Transformation et optimisation du paysage SAP S/4HANA pour un fournisseur IT de premier plan

LeverX a aidé le client à surmonter les limites de SAP S/4HANA en fournissant des solutions sur mesure qui ont optimisé les processus et amélioré l'agilité stratégique de l'entreprise.

Le client

Un des principaux fournisseurs de solutions et de services d'infrastructure informatique pour les entreprises et les organisations du secteur public dans les régions nordiques et baltes. La société opère dans divers secteurs et fournit des solutions sur mesure pour améliorer l'efficacité et la conformité de l'entreprise.

Contexte du projet

Le client a mis en œuvre SAP S/4HANA avec un autre entrepreneur dans le cadre de son programme de transformation numérique, visant à moderniser ses processus de gestion et à rationaliser ses opérations. Cependant, après le déploiement, il est devenu évident que les fonctionnalités actuelles du système ne répondaient pas pleinement aux besoins opérationnels et stratégiques spécifiques de l'organisation. Plusieurs lacunes ont été identifiées dans des domaines critiques, notamment l'optimisation des processus, la configuration du système et l'alignement sur les flux de travail de l'entreprise.

Parmi les principaux défis à relever, citons l'adaptation insuffisante du système aux exigences sectorielles du client, les limites des configurations existantes et la nécessité de procéder à des intégrations supplémentaires avec d'autres plates-formes et outils. Ces problèmes ont entravé la pleine utilisation du potentiel de SAP S/4HANA, entraînant des inefficacités dans les opérations quotidiennes et une incapacité à tirer parti des fonctionnalités avancées pour la prise de décision et l'analyse.

Le projet a été lancé pour relever ces défis en effectuant une évaluation détaillée de la configuration actuelle de SAP S/4HANA, en identifiant les points problématiques et en mettant en œuvre des solutions sur mesure. Pour mener à bien ce travail, le client a fait appel à l'équipe LeverX.

L'objectif était de

• Améliorer les fonctionnalités du système grâce à des configurations et des personnalisations supplémentaires.
• Améliorer l'intégration avec les applications commerciales existantes et les systèmes externes.
• Optimiser les processus d'affaires clés pour les aligner sur les objectifs opérationnels du client.
• Préparer le système à une évolutivité transparente et à des améliorations futures.

En comblant l'écart entre les capacités du système actuel et les exigences commerciales du client, le projet visait à fournir un environnement SAP S/4HANA robuste et adaptable qui pourrait soutenir efficacement la croissance et les objectifs à long terme du client.

Portée du projet

Le projet impliquait de travailler avec les succursales suédoise et norvégienne du client, chacune présentant des défis uniques en raison des différences dans leurs environnements SAP. La succursale suédoise utilisait un système ERP basé sur le cloud (SAP S4HANA Cloud 2023 FP2), tandis que la succursale norvégienne utilisait un ERP local sur site (SAP ERP 6.0 sur site avec EHP8). Ces infrastructures différentes ont ajouté de la complexité car les solutions devaient répondre aux exigences spécifiques des deux régions et aux paysages techniques distincts.

Pour relever ces défis et s'assurer que les deux systèmes répondent aux besoins opérationnels et stratégiques du client, l'ensemble des tâches suivantes a été entrepris :

Activités SAP Basis

Le projet comprenait des activités SAP Basis étendues afin d'optimiser les performances du système et de soutenir les opérations critiques. Les principales tâches ont consisté à achever la migration du système productif SAP BW vers Azure et à mener des activités annuelles de correction dans l'ensemble du paysage (ERP, BW et PI). Cela a permis de s'assurer que tous les systèmes étaient mis à niveau vers les derniers SP, niveaux de base de données et niveaux de noyau, conformément au plan de correctifs du client.

La surveillance du système et les rapports d'alerte Early Watch ont été effectués via SAP Solution Manager pour maintenir la santé du système. Les paramètres et la personnalisation ont été effectués pour surveiller les systèmes des clients via SAP Cloud ALM (Application Lifecycle Management). L'équipe a également fourni un support SAP Basis pour le service cloud SAP Rise sur le projet AHS et le service SAP Signavio, y compris la configuration des sous-comptes, la connexion de Signavio aux systèmes ERP, et le traitement des demandes de service liées à la sécurité, aux réseaux et à l'architecture SAP.

