Preparación de café+co Delikomat para SAP S/4HANA Cloud Public Edition

Descubre cómo LeverX ayudó a café+co Delikomat a prepararse para la implantación de SAP S/4HANA Cloud Public Edition en Polonia, incluyendo consultoría funcional, localización, adaptación de procesos y formación de los usuarios.

Cliente

Сafé+co Delikomat Sp. z o.o. es un proveedor consolidado de soluciones B2B de vending y servicios de restauración para empresas en Polonia. La compañía suministra y mantiene máquinas expendedoras de café, bebidas, aperitivos y comida, así como máquinas de café profesionales. Con presencia en todo el país y una amplia cartera de clientes, gestiona varios miles de equipos en su red.

La empresa opera en Polonia desde 1995 y forma parte del grupo austriaco café+co International. Sus servicios se apoyan cada vez más en la telemetría y otras herramientas digitales que permiten supervisar de forma remota el funcionamiento de las máquinas, los niveles de existencias y las necesidades de mantenimiento.

Reto

café+co Delikomat estaba preparando sus operaciones en Polonia para el despliegue de SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Los equipos locales no contaban con experiencia previa en SAP, por lo que el proyecto requería algo más que apoyo en la configuración. Los empleados necesitaban acompañamiento práctico, formación y transferencia de conocimiento para comprender los nuevos procesos y prepararse para trabajar con SAP en su actividad diaria.

Al mismo tiempo, la empresa necesitaba armonizar y optimizar los procesos de negocio en varias áreas funcionales de SAP:

• SAP Financial Accounting (FI) y SAP Controlling (CO)

• SAP Sales and Distribution (SD)

• SAP Materials Management (MM)

• SAP Extended Warehouse Management (EWM)

• SAP Production Planning (PP)

• SAP Plant Maintenance (PM)

El despliegue también debía contemplar los requisitos de localización específicos de Polonia y alinear los procesos locales con la implantación global de SAP S/4HANA Cloud Public Edition.

Solución

LeverX acompañó a café+co Delikomat durante toda la fase del proyecto correspondiente a Polonia. Dado que los equipos locales no tenían experiencia previa en SAP, LeverX combinó la consultoría funcional con la transferencia práctica de conocimiento. El equipo ayudó a los empleados a comprender las funcionalidades estándar y las mejores prácticas de SAP, alinear los procesos de negocio, abordar los requisitos de localización para Polonia, definir las opciones de configuración adecuadas e impartir talleres y sesiones de formación.

Alineación de los procesos de negocio

LeverX analizó los requisitos de negocio del cliente y, en colaboración con los equipos locales, revisó los procesos existentes para alinearlos con los procesos estándar de SAP S/4HANA Cloud Public Edition y aplicar las mejores prácticas pertinentes de SAP. El equipo también contribuyó a optimizar los procesos y adaptar las formas de trabajo existentes al nuevo entorno SAP.

Este trabajo abarcó las principales áreas funcionales incluidas en el proyecto y permitió establecer una base de procesos coherente antes de la puesta en marcha.

Apoyo a la localización para Polonia y orientación sobre la configuración

El proyecto también requería adaptar la implantación a las necesidades específicas de la organización en Polonia. LeverX proporcionó soporte funcional para la localización y asesoró al cliente sobre las opciones de configuración de SAP más adecuadas.

Asimismo, LeverX colaboró en la adaptación de los procesos globales a los requisitos empresariales y normativos aplicables a las operaciones en Polonia.

Talleres y transferencia de conocimiento

Dado que los equipos locales no contaban con experiencia previa en SAP, la capacitación de los usuarios fue un componente clave del proyecto. LeverX organizó talleres y sesiones de formación, además de proporcionar orientación funcional continua para ayudar a los empleados a comprender las capacidades de SAP S/4HANA Cloud Public Edition, sus procesos estándar y su aplicación al trabajo diario.

La transferencia de conocimiento se integró a lo largo de todo el proyecto para que los equipos locales adquirieran experiencia práctica con SAP y consolidaran su conocimiento del nuevo sistema.

Preparación para la puesta en marcha

LeverX completó el alcance previsto para la fase actual del proyecto y ayudó a preparar a la organización en Polonia para la puesta en marcha de SAP S/4HANA Cloud Public Edition. El equipo proporcionó orientación funcional, transferencia de conocimiento, talleres y formación para facilitar la transición al nuevo entorno SAP.

La siguiente fase, que incluirá la puesta en marcha en Polonia y las posteriores actividades de estabilización, está prevista para la primavera de 2027.

Resultados

Dado que las operaciones en Polonia se encuentran todavía en la fase previa a la puesta en marcha, los resultados obtenidos hasta la fecha se centran en la preparación de la organización, los procesos y los usuarios, más que en KPI de negocio posteriores al go-live.

• Equipos locales preparados para adoptar SAP: mediante talleres, formación, transferencia de conocimiento y orientación funcional continua, los empleados de las principales áreas de negocio adquirieron los conocimientos prácticos necesarios para la puesta en marcha y el trabajo diario con el nuevo sistema.

• Procesos de negocio preparados para el nuevo entorno SAP: LeverX ayudó a armonizar y optimizar los procesos de finanzas, ventas, gestión de materiales, gestión de almacenes, producción y mantenimiento, creando una base sólida para la próxima puesta en marcha.

• Alcance previsto completado para la fase actual: LeverX completó las actividades definidas para esta etapa y contribuyó a preparar a la organización en Polonia para la puesta en marcha.

• Valoración positiva del cliente y continuidad prevista del proyecto: café+co Delikomat valoró positivamente la experiencia funcional de LeverX, su enfoque colaborativo y la calidad del soporte prestado, y recomendó a LeverX como socio de confianza para proyectos de consultoría e implantación de SAP. Tras la valoración favorable del director financiero y del consejo de administración, el cliente prevé continuar trabajando con LeverX en una segunda fase que abarcará la puesta en marcha en Polonia.