SAP S/4HANA-landskapstransformation och optimering för en ledande IT-leverantör

LeverX hjälpte kunden att övervinna SAP S/4HANA-begränsningar genom att leverera skräddarsydda lösningar som optimerade processer och förbättrade strategisk affärsflexibilitet.

Kunden

En ledande leverantör av IT-infrastrukturlösningar och tjänster för företag och organisationer inom den offentliga sektorn i Norden och Baltikum. Företaget är verksamt inom olika branscher och levererar skräddarsydda lösningar för att förbättra verksamhetens effektivitet och efterlevnad.

Projektets bakgrund

Kunden implementerade SAP S/4HANA med en annan leverantör som en del av sitt digitala transformationsprogram, med målet att modernisera sina affärsprocesser och effektivisera verksamheten. Efter implementeringen blev det dock uppenbart att systemets nuvarande funktionalitet inte fullt ut uppfyllde organisationens specifika operativa och strategiska behov. Flera luckor identifierades inom kritiska områden, bland annat processoptimering, systemkonfiguration och anpassning till verksamhetens arbetsflöden.

Viktiga utmaningar var bland annat otillräcklig anpassning av systemet till kundens branschspecifika krav, begränsningar i befintliga konfigurationer och behov av ytterligare integrationer med andra plattformar och verktyg. Dessa problem hindrade det fulla utnyttjandet av SAP S/4HANA:s potential, vilket ledde till ineffektivitet i den dagliga verksamheten och en oförmåga att utnyttja avancerade funktioner för beslutsfattande och analys.

Projektet initierades för att ta itu med dessa utmaningar genom att utföra en detaljerad utvärdering av den nuvarande SAP S/4HANA-installationen, identifiera smärtpunkter och implementera skräddarsydda lösningar. För att utföra detta arbete anlitade kunden LeverX-teamet.

Målet var att:

• Förbättra systemets funktionalitet genom ytterligare konfigurationer och anpassningar.
• Förbättra integrationen med befintliga affärsapplikationer och externa system.
• Optimera viktiga affärsprocesser för att anpassa dem till kundens operativa mål.
• Förbereda systemet för sömlös skalbarhet och framtida förbättringar.

Genom att överbrygga klyftan mellan det nuvarande systemets kapacitet och kundens affärsbehov syftade projektet till att leverera en robust och anpassningsbar SAP S/4HANA-miljö som effektivt kunde stödja kundens tillväxt och långsiktiga mål.

Projektets omfattning

Projektet omfattade samarbete med kundens svenska och norska filialer, som var och en hade unika utmaningar på grund av skillnader i sina SAP-miljöer. Den svenska filialen använde ett molnbaserat ERP-system (SAP S4HANA Cloud 2023 FP2), medan den norska filialen använde ett lokalt ERP-system (lokalt SAP ERP 6.0 med EHP8). Dessa varierande infrastrukturer ökade komplexiteten eftersom lösningarna behövde ta hänsyn till de två regionernas affärsspecifika krav och olika tekniska landskap.

För att ta itu med dessa utmaningar och säkerställa att båda systemen uppfyllde kundens operativa och strategiska behov, utfördes följande uppgifter:

SAP Basis-aktiviteter

Projektet omfattade omfattande SAP Basis-aktiviteter för att optimera systemets prestanda och stödja kritisk verksamhet. Viktiga uppgifter var att slutföra migreringen av det produktiva systemet SAP BW till Azure och att genomföra årliga patchningsaktiviteter över hela landskapet (ERP, BW och PI). Detta säkerställde att alla system uppgraderades till de senaste SP:erna, databasnivåerna och kernelnivåerna i enlighet med kundens patchningsplan.

Systemövervakning och Early Watch Alert-rapportering gjordes via SAP Solution Manager för att upprätthålla systemhälsan. Inställningar och anpassningar gjordes för att övervaka kundens system via SAP Cloud ALM (Application Lifecycle Management). Teamet tillhandahöll också SAP Basis-support för molntjänsten SAP Rise i AHS- projektet och SAP Signavio-tjänsten, inklusive konfigurering av underkonton, anslutning av Signavio till ERP-system och hantering av serviceförfrågningar relaterade till SAP-säkerhet, nätverk och arkitektur.

Ytterligare insatser inkluderade SAP Fiori-konfiguration, säkerhetssupport (inklusive SAP SoD Matrix) och HANA DB-tuning, tillsammans med anpassning och optimering av SAP Focus Build för testning, utveckling och produktion av S/4HANA-system. SAP-roller och behörigheter förfinades genom att analysera och korrigera befintliga Fiori-utrymmen och sidor baserat på affärsroller och genom att granska behörighetskoncept inom organisationsstrukturer.

Vårt team stödde också SAP HEC-tjänsten, inklusive serviceförfrågningar, molntuning och migrering av system till lokala anläggningar. Omfattande dokumentation skapades med detaljerade beskrivningar av dagliga rutiner, säkerhetskopiering och återställning, tuning, övervakning och säkerhetsaspekter, vilket gav en stabil grund för löpande systemunderhåll och användarsupport.