D'autres efforts ont porté sur la configuration de SAP Fiori, le soutien à la sécurité (y compris la matrice SAP SoD) et le réglage de la base de données HANA, ainsi que sur la personnalisation et l'optimisation de SAP Focus Build pour les tests, le développement et la production des systèmes S/4HANA. Les rôles et autorisations SAP ont été affinés en analysant et en corrigeant les espaces et pages Fiori existants en fonction des rôles professionnels et en examinant les concepts d'autorisation au sein des structures organisationnelles.

Notre équipe a également pris en charge le service SAP HEC, y compris les demandes de service, le réglage du cloud et la migration des systèmes vers le site. Une documentation complète a été créée, détaillant les routines quotidiennes, les procédures de sauvegarde et de restauration, le réglage, la surveillance et les aspects de sécurité, fournissant une base solide pour la maintenance continue du système et l'assistance aux utilisateurs.

Comptabilité du centre de profit et clôture de la période

Des efforts considérables ont été déployés pour améliorer les processus de la comptabilité du centre de profit et soutenir les activités de clôture de période. Il s'agissait notamment de traiter les règlements des accords de vente à l'aide de RA KAY et de créer de nouveaux RA KAY afin d'améliorer les analyses. Des étapes supplémentaires ont été mises en œuvre dans la validation et les substitutions afin d'affiner l'exactitude et la cohérence des données.

Un rapport spécialisé a été développé pour analyser les provisions pour pertes, offrant une vision plus approfondie de la performance financière. Des travaux ont également été menés sur les éléments de l'organigramme technique, en se concentrant sur la fermeture des éléments obsolètes afin de permettre des calculs automatiques de masse via des tâches d'arrière-plan et de rationaliser les processus financiers.

Une analyse approfondie des erreurs d'arrondi a été réalisée, ce qui a conduit à des changements dans l'exit utilisateur au fur et à mesure que de nouvelles lignes d'identification étaient introduites au fil des ans.

En outre, divers autres problèmes de clôture de période ont été résolus, garantissant des opérations plus fluides et des rapports financiers plus précis.

Gestion de l'application SAP HCM

L'une des étapes clés du projet a consisté à améliorer les fonctionnalités de SAP HCM pour répondre aux besoins du client. Il s'agissait notamment de personnaliser le format du fichier des salaires pour qu'il soit conforme à la norme ISO 20022 XML, de gérer les travaux d'arrière-plan de HCM et de suivre les notes de SAP HCM spécifiques à la Norvège. En outre, la maintenance de la paie a été optimisée, couvrant les périodes de paie, les dates de paiement, les cumuls, les taux, les codes postaux, la création de nouvelles rubriques et clés de bénéficiaire, et la communication avec les autorités.

L'équipe a également résolu des problèmes dans le sous-module Administration du personnel (HCM-PA) et a mis en œuvre des changements d'informations de masse en utilisant l'outil LSMW pour rationaliser la gestion des données. Les efforts de dépannage ont permis de résoudre les erreurs dans les pilotes de paie, l'évaluation du temps, les applications Fiori (Timesheet, Approve Overtime) et l'intégration avec Catalyst (système RH en nuage), garantissant des opérations de paie et de RH fluides et précises.

Achats : Développement de solutions personnalisées et optimisation du système

Le projet comprenait un soutien complet, qui impliquait la mise en œuvre et le développement de solutions sur mesure pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise, en se concentrant sur des domaines clés tels que les produits de remise à neuf et les processus d'approvisionnement. Une solution complète a été développée pour la gestion des produits et matériaux de remise à neuf, couvrant l'ensemble du cycle de vie, de la réception à la vente. Il s'agissait de mettre en œuvre de nouveaux points d'intégration, d'étendre les points existants et d'améliorer les données de base et les données organisationnelles.

