SAP S/4HANA vides transformācija un optimizācija vadošam IT pakalpojumu sniedzējam

LeverX palīdzēja klientam pārvarēt SAP S/4HANA ierobežojumus, piedāvājot pielāgotus risinājumus, kas optimizēja procesus un uzlaboja stratēģisko biznesa veiklību.

Klients

Vadošais IT infrastruktūras risinājumu un pakalpojumu sniedzējs uzņēmumiem un valsts sektora organizācijām Ziemeļvalstu un Baltijas valstīs. Uzņēmums darbojas dažādās nozarēs un piedāvā pielāgotus risinājumus, lai uzlabotu uzņēmējdarbības efektivitāti un atbilstību.

Projekta priekšvēsture

Klients kopā ar citu līgumslēdzēju ieviesa SAP S/4HANA kā daļu no digitālās transformācijas programmas, kuras mērķis bija modernizēt biznesa procesus un racionalizēt darbību. Tomēr pēc ieviešanas kļuva skaidrs, ka sistēmas pašreizējā funkcionalitāte pilnībā neatbilst organizācijas specifiskajām darbības un stratēģiskajām vajadzībām. Tika konstatēti vairāki trūkumi kritiskās jomās, tostarp procesu optimizācijā, sistēmas konfigurācijā un saskaņošanā ar biznesa darba plūsmām.

Galvenie izaicinājumi ietvēra nepietiekamu sistēmas pielāgošanu klienta nozares specifiskajām prasībām, esošo konfigurāciju ierobežojumus un nepieciešamību pēc papildu integrācijas ar citām platformām un rīkiem. Šīs problēmas traucēja pilnībā izmantot SAP S/4HANA potenciālu, izraisot neefektivitāti ikdienas darbībās un nespēju izmantot uzlabotas funkcijas lēmumu pieņemšanai un analīzei.

Projekts tika uzsākts, lai risinātu šīs problēmas, veicot detalizētu pašreizējās SAP S/4HANA konfigurācijas novērtējumu, identificējot sāpīgos punktus un ieviešot pielāgotus risinājumus. Lai veiktu šo darbu, klients piesaistīja LeverX komandu.

Projekta mērķis bija:

• uzlabot sistēmas funkcionalitāti, izmantojot papildu konfigurācijas un pielāgojumus.
• Uzlabot integrāciju ar esošajām biznesa lietojumprogrammām un ārējām sistēmām.
• optimizēt galvenos uzņēmējdarbības procesus, lai tie atbilstu klienta darbības mērķiem.
• Sagatavot sistēmu netraucētai mērogojamībai un turpmākajiem uzlabojumiem.

Novēršot plaisu starp pašreizējām sistēmas iespējām un klienta biznesa prasībām, projekta mērķis bija izveidot stabilu un pielāgojamu SAP S/4HANA vidi, kas varētu efektīvi atbalstīt klienta izaugsmi un ilgtermiņa mērķus.

Projekta darbības joma

Projekta ietvaros tika strādāts ar klienta filiālēm Zviedrijā un Norvēģijā, un katrai no tām bija unikālas problēmas, jo to SAP vides bija atšķirīgas. Zviedrijas filiāle izmantoja mākoņtehnoloģiju ERP sistēmu (SAP S4HANA Cloud 2023 FP2), savukārt Norvēģijas filiāle izmantoja vietējo lokālo ERP sistēmu (lokālo SAP ERP 6.0 ar EHP8). Šīs atšķirīgās infrastruktūras radīja papildu sarežģījumus, jo risinājumiem bija jāatbilst abu reģionu specifiskajām uzņēmējdarbības prasībām un atšķirīgajām tehniskajām vidēm.

