Implementering av SAP S/4HANA Private Cloud för Safia

LeverX hjälpte till med den framgångsrika digitala omvandlingen av en av de största konfektyrkedjorna i Uzbekistan.

Kunden

Safia Cafe&Bakery är ett av de största konditorivarumärkena i Uzbekistan och specialiserar sig på bakverk, tårtor, kakor och desserter. Företagets produkter är kända för sin höga kvalitet och variation, med en meny på över 500 artiklar, inklusive franska bakverk.

Lite av historien

Historien om Safia Cafe&Bakery är en historia om kärlek och hängivenhet till bakkonsten, sammanflätad med en hel familjs resa. Allt började 2001 när Mukhaia Ayupova bestämde sig för att följa sitt hjärta och ägna sig åt sin passion för att göra sötsaker. Tillsammans med sin man, Akmal Ayupov, började de tillaga godsaker i sitt hemmakök. Deras anspråkslösa verksamhet blev snabbt populär och familjeföretaget började blomstra.

Inspirerad av sina föräldrars framgångar öppnade deras dotter Madina den första butiken 2008: "Madina's Bakery House". Hon kastade sig in i det nya företaget och tog med sig hela sin familj på resan. Med Madinas unika idéer och originalrecept förbättrades kvaliteten på deras produkter märkbart. År 2015 hade de expanderat till tre bageributiker och deras sötsaker hade blivit verkliga kundfavoriter.

År 2015 föreslog Madinas son Bekzod Samigzhanov att familjeföretaget skulle omvandlas till ett fullfjädrat varumärke. Så föddes Safia Cafe&Bakery, som snabbt blev en symbol för kvalitet och utsökt smak. Bageributikerna utvecklades till mysiga caféer med fransk stil, där besökarna kunde njuta av bakverk och umgås i en varm och inbjudande atmosfär.

Sedan dess har Safia Cafe&Bakery vuxit snabbt och expanderat sin närvaro i Uzbekistan och utanför landet. Under de senaste nio åren har varumärket öppnat 125 filialer, inklusive tre i Kazakstan. I dag är Safia en av de största konfektyrfabrikerna i Centralasien, med tusentals anställda och hundratusentals nöjda kunder varje dag.

Början på den digitala resan

I takt med att Safia Cafe&Bakery växte snabbt uppstod nya affärsprocesser, produktutbudet utökades och antalet butiker, logistikkedjor och anställda ökade. Denna tillväxt ledde till insikten om att verksamheten behövde ett modernt, heltäckande system för att kunna utvecklas effektivt, vilket skulle hjälpa till att

• Automatisera kärnprocesser som produktion, försäljning, logistik, ekonomi m.m.
• Säkerställa verksamhetens skalbarhet.
• Förbättra konkurrenskraften och ta sig in på nya marknader.
• Hålla data uppdaterade för beslutsfattande i rätt tid.
• Hantera produktsortiment och livscykel i realtid.

För att fatta ett välinformerat och ekonomiskt sunt beslut förhandlade kunden direkt med flera företag och utlyste en intern upphandling. Denna process gjorde det möjligt för dem att analysera befintliga lösningar och förslag från integratörer, vilket i slutändan ledde till valet av SAP S/4HANA Cloud Private Edition och LeverX.

Processen för projektgenomförande

Implementeringen av projektet innebar att migrera från kundens befintliga ERP-system till SAP S/4HANA Cloud Private Edition, samt att integrera det nya systemet med viktiga affärsprocesser, såsom detaljhandel, produktmontering och frakt. Projektet omfattade flera viktiga steg som ökade affärseffektiviteten och minskade riskerna med mänskliga fel och datafragmentering.

Det första viktiga steget var att harmonisera masterdata för material. Under den här fasen definierades lagertyper och lagerklassificeringar, råvaror och halvfabrikat (t.ex. mjöl och sockerkaksbottnar) optimerades och inaktuella artiklar togs bort. Denna förenkling underlättade sökandet efter material under planering och logistik samt i finans- och kontrollverksamheten.

En av de viktigaste uppgifterna för LeverX-teamet var att implementera en funktion för kostnadsredovisning och produktkalkylering. Detta krav löstes med hjälp av SAP Controlling-modulen. Dess funktionella omfattning gör det möjligt att beakta alla nödvändiga komponenter för korrekta beräkningar, inklusive materialpriser, arbetskostnader för anställda som är involverade i produktionen och olika allmänna kostnader.

Genom att implementera en variansberäkning på flera nivåer och omfördela tillverkningens over headkostnader kunde dessa kostnader fördelas exakt på produktkostnaden. Företagets finansiella resultat genereras nu med hänsyn till alla kostnadskomponenter, inklusive produktionskostnader, intäkter, rabatter och påslag.

