Transformacja procesów księgowych dla dużej sieci supermarketów

Największa uzbecka sieć supermarketów Makro z powodzeniem przeszła na międzynarodowe standardy sprawozdawczości finansowej (MSSF) i wdrożyła najlepsze praktyki zarządzania procesami biznesowymi w ramach obecnego systemu SAP ERP.

Makro jest częścią Orient Group — holdingu finansowego i jednego z największych prywatnych inwestorów w Uzbekistanie. Orient Group, założona w 1999 roku, obejmuje The Tower Mall Management Group, największy w Azji Centralnej zakład wydobycia i przetwórstwa granitu, nowoczesne centrum logistyczne, fabrykę FT Textile i inne podmioty.

Początkowo Makro działało jako supermarket. W 2015 roku firma przeszła transformację i zmieniła profil na Makro Express — format sklepu convenience. Strategiczna zmiana wpisała się w współczesne trendy rynku spożywczego, gdzie klienci coraz chętniej wybierają supermarkety i sklepy convenience zamiast tradycyjnych bazarów.

W 2020 roku Makro poszerzył swoją działalność, przyjmując formaty sklepów o powierzchni od 65 do 450 metrów kwadratowych. W każdym punkcie klienci mają dostęp do około 4 000 jednostek asortymentowych obejmujących blisko 500 artykułów pierwszej potrzeby. Aktualnie sieć liczy ponad 50 sklepów Express rozmieszczonych w Taszkencie i innych regionach Uzbekistanu. Makro dysponuje własnym centrum dystrybucyjnym, systemem logistycznym i zakładem produkcji spożywczej.

Codziennie sklepy Makro obsługują około 20 000 klientów. Sieć prowadzi innowacyjną aplikację E-Makro, która oferuje cashback w wysokości od 1% do 3% w zależności od promocji, wartości zakupów i zgromadzonych
punktów. Aplikacja zgromadziła już 140 000 pobrań, a program lojalnościowy liczy 350 000 uczestników. Wdrożenie płatności online podwoiło liczbę oczekiwanych zamówień i znacząco podniosło satysfakcję klientów.

Za osiągnięte sukcesy Makro zostało uhonorowane prestiżowymi nagrodami: tytułem „Sklepu Convenience Roku" oraz „Krajowego Detalisty Roku (Uzbekistan)" podczas Retail Asia Awards 2021.

O firmie:

• Liczba sklepów: 109*
• Liczba pracowników: 4,285
• Całkowita powierzchnia handlowa: 70 000 mkw.
• Liczba odwiedzających dziennie: 88,000
• Liczba zakupów dziennie: 85,000

* Stan na 2022 r.

Makro prowadzi ponad 109 supermarketów w 30 miastach Uzbekistanu. Sieć została założona w 2010 roku i jest największym pod względem liczby sklepów spożywczym detalicznym sprzedawcą w kraju.

"W 2022 roku Orient Group sfinalizował swoją strategię ze szczególnym naciskiem na Makro. Widzimy ogromny potencjał we współczesnych formatach detalicznych w Uzbekistanie. Dlatego w 2023 roku skupiamy się na intensywnym rozwoju naszej sieci supermarketów."

powiedział Andrei Maslov, dyrektor generalny Orient Group.

Wyzwanie biznesowe dla klienta

W 2015 roku Makro z powodzeniem wdrożył system SAP ERP, obejmujący moduły FI, CO, MM i SD. W 2021 roku firma zidentyfikowała konieczność dostosowania się do zmieniających się trendów rynkowych i nowych wymogów prawnych. Wyznaczone zostały nowe cele: automatyzacja procesów oraz wdrożenie Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej (MSSF). W ramach przyjętej strategii firma planowała przeprojektowanie i automatyzację obszarów takich jak: rachunkowość, sprzedaż, logistyka i kontroling.

