Café+co Delikomatin valmistelu SAP S/4HANA Cloud Public Edition -käyttöönottoon

Tutustu siihen, miten LeverX tuki café+co Delikomatia SAP S/4HANA Cloud Public Edition -järjestelmän käyttöönoton valmistelussa Puolassa, mukaan lukien toiminnallinen konsultointi, lokalisointi, prosessien yhdenmukaistaminen ja käyttäjien kouluttaminen.

Asiakas

Café+co Delikomat Sp. z o.o. on Puolassa toimiva vakiintunut B2B-automaattipalvelujen sekä työpaikkojen kahvi-, juoma- ja välipalatarjonnan ratkaisujen toimittaja. Yritys toimittaa ja huoltaa kahvi-, juoma-, välipala- ja ruoka-automaatteja sekä ammattikäyttöön tarkoitettuja kahvinkeittimiä. Sillä on valtakunnallinen toimipisteverkosto ja laaja asiakaskunta, ja sen verkostoon kuuluu useita tuhansia automaatteja.

Yritys on toiminut Puolassa vuodesta 1995 ja kuuluu itävaltalaiseen Café+co International -konserniin. Sen palvelutoimintaa tukevat yhä vahvemmin telemetria ja muut digitaaliset ratkaisut, joiden avulla voidaan seurata etänä muun muassa automaattien toimintaa, varastotasoja ja huoltotarpeita.

Haaste

Café+co Delikomat valmisteli Puolan organisaatiotaan SAP S/4HANA Cloud Public Edition -ratkaisun käyttöönottoon. Paikallisilla tiimeillä ei ollut aiempaa kokemusta SAP-järjestelmistä, joten projekti edellytti muutakin kuin järjestelmän konfigurointiin liittyvää tukea. Henkilöstö tarvitsi käytännön ohjausta, koulutusta ja osaamisen siirtoa ymmärtääkseen uudet prosessit ja valmistautuakseen työskentelemään uudessa SAP-ympäristössä.

Samalla yrityksen oli yhdenmukaistettava ja optimoitava liiketoimintaprosessejaan useilla SAP toiminnallisuusalueilla:

• SAP Financial Accounting and Controlling (FI/CO)

• SAP Sales and Distribution (SD)

• SAP Materials Management (MM)

• SAP Extended Warehouse Management (EWM)

• SAP Production Planning (PP)

• SAP Plant Maintenance (PM)

Käyttöönotossa oli lisäksi huomioitava Puolan paikalliset lokalisointi- ja sääntelyvaatimukset sekä sovitettava paikalliset prosessit osaksi laajempaa SAP S/4HANA Cloud Public Edition -toteutusta.

Ratkaisu

LeverX tuki Café+co Delikomatia koko SAP S/4HANA Cloud Public Edition -käyttöönoton Puolan valmisteluvaiheen ajan. Koska paikallisilla tiimeillä ei ollut aiempaa SAP-kokemusta, LeverX yhdisti toiminnallisen konsultoinnin käytännönläheiseen osaamisen siirtoon.

LeverX auttoi paikallisia tiimejä ymmärtämään SAP vakiotoiminnallisuuksia ja parhaita käytäntöjä, yhdenmukaistamaan liiketoimintaprosesseja, huomioimaan Puolan lokalisointivaatimukset sekä arvioimaan käyttöönoton kannalta tarkoituksenmukaisia konfigurointivaihtoehtoja. Lisäksi LeverX järjesti työpajoja ja käyttäjäkoulutuksia.

Liiketoimintaprosessien yhdenmukaistaminen

LeverX kartoitti asiakkaan keskeiset liiketoimintavaatimukset ja työskenteli tiiviissä yhteistyössä Puolan paikallisten tiimien kanssa. Konsultit arvioivat nykyisiä liiketoimintaprosesseja, sovittivat niitä SAP S/4HANA Cloud Public Editionin vakioprosesseihin ja hyödynsivät soveltuvin osin SAP parhaita käytäntöjä.

Samalla LeverX tuki prosessien optimointia ja olemassa olevien toimintatapojen mukauttamista uuteen SAP-ympäristöön. Työ kattoi käyttöönoton keskeiset liiketoiminta-alueet ja auttoi muodostamaan yhtenäisen prosessipohjan tulevaa käyttöönottoa varten.

