Transformación y Optimización del Landscape SAP S/4HANA para un Proveedor Líder de Servicios IT

LeverX ayudó al cliente a superar las limitaciones de SAP S/4HANA ofreciendo soluciones a medida que optimizaron los procesos y mejoraron la agilidad empresarial estratégica.

Cliente

Proveedor líder de soluciones y servicios de infraestructura de TI para empresas y organizaciones del sector público en las regiones nórdica y báltica. La empresa opera en varios sectores y ofrece soluciones a medida para mejorar la eficiencia empresarial y el cumplimiento normativo.

Antecedentes del proyecto

El cliente implantó SAP S/4HANA con otro contratista como parte de su programa de transformación digital, con el objetivo de modernizar sus procesos empresariales y agilizar las operaciones. Sin embargo, después de la implementación, se hizo evidente que la funcionalidad actual del sistema no satisfacía plenamente las necesidades operativas y estratégicas específicas de la organización. Se identificaron varias carencias en áreas críticas, como la optimización de procesos, la configuración del sistema y la alineación con los flujos de trabajo empresariales.

Entre los principales retos figuraban la insuficiente adaptación del sistema a los requisitos específicos del sector del cliente, las limitaciones de las configuraciones existentes y la necesidad de integraciones adicionales con otras plataformas y herramientas. Estos problemas obstaculizaban la plena utilización del potencial de SAP S/4HANA, lo que provocaba ineficiencias en las operaciones diarias y la incapacidad de aprovechar las funciones avanzadas para la toma de decisiones y el análisis.

El proyecto se inició para abordar estos retos mediante la realización de una evaluación detallada de la configuración actual de SAP S/4HANA, la identificación de los puntos débiles y la implementación de soluciones a medida. Para llevar a cabo este trabajo, el cliente contrató al equipo de LeverX.

El objetivo era

• Mejorar la funcionalidad del sistema mediante configuraciones y personalizaciones adicionales.
• Mejorar la integración con las aplicaciones empresariales existentes y los sistemas externos.
• Optimizar los procesos empresariales clave para alinearlos con los objetivos operativos del cliente.
• Preparar el sistema para una escalabilidad sin fisuras y futuras mejoras.

Al cerrar la brecha entre las capacidades actuales del sistema y las demandas empresariales del cliente, el proyecto tenía como objetivo ofrecer un entorno SAP S/4HANA sólido y adaptable que pudiera respaldar eficazmente el crecimiento y los objetivos a largo plazo del cliente.

Alcance del proyecto

El proyecto implicaba trabajar con las sucursales sueca y noruega del cliente, cada una de las cuales presentaba retos únicos debido a las diferencias en sus entornos SAP. La sucursal sueca operaba con un sistema ERP basado en la nube (SAP S4HANA Cloud 2023 FP2), mientras que la noruega utilizaba un ERP local (SAP ERP 6.0 con EHP8). Estas diferentes infraestructuras añadían complejidad, ya que las soluciones debían abordar los requisitos específicos de negocio y los distintos entornos técnicos de las dos regiones.

Para hacer frente a estos retos y garantizar que ambos sistemas satisfacían las necesidades operativas y estratégicas del cliente, se llevó a cabo el siguiente conjunto de tareas:

Actividades de SAP Basis

El proyecto incluyó amplias actividades de SAP Basis para optimizar el rendimiento del sistema y respaldar las operaciones críticas. Las tareas clave consistieron en completar la migración del sistema productivo SAP BW a Azure y llevar a cabo actividades anuales de aplicación de parches en todo el entorno (ERP, BW y PI). Esto garantizó que todos los sistemas se actualizaran a los últimos SP, niveles de base de datos y niveles de kernel en consonancia con el plan de aplicación de parches del cliente.

La supervisión del sistema y los informes de alerta temprana se realizaron a través de SAP Solution Manager para mantener la salud del sistema. Se realizaron ajustes y personalizaciones para supervisar los sistemas del cliente a través de SAP Cloud ALM (gestión del ciclo de vida de las aplicaciones). El equipo también proporcionó soporte SAP Basis para el servicio en la nube SAP Rise en el proyecto AHS y el servicio SAP Signavio, incluida la configuración de subcuentas, la conexión de Signavio a los sistemas ERP y el tratamiento de las solicitudes de servicio relacionadas con la seguridad, las redes y la arquitectura de SAP.

