SAP S/4HANA -ympäristön transformaatio ja optimointi johtavalle IT-palveluntarjoajalle

LeverX auttoi asiakasta voittamaan SAP S/4HANA:n rajoitukset toimittamalla räätälöityjä ratkaisuja, jotka optimoivat prosesseja ja paransivat liiketoiminnan strategista ketteryyttä.

Asiakas

Johtava IT-infrastruktuuriratkaisujen ja -palveluiden tarjoaja yrityksille ja julkisen sektorin organisaatioille Pohjoismaissa ja Baltiassa. Yritys toimii eri toimialoilla ja toimittaa räätälöityjä ratkaisuja liiketoiminnan tehokkuuden ja vaatimustenmukaisuuden parantamiseksi.

Hankkeen tausta

Asiakas otti SAP S/4HANA:n käyttöön toisen urakoitsijan kanssa osana digitaalisen transformaation ohjelmaa, jonka tavoitteena oli modernisoida liiketoimintaprosesseja ja virtaviivaistaa toimintoja. Käyttöönoton jälkeen kävi kuitenkin ilmeiseksi, että järjestelmän nykyinen toiminnallisuus ei täysin vastannut organisaation erityisiä operatiivisia ja strategisia tarpeita. Useita puutteita havaittiin kriittisillä alueilla, kuten prosessien optimoinnissa, järjestelmän konfiguroinnissa ja mukauttamisessa liiketoiminnan työnkulkuihin.

Keskeisiä haasteita olivat järjestelmän riittämätön mukauttaminen asiakkaan toimialakohtaisiin vaatimuksiin, nykyisten kokoonpanojen rajoitukset ja tarve lisäintegraatioille muiden alustojen ja työkalujen kanssa. Nämä ongelmat haittasivat SAP S/4HANA:n potentiaalin täysimääräistä hyödyntämistä, mikä johti tehottomuuteen päivittäisissä toiminnoissa ja kyvyttömyyteen hyödyntää kehittyneitä ominaisuuksia päätöksenteossa ja analytiikassa.

Projekti käynnistettiin näiden haasteiden ratkaisemiseksi tekemällä yksityiskohtainen arviointi nykyisestä SAP S/4HANA -asetuksesta, tunnistamalla kipupisteet ja toteuttamalla räätälöityjä ratkaisuja. Tämän työn toteuttamiseksi asiakas palkkasi LeverX-tiimin.

Tavoitteena oli:

• Parantaa järjestelmän toiminnallisuutta lisäkonfiguraatioiden ja räätälöintien avulla.
• Parantaa integraatiota nykyisten liiketoimintasovellusten ja ulkoisten järjestelmien kanssa.
• Optimoida keskeiset liiketoimintaprosessit asiakkaan toiminnallisten tavoitteiden mukaisesti.
• Valmistella järjestelmä saumatonta skaalautuvuutta ja tulevia parannuksia varten.

Kuromalla umpeen kuilu järjestelmän nykyisten ominaisuuksien ja asiakkaan liiketoimintavaatimusten välillä projektin tavoitteena oli tuottaa vankka ja mukautuva SAP S/4HANA -ympäristö, joka tukee tehokkaasti asiakkaan kasvua ja pitkän aikavälin tavoitteita.

Hankkeen laajuus

Projektissa työskenneltiin asiakkaan Ruotsin ja Norjan toimipisteiden kanssa, jotka kumpikin asettavat ainutlaatuisia haasteita SAP-ympäristöjen erojen vuoksi. Ruotsin sivuliike käytti pilvipohjaista toiminnanohjausjärjestelmää (SAP S4HANA Cloud 2023 FP2), kun taas Norjan sivuliike käytti paikallista on-premise-toiminnanohjausjärjestelmää (on-premise SAP ERP 6.0 with EHP8). Nämä erilaiset infrastruktuurit lisäsivät monimutkaisuutta, sillä ratkaisujen oli vastattava molempien alueiden liiketoimintakohtaisiin vaatimuksiin ja erilaisiin teknisiin maisemiin.

