تحويل وتحسين بيئة SAP S/4HANA لشركة رائدة في مجال تكنولوجيا المعلومات

ساعدت شركة LeverX العميل في التغلب على قيود SAP S/4HANA من خلال تقديم حلول مصممة خصيصًا لتحسين العمليات وتعزيز سرعة الأعمال الاستراتيجية.

العميل

شركة رائدة في مجال توفير حلول وخدمات البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات للشركات ومؤسسات القطاع العام في منطقة الشمال الأوروبي ودول البلطيق. تعمل الشركة في مختلف الصناعات وتقدم حلولاً مصممة خصيصًا لتعزيز كفاءة الأعمال والامتثال.

خلفية المشروع

طبّق العميل نظام SAP S/4HANA مع متعاقد آخر كجزء من برنامج التحوّل الرقمي الخاص به، بهدف تحديث عملياته التجارية وتبسيط العمليات. ومع ذلك، بعد النشر، أصبح من الواضح أن الوظائف الحالية للنظام لا تلبي بالكامل الاحتياجات التشغيلية والاستراتيجية المحددة للمؤسسة. تم تحديد العديد من الثغرات في المجالات الحرجة، بما في ذلك تحسين العمليات وتهيئة النظام والمواءمة مع سير الأعمال.

وشملت التحديات الرئيسية عدم كفاية تكييف النظام مع متطلبات العميل الخاصة بالصناعة، والقيود المفروضة على التكوينات الحالية، والحاجة إلى عمليات تكامل إضافية مع المنصات والأدوات الأخرى. وقد أعاقت هذه المشكلات الاستفادة الكاملة من إمكانات نظام SAP S/4HANA، مما أدى إلى عدم الكفاءة في العمليات اليومية وعدم القدرة على الاستفادة من الميزات المتقدمة لصنع القرار والتحليلات.

تم البدء في المشروع لمعالجة هذه التحديات من خلال إجراء تقييم مفصل لإعداد SAP S/4HANA الحالي، وتحديد نقاط الضعف وتنفيذ حلول مصممة خصيصًا. ولإنجاز هذا العمل، استعان العميل بفريق LeverX.

وكان الهدف هو:

• تحسين وظائف النظام من خلال تكوينات وتخصيصات إضافية.
• تحسين التكامل مع تطبيقات الأعمال الحالية والأنظمة الخارجية.
• تحسين العمليات التجارية الرئيسية لتتماشى مع الأهداف التشغيلية للعميل.
• إعداد النظام لقابلية التوسع السلس والتحسينات المستقبلية.

من خلال سد الفجوة بين إمكانيات النظام الحالي ومتطلبات أعمال العميل، يهدف المشروع إلى تقديم بيئة SAP S/4HANA قوية وقابلة للتكيف مع بيئة SAP S/4HANA التي يمكن أن تدعم نمو العميل وأهدافه طويلة الأجل بشكل فعال.

نطاق المشروع

تضمّن المشروع العمل مع فرعي العميل السويدي والنرويجي اللذين يمثل كل منهما تحديات فريدة من نوعها بسبب الاختلافات في بيئات SAP الخاصة بهما. قام الفرع السويدي بتشغيل نظام تخطيط موارد المؤسسات القائم على السحابة (SAP S4HANA Cloud 2023 FP2)، بينما استخدم الفرع النرويجي نظام تخطيط موارد المؤسسات المحلي في مقر الشركة (SAP SAP ERP 6.0 في مقر الشركة مع EHP8). وقد أضافت هذه البنى التحتية المختلفة تعقيدًا إضافيًا نظرًا لأن الحلول كانت بحاجة إلى تلبية المتطلبات الخاصة بالأعمال في المنطقتين والبنية التقنية المختلفة.

لمعالجة هذه التحديات وضمان تلبية كلا النظامين للاحتياجات التشغيلية والاستراتيجية للعميل، تم تنفيذ مجموعة المهام التالية:

أنشطة نظام SAP الأساسي

تضمن المشروع أنشطة واسعة النطاق لنظام SAP Basis لتحسين أداء النظام ودعم العمليات الحيوية. تضمنت المهام الرئيسية إكمال ترحيل نظام SAP BW الإنتاجي إلى Azure وإجراء أنشطة الترقيع السنوية عبر المشهد بأكمله (تخطيط موارد المؤسسات، ونظام BW، ومعلومات الأعمال). وقد ضمن ذلك ترقية جميع الأنظمة إلى أحدث مستويات SP ومستويات قواعد البيانات ومستويات النواة بما يتماشى مع خطة التصحيح الخاصة بالعميل.