Profitcenterredovisning och periodavslut

Betydande insatser gjordes för att förbättra processerna inom Profit Center Accounting och stödja bokslutsarbetet. Detta inkluderade hantering av försäljningsavtal med hjälp av RA KAY och skapande av nya RA KAY:er för att tillhandahålla förbättrade analyser. Ytterligare steg implementerades i validering och substitutioner för att förbättra datanoggrannhet och konsistens.

En specialrapport togs fram för att analysera förlustavsättningar, vilket ger djupare insikter i den finansiella utvecklingen. Arbete utfördes också på WBS-element, med fokus på att stänga föråldrade sådana för att möjliggöra automatiska massberäkningar via bakgrundsjobb och effektivisera finansiella processer.

En djupgående analys av avrundningsfel genomfördes, vilket ledde till ändringar i User-exit när nya ID-rader infördes under årens lopp.

Dessutom löstes flera andra problem med periodavslut, vilket gav en smidigare verksamhet och en mer korrekt finansiell rapportering.

Hantering av SAP HCM-applikationer

Ett av de viktigaste stegen i projektet var att förbättra SAP HCM-funktionaliteten för att tillgodose kundens behov. Detta inkluderade anpassning av lönefilformatet så att det överensstämmer med ISO 20022 XML, hantering av HCM-bakgrundsjobb och spårning av SAP HCM-anteckningar som är specifika för Norge. Dessutom optimerades underhållet av lönerna, vilket omfattade löneperioder, betalningsdatum, kumulationer, priser, postnummer, skapande av nya lönearter och nycklar för betalningsmottagare samt kommunikation med myndigheter.

Teamet tog också itu med problem inom undermodulen Personaladministration (HCM-PA) och genomförde ändringar av massinformation med hjälp av verktyget LSMW för att effektivisera datahanteringen. Felsökningsinsatser löste fel i lönedrivrutiner, tidsutvärdering, Fiori-applikationer (Timesheet, Approve Overtime) och integration med Catalyst (Cloud HR-system), vilket säkerställde smidig och korrekt löne- och HR-verksamhet.

Inköp: Utveckling av anpassade lösningar och systemoptimering

Projektet omfattade omfattande support, vilket innebar implementering och utveckling av skräddarsydda lösningar för att tillgodose specifika affärsbehov, med fokus på nyckelområden som renoveringsprodukter och upphandlingsprocesser. En heltäckande lösning utvecklades för hantering av renoveringsprodukter och material, som täcker hela livscykeln från mottagning till försäljning. Detta innebar implementering av nya integrationspunkter, utökning av befintliga och förbättring av masterdata och organisationsdata.

För inköp togs en lösning fram för att automatisera och effektivisera e-postkommunikationen mellan leverantörer och inköpare, vilket förbättrade kontrollen över inköpsorder och underlättade inköpsavdelningens arbete.

Ansträngningar gjordes för att modernisera föråldrade anpassade funktioner genom att granska och omarbeta anpassad kod, övergå till ny teknik och utnyttja standardfunktioner i SAP. Som exempel kan nämnas övergång från SAPscript till PDF/BRF+-teknik för dokumentutskrifter och införande av standardlösningar för hantering av serienummer.

För att förbereda SAP ERP 6.0-systemet för migrering till S/4HANA genomfördes en "spot"-systemrevision som identifierade luckor och säkerställde beredskapen. Workshops hölls för att strukturera processerna för support, underhåll och ändringsbegäran (CR), etablera kommunikationskanaler och prioritera uppgifter på ett effektivt sätt.

Befintliga speciallösningar analyserades för att identifiera svaga punkter och rekommendationer för förbättringar gavs. Exempelvis förbättrades integrationen mellan SAP och den anpassade Vendor Portal för att bättre kunna hantera delvis levererade artiklar.

Omfattande projektledningsdokumentation, inklusive detaljerade lösningsdesigner, användarhandböcker, funktionella specifikationer och tekniska specifikationer, togs fram för att stödja löpande underhåll och framtida systemförbättringar. Exakta uppskattningar och strategiska planer utarbetades också för att utöka nuvarande funktioner och säkerställa att de överensstämmer med affärsmål och systemkrav.

Förbättringar av integration och försäljningsprocess

Projektet omfattade omfattande support och förbättring av integrationer med olika externa system. Arbetet fokuserade på att optimera hanteringen av försäljnings- och leveransdokument för att öka effektiviteten i verksamheten och förbättra datanoggrannheten.

En viktig milstolpe var slutförandet av implementeringen av EHF-funktionaliteten (Electronic Handling Format), följt av ett framgångsrikt go-live-stöd som säkerställde efterlevnad och effektiviserade processerna för dokumentutbyte.

Dessutom utvecklades nya rapporter för att ge bättre övervakning av försäljningsprocesser, medan befintliga rapporter modifierades för att tillgodose förändrade affärsbehov. Projektet omfattade också förbättringar och korrigeringar av olika SAP-standardtillägg, vilket säkerställde förbättrad funktionalitet och systemtillförlitlighet i kritiska verksamheter.