Näiden haasteiden ratkaisemiseksi ja sen varmistamiseksi, että molemmat järjestelmät vastaavat asiakkaan operatiivisia ja strategisia tarpeita, suoritettiin seuraavat tehtävät:

SAP Basis -toiminnot

Hankkeeseen sisältyi laajoja SAP Basis -toimia järjestelmän suorituskyvyn optimoimiseksi ja kriittisten toimintojen tukemiseksi. Keskeisiin tehtäviin kuului SAP BW -tuotantojärjestelmän siirtäminen Azureen ja vuotuisten korjaustoimien suorittaminen koko järjestelmässä (ERP, BW ja PI). Näin varmistettiin, että kaikki järjestelmät päivitettiin uusimpiin SP-, tietokanta- ja ydintasoihin asiakkaan korjaussuunnitelman mukaisesti.

Järjestelmän kunnon ylläpitämiseksi järjestelmän seuranta ja Early Watch Alert -raportointi toteutettiin SAP Solution Managerin kautta. Asetukset ja mukautukset tehtiin asiakkaan järjestelmien seuraamiseksi SAP Cloud ALM:n (Application Lifecycle Management) kautta. Tiimi tarjosi myös SAP Basis -tukea SAP Rise -pilvipalvelulle AHS-hankkeessa ja SAP Signavio -palvelulle, mukaan lukien alitilien perustaminen, Signavion liittäminen ERP-järjestelmiin ja SAP:n turvallisuuteen, verkkoihin ja arkkitehtuuriin liittyvien palvelupyyntöjen käsittely.

Lisätoimiin kuuluivat SAP Fiorin konfigurointi, tietoturvatuki (mukaan lukien SAP SoD Matrix) ja HANA DB:n virittäminen sekä SAP Focus Buildin mukauttaminen ja optimointi S/4HANA-järjestelmien testausta, kehittämistä ja tuotantoa varten. SAP-rooleja ja -valtuuksia hiottiin analysoimalla ja korjaamalla nykyisiä Fiori-tiloja ja -sivuja liiketoimintaroolien perusteella ja tarkastelemalla valtuutuskäsitteitä organisaatiorakenteissa.

Tiimimme tuki myös SAP HEC -palvelua, mukaan lukien palvelupyynnöt, pilvipalvelun virittäminen ja järjestelmien siirtäminen on-premise -tilaan. Luotiin kattava dokumentaatio, jossa kuvattiin yksityiskohtaisesti päivittäiset rutiinit, varmuuskopiointi- ja palautusmenettelyt, viritys, seuranta ja turvallisuusnäkökohdat, mikä tarjosi vankan perustan järjestelmän jatkuvalle ylläpidolle ja käyttäjätuelle.

Tuloskeskuksen kirjanpito ja kauden lopun sulkeminen

Tuloskeskuslaskennan prosesseja parannettiin merkittävästi ja kauden lopun päättämistoimia tuettiin. Tähän sisältyi myyntisopimusten selvitysten käsittely RA KAY:n avulla ja uusien RA KAY:iden luominen parempaa analytiikkaa varten. Validointiin ja korvaamiseen liittyviä lisätoimia toteutettiin tietojen tarkkuuden ja johdonmukaisuuden parantamiseksi.

Tappiovarausten analysoimiseksi kehitettiin erityisraportti, joka tarjoaa syvällisempää tietoa taloudellisesta suorituskyvystä. Työtä tehtiin myös WBS-elementtien parissa keskittyen vanhentuneiden elementtien sulkemiseen, jotta automaattiset massalaskennat olisivat mahdollisia taustatehtävien avulla ja talousprosesseja voitaisiin virtaviivaistaa.

Pyöristysvirheistä tehtiin perusteellinen analyysi, joka johti muutoksiin User-exit-järjestelmässä, kun uusia ID-rivejä otettiin käyttöön vuosien mittaan.

Lisäksi ratkaistiin useita muita kauden lopun päättämiseen liittyviä ongelmia, mikä varmisti sujuvamman toiminnan ja tarkemman talousraportoinnin.