تمت مراقبة النظام وإعداد تقارير تنبيهات المراقبة المبكرة عبر SAP Solution Manager للحفاظ على سلامة النظام. تم إجراء الإعدادات والتخصيص لمراقبة أنظمة العميل عبر SAP Cloud ALM (إدارة دورة حياة التطبيقات). قدم الفريق أيضًا دعم SAP Basis الأساسي لخدمة SAP Rise السحابية في مشروع AHS وخدمة SAP Signavio، بما في ذلك إعداد الحسابات الفرعية وربط Signavio بأنظمة تخطيط موارد المؤسسات ومعالجة طلبات الخدمة المتعلقة بأمن SAP والشبكات والبنية.

وشملت الجهود الإضافية تكوين SAP Fiori، ودعم الأمن (بما في ذلك مصفوفة SAP SoD Matrix)، وضبط قاعدة بيانات HANA، إلى جانب تخصيص وتحسين SAP Focus Build لاختبار وتطوير وإنتاج أنظمة S/4HANA. تم تنقيح أدوار وتفويضات SAP من خلال تحليل وتصحيح مساحات وصفحات Fiori الحالية بناءً على أدوار الأعمال ومراجعة مفاهيم التفويض داخل الهياكل التنظيمية.

قام فريقنا أيضًا بدعم خدمة SAP HEC، بما في ذلك طلبات الخدمة، وضبط السحابة، وترحيل الأنظمة إلى داخل الشركة. تم إنشاء وثائق شاملة توضح بالتفصيل الإجراءات الروتينية اليومية وإجراءات النسخ الاحتياطي والاستعادة والضبط والمراقبة والجوانب الأمنية، مما يوفر أساسًا قويًا للصيانة المستمرة للنظام ودعم المستخدم.

محاسبة مركز الأرباح وإغلاق نهاية الفترة

بُذلت جهود كبيرة لتعزيز العمليات في محاسبة مركز الأرباح ودعم أنشطة إقفال نهاية الفترة. وشمل ذلك التعامل مع تسويات اتفاقيات المبيعات باستخدام نظام RA KAY وإنشاء نظام RA KAYs جديد لتوفير تحليلات محسنة. تم تنفيذ خطوات إضافية في التحقق من الصحة والاستبدال لتحسين دقة البيانات واتساقها.

تم تطوير تقرير متخصص لتحليل مخصصات الخسائر، مما يوفر رؤى أكثر عمقًا في الأداء المالي. كما تم العمل أيضًا على عناصر WBS، مع التركيز على إغلاق العناصر القديمة لتمكين إجراء عمليات حسابية تلقائية شاملة عبر وظائف الخلفية وتبسيط العمليات المالية.

تم إجراء تحليل متعمق لأخطاء التقريب، مما أدى إلى إجراء تغييرات في مخرج المستخدم مع إدخال خطوط معرفات جديدة على مر السنين.

بالإضافة إلى ذلك، تم حل العديد من المشكلات الأخرى المتعلقة بإغلاق نهاية الفترة، مما يضمن عمليات أكثر سلاسة وإعداد تقارير مالية أكثر دقة.

إدارة تطبيق SAP HCM

ركزت إحدى المراحل الرئيسية للمشروع على تحسين وظائف تطبيق SAP HCM لتلبية احتياجات العميل. وشمل ذلك تخصيص تنسيق ملف الرواتب ليتوافق مع ISO 20022 XML، وإدارة وظائف الخلفية لإدارة رأس المال البشري (HCM)، وتتبع ملاحظات SAP HCM الخاصة بالنرويج. بالإضافة إلى ذلك، تم تحسين صيانة كشوف المرتبات، بما في ذلك فترات الرواتب وتواريخ الدفع والتراكمات والمعدلات والرموز البريدية وإنشاء أنواع جديدة من الأجور ومفاتيح المدفوع له والتواصل مع السلطات.

كما عالج الفريق أيضاً مشاكل في الوحدة الفرعية لإدارة شؤون الموظفين (HCM-PA) ونفذ تغييرات في المعلومات الجماعية باستخدام أداة LSMW لتبسيط إدارة البيانات. أدت جهود استكشاف الأخطاء وإصلاحها إلى حل الأخطاء في برامج تشغيل كشوف المرتبات وتقييم الوقت وتطبيقات فيوري (جدول الوقت والموافقة على العمل الإضافي) والتكامل مع Catalyst (نظام الموارد البشرية السحابي)، مما يضمن سلاسة ودقة عمليات كشوف المرتبات والموارد البشرية.

المشتريات: تطوير الحلول المخصصة وتحسين النظام

تضمن المشروع دعماً شاملاً تضمن تنفيذ وتطوير حلول مصممة خصيصاً لتلبية احتياجات العمل المحددة، مع التركيز على مجالات رئيسية مثل منتجات التجديد وعمليات الشراء. تم تطوير حل شامل لإدارة منتجات ومواد التجديد، يغطي دورة الحياة الكاملة من الاستلام إلى البيع. وشمل ذلك تنفيذ نقاط تكامل جديدة، وتوسيع نقاط التكامل الحالية، وتحسين البيانات الرئيسية والتنظيمية.