Zidentyfikowane obszary wymagające usprawnień:

• Transformacja procesów księgowych w kierunku zgodności z MSSF,obejmująca usprawnienie procesów sprzedaży, logistyki i kontrolingu.
• Zapewnienie transparentności rachunkowości finansowej i zarządczej dla właścicieli zdywersyfikowanych podmiotów biznesowych, co przekłada się na redukcję kosztów operacyjnych.
• Integracja z zewnętrznym systemem faktura.uz w zakresie wysyłania i odbierania faktur oraz podpisywania ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym (EDS) bezpośrednio w systemie ERP; integracja z organami inspekcji podatkowej Republiki Uzbekistanu.
• Automatyczna aktualizacja kursów walut zgodnie z kursem Banku Centralnego Republiki Uzbekistanu oraz automatyczne kalkulowanie cen z uwzględnieniem bieżących kursów.
• Zwiększenie wskaźnika rotacji zapasów magazynowych.
• Skrócenie czasu przetwarzania dokumentów przychodzących i wychodzących.

Odkrywanie nowych możliwości biznesowych

W celu modernizacji istniejącego modułu SAP ERP, LeverX zaproponował stopniową migrację istniejących systemów SAP. Metodologia SAP Activate okazała się wysoce efektywna przy przejściu na SAP S/4HANA — stanowi ona integralny element kompleksowego frameworka SAP Activate.

Metodologia ta przynosi korzyści zarówno wewnętrznym kierownikom projektów, jak i doradcom zewnętrznym, dążącym do wykorzystania najlepszych praktyk SAP dla zapewnienia płynnej i skutecznej transformacji do S/4HANA. Stosując się do zdefiniowanego harmonogramu, kierownicy projektów realizowali wdrożenia rozwiązań SAP z wyższą efektywnością i przejrzystością.

Kluczowe etapy projektu:

Konsultanci LeverX odbyli trzy wizyty u klienta w Taszkencie w ciągu dwóch tygodni. Bezpośrednia komunikacja twarzą w twarz okazała się kluczowa dla skutecznego wdrożenia rozwiązań SAP.

W ramach wizyt zorganizowano spotkania inauguracyjne (kick-off) i misje krajowe, obejmujące następujące działania:

• Testy funkcjonalne

• Szkolenia personelu

• Przygotowanie i uruchomienie projektu (go-live)

Bezpośredni kontakt pozwolił dogłębnie zrozumieć specyficzne potrzeby klienta, na bieżąco rozwiązywać pojawiające się problemy oraz zbudować silniejszą współpracę między konsultantami a zespołem klienta — co zaowocowało bardziej spersonalizowanym i skutecznym procesem wdrożenia.

Jak osiągnęliśmy sukces

Głównym celem audytu jest dostarczenie firmie rzetelnej wiedzy o jej bieżących procesach operacyjnych — identyfikacja obszarów wymagających optymalizacji lub gruntownej rekonfiguracji.

Konsultanci LeverX ściśle współpracowali z ekspertami Makro podczas audytu, szczegółowo analizując i oceniając istniejące procesy biznesowe. Określono, które procesy są nadal aktualne i efektywne, a które wymagają optymalizacji lub pełnego przeprojektowania. Kompleksowe podejście LeverX zapewniło, że wszystkie aspekty działalności klienta zostały dokładnie przeanalizowane.

W efekcie audytu konsultanci LeverX zidentyfikowali obszary wymagające usprawnień i zaproponowali dedykowane rozwiązania umożliwiające płynne przejście procesów księgowych na zgodność z MSSF.

Audyt procesów biznesowych klienta

Podczas audytu konsultanci LeverX, we współpracy z klientem, określili, które z bieżących procesów biznesowych są aktualne, a które wymagają optymalizacji lub skonfigurowania od podstaw.

Konsultanci LeverX zaprojektowali i zaproponowali rozwiązania transformacji procesów księgowych w kierunku zgodności z MSSF oraz wzmocnienia procesów sprzedaży, logistyki i kontrolingu.

SAP Financial Accounting FI - Rachunkowość finansowa

W ramach modułu SAP FI eksperci wprowadzili następujące zmiany:

• Uruchomienie trzech rejestrów księgowych: MSSF (rejestr główny), NAS (Krajowy Standard Rachunkowości Republiki Uzbekistanu) oraz rejestr podatkowy (podatek dochodowy).

• Konfiguracja planu kont księgi głównej.

• Wdrożenie rozliczania podatków pośrednich.

• Wdrożenie procesu rozliczania kosztów rozliczanych w czasie (RMK).

• Implementacja automatycznego generowania płatności bankowych.

• Transformacja procesów rachunkowości kosztowej oraz rozrachunków z odbiorcami i dostawcami.