SAP HCM -sovellusten hallinta

Yksi projektin tärkeimmistä vaiheista keskittyi SAP HCM:n toiminnallisuuden parantamiseen asiakkaan tarpeita vastaavaksi. Tähän sisältyi palkkatiedostomuodon mukauttaminen ISO 20022 XML -standardin mukaiseksi, HCM-taustatehtävien hallinta ja Norjaa koskevien SAP HCM -muistiinpanojen seuranta. Lisäksi optimoitiin palkanlaskennan ylläpito, joka kattoi palkkajaksot, maksupäivät, kumulaatiot, hinnat, postinumerot, uusien palkkalajien ja palkansaaja-avainten luomisen sekä yhteydenpidon viranomaisten kanssa.

Ryhmä käsitteli myös henkilöstöhallinnon (HCM-PA) alamoduulin ongelmia ja toteutti LSMW-työkalun avulla massatietomuutoksia tiedonhallinnan tehostamiseksi. Vianmääritystyössä ratkaistiin virheitä palkanlaskennan ajureissa, ajan arvioinnissa, Fiori-sovelluksissa (Timesheet, Approve Overtime) ja Catalystin (pilvipohjainen HR-järjestelmä) integroinnissa, mikä varmisti sujuvan ja tarkan palkanlaskennan ja HR-toiminnan.

Ostot: Mukautettujen ratkaisujen kehittäminen ja järjestelmän optimointi

Hankkeeseen kuului kattava tuki, johon kuului räätälöityjen ratkaisujen toteuttaminen ja kehittäminen liiketoiminnan erityistarpeisiin keskittyen keskeisiin alueisiin, kuten kunnostustuotteisiin ja hankintaprosesseihin. Kunnostustuotteiden ja -materiaalien hallintaan kehitettiin kattava ratkaisu, joka kattaa koko elinkaaren vastaanotosta myyntiin. Tähän liittyi uusien integraatiopisteiden toteuttaminen, olemassa olevien laajentaminen sekä master- ja organisaatiotietojen parantaminen.

Hankintoja varten suunniteltiin ratkaisu, jolla automatisoitiin ja virtaviivaistettiin toimittajien ja hankinnan sähköpostiviestintää, parannettiin ostotilausten valvontaa ja helpotettiin hankintaosaston työtä.

Vanhentuneita mukautettuja toimintoja pyrittiin nykyaikaistamaan tarkistamalla ja muokkaamalla mukautettua koodia, siirtymällä uusiin teknologioihin ja hyödyntämällä SAP:n vakiotoimintoja. Esimerkkeinä mainittakoon siirtyminen SAPscriptistä PDF/BRF+-tekniikoihin asiakirjojen tulostuksessa ja vakioratkaisujen käyttöönotto sarjanumeroiden hallinnassa.

SAP ERP 6.0 -järjestelmän valmistelemiseksi S/4HANA-järjestelmään siirtymistä varten suoritettiin järjestelmätarkastus, jossa tunnistettiin puutteet ja varmistettiin valmius. Työpajoja järjestettiin tuki-, ylläpito- ja muutospyyntöjen (CR) käyttöönottoprosessien jäsentämiseksi, viestintäkanavien luomiseksi ja tehtävien tehokkaaksi priorisoimiseksi.

Olemassa olevia räätälöityjä ratkaisuja analysoitiin heikkojen kohtien tunnistamiseksi, ja parannussuosituksia annettiin. Esimerkiksi SAP:n ja räätälöidyn toimittajaportaalin välistä integraatiota parannettiin, jotta osittain toimitettuja tuotteita voitaisiin hallita paremmin.

Jatkuvan ylläpidon ja tulevien järjestelmäparannusten tueksi laadittiin kattava projektinhallinta-asiakirjat, mukaan lukien yksityiskohtaiset ratkaisusuunnitelmat, käyttöoppaat, toiminnalliset eritelmät ja tekniset eritelmät. Lisäksi laadittiin tarkkoja arvioita ja strategisia suunnitelmia nykyisten toimintojen laajentamiseksi ja sen varmistamiseksi, että ne vastaavat liiketoiminnan tavoitteita ja järjestelmävaatimuksia.