Otras tareas fueron la configuración de SAP Fiori, el soporte de seguridad (incluida SAP SoD Matrix) y el ajuste de la base de datos de HANA, junto con la personalización y optimización de SAP Focus Build para las pruebas, el desarrollo y la producción de los sistemas S/4HANA. Se perfeccionaron los roles y autorizaciones de SAP analizando y corrigiendo los espacios y páginas Fiori existentes en función de los roles empresariales y revisando los conceptos de autorización dentro de las estructuras organizativas.

Nuestro equipo también prestó apoyo al servicio SAP HEC, incluidas las solicitudes de servicio, el ajuste de la nube y la migración de sistemas a las instalaciones. Se creó una documentación exhaustiva en la que se detallaban las rutinas diarias, los procedimientos de copia de seguridad y restauración, el ajuste, la supervisión y los aspectos de seguridad, proporcionando una base sólida para el mantenimiento continuo del sistema y la asistencia al usuario.

Contabilidad del centro de beneficios y cierre del ejercicio

Se realizaron esfuerzos significativos para mejorar los procesos de la contabilidad de centros de beneficio y apoyar las actividades de cierre del periodo. Esto incluyó la gestión de las liquidaciones de los acuerdos de venta mediante RA KAY y la creación de nuevos RA KAY para proporcionar análisis mejorados. Se aplicaron pasos adicionales en la validación y las sustituciones para perfeccionar la precisión y coherencia de los datos.

Se desarrolló un informe especializado para analizar las provisiones para siniestros, que ofrece una visión más profunda del rendimiento financiero. También se trabajó en los elementos de la EDT, centrándose en cerrar los obsoletos para permitir cálculos automáticos masivos mediante trabajos en segundo plano y agilizar los procesos financieros.

Se llevó a cabo un análisis en profundidad de los errores de redondeo, que dio lugar a cambios en la salida de usuario a medida que se introducían nuevas líneas de identificación a lo largo de los años.

Además, se resolvieron otros problemas de cierre de periodos, lo que garantizó unas operaciones más fluidas y unos informes financieros más precisos.

Gestión de la aplicación SAP HCM

Una de las etapas clave del proyecto se centró en mejorar la funcionalidad de SAP HCM para satisfacer las necesidades del cliente. Esto incluyó la personalización del formato del archivo de nóminas para cumplir la norma ISO 20022 XML, la gestión de los trabajos en segundo plano de HCM y el seguimiento de las notas de SAP HCM específicas de Noruega. Además, se optimizó el mantenimiento de la nómina, abarcando períodos de nómina, fechas de pago, acumulaciones, tarifas, códigos postales, creación de nuevas claves de concepto de nómina y claves de beneficiario, y comunicación con las autoridades.

El equipo también abordó problemas dentro del submódulo de Administración de Personal (HCM-PA) e implementó cambios masivos de información utilizando la herramienta LSMW para agilizar la gestión de datos. Los esfuerzos de resolución de problemas resolvieron errores en los controladores de nómina, la evaluación del tiempo, las aplicaciones Fiori (Timesheet, Approve Overtime) y la integración con Catalyst (sistema de RR.HH. en la nube), garantizando unas operaciones de nómina y RR.HH. fluidas y precisas.

Compras: Desarrollo de soluciones personalizadas y optimización del sistema

El proyecto incluyó un apoyo integral, que implicó la implementación y el desarrollo de soluciones a medida para abordar necesidades empresariales específicas, centrándose en áreas clave como los productos de reacondicionamiento y los procesos de adquisición. Se desarrolló una solución integral para gestionar los productos y materiales de reacondicionamiento, que abarcaba todo el ciclo de vida, desde la recepción hasta la venta. Para ello se implantaron nuevos puntos de integración, se ampliaron los existentes y se mejoraron los datos maestros y organizativos.

