Omvandling av redovisningsprocesser för en stor livsmedelskedja

Makro, Uzbekistans största snabbköpskedja, övergick framgångsrikt till IFRS (International Financial Reporting Standards) och implementerade bästa praxis för hantering av affärsprocesser inom det nuvarande SAP ERP-systemet.

Översikt över kunden

Makro är en del av Orient Group, ett finansiellt holdingbolag och en av Uzbekistans största privata investerare. Orient Group grundades 1999 och omfattar bland annat The Tower Mall Management Group, Centralasiens största gruv- och bearbetningsanläggning för krossad granit, ett toppmodernt logistikcenter och FT Textile-fabriken.

Makro var ursprungligen en stormarknad, men förändrades 2015 och bytte namn till Makro Express - ett format för närbutiker. Detta strategiska skifte var i linje med dagligvaruhandelns moderna strategi att styra konsumenternas preferenser mot stormarknader och närbutiker, bort från konventionella utomhusbasarer.

I takt med denna utveckling utökade Makro sitt fotavtryck under 2020 och antog en kompakt butiksyta på mellan 65 och 450 kvadratmeter. I dessa butiker erbjuds kunderna ett utbud av 4.000 butiksenheter med nästan 500 dagliga nödvändigheter. För närvarande har Makro en omfattande närvaro med mer än 50 Express-butiker i Tasjkent och olika regioner. Dessutom är kedjan unik genom sitt eget distributionscenter, logistiksystem och livsmedelsproduktionsanläggning.

Makros engagemang för att betjäna sina kunder är uppenbart eftersom det rymmer cirka 20.000 kunder dagligen. Varumärkets orubbliga engagemang för att förbättra shoppingupplevelsen har utan tvekan gett det ett betydande följe inom detaljhandeln.

E-Makro, företagets innovativa app, erbjuder cashback-belöningar på mellan 1% och 3% baserat på kampanjer, inköpsbelopp och ackumulerade poäng. Den är redan en succé med 140.000 nedladdningar och hela 350.000 deltagare i lojalitetsprogrammet. Att börja med onlinebetalningar visade sig vara en game-changer, med dubbelt så många förväntade beställningar och kunder som var mycket nöjda med den smidiga servicen.

Som ett erkännande av sina triumferande ansträngningar fick Makro prestigefyllda utmärkelser, inklusive de uppskattade titlarna "Årets närbutik" och "Årets inhemska återförsäljare (Uzbekistan)" som tilldelades under de framstående Retail Asia Awards 2021.

Om företaget:

• Antal butiker: 109*
• Antal anställda: 4,285
• Total butiksyta: 70.000 kvm
• Antal besökare per dag: 88,000
• Antal inköp per dag: 85,000

* från och med 2022

Makro har över 109 stormarknader i 30 städer i Uzbekistan. Kedjan grundades 2010 i Uzbekistan och rankas som landets största dagligvaruhandlare räknat i antal butiker.

"Under 2022 slutförde Orient Group sin strategi med ett särskilt fokus på Makro. Vi ser stor potential i moderna detaljhandelsformat i Uzbekistan. Under 2023 ligger därför ett särskilt fokus på att utveckla vår stormarknadskedja"

säger Andrei Maslov, VD för Orient Group.

Företaget har för avsikt att ytterligare förnya formatet och konceptet för sina stormarknader i hela Uzbekistan.

Kundens affärsnytta

År 2015 integrerade Makro framgångsrikt SAP ERP-systemet, som omfattade modulerna FI, CO, MM och SD. Under 2021 identifierade företaget dock behovet av att anpassa sig till nya marknadstrender och följa förändrade lagkrav. De satte upp nya mål för att automatisera processer och anpassa sig till internationella standarder för finansiell rapportering (IFRS) för att uppnå de planerade målen. Som en del av strategin strävade företaget efter att omorganisera och automatisera olika aspekter av verksamheten, inklusive redovisning, försäljning, logistik och kontrollprocesser.