Pour les achats, une solution a été conçue pour automatiser et rationaliser les communications par courrier électronique entre les fournisseurs et les acheteurs, ce qui a permis d'améliorer le contrôle des commandes et de faciliter le travail du service des achats.

Des efforts ont été déployés pour moderniser les fonctionnalités personnalisées obsolètes en examinant et en retravaillant le code personnalisé, en passant à de nouvelles technologies et en exploitant les fonctionnalités SAP standard. Par exemple, la migration de SAPscript vers les technologies PDF/BRF+ pour l'impression des documents et l'adoption de solutions standard pour la gestion des numéros de série.

Pour préparer le système SAP ERP 6.0 à la migration vers S/4HANA, un audit ponctuel du système a été réalisé, afin d'identifier les lacunes et d'assurer l'état de préparation. Des ateliers ont été organisés pour structurer les processus de support, de maintenance et de mise en œuvre des demandes de changement (CR), établir des canaux de communication et hiérarchiser efficacement les tâches.

Les solutions personnalisées existantes ont été analysées afin d'identifier les points faibles, et des recommandations ont été formulées pour les améliorer. Par exemple, l'intégration entre SAP et le portail personnalisé des fournisseurs a été améliorée pour mieux gérer les articles partiellement livrés.

Une documentation complète sur la gestion du projet, comprenant des conceptions de solutions détaillées, des guides de l'utilisateur, des spécifications fonctionnelles et des spécifications techniques, a été élaborée pour soutenir la maintenance continue et les améliorations futures du système. Des estimations précises et des plans stratégiques ont également été préparés pour étendre les fonctionnalités actuelles et garantir l'alignement avec les objectifs de l'entreprise et les exigences du système.

Intégration et amélioration du processus de vente

Le projet comprenait une assistance complète et l'amélioration des intégrations avec divers systèmes externes. Ces efforts se sont concentrés sur l'optimisation du traitement des documents de vente et d'expédition afin d'améliorer l'efficacité opérationnelle et la précision des données.

Une étape importante a été la finalisation de la mise en œuvre de la fonctionnalité EHF (Electronic Handling Format), suivie d'une mise en service réussie, garantissant la conformité et la rationalisation des processus d'échange de documents.

En outre, de nouveaux rapports ont été élaborés afin d'assurer un meilleur suivi des processus de vente, tandis que les rapports existants ont été modifiés pour répondre à l'évolution des besoins de l'entreprise. Le projet comprenait également des améliorations et des corrections de diverses extensions standard de SAP, garantissant une meilleure fonctionnalité et une plus grande fiabilité du système pour les opérations critiques.

Rationalisation des opérations avec EWM

Au cours de la phase initiale, LeverX a mené une série d'activités pour assurer l'alignement avec les exigences opérationnelles du client. Le processus a commencé par de multiples réunions pour recueillir les besoins des parties prenantes et clarifier les objectifs. L'équipe a analysé en profondeur la documentation et les exigences du client afin de comprendre les subtilités de ses processus d'affaires et d'identifier les défis potentiels.

Pour répondre à des besoins spécifiques, notre équipe a préparé des scénarios de démonstration détaillés au sein de leur système interne. Ces scénarios comprenaient

• Le processus d'entrée, où les produits, les bons de commande et les livraisons entrantes ont été créés et testés.
• Le processus de sortie impliquait la création de commandes de vente et de livraisons sortantes, suivies de tests de la logistique sortante.
• Le processus "kit-to-order" était axé sur l'activation des nomenclatures, la personnalisation des processus STO et l'exécution de tests complets.

Ces scénarios ont été méticuleusement élaborés pour mettre en évidence la façon dont le système pouvait gérer les flux de travail uniques du client.

Ces efforts ont abouti à une présentation de démonstration complète des trois scénarios aux parties prenantes. Cette activité a été essentielle pour établir une compréhension commune des capacités du système et pour garantir que le projet soit établi sur des bases solides pour la réussite.

