Trasformazione e Ottimizzazione del Landscape SAP S/4HANA per un Importante Fornitore di Servizi IT

LeverX ha aiutato il cliente a superare i limiti di SAP S/4HANA fornendo soluzioni personalizzate che hanno ottimizzato i processi e migliorato l'agilità strategica del business.

Il cliente

Un fornitore leader di soluzioni e servizi di infrastruttura IT per aziende e organizzazioni del settore pubblico nelle regioni nordiche e baltiche. L'azienda opera in diversi settori e fornisce soluzioni personalizzate per migliorare l'efficienza e la conformità aziendale.

Background del progetto

Il cliente ha implementato SAP S/4HANA con un altro appaltatore come parte del suo programma di trasformazione digitale, con l'obiettivo di modernizzare i processi aziendali e semplificare le operazioni. Tuttavia, dopo l'implementazione, è risultato evidente che le attuali funzionalità del sistema non soddisfacevano pienamente le specifiche esigenze operative e strategiche dell'organizzazione. Sono state identificate diverse lacune in aree critiche, tra cui l'ottimizzazione dei processi, la configurazione del sistema e l'allineamento con i flussi di lavoro aziendali.

Le sfide principali includevano l'insufficiente adattamento del sistema ai requisiti specifici del settore del cliente, i limiti delle configurazioni esistenti e la necessità di ulteriori integrazioni con altre piattaforme e strumenti. Questi problemi hanno ostacolato il pieno utilizzo del potenziale di SAP S/4HANA, causando inefficienze nelle operazioni quotidiane e l'incapacità di sfruttare le funzionalità avanzate per il processo decisionale e l'analisi.

Il progetto è stato avviato per affrontare queste sfide eseguendo una valutazione dettagliata dell'attuale configurazione di SAP S/4HANA, identificando i punti critici e implementando soluzioni su misura. Per svolgere questo lavoro, il cliente ha ingaggiato il team di LeverX.

L'obiettivo era di:

• Migliorare le funzionalità del sistema attraverso configurazioni e personalizzazioni aggiuntive.
• Migliorare l'integrazione con le applicazioni aziendali esistenti e con i sistemi esterni.
• Ottimizzare i processi aziendali chiave per allinearli agli obiettivi operativi del cliente.
• Preparare il sistema a una scalabilità continua e a futuri miglioramenti.

Colmando il divario tra le capacità del sistema attuale e le esigenze aziendali del cliente, il progetto mirava a fornire un ambiente SAP S/4HANA robusto e adattabile, in grado di supportare efficacemente la crescita e gli obiettivi a lungo termine del cliente.

Ambito del progetto

Il progetto prevedeva la collaborazione con le filiali svedese e norvegese del cliente, ognuna delle quali presentava sfide uniche a causa delle differenze nei rispettivi ambienti SAP. La filiale svedese gestiva un sistema ERP basato su cloud (SAP S4HANA Cloud 2023 FP2), mentre quella norvegese utilizzava un ERP locale on-premise (SAP ERP 6.0 on-premise con EHP8). Queste diverse infrastrutture hanno aggiunto complessità in quanto le soluzioni dovevano rispondere ai requisiti specifici delle due regioni e ai diversi paesaggi tecnici.

Per affrontare queste sfide e garantire che entrambi i sistemi rispondessero alle esigenze operative e strategiche del cliente, è stata intrapresa la seguente serie di attività:

Attività SAP Basis

Il progetto prevedeva ampie attività di SAP Basis per ottimizzare le prestazioni del sistema e supportare le operazioni critiche. Le attività principali hanno riguardato il completamento della migrazione del sistema produttivo SAP BW su Azure e la conduzione di attività di patching annuali su tutto il panorama (ERP, BW e PI). In questo modo è stato garantito l'aggiornamento di tutti i sistemi agli SP, ai livelli di database e ai livelli di kernel più recenti, in linea con il piano di patching del cliente.

Il monitoraggio del sistema e la segnalazione di Early Watch Alert sono stati effettuati tramite SAP Solution Manager per mantenere la salute del sistema. Sono state effettuate impostazioni e personalizzazioni per monitorare i sistemi del cliente tramite SAP Cloud ALM (Application Lifecycle Management). Il team ha inoltre fornito supporto a SAP Basis per il servizio cloud SAP Rise sul progetto AHS e per il servizio SAP Signavio, compresa l'impostazione di sottoconti, la connessione di Signavio ai sistemi ERP e la gestione delle richieste di assistenza relative alla sicurezza, alle reti e all'architettura SAP.