Integrointi ja myyntiprosessin parannukset

Hankkeeseen sisältyi kattava tuki ja parannukset integraatioille eri ulkoisten järjestelmien kanssa. Näissä toimissa keskityttiin myynti- ja lähetysasiakirjojen käsittelyn optimointiin toiminnan tehokkuuden ja tietojen tarkkuuden parantamiseksi.

Merkittävä virstanpylväs oli EHF (Electronic Handling Format) -toiminnallisuuden käyttöönoton viimeistely, jota seurasi menestyksekäs käyttöönoton tuki, jolla varmistettiin vaatimustenmukaisuus ja virtaviivaistettiin asiakirjojen vaihtoprosesseja.

Lisäksi kehitettiin uusia raportteja, joiden avulla myyntiprosesseja voidaan seurata paremmin, ja nykyisiä raportteja muutettiin vastaamaan liiketoiminnan kehittyviä tarpeita. Hankkeeseen sisältyi myös parannuksia ja korjauksia erilaisiin SAP-standardilaajennuksiin, joilla varmistettiin parempi toiminnallisuus ja järjestelmän luotettavuus kriittisissä toiminnoissa.

Toimintojen tehostaminen EWM:n avulla

Alkuvaiheessa LeverX toteutti useita toimia varmistaakseen, että järjestelmä vastaa asiakkaan toiminnallisia vaatimuksia. Prosessi alkoi useilla kokouksilla, joissa kerättiin sidosryhmien vaatimukset ja selvitettiin tavoitteet. Tiimi analysoi perusteellisesti asiakkaan dokumentaation ja vaatimukset ymmärtääkseen heidän liiketoimintaprosessiensa koukerot ja havaitakseen mahdolliset haasteet.

Erityistarpeiden käsittelemiseksi tiimimme valmisteli yksityiskohtaisia demoskenaarioita heidän sisäisessä järjestelmässään. Näihin skenaarioihin kuuluivat mm:

• Saapuva prosessi, jossa luotiin ja testattiin tuotteita, ostotilauksia ja saapuvia toimituksia.
• Lähtevä prosessi, jossa luotiin myyntitilauksia ja lähteviä toimituksia, minkä jälkeen testattiin lähtevää logistiikkaa.
• Paketista tilaukseen -prosessissa keskityttiin BOM:ien aktivointiin, STO-prosessien mukauttamiseen ja kattavien testien suorittamiseen.

Nämä skenaariot laadittiin huolellisesti, jotta saatiin esiin, miten järjestelmä pystyy käsittelemään asiakkaan ainutlaatuisia työnkulkuja.

Nämä ponnistelut huipentuivat kattavaan demoesitykseen, jossa esiteltiin kaikki kolme skenaariota sidosryhmille. Tämä toiminta oli ratkaisevan tärkeää, jotta saatiin aikaan yhteinen käsitys järjestelmän ominaisuuksista ja varmistettiin, että projektin onnistuminen oli vakaalla pohjalla.

Tiedonhallinnan ja raportoinnin parannukset

Hankkeessa keskityttiin myös SAP BW:n parantamiseen HANA-ympäristössä järjestelmän optimaalisen suorituskyvyn varmistamiseksi ja liiketoiminnan raportointitarpeiden täyttämiseksi. Keskeisiä toimia olivat mm:

• datakuormien ja järjestelmän yleisen kunnon seuranta
• liiketoimintakäyttäjien raportoimien häiriötilanteiden ripeä korjaaminen.
• saumattoman toiminnan varmistaminen

Nykyisiä tietomalleja, tietovirtoja ja raportteja päivitettiin tehokkuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Lisäksi suunniteltiin uusia tietomalleja ja raportteja analytiikan parantamiseksi ja asiakkaan kehittyvien liiketoimintavaatimusten tukemiseksi.

Teknologiapino

ERP-ydinalusta: SAP S/4HANA (Cloud 2023 FP2), ERP 6.0 (On-Premise EHP8).