بالنسبة للمشتريات، تم تصميم حل لأتمتة وتبسيط الاتصالات بين الموردين والمشتريات عبر البريد الإلكتروني، مما أدى إلى تحسين التحكم في أوامر الشراء وتسهيل عمل قسم المشتريات.

بُذلت جهود لتحديث الوظائف المخصصة التي عفا عليها الزمن من خلال مراجعة وإعادة صياغة التعليمات البرمجية المخصصة، والانتقال إلى تقنيات جديدة، والاستفادة من وظائف SAP القياسية. وشملت الأمثلة على ذلك الانتقال من SAPscript إلى تقنيات PDF/BRF+ لطباعة المستندات واعتماد حلول قياسية لإدارة الأرقام التسلسلية.

لإعداد نظام SAP SAP ERP 6.0 للترحيل إلى S/4HANA، تم إجراء تدقيق "موضعي" للنظام، وتحديد الثغرات وضمان الجاهزية. عُقدت ورش عمل لهيكلة عمليات الدعم والصيانة وتنفيذ طلبات التغيير، وإنشاء قنوات اتصال، وتحديد أولويات المهام بفعالية.

تم تحليل الحلول المخصصة الحالية لتحديد نقاط الضعف، مع تقديم توصيات للتحسينات. على سبيل المثال، تم تحسين التكامل بين SAP وبوابة البائعين المخصصة لإدارة العناصر التي تم تسليمها جزئيًا بشكل أفضل.

تم تطوير وثائق شاملة لإدارة المشروع، بما في ذلك تصاميم الحلول التفصيلية وأدلة المستخدم والمواصفات الوظيفية والمواصفات الفنية لدعم الصيانة المستمرة والتحسينات المستقبلية للنظام. كما تم إعداد تقديرات دقيقة وخطط استراتيجية لتوسيع نطاق الوظائف الحالية وضمان التوافق مع أهداف العمل ومتطلبات النظام.

تحسينات عملية التكامل والمبيعات

تضمن المشروع الدعم الشامل وتحسين عمليات التكامل مع مختلف الأنظمة الخارجية. ركزت هذه الجهود على تحسين معالجة مستندات المبيعات والشحن لتحسين الكفاءة التشغيلية ودقة البيانات.

كان الإنجاز الرئيسي هو الانتهاء من تنفيذ وظيفة EHF (تنسيق المناولة الإلكترونية)، تلاه دعم ناجح لبدء التشغيل وضمان الامتثال وتبسيط عمليات تبادل المستندات.

بالإضافة إلى ذلك، تم تطوير تقارير جديدة لتوفير مراقبة أفضل لعمليات المبيعات، بينما تم تعديل التقارير الحالية لتلبية احتياجات العمل المتطورة. تضمن المشروع أيضًا إدخال تحسينات وإصلاحات على العديد من ملحقات SAP القياسية، مما يضمن تحسين الوظائف وموثوقية النظام عبر العمليات الحيوية.

تبسيط العمليات باستخدام نظام إدارة الإنذار المبكر

خلال المرحلة الأولية، أجرت LeverX سلسلة من الأنشطة لضمان التوافق مع المتطلبات التشغيلية للعميل. بدأت العملية باجتماعات متعددة لجمع متطلبات أصحاب المصلحة وتوضيح الأهداف. وقام الفريق بتحليل دقيق لوثائق العميل ومتطلباته لفهم تعقيدات عملياته التجارية وتحديد التحديات المحتملة.

لتلبية الاحتياجات المحددة، أعد فريقنا سيناريوهات تجريبية مفصلة داخل نظامهم الداخلي. وشملت هذه السيناريوهات:

• العملية الواردة، حيث تم إنشاء واختبار المنتجات وأوامر الشراء وعمليات التسليم الواردة.
• تضمنت العملية الصادرة إنشاء أوامر المبيعات وعمليات التسليم الصادرة، تلاها اختبار الخدمات اللوجستية الصادرة.
• ركزت عملية المجموعة إلى الطلب على تنشيط قوائم المواد، وتخصيص عمليات عمليات STO، وتنفيذ اختبارات شاملة.

تم وضع هذه السيناريوهات بدقة لتسليط الضوء على كيفية تعامل النظام مع تدفقات العمل الفريدة للعميل.

تُوِّجت هذه الجهود بعرض تقديمي تجريبي شامل يعرض جميع السيناريوهات الثلاثة على أصحاب المصلحة. كان هذا النشاط محورياً في تأسيس فهم مشترك لإمكانيات النظام وضمان إرساء المشروع على أساس راسخ للنجاح.