Lai risinātu šīs problēmas un nodrošinātu, ka abas sistēmas atbilst klienta operatīvajām un stratēģiskajām vajadzībām, tika veikts šāds uzdevumu kopums:

SAP Basis darbības

Projekts ietvēra plašas SAP Basis darbības, lai optimizētu sistēmas veiktspēju un atbalstītu kritiskās operācijas. Galvenie uzdevumi ietvēra SAP BW produktīvās sistēmas migrēšanas pabeigšanu uz Azure un ikgadējo labošanas darbību veikšanu visā vidē (ERP, BW un PI). Tas nodrošināja, ka visas sistēmas tika atjauninātas līdz jaunākajiem SP, datubāzu līmeņiem un kodola līmeņiem saskaņā ar klienta labojumu plānu.

Sistēmas uzraudzība un agrīnās brīdināšanas ziņojumu sagatavošana tika veikta, izmantojot SAP Solution Manager, lai uzturētu sistēmas veselību. Tika veikti iestatījumi un pielāgojumi, lai uzraudzītu klienta sistēmas, izmantojot SAP Cloud ALM (lietojumprogrammu dzīves cikla pārvaldība). Komanda nodrošināja arī SAP Basis atbalstu SAP Rise mākoņpakalpojumam AHS projektā un SAP Signavio pakalpojumam, tostarp izveidojot apakškontus, savienojot Signavio ar ERP sistēmām un risinot ar SAP drošību, tīkliem un arhitektūru saistītus pakalpojumu pieprasījumus.

Papildu darbs ietvēra SAP Fiori konfigurāciju, drošības atbalstu (tostarp SAP SoD Matrix) un HANA DB regulēšanu, kā arī SAP Focus Build pielāgošanu un optimizēšanu S/4HANA sistēmu testēšanai, izstrādei un ražošanai. SAP lomas un autorizācijas tika pilnveidotas, analizējot un koriģējot esošās Fiori telpas un lapas, pamatojoties uz biznesa lomām, un pārskatot autorizācijas koncepcijas organizatoriskajās struktūrās.

Mūsu komanda atbalstīja arī SAP HEC pakalpojumu, tostarp pakalpojumu pieprasījumus, mākoņa regulēšanu un sistēmu migrāciju uz vietējām sistēmām. Tika izstrādāta visaptveroša dokumentācija, kurā detalizēti aprakstītas ikdienas rutīnas, dublēšanas un atjaunošanas procedūras, regulēšana, uzraudzība un drošības aspekti, nodrošinot stabilu pamatu pastāvīgai sistēmas uzturēšanai un lietotāju atbalstam.

Peļņas centra grāmatvedība un perioda beigu slēgšana

Tika ieguldīts ievērojams darbs, lai uzlabotu procesus peļņas centra grāmatvedībā un atbalstītu perioda beigu slēgšanas darbības. Tas ietvēra pārdošanas līgumu norēķinu apstrādi, izmantojot RA KAY, un jaunu RA KAY izveidi, lai nodrošinātu uzlabotu analīzi. Lai uzlabotu datu precizitāti un konsekvenci, tika īstenoti papildu pasākumi apstiprināšanas un aizvietošanas jomā.

Tika izstrādāts specializēts pārskats, lai analizētu zaudējumu uzkrājumus, piedāvājot padziļinātu ieskatu finanšu rezultātos. Tika veikts darbs arī ar WBS elementiem, galveno uzmanību pievēršot novecojušo elementu slēgšanai, lai nodrošinātu masveida automātiskos aprēķinus, izmantojot fona uzdevumus, un racionalizētu finanšu procesus.

Tika veikta padziļināta noapaļošanas kļūdu analīze, kā rezultātā, gadu gaitā ieviešot jaunas ID rindas, tika veiktas izmaiņas Lietotāja izvadā.

Turklāt tika atrisinātas dažādas citas perioda beigu slēgšanas problēmas, nodrošinot vienmērīgāku darbību un precīzāku finanšu pārskatu sniegšanu.