• Aktywacja rejestru materiałowego umożliwiającego precyzyjne wyliczenie cen materiałów w dwóch walutach.

• Konfiguracja narzędzia do pełnej automatyzacji procesu zamknięcia okresu w rachunkowości i zarządzaniu.

W zakresie integracji zrealizowano:

• Integrację z zewnętrznym systemem faktura.uz w zakresie wysyłania/odbierania faktur i podpisywania ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym (EDS) w systemie ERP. System faktura.uz jest z kolei zintegrowany z organami kontroli podatkowej Republiki Uzbekistanu.

• Automatyczną aktualizację kursów walut zgodnie z kursem Banku Narodowego Republiki Uzbekistanu oraz automatyczne kalkulowanie cen według bieżącego kursu.

SAP Controlling CO - Kontroling

Konsultanci LeverX, we współpracy z klientem, opracowali koncepcję rachunkowości i analizy wyników przedsiębiorstwa. Zapewniono, że przy wprowadzaniu głównych transakcji finansowych przez ekspertów
klienta tworzony jest tylko jeden precyzyjny zapis. Moduł SAP CO łączy różne wymiary analityczne — takie jak miejsca powstawania kosztów, zlecenia — i uzupełnia je o istotne informacje, jak centrum zysku
i obszar funkcjonalny.

Moduł śledzi również przepływ środków pieniężnych dla innych transakcji finansowych i pozwala klientowi analizować wpływ poszczególnych transakcji na różne obszary działalności.

W ramach SAP CO zrealizowano następujące możliwości:

• Przejrzysta struktura organizacyjna oparta na hierarchii miejsc powstawania kosztów i centrów zysku.

• Analiza wskaźnikowa kosztów administracyjnych i produkcyjnych.

• Szczegółowa ewidencja działań inwestycyjnych w oparciu o zlecenia inwestycyjne SAP CO.

• Wdrożenie raportowania zarządczego upraszczającego analizę wykonania budżetu.

SAP MM (Zarządzanie materiałami) oraz SAP SD (Sprzedaż i Dystrybucja)

Wdrożenie SAP Material Management (MM) usprawniło zarządzanie zapasami, procesy zakupowe i planowanie materiałowe, natomiast SAP Sales and Distribution (SD) usprawnił przetwarzanie zamówień, sprzedaż i zarządzanie relacjami z klientami. Wdrożenie obu modułów w sieci supermarketów zoptymalizowało poziomy zapasów, zapewniło terminowe uzupełnianie stanów i podniosło satysfakcję klientów poprzez efektywne przetwarzanie zamówień i lepszą widoczność zapasów.

Konsultanci LeverX, we współpracy z klientem, rozwiązali następujące kwestie biznesowe związane z zakupami i sprzedażą:

• Audyt i standaryzacja procesów biznesowych.

• Modyfikacja schematów cenowych sprzedaży na potrzeby nowych procesów biznesowych w zakresie zarządzania cenami — zwiększenie konkurencyjności oferty i poprawa lojalności klientów.

• Automatyczne wyliczanie VAT od kosztu towaru i przejście na ceny netto.

• Rozróżnienie procesów logistycznych poprzez wyodrębnienie różnych przepływów, umożliwiające śledzenie statusów i transparentne raportowanie.

TOP SAP Company

Zarządzaj danymi księgowymi w SAP FI

Osiągnij najwyższy poziom zarządzania finansami dzięki LeverX i SAP FI. Korzystaj z danych w czasie rzeczywistym, zwiększ kontrolę i zgodność z przepisami oraz usprawnij procesy finansowe, aby szybciej rozwijać swój biznes i wyprzedzać konkurencję. 

Rozwijaj się z SAP FI

Wyniki projektu

Współczesna rachunkowość opiera się na zunifikowanym systemie standardów rachunkowości i sprawozdawczości finansowej. MSSF pełnią w tym zakresie kluczową rolę.

Dzięki LeverX Makro zyskał głębsze zrozumienie własnych procesów, otwierając drogę do wzrostu produktywności, usprawnienia operacji i poprawy rentowności.