Puolan lokalisoinnin ja konfiguroinnin tuki

Käyttöönotossa oli huomioitava myös Puolan organisaation paikalliset vaatimukset. LeverX tarjosi toiminnallista tukea Puolan lokalisointiin ja ohjasi asiakasta käyttötarkoitukseen soveltuvien SAP-konfigurointivaihtoehtojen valinnassa.

LeverX tuki lisäksi konsernitason prosessien sovittamista Puolan organisaation liiketoiminta- ja sääntelyvaatimuksiin. Näin paikalliset tarpeet voitiin huomioida samalla, kun toteutus säilyi linjassa laajemman SAP S/4HANA Cloud Public Edition -kokonaisuuden kanssa.

Työpajat ja osaamisen siirto

Koska paikallisilla tiimeillä ei ollut aiempaa kokemusta SAP-järjestelmistä, käyttäjien valmentaminen oli keskeinen osa hanketta. LeverX järjesti työpajoja ja koulutustilaisuuksia sekä tarjosi jatkuvaa toiminnallista ohjausta, jotta työntekijät ymmärtäisivät SAP S/4HANA Cloud Public Editionin keskeiset toiminnallisuudet, vakioprosessit ja niiden soveltamisen päivittäisessä työssä.

Osaamisen siirto oli osa koko projektin toteutusta. Tavoitteena oli vahvistaa paikallisten tiimien käytännön SAP-osaamista ja varmistaa, että ne pystyvät toimimaan uudessa järjestelmäympäristössä mahdollisimman itsenäisesti käyttöönoton jälkeen.

Valmistautuminen käyttöönottoon

LeverX toteutti nykyiseen projektivaiheeseen kuuluneet suunnitellut toimenpiteet ja auttoi Puolan organisaatiota valmistautumaan SAP S/4HANA Cloud Public Edition -ratkaisun käyttöönottoon. Tuki kattoi toiminnallisen konsultoinnin, osaamisen siirron, työpajat ja käyttäjäkoulutuksen.

Seuraava vaihe, johon sisältyvät järjestelmän käyttöönotto Puolassa ja sitä seuraava vakauttamisvaihe, on suunniteltu keväälle 2027.

Tulokset

Koska Puolan organisaatio on edelleen käyttöönoton valmisteluvaiheessa, tähän mennessä saavutetut tulokset liittyvät ennen kaikkea käyttöönottovalmiuteen, prosessien valmisteluun ja käyttäjien osaamisen kehittämiseen. Käyttöönoton jälkeisiä liiketoimintavaikutuksia tai avainlukuja ei tässä vaiheessa ole vielä tarkoituksenmukaista arvioida.

• Paikallisten tiimien SAP-valmiudet vahvistuivat: Työpajojen, koulutusten, osaamisen siirron ja jatkuvan toiminnallisen ohjauksen avulla keskeisten liiketoiminta-alueiden työntekijät kehittivät käytännön SAP-osaamistaan ja valmistautuivat työskentelemään uudessa järjestelmässä.

• Liiketoimintaprosessit valmisteltiin uutta SAP-ympäristöä varten: LeverX tuki prosessien yhdenmukaistamista ja optimointia taloushallinnossa, myynnissä, materiaalihallinnassa, varastonhallinnassa, tuotannossa ja kunnossapidossa. Tämä loi yhtenäisen perustan tulevalle käyttöönotolle.

• Nykyisen projektivaiheen suunniteltu laajuus toteutettiin: LeverX toteutti sovitut valmisteluvaiheen toimenpiteet ja tuki Puolan organisaation etenemistä kohti käyttöönottoa.

• Positiivinen asiakaspalaute tukee yhteistyön jatkamista: Café+co Delikomat antoi myönteistä palautetta LeverX toiminnallisesta asiantuntemuksesta, yhteistyömallista ja tuen laadusta sekä suositteli LeverX:ää SAP-konsultointi- ja käyttöönottokumppanina. Asiakkaan talousjohdolta ja johtoryhmältä saadun palautteen perusteella yhteistyötä on tarkoitus jatkaa projektin toisessa vaiheessa, joka kattaa järjestelmän käyttöönoton Puolassa.