade inköpsfunktionaliteten i SAP Ariba

En global tillverkare behövde förenkla sina upphandlingsförfaranden och göra auktioner mer effektiva. Även om SAP Ariba Sourcing and Buying-lösningar redan fanns på plats var många processer alltför komplexa eller dåligt anpassade till affärsbehoven. Våra SAP Ariba-experter gick in för att effektivisera verksamheten och implementera nya verktyg och mallar.

Vi förbättrade användningen av SAP Ariba Sourcing, Buying and Invoicing och Guided Buying. Som ett resultat av detta genomför företaget nu transparenta, centraliserade anbud och auktioner, vilket påskyndar valet av leverantörer och minskar den tid som läggs på godkännanden av upphandlingar. Med bättre processkontroll och integration med SAP ERP blev inköpen snabbare, tydligare och mer tillförlitliga.

Se hur det fungerar.

Låt oss titta på några fler exempel på hur SAP-teknik hjälper företag över hela världen. Nedan följer några framgångshistorier som visar hur kraftfulla rätt inköpsverktyg kan vara i olika branscher.

Förändring av inköpsarbetet med SAP Fieldglass och S/4HANA på Energy Queensland

Vad SAP gjorde: Ersatte manuell upphandling av arbetskraft med en automatiserad process med hjälp av SAP Fieldglass Services Procurement och SAP S/4HANA.

För att förbättra hur de anskaffade och hanterade entreprenörer implementerade Energy Queensland SAP Fieldglass Services Procurement och SOW Worker Tracking, helt integrerat med SAP S/4HANA. Detta hjälpte till att automatisera rekryteringsarbetsflödet, vilket avsevärt minskade det manuella arbetet.

Den nya processen minskade bearbetningstiden för leverantörsskulder med 95% och sparade mer än 60% av den tid som spenderades på att hitta tillfälliga arbetare. Rapporter som tidigare tog 15 minuter laddas nu på några sekunder, medan kontraktsändringar som tidigare tog 10 minuter hanteras på mindre än 30 sekunder.

Yamaha effektiviserar hanteringen av entreprenörer med SAP Fieldglass

Vad SAP gjorde: Förbättrad entreprenörsverksamhet genom integration av SAP Fieldglass och SAP ECC.

Yamaha införde SAP Fieldglass för att hantera externa entreprenörer mer effektivt. Det implementerade systemet underlättade jobbannonsering, godkännanden och kommunikation genom e-postintegration och ett användarvänligt gränssnitt.

Genom att koppla ihop SAP Fieldglass med SAP ECC kunde Yamaha erbjuda beröringsfri fakturering och smidigare hantering av inköpsorder. Med hjälp av SAP:s experter löpte projektet smidigt och gav företaget mer kontroll över sin externa arbetskraftsverksamhet.

LeverX-tjänster för SAP Procurement Solutions

SAP S/4HANA Procurement, Ariba och Fieldglass stöder alla inköp och leverantörsrelaterade processer, men var och en tar en annan väg. Och det är precis det som är poängen.

Det finns inte ett enda verktyg som gör allt, eftersom upphandling inte är en storlek som passar alla.

Ibland behöver du ha full kontroll över interna lager och leveranstider. Andra gånger behöver du förbättra samarbetet med hundratals externa leverantörer. Eller så kanske din största utmaning är att hantera en flexibel arbetsstyrka som sträcker sig över länder och kontrakt. De här verktygen täcker olika delar av upphandlingspusslet.

På LeverX har vi arbetat med dem alla. Istället tittar vi på dina faktiska upphandlingsflöden, din budget och ditt systemlandskap och rekommenderar det verktyg som stöder dina prioriteringar. Sedan hjälper vi dig att implementera det.

Vi har levererat mer än 950 SAP-projekt över hela världen. Kanske är ditt nästa? Låt oss prata om det.