Effektivisering av verksamheten med EWM

Under den inledande fasen genomförde LeverX en rad aktiviteter för att säkerställa att systemet stämde överens med kundens operativa krav. Processen inleddes med flera möten för att samla in intressenternas krav och klargöra målen. Teamet analyserade noggrant kundens dokumentation och krav för att förstå detaljerna i deras affärsprocesser och identifiera potentiella utmaningar.

För att tillgodose specifika behov förberedde vårt team detaljerade demoscenarier i kundens interna system. Dessa scenarier inkluderade:

• Inbound-processen, där produkter, inköpsorder och inkommande leveranser skapades och testades.
• Processen för utgående leveranser innebar att försäljningsorder och utgående leveranser skapades, följt av testning av utgående logistik.
• Kit-to-order-processen fokuserade på att aktivera BOM:ar, anpassa STO-processer och genomföra omfattande tester.

Dessa scenarier var noggrant utformade för att visa hur systemet kunde hantera kundens unika arbetsflöden.

Arbetet kulminerade i en omfattande demopresentation där alla tre scenarierna visades upp för intressenterna. Denna aktivitet var avgörande för att skapa en gemensam förståelse för systemets kapacitet och säkerställa att projektet lades på en stabil grund för framgång.

Förbättringar av datahantering och rapportering

Projektet fokuserade också på att förbättra SAP BW i HANA-miljön för att säkerställa optimal systemprestanda och tillgodose verksamhetens rapporteringsbehov. Viktiga aktiviteter inkluderade:

• Övervakning av datalaster och övergripande systemhälsa
• Snabb hantering av incidenter som rapporterats av affärsanvändare
• Säkerställa sömlös drift

Uppgraderingar genomfördes för befintliga datamodeller, dataflöden och rapporter för att förbättra effektiviteten och användbarheten. Nya datamodeller och rapporter utformades också för att förbättra analyserna och stödja kundens föränderliga affärskrav.

Teknisk stack

ERP-plattform för kärnverksamheten: SAP S/4HANA (Cloud 2023 FP2), ERP 6.0 (On-Premise EHP8)

SAP S/4HANA utgjorde grunden för kundens ERP-landskap i de svenska och norska filialerna och stödde kärnprocesserna inom ekonomi, logistik, HR och drift i både moln- och lokala miljöer.

Systemadministration och livscykelhantering: SAP Basis, SAP Solution Manager, SAP Cloud ALM

SAP Basis-aktiviteter säkerställde systemstabilitet, prestandaoptimering, patchning och migreringar. SAP Solution Manager och SAP Cloud ALM användes för systemövervakning, Early Watch Alert-rapportering och hantering av applikationslivscykler.

Data och analys: SAP BW på HANA

SAP BW on HANA stödde företagets rapportering och analys. Landskapet förbättrades genom uppgraderingar av datamodeller, nya rapporter och optimerade dataflöden för att förbättra prestanda och beslutsfattande.

Processanalys och optimering: SAP Signavio

SAP Signavio användes för att stödja processtransparens, analys och anpassning till affärsarbetsflöden, vilket möjliggjorde bättre processtyrning och kontinuerlig förbättring.

Användarupplevelse och säkerhet: SAP Fiori, SAP Roles and Authorizations, SoD Matrix

SAP Fiori-konfigurationer förbättrade användbarheten för olika affärsroller, medan förfinade auktoriseringskoncept och segregation-of-duties-kontroller säkerställde säker och kompatibel systemåtkomst.

Hantering av mänskligt kapital: SAP HCM

SAP HCM stödde löner, personaladministration och landsspecifika krav, inklusive ISO 20022 XML-format, lönebearbetning och integrationer med externa HR-system.

Supply chain och lagerhantering: SAP MM, SAP EWM

SAP Materials Management och Extended Warehouse Management (EWM) möjliggjorde optimerade upphandlingar, arbetsflöden för renovering, inkommande och utgående logistik samt kit-to-order-processer.

Integration och dokumenthantering: SAP PI/PO, SAP standardtillägg, PDF/BRF+

Landskapet omfattade integrationer med externa system, elektroniskt dokumentutbyte (EHF) och moderniserad dokumentutmatning med hjälp av PDF- och BRF+-teknik.

Moln- och infrastrukturtjänster: Microsoft Azure, SAP HEC

Azure stödde migreringen av SAP BW och molnbaserade arbetsbelastningar, medan SAP HEC-tjänsterna omfattade molndrift, tuning och stöd för hybridlandskapet.

Resultat

Under det tvååriga projektet omvandlade LeverX kundens SAP S/4HANA-landskap och levererade skräddarsydda lösningar för att förbättra den operativa effektiviteten, effektivisera processer och förbereda sig för framtida tillväxt.

Viktiga prestationer inkluderar:

• Förbättrad systemfunktionalitet med anpassade konfigurationer och strömlinjeformade integrationer
• Optimerade affärsprocesser, inklusive arbetsflöden för upphandling och renovering
• Förbättrad datahantering för bättre rapportering och beslutsfattande
• Framtidssäkrad IT-infrastruktur redo för skalbarhet

Detta framgångsrika samarbete förstärker LeverX:s åtagande att driva innovation och värde genom SAP-expertis.