Przystąpienie do zunifikowanego systemu standardów rachunkowości i sprawozdawczości finansowej przyniosło Makro następujące mierzalne efekty:

Większa transparentność finansowa
Wydzielono dwa główne rejestry rachunkowości finansowej: MSSF (rejestr główny) i rachunkowość podatkowa (rejestr dodatkowy), a także rejestr specjalny (podatek dochodowy). Poprawiona dokładność i spójność sprawozdawczości finansowej zapewniła jasny i przejrzysty obraz kondycji finansowej sieci w standardzie MSSF. Klient osiągnął zakładane wyniki w zakresie przetwarzania płatności, uzgadniania sald bankowych i automatycznych wypłat.

Efektywne zarządzanie zasobami
Dzięki nowemu systemowi SAP klient zwiększył wskaźnik rotacji magazynowej o 20%. Optymalizacja procesów biznesowych w systemie SAP ERP przełożyła się na lepsze zarządzanie kosztami i efektywniejsze
wykorzystanie zasobów. Wszystkie zasoby zostały ujednolicone w rejestrze materiałów, umożliwiając jak najbardziej precyzyjne wyliczanie cen materiałów w dwóch walutach funkcjonalnych.

Wzrost produktywności
Czas przetwarzania dokumentów przychodzących i wychodzących skrócono o 40%. Efektywna praca z danymi finansowymi pozwoliła klientowi rozwiązać problem rozproszenia informacji, podejmować decyzje szybciej i unikać kosztownych błędów.

Zarządzanie zgodnością i ryzykiem
Skuteczne spełnienie wymogów MSSF minimalizuje ryzyko finansowe i zapewnia zgodność z międzynarodowymi normami rachunkowości, wzmacniając wiarygodność sieci i zaufanie inwestorów.

Poprawa relacji z interesariuszami
Transparentność finansowa wzrosła o 30% dzięki wdrożeniu standardów MSSF. Stosowanie globalnych standardów pozytywnie wpłynęło na relacje z inwestorami, budując zaufanie i wiarygodność.

Skalowalność i rozwój
Pomyślne przejście na MSSF i zoptymalizowane procesy biznesowe przygotowują sieć supermarketów do skalowania i ekspansji — zarówno krajowej, jak i międzynarodowej — dzięki większej klarowności finansowej i efektywności operacyjnej.

Dzięki realizacji zadań projektowych i wdrożeniu nowych procesów biznesowych klient osiągnął:

• Prawidłowe prowadzenie rachunkowości finansowej i podatkowej zgodnie z wymogami prawnymi.

• Analizę pozycji kosztowych we wszystkich podmiotach zależnych (sklepach), umożliwiającą trafne decyzje zarządcze w zakresie korekt kosztów.

• Transparentną rachunkowość finansową i zarządczą.

• Redukcję kosztów pracy przy obsłudze zadań operacyjnych — pracownicy klienta zyskali więcej czasu na rozwiązywanie kwestii analitycznych i strategicznych.

Wymienione korzyści umożliwią klientowi budowanie pozycji w oparciu o globalnie uznawane standardy MSSF, w szczególności w kontekście dostępu do międzynarodowych rynków kapitałowych.

Połączenie wdrożenia MSSF z efektywnym zarządzaniem procesami biznesowymi w systemie SAP ERP podkreśla skuteczną transformację. Makro — wyrażającą się w ulepszonych praktykach finansowych, sprawności operacyjnej i ogólnej poprawie wyników biznesowych.

Produkty i usługi

• SAP Controlling (CO)
• SAP Finance (FI)
• SAP S/4HANA
• Migracja SAP S/4HANA
• Wdrożenie SAP

Opinie klientów

"LeverX stał się dla firmy Makro niezawodnym partnerem na ścieżce transformacji cyfrowej. Zespół LeverX sprawnie wspierał nas przy realizacji kluczowych projektów — przejściu na MSSF oraz wdrożeniu elektronicznej wymiany dokumentów z dostawcami. We wspólnych projektach wszyscy członkowie zespołu LeverX wykazali wysoki poziom profesjonalizmu i potrafili zaproponować optymalne rozwiązania, uwzględniając nasze ograniczenia. Do dziś ściśle współpracujemy z LeverX i powierzamy temu zespołowi realizację kluczowych zadań na rzecz osiągania efektywności operacyjnej w obliczu rosnącej konkurencji na współczesnym rynku detalicznym Uzbekistanu.".

Ali Karimov, Dyrektor Działu Rozwoju Systemów ERP.