Altre attività hanno riguardato la configurazione di SAP Fiori, il supporto alla sicurezza (compresa SAP SoD Matrix) e la messa a punto del DB HANA, oltre alla personalizzazione e all'ottimizzazione di SAP Focus Build per il test, lo sviluppo e la produzione di sistemi S/4HANA. I ruoli e le autorizzazioni SAP sono stati perfezionati analizzando e correggendo gli spazi e le pagine Fiori esistenti in base ai ruoli aziendali e rivedendo i concetti di autorizzazione all'interno delle strutture organizzative.

Il nostro team ha anche supportato il servizio SAP HEC, comprese le richieste di servizio, la messa a punto del cloud e la migrazione dei sistemi in sede. È stata creata una documentazione completa che illustra le routine quotidiane, le procedure di backup e ripristino, la messa a punto, il monitoraggio e gli aspetti di sicurezza, fornendo una solida base per la manutenzione continua del sistema e il supporto agli utenti.

Contabilità del centro di profitto e chiusura di fine periodo

Sono stati compiuti sforzi significativi per migliorare i processi della contabilità del centro di profitto e supportare le attività di chiusura di fine periodo. Ciò ha incluso la gestione dei regolamenti dei contratti di vendita utilizzando RA KAY e la creazione di nuovi RA KAY per fornire analisi migliori. Sono state implementate ulteriori fasi di convalida e sostituzione per migliorare l'accuratezza e la coerenza dei dati.

È stato sviluppato un report specializzato per analizzare gli accantonamenti per le perdite, che offre una visione più approfondita delle prestazioni finanziarie. Si è lavorato anche sugli elementi della WBS, concentrandosi sulla chiusura di quelli obsoleti per consentire calcoli automatici di massa tramite lavori in background e snellire i processi finanziari.

È stata condotta un'analisi approfondita degli errori di arrotondamento, che ha portato a modifiche dell'User-exit in seguito all'introduzione di nuove linee ID nel corso degli anni.

Inoltre, sono stati risolti vari altri problemi di chiusura di fine periodo, garantendo operazioni più fluide e una rendicontazione finanziaria più accurata.

Gestione dell'applicazione SAP HCM

Una delle fasi principali del progetto si è concentrata sul miglioramento delle funzionalità di SAP HCM per soddisfare le esigenze del cliente. Questo includeva la personalizzazione del formato dei file salariali per conformarsi all'ISO 20022 XML, la gestione dei lavori in background di HCM e il monitoraggio delle note SAP HCM specifiche per la Norvegia. Inoltre, la manutenzione delle buste paga è stata ottimizzata, coprendo i periodi di paga, le date di pagamento, i cumuli, le aliquote, i codici postali, la creazione di nuovi tipi di salario e chiavi per i beneficiari e la comunicazione con le autorità.

Il team ha anche affrontato problemi all'interno del sottomodulo Amministrazione del personale (HCM-PA) e ha implementato modifiche alle informazioni di massa utilizzando lo strumento LSMW per semplificare la gestione dei dati. Le attività di risoluzione dei problemi hanno risolto gli errori nei driver delle paghe, nella valutazione delle ore, nelle applicazioni Fiori (Timesheet, Approve Overtime) e nell'integrazione con Catalyst (sistema Cloud HR), assicurando un funzionamento regolare e accurato delle paghe e delle risorse umane.

Acquisti: Sviluppo di soluzioni personalizzate e ottimizzazione del sistema

Il progetto comprendeva un'assistenza completa che prevedeva l'implementazione e lo sviluppo di soluzioni personalizzate per rispondere a specifiche esigenze aziendali, concentrandosi su aree chiave come i prodotti di ristrutturazione e i processi di approvvigionamento. È stata sviluppata una soluzione completa per la gestione dei prodotti e dei materiali di ricondizionamento, che copre l'intero ciclo di vita, dalla ricezione alla vendita. Ciò ha comportato l'implementazione di nuovi punti di integrazione, l'ampliamento di quelli esistenti e il miglioramento dei dati anagrafici e organizzativi.