Amélioration de la gestion des données et des rapports

Le projet s'est également concentré sur l'amélioration de SAP BW dans l'environnement HANA afin d'assurer une performance optimale du système et de répondre aux besoins de reporting de l'entreprise. Les principales activités ont été les suivantes

• surveiller les charges de données et la santé générale du système
• Traiter rapidement les incidents signalés par les utilisateurs
• Assurer un fonctionnement sans faille

Des mises à jour ont été effectuées pour les modèles de données, les flux de données et les rapports existants afin d'améliorer l'efficacité et la facilité d'utilisation. De nouveaux modèles de données et de nouveaux rapports ont également été conçus pour améliorer l'analyse et soutenir l'évolution des besoins du client.

Pile technologique

Plateforme ERP principale : SAP S/4HANA (Cloud 2023 FP2), ERP 6.0 (On-Premise EHP8)

SAP S/4HANA a servi de base au paysage ERP du client dans les succursales suédoises et norvégiennes, prenant en charge les principaux processus financiers, logistiques, RH et opérationnels dans les environnements cloud et sur site.

Administration du système et gestion du cycle de vie : SAP Basis, SAP Solution Manager, SAP Cloud ALM

Les activités de SAP Basis ont assuré la stabilité du système, l'optimisation des performances, les correctifs et les migrations. SAP Solution Manager et SAP Cloud ALM ont été utilisés pour la surveillance des systèmes, les rapports d'alerte Early Watch et la gestion du cycle de vie des applications.

Données et analyses : SAP BW on HANA

SAP BW on HANA a pris en charge le reporting et l'analytique d'entreprise. Le paysage a été amélioré grâce à des mises à niveau du modèle de données, de nouveaux rapports et des flux de données optimisés pour améliorer les performances et la prise de décision.

Analyse et optimisation des processus : SAP Signavio

SAP Signavio a été utilisé pour soutenir la transparence des processus, l'analyse et l'alignement sur les flux de travail de l'entreprise, permettant ainsi une meilleure gouvernance des processus et une amélioration continue.

Expérience utilisateur et sécurité : SAP Fiori, SAP Roles and Authorizations, SoD Matrix

Les configurations SAP Fiori ont amélioré la facilité d'utilisation à travers les rôles de l'entreprise, tandis que des concepts d'autorisation affinés et des contrôles de séparation des tâches ont assuré un accès sécurisé et conforme au système.

Gestion du capital humain : SAP HCM

SAP HCM a pris en charge la paie, l'administration du personnel et les exigences spécifiques à chaque pays, y compris les formats XML ISO 20022, le traitement de la paie et les intégrations avec des systèmes de ressources humaines externes.

Gestion de la chaîne d'approvisionnement et des entrepôts : SAP MM, SAP EWM

SAP Materials Management et Extended Warehouse Management (EWM) ont permis d'optimiser l'approvisionnement, les flux de travail de remise à neuf, la logistique entrante et sortante, et les processus de préparation des commandes.

Intégration et traitement des documents : SAP PI/PO, extensions standard SAP, PDF/BRF+

Le paysage comprend des intégrations avec des systèmes externes, l'échange de documents électroniques (EHF) et la sortie de documents modernisés à l'aide des technologies PDF et BRF+.

Services de cloud et d'infrastructure : Microsoft Azure, SAP HEC

Azure a pris en charge la migration de SAP BW et les charges de travail dans le nuage, tandis que les services SAP HEC ont couvert les opérations dans le nuage, le réglage et le soutien des paysages hybrides.

Résultats

Au cours du projet de deux ans, LeverX a transformé l'environnement SAP S/4HANA du client, en fournissant des solutions sur mesure pour améliorer l'efficacité opérationnelle, rationaliser les processus et se préparer à la croissance future.

Les principales réalisations sont les suivantes

• Amélioration des fonctionnalités du système grâce à des configurations personnalisées et des intégrations rationalisées.
• Optimisation des processus opérationnels, y compris les flux de travail d'approvisionnement et de remise à neuf
• Amélioration de la gestion des données pour un meilleur reporting et une meilleure prise de décision
• Une infrastructure informatique à l'épreuve du temps, prête pour l'évolutivité

Cette collaboration réussie renforce l'engagement de LeverX à stimuler l'innovation et la valeur ajoutée grâce à l'expertise SAP.