SAP HCM lietojumprogrammas pārvaldība

Viens no galvenajiem projekta posmiem bija vērsts uz SAP HCM funkcionalitātes uzlabošanu, lai tā atbilstu klienta vajadzībām. Tas ietvēra algas faila formāta pielāgošanu, lai tas atbilstu ISO 20022 XML, HCM fona uzdevumu pārvaldību un Norvēģijai raksturīgo SAP HCM piezīmju izsekošanu. Turklāt tika optimizēta algu saraksta uzturēšana, ietverot algu periodus, maksājumu datumus, kumulācijas, likmes, pasta kodus, jaunu algu veidu un maksājumu saņēmēju atslēgu izveidi, kā arī saziņu ar iestādēm.

Komanda arī risināja jautājumus personāla administrācijas (HCM-PA) apakšmodulī un īstenoja masveida informācijas izmaiņas, izmantojot LSMW rīku, lai racionalizētu datu pārvaldību. Problēmu novēršanas darbos tika novērstas kļūdas algu vadītājos, laika novērtēšanā, Fiori lietojumprogrammās (Timesheet, Approve Overtime) un integrācijā ar Catalyst (mākoņveida HR sistēma), nodrošinot netraucētu un precīzu algu un HR darbību.

Iepirkumi: Pielāgotu risinājumu izstrāde un sistēmas optimizācija

Projekts ietvēra visaptverošu atbalstu, kas ietvēra pielāgotu risinājumu ieviešanu un izstrādi, lai apmierinātu konkrētas uzņēmējdarbības vajadzības, koncentrējoties uz tādām galvenajām jomām kā atjaunošanas produkti un iepirkuma procesi. Tika izstrādāts visaptverošs risinājums atjaunošanas produktu un materiālu pārvaldībai, aptverot visu dzīves ciklu no saņemšanas līdz pārdošanai. Tas ietvēra jaunu integrācijas punktu ieviešanu, esošo punktu paplašināšanu un galveno un organizatorisko datu uzlabošanu.

Iepirkuma jomā tika izstrādāts risinājums, lai automatizētu un racionalizētu piegādātāju un iepirkuma e-pasta saziņu, uzlabojot iepirkuma pasūtījumu kontroli un atvieglojot iepirkuma nodaļas darbu.

Tika pieliktas pūles, lai modernizētu novecojušās pielāgotās funkcionalitātes, pārskatot un pārstrādājot pielāgoto kodu, pārejot uz jaunām tehnoloģijām un izmantojot standarta SAP funkcionalitāti. Kā piemērus var minēt pāreju no SAPscript uz PDF/BRF+ tehnoloģijām dokumentu drukāšanai un standarta risinājumu pieņemšanu sērijas numuru pārvaldībai.

Lai sagatavotu SAP ERP 6.0 sistēmu pārejai uz S/4HANA, tika veikts "izlases" sistēmas audits, identificējot trūkumus un nodrošinot gatavību. Tika rīkoti semināri, lai strukturētu atbalsta, uzturēšanas un izmaiņu pieprasījumu (CR) ieviešanas procesus, izveidotu saziņas kanālus un efektīvi noteiktu uzdevumu prioritātes.

Tika analizēti esošie pielāgotie risinājumi, lai identificētu vājās vietas, un sniegti ieteikumi uzlabojumiem. Piemēram, tika uzlabota integrācija starp SAP un pielāgotu pārdevēju portālu, lai labāk pārvaldītu daļēji piegādātās preces.

Tika izstrādāta visaptveroša projekta pārvaldības dokumentācija, tostarp detalizēti risinājumu projekti, lietotāja rokasgrāmatas, funkcionālās specifikācijas un tehniskās specifikācijas, lai atbalstītu nepārtrauktu uzturēšanu un sistēmas uzlabojumus nākotnē. Tika sagatavotas arī precīzas aplēses un stratēģiskie plāni, lai paplašinātu pašreizējās funkcijas un nodrošinātu atbilstību uzņēmējdarbības mērķiem un sistēmas prasībām.