Under produktionsfasen organiserade vårt team dessutom information om specifikationer och recept, vilket möjliggjorde mer exakta kostnadsberäkningar i alla skeden av produktens livscykel. Särskild uppmärksamhet ägnades åt kostnadsspårning och hantering av produktionsprocesser för varje lagerartikel.

För att eliminera avvikelser och fel hjälpte vårt team till med att automatisera lagerprocesserna med hjälp av datainsamlingsterminaler (DCT). Nu samlas all information för varje produkt in automatiskt och visas i rapporter som baseras på specifika dokument, t.ex. leveransorder, produktionsorder och lagerdokument. Denna automatisering gör det möjligt att spåra varuflöden i alla led.

Ett annat viktigt steg var att implementera batchspårning för råvaror, halvfabrikat och färdiga varor. Detta gjorde det möjligt att övervaka utgångsdatum, välja produkter baserat på FEFO-principen (First Expired, First Out) och avsevärt förbättra kvalitets- och säkerhetskontrollen.

LeverX specialister hjälpte också kunden att integrera befintliga POS-hanteringssystem (Point-of-Sale) med det centrala SAP-systemet på anläggningen. För att uppnå detta utvecklades ett universellt verktyg som underlättade datautbytet mellan systemen och möjliggjorde synkronisering i realtid av alla operationer, vilket avsevärt förbättrade datanoggrannheten i systemet.

Denna integration förbättrade också planeringen av färdigvarukraven. Produktionsplanen genereras nu baserat på data som samlas in vid försäljningsställena och överförs till den centrala fabriken. Systemet väljer automatiskt lämplig planeringsmetod beroende på produkttyp.

Dessutom infördes möjligheten att använda maskininlärningsalgoritmer för att prognostisera framtida efterfrågan efter insamling av försäljningsdata. Prognostiseringen av efterfrågan blev en av projektets främsta fördelar, eftersom de integrerade algoritmerna tog hänsyn till spontana svängningar i efterfrågan under specifika perioder.

Resultat

Projektet förbättrade avsevärt Safias hanterbarhet, säkerställde transparens i affärsprocesserna, automatiserade lagerverksamheten och effektiviserade beräkningen av produktkostnader. När det gäller enskilda affärsområden bidrog implementeringen av SAP S/4HANA Cloud Private Edition till att förbättra följande nyckeltal:

Upphandling

• Transparenta och ömsesidigt fördelaktiga relationer etablerades med leverantörer.
• Produktkvaliteten förbättrades tack vare löpande tester av varor och råmaterial.
• Upphandlingshanteringen bygger nu på bästa praxis från FMCG-industrin.
• Kunden har tillgång till fullständig och aktuell information om lagernivåer, vilket möjliggör snabb upphandling av nödvändiga råvaror.

Försäljning och distribution

• Verksamhetens skalbarhet är i linje med dess tillväxttakt.
• Kundlojaliteten har ökat tack vare personalisering.
• Tillgång till detaljerad information om försäljningsresultat underlättar välgrundade ledningsbeslut.

Produktion

• Redovisning av alla nyanser och komplexiteter i den fysiska produktionsprocessen.
• Användningen av material som skapats i SAP har förbättrat receptberedningsprocessen och förenklat uppdateringen och övervakningen av recepten i systemet.
• Beräkningarna av materialförbrukningen har effektiviserats eftersom all information nu kan hämtas från en enda transaktion.
• Kontroll och spårning av brådskande produktion har förenklats.

Lagerhållning

Implementeringen av lagerhanteringssystemet(SAP EWM) för kylförvaring och fraktområden möjliggör följande:

• Övervakning av utgångsdatum och undvikande av överlager.
• Justering av lagernivåer i rätt tid.
• Implementering av FIFO- och FEFO-strategier och säkerställande av att principerna följs vid plockning, lagring och mottagning av varor.
• Säkerställa sömlös produktleverans till motparter.

Ekonomi

Projektet implementerade följande funktioner:

• Automatiserad massinmatning av utgifter från kontoutdrag, tillsammans med verifiering av kvitton baserat på betalningstyp.
• Detaljerade rapporter om fasta och rörliga kostnader samt beräkningar av totala produktkostnader.
• Generering av fakturor.
• Förberedelse av balansräkning.
• Schemaläggning av betalningar.

Styrning och kontroll

Implementeringen av SAP CO hjälpte till att:

• Uppnå en segmenterad bild av kostnaderna, vilket möjliggör exakt kostnadsanalys och förbättrad kostnadshantering.
• Identifiera ineffektivitet och höga kostnader, vilket möjliggör korrigeringar som förbättrar den operativa lönsamheten.
• Ge en djup förståelse för finansiella mått och detaljerade kostnader för varje produkt genom verktyg som kostnadsställerapporter, försäljnings- och vinstanalys samt produktkostnadsberäkningar.