En cuanto a las compras, se diseñó una solución para automatizar y agilizar las comunicaciones por correo electrónico entre proveedores y compras, mejorando el control de los pedidos de compra y facilitando el trabajo del departamento de compras.

Se realizaron esfuerzos para modernizar las funcionalidades personalizadas obsoletas mediante la revisión y reelaboración del código personalizado, la transición a nuevas tecnologías y el aprovechamiento de las funcionalidades estándar de SAP. Algunos ejemplos fueron la migración de SAPscript a tecnologías PDF/BRF+ para la impresión de documentos y la adopción de soluciones estándar para la gestión de números de serie.

Para preparar el sistema SAP ERP 6.0 para la migración a S/4HANA, se llevó a cabo una auditoría "in situ" del sistema, en la que se identificaron las carencias y se garantizó su preparación. Se celebraron talleres para estructurar los procesos de soporte, mantenimiento e implementación de solicitudes de cambio (CR), establecer canales de comunicación y priorizar las tareas de forma eficaz.

Se analizaron las soluciones a medida existentes para identificar los puntos débiles y se formularon recomendaciones para mejorarlas. Por ejemplo, se mejoró la integración entre SAP y el portal de proveedores personalizado para gestionar mejor los artículos entregados parcialmente.

Se elaboró una completa documentación de gestión de proyectos, que incluía diseños detallados de soluciones, guías de usuario, especificaciones funcionales y especificaciones técnicas, para apoyar el mantenimiento continuo y las futuras mejoras del sistema. También se prepararon estimaciones precisas y planes estratégicos para ampliar las funcionalidades actuales y garantizar la alineación con los objetivos empresariales y los requisitos del sistema.

Integración y mejoras del proceso de ventas

El proyecto incluyó el apoyo integral y la mejora de las integraciones con diversos sistemas externos. Estos esfuerzos se centraron en optimizar el procesamiento de los documentos de venta y envío para mejorar la eficacia operativa y la precisión de los datos.

Un hito importante fue la finalización de la implementación de la funcionalidad EHF (Electronic Handling Format), seguida de un exitoso soporte a la puesta en marcha, garantizando el cumplimiento y la racionalización de los procesos de intercambio de documentos.

Además, se desarrollaron nuevos informes para mejorar el seguimiento de los procesos de venta y se modificaron los ya existentes para adaptarlos a la evolución de las necesidades de la empresa. El proyecto también incluyó mejoras y correcciones de varias extensiones estándar de SAP, lo que garantizó una mayor funcionalidad y fiabilidad del sistema en todas las operaciones críticas.

Racionalización de las operaciones con EWM

Durante la fase inicial, LeverX llevó a cabo una serie de actividades para garantizar la alineación con los requisitos operativos del cliente. El proceso comenzó con múltiples reuniones para reunir los requisitos de las partes interesadas y aclarar los objetivos. El equipo analizó a fondo la documentación y los requisitos del cliente para comprender los entresijos de sus procesos empresariales e identificar posibles retos.

Para abordar necesidades específicas, nuestro equipo preparó escenarios de demostración detallados dentro de su sistema interno. Estos escenarios incluían:

• El proceso de entrada, en el que se creaban y probaban productos, pedidos de compra y entregas entrantes.
• El proceso de salida, en el que se crearon pedidos de venta y entregas de salida, seguido de pruebas de logística de salida.
• El proceso de kit a pedido se centró en la activación de las listas de materiales, la personalización de los procesos de OST y la ejecución de pruebas exhaustivas.

Estos escenarios se elaboraron meticulosamente para poner de relieve cómo el sistema podía gestionar los flujos de trabajo exclusivos del cliente.

Estos esfuerzos culminaron en una completa presentación de demostración de los tres escenarios a las partes interesadas. Esta actividad fue fundamental para establecer un entendimiento común de las capacidades del sistema y garantizar que el proyecto se asentara sobre una base firme para el éxito.