Per quanto riguarda l'approvvigionamento, è stata progettata una soluzione per automatizzare e semplificare le comunicazioni via e-mail tra fornitori e acquisti, migliorando il controllo sugli ordini di acquisto e facilitando il lavoro del reparto acquisti.

Sono stati compiuti sforzi per modernizzare le funzionalità personalizzate obsolete, rivedendo e rielaborando il codice personalizzato, passando a nuove tecnologie e sfruttando le funzionalità standard di SAP. Ad esempio, la migrazione da SAP script alle tecnologie PDF/BRF+ per la stampa dei documenti e l'adozione di soluzioni standard per la gestione dei numeri di serie.

Per preparare il sistema SAP ERP 6.0 alla migrazione a S/4HANA, è stata condotta una verifica "a campione" del sistema, identificando le lacune e garantendo la preparazione. Sono stati organizzati workshop per strutturare i processi di supporto, manutenzione e implementazione delle richieste di modifica (CR), stabilire i canali di comunicazione e assegnare le priorità in modo efficace.

Le soluzioni personalizzate esistenti sono state analizzate per identificare i punti deboli e sono state fornite raccomandazioni per i miglioramenti. Ad esempio, l'integrazione tra SAP e il Vendor Portal personalizzato è stata migliorata per gestire meglio gli articoli parzialmente consegnati.

È stata sviluppata una documentazione completa per la gestione del progetto, che comprende disegni dettagliati della soluzione, guide per l'utente, specifiche funzionali e tecniche, per supportare la manutenzione continua e i futuri miglioramenti del sistema. Sono stati preparati anche stime accurate e piani strategici per estendere le funzionalità attuali e garantire l'allineamento con gli obiettivi aziendali e i requisiti del sistema.

Integrazione e miglioramento del processo di vendita

Il progetto comprendeva il supporto completo e il miglioramento delle integrazioni con vari sistemi esterni. Questi sforzi si sono concentrati sull'ottimizzazione dell'elaborazione dei documenti di vendita e spedizione per migliorare l'efficienza operativa e l'accuratezza dei dati.

Un'importante pietra miliare è stata la finalizzazione dell'implementazione della funzionalità EHF (Electronic Handling Format), seguita da un supporto go-live di successo, che ha garantito la conformità e la semplificazione dei processi di scambio dei documenti.

Inoltre, sono stati sviluppati nuovi report per fornire un migliore monitoraggio dei processi di vendita, mentre i report esistenti sono stati modificati per soddisfare le esigenze aziendali in evoluzione. Il progetto ha comportato anche miglioramenti e correzioni a varie estensioni standard di SAP, garantendo una maggiore funzionalità e affidabilità del sistema in tutte le operazioni critiche.

Semplificare le operazioni con EWM

Durante la fase iniziale, LeverX ha condotto una serie di attività per garantire l'allineamento con i requisiti operativi del cliente. Il processo è iniziato con diverse riunioni per raccogliere i requisiti degli stakeholder e chiarire gli obiettivi. Il team ha analizzato a fondo la documentazione e i requisiti del cliente per comprendere le complessità dei suoi processi aziendali e identificare le potenziali sfide.

Per rispondere a esigenze specifiche, il nostro team ha preparato scenari dimostrativi dettagliati all'interno del loro sistema interno. Questi scenari comprendevano:

• Il processo inbound, in cui venivano creati e testati prodotti, ordini di acquisto e consegne in entrata.
• Il processo di outbound, che prevedeva la creazione di ordini di vendita e consegne in uscita, seguito dal test della logistica in uscita.
• Il processo kit-to-order si è concentrato sull'attivazione delle distinte base, sulla personalizzazione dei processi STO e sull'esecuzione di test completi.

Questi scenari sono stati realizzati meticolosamente per evidenziare come il sistema potesse gestire i flussi di lavoro unici del cliente.

Questi sforzi sono culminati in una presentazione dimostrativa completa che ha mostrato tutti e tre gli scenari agli stakeholder. Questa attività è stata fondamentale per stabilire una comprensione condivisa delle capacità del sistema e garantire che il progetto fosse impostato su una solida base di successo.