Företaget identifierade flera förbättringar som behövde göras, bland annat

• Omvandla redovisningsprocesserna för att införa IFRS och därmed förbättra försäljnings-, logistik- och kontrollprocesserna.
• Säkerställa transparens i finans- och förvaltningsredovisningen för ägare av diversifierade företag, vilket minskar arbetskostnaderna för operativa uppgifter.
• Integrering med tredjepartssystemet faktura.uz när det gäller att ta emot/skicka fakturor och signera dem med EDS i ERP-systemet, integrering med Uzbekistans statliga inspektorat.
• Automatisk uppdatering av valutakurser med valutakursen för centralbanken i Uzbekistan och beräkning av priser med hänsyn till den aktuella valutakursen.
• Ökad lageromsättning.
• Minskad handläggningstid för inkommande och utgående dokument.

Upptäcka nya affärsmöjligheter

För att uppgradera den befintliga SAP ERP-modulen föreslog LeverX att man skulle använda en gradvis migrering av de befintliga SAP-systemen. SAP Activate-metodiken är mycket fördelaktig för SAP-experter som navigerar övergången till SAP S/4HANA och utgör en integrerad del av det omfattande SAP Activate-ramverket.

Metoden är till nytta för interna projektledare och konsulter som vill utnyttja SAP:s bästa metoder och vägledda konfigurationer för en sömlös och framgångsrik övergång till S/4HANA. Genom att följa den färdplan som metoden tillhandahåller genomförde projektledarna implementeringen av SAP-lösningar på ett effektivt sätt med ökad enkelhet och effektivitet.

Viktiga projektleveranser:

LeverX-konsulterna gjorde tre besök hos kunden i Tasjkent under en period på två veckor. Dessa besök underströk den avgörande roll som direkt kommunikation ansikte mot ansikte spelar för att säkerställa en sömlös och framgångsrik implementering av SAP-lösningar.

Kick-off-möten och landsuppdrag organiserades för att ge vägledning och referens i datainsamlingen, inklusive följande aktiviteter:

• Funktionell testning
• Utbildning av personal
• Förberedelse och lansering av go-live-projekt

Personliga kontakter ger en djupgående förståelse för kundens unika krav, underlättar problemlösning i realtid och främjar ett starkare samarbete mellan konsulterna och kundens team, vilket leder till en mer skräddarsydd och effektiv implementeringsprocess.

Hur vi fick framgången att hända

Det primära målet med revisionen är att ge företag insikter i sin nuvarande verksamhet och identifiera områden som kräver optimering eller fullständig omkonfiguration.

LeverX-konsulter arbetade nära Makros experter under revisionen och analyserade och utvärderade noggrant deras befintliga affärsprocesser. De fastställde vilka processer som fortfarande är relevanta och effektiva, samtidigt som de identifierade de som kunde dra nytta av optimering eller krävde en fullständig översyn. LeverX:s praktiska tillvägagångssätt säkerställde att alla aspekter av kundens verksamhet utvärderades noggrant och att ingen sten lämnades ovänd.

Som ett resultat av revisionen identifierade LeverX-konsulter förbättringsområden och gick ett steg längre. De tog fram skräddarsydda lösningar för att underlätta en smidig övergång av redovisningsprocesserna så att de överensstämmer med IFRS (International Financial Reporting Standards).

Revision av kundens affärsprocesser

Under revisionen fastställde LeverX-konsulterna tillsammans med kunden vilka av de nuvarande affärsprocesserna som var relevanta och vilka som skulle optimeras eller konfigureras från grunden.

LeverX konsulter utformade och erbjöd också lösningar för omvandling av redovisningsprocesser för att gå över till IFRS och förbättra försäljnings-, logistik- och kontrollprocesser.