تحسينات إدارة البيانات وإعداد التقارير

ركز المشروع أيضًا على تعزيز نظام SAP BW في بيئة HANA لضمان الأداء الأمثل للنظام وتلبية احتياجات إعداد تقارير الأعمال. وشملت الأنشطة الرئيسية ما يلي:

• مراقبة أحمال البيانات وسلامة النظام بشكل عام
• المعالجة الفورية للحوادث التي يتم الإبلاغ عنها من قبل مستخدمي الأعمال
• ضمان التشغيل السلس

تم إجراء ترقيات لنماذج البيانات الحالية وتدفقات البيانات والتقارير لتحسين الكفاءة وسهولة الاستخدام. كما تم تصميم نماذج بيانات وتقارير جديدة لتحسين التحليلات ودعم متطلبات الأعمال المتطورة للعميل.

حزمة التكنولوجيا

النظام الأساسي لتخطيط موارد المؤسسات: SAP S/4HANA (السحابة 2023 FP2)، ERP 6.0 (في مكان العمل EHP8)

يعمل نظام SAP S/4HANA كأساس لمشهد تخطيط موارد المؤسسات لدى العميل في الفروع السويدية والنرويجية، ويدعم العمليات المالية واللوجستية والموارد البشرية والعمليات التشغيلية الأساسية في كل من البيئات السحابية والمحلية.

إدارة النظام وإدارة دورة الحياة: SAP Basis و SAP Solution Manager و SAP Cloud ALM

ضمنت أنشطة SAP Basis استقرار النظام، وتحسين الأداء، والتصحيح، وعمليات الترحيل. تم استخدام SAP Solution Manager وSAP Cloud ALM لمراقبة النظام وإعداد تقارير تنبيهات المراقبة المبكرة وإدارة دورة حياة التطبيق.

البيانات والتحليلات: SAP BW على HANA

دعم نظام SAP BW على HANA إعداد التقارير والتحليلات المؤسسية. تم تحسين المشهد من خلال ترقيات نموذج البيانات، والتقارير الجديدة، وتدفقات البيانات المحسّنة لتحسين الأداء واتخاذ القرارات.

تحليل العمليات وتحسينها: SAP Signavio

تم استخدام SAP Signavio لدعم شفافية العمليات وتحليلها ومواءمتها مع سير عمل الأعمال، مما يتيح حوكمة أفضل للعمليات والتحسين المستمر.

تجربة المستخدم والأمان: SAP Fiori وSAP Roles and Authorizations وSAP Roles and Authorizations وSoD Matrix

حسّنت تكوينات SAP Fiori قابلية الاستخدام عبر أدوار الأعمال، بينما ضمنت مفاهيم التفويض المحسّنة وضوابط الفصل بين الواجبات الوصول الآمن والمتوافق إلى النظام.

إدارة رأس المال البشري: SAP HCM

دعمت إدارة رأس المال البشري في SAP HCM كشوف المرتبات وإدارة شؤون الموظفين والمتطلبات الخاصة بكل بلد، بما في ذلك تنسيقات ISO 20022 XML ومعالجة كشوف المرتبات والتكامل مع أنظمة الموارد البشرية الخارجية.

أتاحت إدارة المواد وإدارة المستودعات الموسعة (EWM) من SAP تحسين عمليات الشراء وسير عمل التجديد والخدمات اللوجستية الواردة والصادرة وعمليات الطلبات من مجموعة إلى أخرى.

التكامل ومعالجة المستندات: SAP PI/PO، وامتدادات SAP القياسية، وPDF/BRF+

تضمن المشهد عمليات التكامل مع الأنظمة الخارجية، وتبادل المستندات الإلكترونية (EHF)، ومخرجات المستندات الحديثة باستخدام تقنيات PDF وBRF+.

خدمات السحابة والبنية التحتية: Microsoft Azure وSAP HEC

دعمت Azure ترحيل SAP BW وأعباء العمل السحابية، بينما غطت خدمات SAP HEC العمليات السحابية والضبط ودعم المشهد المختلط.

النتائج

على مدار المشروع الذي استمر لمدة عامين، قامت LeverX بتحويل مشهد SAP S/4HANA الخاص بالعميل، وتقديم حلول مصممة خصيصًا لتعزيز الكفاءة التشغيلية وتبسيط العمليات والاستعداد للنمو المستقبلي.

وتشمل الإنجازات الرئيسية ما يلي:

• وظائف محسّنة للنظام مع تكوينات مخصصة وعمليات تكامل مبسطة
• عمليات الأعمال المُحسَّنة، بما في ذلك عمليات الشراء والتجديد
• تحسين إدارة البيانات من أجل تحسين إعداد التقارير واتخاذ القرارات
• بنية تحتية لتكنولوجيا المعلومات جاهزة للتوسع في المستقبل

يعزّز هذا التعاون الناجح التزام LeverX بتعزيز الابتكار والقيمة من خلال خبرة SAP.