Integrācija un pārdošanas procesu uzlabojumi

Projekts ietvēra visaptverošu atbalstu un uzlabojumus integrācijai ar dažādām ārējām sistēmām. Šie centieni bija vērsti uz pārdošanas un nosūtīšanas dokumentu apstrādes optimizāciju, lai uzlabotu darbības efektivitāti un datu precizitāti.

Būtisks pavērsiena punkts bija EHF (elektroniskā apstrādes formāta) funkcionalitātes ieviešanas pabeigšana, kam sekoja veiksmīgs darbības uzsākšanas atbalsts, nodrošinot atbilstību un racionalizējot dokumentu apmaiņas procesus.

Turklāt tika izstrādāti jauni pārskati, lai nodrošinātu labāku pārdošanas procesu uzraudzību, bet esošie pārskati tika pārveidoti, lai atbilstu mainīgajām uzņēmējdarbības vajadzībām. Projekts ietvēra arī dažādu SAP standarta paplašinājumu uzlabojumus un labojumus, nodrošinot uzlabotu funkcionalitāti un sistēmas uzticamību kritiskajās operācijās.

Racionalizēt darbību ar EWM

Sākotnējā posmā LeverX veica virkni pasākumu, lai nodrošinātu atbilstību klienta darbības prasībām. Process sākās ar vairākām sanāksmēm, lai apkopotu ieinteresēto personu prasības un noskaidrotu mērķus. Komanda rūpīgi izanalizēja klienta dokumentāciju un prasības, lai izprastu tā uzņēmējdarbības procesu sarežģītību un identificētu iespējamās problēmas.

Lai risinātu konkrētas vajadzības, mūsu komanda sagatavoja detalizētus demo scenārijus iekšējās sistēmas ietvaros. Šie scenāriji ietvēra:

• ienākošo sūtījumu process, kurā tika izveidoti un testēti produkti, pirkuma pasūtījumi un ienākošās piegādes.
• izejošais process ietvēra pārdošanas pasūtījumu un izejošo piegāžu izveidi, kam sekoja izejošās loģistikas testēšana.
• Komplektēšanas līdz pasūtījumam procesā galvenā uzmanība tika pievērsta preču komplektu aktivizēšanai, STO procesu pielāgošanai un visaptverošu testu veikšanai.

Šie scenāriji tika rūpīgi izstrādāti, lai parādītu, kā sistēma var apstrādāt klienta unikālās darba plūsmas.

Šo centienu kulminācija bija visaptveroša demo prezentācija, kurā ieinteresētajām personām tika demonstrēti visi trīs scenāriji. Šī darbība bija izšķiroša, lai panāktu kopīgu izpratni par sistēmas iespējām un nodrošinātu, ka projekts tika nostādīts uz stingra pamata panākumiem.

Datu pārvaldības un pārskatu sniegšanas uzlabojumi

Projektā galvenā uzmanība tika pievērsta arī SAP BW uzlabošanai HANA vidē, lai nodrošinātu optimālu sistēmas veiktspēju un apmierinātu biznesa pārskatu sniegšanas vajadzības. Galvenie pasākumi ietvēra:

• Datu slodžu un vispārējās sistēmas veselības uzraudzība
• ātra incidentu risināšana, par kuriem ziņoja biznesa lietotāji
• netraucētas darbības nodrošināšana

Tika veikta esošo datu modeļu, datu plūsmu un pārskatu modernizācija, lai uzlabotu efektivitāti un lietojamību. Tika izstrādāti arī jauni datu modeļi un pārskati, lai uzlabotu analītiku un atbalstītu klienta mainīgās uzņēmējdarbības prasības.

Tehnoloģiju kopums

ERP pamatplatforma: SAP S/4HANA (Cloud 2023 FP2), ERP 6.0 (On-Premise EHP8).