SAP S/4HANA toimi asiakkaan ERP-maiseman perustana Ruotsin ja Norjan toimipisteissä tukien keskeisiä talous-, logistiikka-, HR- ja operatiivisia prosesseja sekä pilvi- että on-premise-ympäristöissä.

Järjestelmän ylläpito ja elinkaaren hallinta: SAP Basis, SAP Solution Manager, SAP Cloud ALM.

SAP Basis -toiminnoilla varmistettiin järjestelmän vakaus, suorituskyvyn optimointi, korjaukset ja migraatiot. SAP Solution Manageria ja SAP Cloud ALMia käytettiin järjestelmän valvontaan, Early Watch Alert -raportointiin ja sovellusten elinkaaren hallintaan.

Data ja analytiikka: SAP BW on HANA

SAP BW on HANA tuki yrityksen raportointia ja analytiikkaa. Maisemaa parannettiin tietomallipäivityksillä, uusilla raporteilla ja optimoiduilla tietovirroilla suorituskyvyn ja päätöksenteon parantamiseksi.

Prosessianalyysi ja optimointi: SAP Signavio

SAP Signavion avulla tuettiin prosessien läpinäkyvyyttä, analysointia ja mukauttamista liiketoiminnan työnkulkuihin, mikä mahdollisti paremman prosessien hallinnan ja jatkuvan parantamisen.

Käyttäjäkokemus ja turvallisuus: SAP Fiori, SAP Roles and Authorizations, SoD Matrix.

SAP Fiori -konfiguraatiot paransivat käytettävyyttä eri liiketoimintarooleissa, kun taas tarkennetut valtuutuskonseptit ja segregation-of-duties -valvonta varmistivat turvallisen ja vaatimustenmukaisen järjestelmäkäytön.

Henkilöstöpääoman hallinta: SAP HCM

SAP HCM tuki palkanlaskentaa, henkilöstöhallintoa ja maakohtaisia vaatimuksia, mukaan lukien ISO 20022 XML -formaatit, palkanlaskenta ja integraatiot ulkoisiin HR-järjestelmiin.

Toimitusketjun ja varaston hallinta: SAP MM, SAP EWM

SAP Materials Management ja Extended Warehouse Management (EWM) mahdollistivat optimoidut hankinnat, kunnostustyönkulut, saapuvan ja lähtevän logistiikan sekä paketista tilaukseen -prosessit.

Integrointi ja asiakirjojen käsittely: SAP PI/PO, SAP-standardilaajennukset, PDF/BRF+.

Maisemaan kuului integraatioita ulkoisten järjestelmien kanssa, sähköinen asiakirjojen vaihto (EHF) ja modernisoitu asiakirjojen tulostus PDF- ja BRF+-tekniikoita käyttäen.

Pilvi- ja infrastruktuuripalvelut: Microsoft Azure, SAP HEC

Azure tuki SAP BW:n migraatiota ja pilvityökuormia, kun taas SAP HEC -palvelut kattoivat pilvitoiminnot, virityksen ja hybridimaiseman tuen.

Tulokset

Kahden vuoden projektin aikana LeverX muutti asiakkaan SAP S/4HANA -ympäristöä ja toimitti räätälöityjä ratkaisuja, joilla parannettiin toiminnan tehokkuutta, virtaviivaistettiin prosesseja ja valmistauduttiin tulevaan kasvuun.

Tärkeimpiä saavutuksia ovat mm:

• Järjestelmän toiminnallisuuden parantaminen mukautetuilla kokoonpanoilla ja virtaviivaistetuilla integraatioilla.
• Optimoidut liiketoimintaprosessit, mukaan lukien hankinnan ja kunnostuksen työnkulut.
• Parempi tiedonhallinta raportoinnin ja päätöksenteon parantamiseksi
• Tulevaisuuden IT-infrastruktuuri, joka on valmis skaalautuvuuteen.

Tämä onnistunut yhteistyö vahvistaa LeverX:n sitoutumista innovaatioiden ja arvon lisäämiseen SAP-asiantuntemuksen avulla.