Miglioramento della gestione dei dati e della reportistica

Il progetto si è concentrato anche sul miglioramento di SAP BW in ambiente HANA per garantire prestazioni ottimali del sistema e soddisfare le esigenze di reporting aziendale. Le attività principali sono state

• Monitoraggio dei carichi di dati e della salute generale del sistema
• Risolvere tempestivamente gli incidenti segnalati dagli utenti aziendali.
• Garantire un funzionamento senza interruzioni

Sono stati eseguiti aggiornamenti per i modelli di dati, i flussi di dati e i report esistenti per migliorare l'efficienza e l'usabilità. Sono stati inoltre progettati nuovi modelli di dati e report per migliorare l'analisi e supportare l'evoluzione dei requisiti aziendali del cliente.

Pacchetto tecnologico

Piattaforma ERP di base: SAP S/4HANA (Cloud 2023 FP2), ERP 6.0 (On-Premise EHP8)

SAP S/4HANA ha costituito la base del panorama ERP del cliente nelle filiali svedese e norvegese, supportando i processi finanziari, logistici, HR e operativi fondamentali sia in ambienti cloud che on-premise.

Amministrazione del sistema e gestione del ciclo di vita: SAP Basis, SAP Solution Manager, SAP Cloud ALM

Le attività di SAP Basis hanno garantito la stabilità del sistema, l'ottimizzazione delle prestazioni, il patching e le migrazioni. SAP Solution Manager e SAP Cloud ALM sono stati utilizzati per il monitoraggio del sistema, la segnalazione di Early Watch Alert e la gestione del ciclo di vita delle applicazioni.

Dati e analisi: SAP BW on HANA

SAP BW on HANA ha supportato la reportistica e l'analitica aziendale. Il panorama è stato potenziato con aggiornamenti del modello di dati, nuovi report e flussi di dati ottimizzati per migliorare le prestazioni e il processo decisionale.

Analisi e ottimizzazione dei processi: SAP Signavio

SAP Signavio è stato utilizzato per supportare la trasparenza dei processi, l'analisi e l'allineamento con i flussi di lavoro aziendali, consentendo una migliore governance dei processi e un miglioramento continuo.

Esperienza utente e sicurezza: SAP Fiori, SAP Roles and Authorizations, SoD Matrix

Le configurazioni di SAP Fiori hanno migliorato l'usabilità tra i ruoli aziendali, mentre i concetti di autorizzazione perfezionati e i controlli di segregazione delle responsabilità hanno garantito un accesso al sistema sicuro e conforme.

Gestione del capitale umano: SAP HCM

SAP HCM ha supportato le paghe, l'amministrazione del personale e i requisiti specifici per ogni Paese, compresi i formati XML ISO 20022, l'elaborazione delle paghe e le integrazioni con i sistemi HR esterni.

Gestione della catena di approvvigionamento e del magazzino: SAP MM, SAP EWM

SAP Materials Management e Extended Warehouse Management (EWM) hanno permesso di ottimizzare gli acquisti, i flussi di lavoro di ristrutturazione, la logistica in entrata e in uscita e i processi kit-to-order.

Integrazione ed elaborazione dei documenti: SAP PI/PO, estensioni standard SAP, PDF/BRF+

Il paesaggio comprendeva integrazioni con sistemi esterni, scambio di documenti elettronici (EHF) e output di documenti modernizzati con tecnologie PDF e BRF+.

Servizi cloud e di infrastruttura: Microsoft Azure, SAP HEC

Azure ha supportato la migrazione di SAP BW e i carichi di lavoro nel cloud, mentre i servizi SAP HEC hanno coperto le operazioni nel cloud, la messa a punto e il supporto al paesaggio ibrido.

I risultati

Nel corso dei due anni di progetto, LeverX ha trasformato il panorama SAP S/4HANA del cliente, fornendo soluzioni su misura per migliorare l'efficienza operativa, snellire i processi e prepararsi alla crescita futura.

I risultati principali includono:

• Miglioramento delle funzionalità del sistema con configurazioni personalizzate e integrazioni semplificate.
• Ottimizzazione dei processi aziendali, compresi i flussi di lavoro di approvvigionamento e ristrutturazione
• Miglioramento della gestione dei dati per migliorare il reporting e il processo decisionale
• Infrastruttura IT a prova di futuro e pronta per la scalabilità

Questa collaborazione di successo rafforza l'impegno di LeverX nel promuovere l'innovazione e il valore attraverso le competenze di SAP.