Mejoras en la gestión de datos y la elaboración de informes

El proyecto también se centró en mejorar SAP BW en el entorno HANA para garantizar un rendimiento óptimo del sistema y satisfacer las necesidades de generación de informes empresariales. Las actividades clave incluyeron

• Supervisión de las cargas de datos y del estado general del sistema
• Resolución rápida de las incidencias notificadas por los usuarios empresariales
• Garantizar un funcionamiento sin problemas

Se llevaron a cabo actualizaciones de los modelos de datos, flujos de datos e informes existentes para mejorar la eficiencia y la facilidad de uso. También se diseñaron nuevos modelos de datos e informes para mejorar la analítica y dar respuesta a los cambiantes requisitos empresariales del cliente.

Pila tecnológica

Plataforma ERP principal: SAP S/4HANA (Cloud 2023 FP2), ERP 6.0 (On-Premise EHP8)

SAP S/4HANA sirvió como base del panorama ERP del cliente en todas las sucursales suecas y noruegas, dando soporte a los principales procesos financieros, logísticos, de RRHH y operativos tanto en entornos en la nube como locales.

Administración del sistema y gestión del ciclo de vida: SAP Basis, SAP Solution Manager, SAP Cloud ALM

Las actividades de SAP Basis garantizaron la estabilidad del sistema, la optimización del rendimiento, la aplicación de parches y las migraciones. SAP Solution Manager y SAP Cloud ALM se utilizaron para la supervisión del sistema, la generación de informes de alerta temprana y la gestión del ciclo de vida de las aplicaciones.

Datos y análisis: SAP BW en HANA

SAP BW on HANA dio soporte a los informes y análisis empresariales. El entorno se mejoró mediante actualizaciones del modelo de datos, nuevos informes y flujos de datos optimizados para mejorar el rendimiento y la toma de decisiones.

Análisis y optimización de procesos: SAP Signavio

SAP Signavio se utilizó para respaldar la transparencia de los procesos, el análisis y la alineación con los flujos de trabajo empresariales, lo que permitió mejorar la gobernanza de los procesos y la mejora continua.

Experiencia de usuario y seguridad: SAP Fiori, SAP Roles y Autorizaciones, SoD Matrix

Las configuraciones de SAP Fiori mejoraron la usabilidad en todos los roles empresariales, mientras que los conceptos de autorización refinados y los controles de segregación de funciones garantizaron un acceso seguro y conforme al sistema.

Gestión del capital humano: SAP HCM

SAP HCM dio soporte a la nómina, la administración de personal y los requisitos específicos de cada país, incluidos los formatos XML ISO 20022, el procesamiento de la nómina y las integraciones con sistemas de RR.HH. externos.

Cadena de suministro y gestión de almacenes: SAP MM, SAP EWM

SAP Materials Management y Extended Warehouse Management (EWM) permitieron optimizar el aprovisionamiento, los flujos de trabajo de reacondicionamiento, la logística de entrada y salida y los procesos de kit a pedido.

Integración y procesamiento de documentos: SAP PI/PO, extensiones estándar SAP, PDF/BRF+.

El entorno incluía integraciones con sistemas externos, intercambio electrónico de documentos (EHF) y salida de documentos modernizada mediante tecnologías PDF y BRF+.

Servicios de nube e infraestructura: Microsoft Azure, SAP HEC

Azure dio soporte a la migración de SAP BW y a las cargas de trabajo en la nube, mientras que los servicios SAP HEC cubrieron las operaciones en la nube, el ajuste y el soporte del entorno híbrido.

Resultados

Durante los dos años del proyecto, LeverX transformó el entorno SAP S/4HANA del cliente, proporcionando soluciones a medida para mejorar la eficiencia operativa, agilizar los procesos y prepararse para el crecimiento futuro.

Los logros clave incluyen:

• Funcionalidad del sistema mejorada con configuraciones personalizadas e integraciones racionalizadas.
• Procesos empresariales optimizados, incluidos los flujos de trabajo de adquisición y reacondicionamiento
• Mejora de la gestión de datos para mejorar la elaboración de informes y la toma de decisiones
• Infraestructura de TI preparada para el futuro y lista para la escalabilidad

Esta exitosa colaboración refuerza el compromiso de LeverX de impulsar la innovación y el valor a través de la experiencia de SAP.