SAP finansiell redovisning (FI)

Inom SAP FI-modulen gjorde experterna följande förändringar:

• Tillhandahöll tre register för redovisning: IRFS (huvudregister), NAS (National Accounting Standard of the Republic of Uzbekistan) och skatteregister (inkomstskatt).
• Konfigurering av en huvudbokskontoplan.
• Implementerat redovisning av indirekt skatt.
• Implementerade redovisningsprocessen för uppskjutna kostnader.
• Implementerade automatisk generering av bankbetalningar.
• Omvandlade processer för kostnadsredovisning och processer för kundfordringar och leverantörsskulder.
• Aktiverat materialregistret, vilket möjliggör den mest exakta beräkningen av materialpriser i två valutor.
• Konfigurerat ett instrument som gör att du helt kan automatisera processen för att stänga perioden i redovisning och förvaltning.

Bland integrationsuppgifterna implementerades följande:

• Integration med ett tredjepartssystem, faktura.uz, avseende mottagande/skickande av fakturor och signering av deras EDS i ERP-systemet. Tredjepartssystemet faktura.uz är i sin tur integrerat med skatteinspektionen i Republiken Uzbekistan.
• Automatisk uppdatering av valutakurser enligt Uzbekistans nationalbank och prisberäkning enligt aktuell valutakurs.

SAP Controlling (CO)

LeverX konsulter utformade tillsammans med kunden konceptet för redovisning och analys av företagets resultat. Detta säkerställde att det bara finns en korrekt post när kundens experter går in i de viktigaste finansiella transaktionerna. SAP CO-modulen kombinerar olika detaljer som kostnadsställen, order med mera och lägger till väsentlig information som ett vinstcentrum och ett funktionsområde.

Den håller också reda på pengaflödet för andra finansiella transaktioner och hjälper kunden att se hur olika delar av verksamheten påverkas.

SAP CO har realiserat följande möjligheter:

• Transparent organisationsstruktur baserad på kostnadsställeshierarki och profitcenter.
• Förhållandeanalys av administrations- och produktionskostnader.
• Detaljerad redovisning av investeringsåtgärder baserat på SAP CO:s investeringsorder.
• Implementering av ledningsrapportering som förenklar analysen av budgetutgifter.

SAP Material Management (MM) och SAP Sales and Distribution (SD)

Implementering av SAP Material Management (MM) effektiviserar lagerhantering, inköp och materialplaneringsprocesser, medan SAP Sales and Distribution (SD) förbättrar orderhantering, försäljning och kundrelationshantering; deras implementering i en stormarknadskedja kan optimera lagernivåerna, säkerställa snabb påfyllning och öka kundnöjdheten genom effektiv orderhantering och förbättrad lagersynlighet.

LeverX konsulter löste tillsammans med kunden följande affärsproblem relaterade till inköp och försäljning:

• Revision och standardisering av affärsprocesser
• Modifiering av prissättningssystem för försäljning för nya affärsprocesser när det gäller prishantering som ökar konkurrenskraften för kundens varor och förbättrar kundlojaliteten.
• Automatisk beräkning av moms från varukostnaden och övergång till nettopriset.
• Differentiering av logistikprocesser genom att visa olika flöden för att spåra status och utveckling av transparent rapportering.

TOP SAP Company

Hantera finansiella redovisningsdata med SAP FI

 

Driv finansiell excellens tillsammans med LeverX och SAP FI. Få insikter i realtid, säkerställ regelefterlevnad och optimera de finansiella processerna för att stärka affärsresultaten.

 

Utmärk dig med SAP FI

Projektresultat

Dagens redovisningsvärld arbetar med ett enhetligt standardsystem för redovisning och finansiell rapportering. IFRS spelar en avgörande roll som grund för detta.

Med LeverX fick Makro en djupare förståelse för sina processer, vilket frigjorde potentialen för ökad produktivitet, strömlinjeformad verksamhet och förbättrad lönsamhet.