SAP S/4HANA kalpoja kā klienta ERP vides pamats Zviedrijas un Norvēģijas filiālēs, atbalstot galvenos finanšu, loģistikas, cilvēkresursu un darbības procesus gan mākoņa, gan lokālajā vidē.

Sistēmas administrēšana un dzīves cikla pārvaldība: SAP Basis, SAP Solution Manager, SAP Cloud ALM.

SAP Basis darbības nodrošināja sistēmas stabilitāti, veiktspējas optimizāciju, labošanu un migrāciju. SAP Solution Manager un SAP Cloud ALM tika izmantoti sistēmas uzraudzībai, agrīnās brīdināšanas ziņojumu sagatavošanai un lietojumprogrammu dzīves cikla pārvaldībai.

Dati un analītika: SAP BW uz HANA

SAP BW on HANA atbalstīja uzņēmuma pārskatu sniegšanu un analītiku. Lai uzlabotu veiktspēju un lēmumu pieņemšanu, ainava tika uzlabota, izmantojot datu modeļa atjauninājumus, jaunus pārskatus un optimizētas datu plūsmas.

Procesu analīze un optimizācija: SAP Signavio

SAP Signavio tika izmantots, lai atbalstītu procesu pārredzamību, analīzi un saskaņošanu ar biznesa darba plūsmām, nodrošinot labāku procesu pārvaldību un nepārtrauktu uzlabošanu.

Lietotāju pieredze un drošība: SAP Fiori, SAP Roles and Authorizations, SoD Matrix.

SAP Fiori konfigurācijas uzlaboja lietojamību dažādām biznesa lomām, savukārt pilnveidotās autorizācijas koncepcijas un pienākumu nošķiršanas kontrole nodrošināja drošu un atbilstošu piekļuvi sistēmai.

Cilvēkkapitāla pārvaldība: SAP HCM

SAP HCM atbalstīja algu sarakstu, personāla administrēšanu un specifiskas prasības katrai valstij, tostarp ISO 20022 XML formātus, algu sarakstu apstrādi un integrāciju ar ārējām HR sistēmām.

Piegādes ķēdes un noliktavas pārvaldība: SAP MM, SAP EWM

SAP materiālu pārvaldība un paplašinātā noliktavu pārvaldība (EWM) ļāva optimizēt iepirkumu, atjaunošanas darba plūsmas, ienākošo un izejošo loģistiku un komplektēšanas procesus.

Integrācija un dokumentu apstrāde: SAP PI/PO, SAP standarta paplašinājumi, PDF/BRF+.

Ainava ietvēra integrāciju ar ārējām sistēmām, elektronisko dokumentu apmaiņu (EHF) un modernizētu dokumentu izvadīšanu, izmantojot PDF un BRF+ tehnoloģijas.

Mākoņa un infrastruktūras pakalpojumi: Microsoft Azure, SAP HEC

Azure atbalstīja SAP BW migrāciju un mākoņa darba slodzes, savukārt SAP HEC pakalpojumi aptvēra mākoņa operācijas, regulēšanu un hibrīdās ainavas atbalstu.

Rezultāti

Divu gadu projekta laikā LeverX pārveidoja klienta SAP S/4HANA ainavu, nodrošinot pielāgotus risinājumus, lai uzlabotu darbības efektivitāti, racionalizētu procesus un sagatavotos turpmākai izaugsmei.

Galvenie sasniegumi:

• Uzlabota sistēmas funkcionalitāte ar pielāgotām konfigurācijām un racionalizētām integrācijām.
• optimizēti uzņēmējdarbības procesi, tostarp iepirkuma un atjaunošanas darba plūsmas
• Uzlabota datu pārvaldība, lai uzlabotu pārskatu sniegšanu un lēmumu pieņemšanu
• Uz nākotni vērsta IT infrastruktūra, kas ir gatava mērogojamībai.

Šī veiksmīgā sadarbība pastiprina LeverX apņemšanos veicināt inovācijas un vērtību, izmantojot SAP kompetenci.