Genom att ansluta sig till ett enhetligt system av redovisnings- och finansiella rapporteringsstandarder framhävdes följande förbättringsindikatorer för Makro:

• Förbättrad finansiell transparens - Två huvudregister för finansiell redovisning infördes: IFRS (huvudregister), skatteredovisning (tilläggsregister) och dessutom ett särskilt register (vinstskatt). Den förbättrade noggrannheten och konsekvensen i den finansiella rapporteringen gav en tydlig och transparent bild av stormarknadskedjans finansiella hälsa och resultat enligt IFRS-ramverket. Kunden nådde de förväntade prestandanivåerna när det gäller betalningshantering, bankavstämningar och automatiska utbetalningar.
• Effektiv resursallokering - Med det nya SAP-systemet på plats ökade kunden lageromsättningen med 20%. Tack vare effektiviserade affärsprocesser i SAP ERP-systemet kunde resursallokeringen optimeras, vilket ledde till bättre kostnadshantering och resursutnyttjande. Alla resurser samlas i ett materialregister, vilket gör det möjligt att beräkna materialpriserna i två funktionella valutor så exakt som möjligt.
• Ökad produktivitet - Bearbetningstiden för inkommande och utgående dokument minskade med 40%. Det effektiva arbetet med finansiella data gjorde det möjligt för kunden att lösa problemet med osammanhängande uppgifter, fatta beslut snabbare och undvika kostsamma misstag.
• Efterlevnad och riskhantering - En framgångsrik tillämpning av IFRS-standarderna minimerar de finansiella riskerna och säkerställer efterlevnad av internationella redovisningsnormer, vilket ökar kedjans trovärdighet och investerarnas förtroende.
• Förbättrade relationer med intressenter - Förbättrad finansiell transparens med 30% tack vare implementeringen av FRSI-standarderna och efterlevnaden av globala standarder har en positiv inverkan på relationerna med investerarna och främjar förtroendet och trovärdigheten bland intressenterna.
• Skalbarhet och tillväxt - Den framgångsrika övergången till IFRS och de optimerade affärsprocesserna ger snabbköpskedjan förutsättningar för skalbarhet och expansion, både nationellt och internationellt, tack vare ökad finansiell tydlighet och operativ effektivitet.

Tack vare de slutförda projektuppgifterna och implementeringen av nya affärsprocesser har kunden uppnått följande:

• Korrekt underhåll av redovisning och skatteredovisning enligt lagkrav.
• Analys av kostnadsposter i alla dotterbolag (butiker). Denna analys hjälper till att fatta rätt ledningsbeslut om kostnadsjusteringar.
• Transparent redovisning och management accounting.
• Minskade arbetskostnader för att hantera operativa frågor, vilket gör att kundens anställda kan ägna mer tid åt att lösa analytiska och strategiska frågor.

De ovan nämnda fördelarna kommer att göra det möjligt för kunden att höja sin profil genom att använda de globalt erkända IFRS-redovisningsstandarderna, särskilt när det gäller att få tillgång till internationella kapitalmarknader.

Sammanslagningen av IFRS-anpassning och effektiv hantering av affärsprocesser inom SAP ERP-systemet visar Makros framgångsrika omvandling, som kännetecknas av förbättrad finansiell praxis, operativ effektivitet och övergripande affärsresultat.

Produkter och tjänster

• SAP Controlling (CO)
• SAP Finans (FI)
• SAP S/4HANA
• Migrering av SAP S/4HANA
• SAP-implementering

Kundens vittnesmål

"LeverX har blivit en pålitlig partner på vägen mot digital transformation för Makro-företaget. LeverX-teamet har snabbt hjälpt till att genomföra betydande projekt relaterade till övergången till IFRS och implementerat elektroniskt dokumentutbyte med våra leverantörer. I våra samarbetsprojekt har alla LeverX-teammedlemmar visat en hög grad av professionalism och har kunnat tillhandahålla de bästa lösningarna för oss, med hänsyn till våra begränsningar. Än idag fortsätter vi att arbeta nära och litar på LeverX-teamet för att ta itu med viktiga uppgifter för att uppnå operativ effektivitet, mitt i den ökande konkurrensen på den moderna detaljhandelsmarknaden i Uzbekistan."

Ali Karimov, chef för ERP System Development Division.