Förberedelse av Café+co Delikomat inför rollout av SAP S/4HANA Cloud Public Edition

Upptäck hur LeverX hjälpte café+co Delikomat att förbereda sig inför införandet av SAP S/4HANA Cloud Public Edition i Polen, bland annat genom funktionsrådgivning, lokalisering, processanpassning och användarutbildning.

Kund

Café+co Delikomat Sp. z o.o. är en etablerad leverantör av B2B-lösningar för varuautomater samt mat- och dryckeslösningar på arbetsplatser i Polen. Företaget levererar och underhåller automater för kaffe, drycker, snacks och mat samt professionella kaffemaskiner. Med verksamhet i hela Polen och en omfattande kundbas ansvarar företaget för flera tusen maskiner i sitt nätverk.

Företaget har varit verksamt i Polen sedan 1995 och ingår i den österrikiska koncernen Café+co International Group. Verksamheten stöds i allt högre grad av telemetri och andra digitala lösningar som möjliggör fjärrövervakning av maskiner, lagernivåer och underhållsbehov.

Utmaning

Café+co Delikomat förberedde sin polska organisation inför utrullningen av SAP S/4HANA Cloud Public Edition. De lokala teamen hade ingen tidigare erfarenhet av SAP, vilket innebar att projektet behövde omfatta mer än stöd vid systemkonfiguration. Medarbetarna behövde praktisk vägledning, utbildning och strukturerad kunskapsöverföring för att förstå de nya processerna och förbereda sig för det dagliga arbetet i SAP.

Samtidigt behövde företaget samordna och optimera affärsprocesserna inom flera SAP-områden:

• SAP Financial Accounting och SAP Controlling (FI/CO)

• SAP Sales and Distribution (SD)

• SAP Materials Management (MM)

• SAP Extended Warehouse Management (EWM)

• SAP Production Planning (PP)

• SAP Plant Maintenance (PM)

Utrullningen behövde dessutom ta hänsyn till polska lokaliseringskrav och säkerställa att de lokala processerna kunde anpassas till den övergripande implementeringen av SAP S/4HANA Cloud Public Edition.

Lösning

LeverX stöttade Café+co Delikomat under hela den polska fasen av utrullningen av SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Eftersom de lokala teamen saknade tidigare erfarenhet av SAP kombinerade LeverX funktionell rådgivning med praktisk kunskapsöverföring. Teamet hjälpte medarbetarna att förstå SAP standardfunktionalitet och rekommenderade arbetssätt, anpassade affärsprocesser, gav stöd inom polsk lokalisering och relevanta konfigurationsalternativ samt genomförde workshops och användarutbildningar.

Anpassning av affärsprocesser

LeverX satte sig tidigt in i kundens verksamhet och affärskrav. Tillsammans med de polska teamen granskade konsulterna de lokala affärsprocesserna, anpassade dem till standardprocesserna i SAP S/4HANA Cloud Public Edition och utgick från relevanta rekommenderade arbetssätt från SAP.

Teamet bidrog även till processoptimeringen genom att anpassa befintliga arbetssätt till den nya SAP-miljön.

Arbetet omfattade de centrala affärsfunktioner som ingick i utrullningen och bidrog till att skapa en enhetlig processgrund inför driftsättningen.

Stöd för polsk lokalisering och systemkonfiguration

Projektet behövde även anpassas till den polska organisationens lokala förutsättningar. LeverX tillhandahöll funktionellt stöd för den polska lokaliseringen och vägledde kunden kring relevanta konfigurationsalternativ i SAP.

LeverX bidrog dessutom till att anpassa de globala processerna till den polska organisationens verksamhets- och regelkrav.

Workshops och kunskapsöverföring

Eftersom de lokala teamen saknade tidigare erfarenhet av SAP var utbildning och kunskapsöverföring centrala delar av uppdraget. LeverX genomförde workshops och utbildningar och gav löpande funktionell vägledning för att hjälpa medarbetarna att förstå funktionaliteten i SAP S/4HANA Cloud Public Edition, standardprocesserna och hur dessa skulle tillämpas i det dagliga arbetet.

Kunskapsöverföringen integrerades genom hela projektet för att hjälpa de polska teamen att bygga upp praktisk SAP-kompetens och stärka sin förståelse för den nya systemmiljön.

Förberedelser inför driftsättningen

LeverX levererade den planerade omfattningen för den aktuella projektfasen och hjälpte den polska organisationen att förbereda sig inför driftsättningen av SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Arbetet omfattade funktionell vägledning, kunskapsöverföring, workshops och utbildning för att stödja övergången till den nya SAP-miljön.

Nästa fas, som omfattar driftsättning i Polen och efterföljande stabilisering, är planerad till våren 2027.

Resultat

Eftersom den polska organisationen fortfarande befinner sig i fasen före driftsättning avser de hittills uppnådda resultaten främst beredskap inför utrullningen, förberedda affärsprocesser och användarnas förmåga att arbeta i den nya SAP-miljön, snarare än affärsmässiga nyckeltal efter driftsättning.

• Lokala team förberedda inför SAP-utrullningen: Genom workshops, utbildning, kunskapsöverföring och löpande funktionell vägledning har medarbetare inom centrala affärsfunktioner byggt upp den praktiska SAP-kompetens som behövs inför driftsättningen och det dagliga arbetet i det nya systemet.

• Affärsprocesser förberedda för den nya SAP-miljön: LeverX bidrog till att anpassa och optimera processer inom ekonomi, försäljning, materialhantering, lagerhantering, produktion och anläggningsunderhåll och skapade därmed en strukturerad grund för den kommande driftsättningen.

• Planerad projektomfattning levererad: LeverX genomförde den planerade omfattningen för den aktuella fasen och bidrog till att förbereda den polska organisationen inför driftsättningen.

• Positiv kundfeedback och planerad fortsättning: Café+co Delikomat uttryckte uppskattning för LeverX funktionella kompetens, samarbetsinriktade arbetssätt och kvaliteten på stödet samt rekommenderade LeverX som partner för SAP-rådgivning och SAP-implementering. Efter positiv feedback från kundens CFO och styrelse planeras ett fortsatt samarbete i en andra fas som omfattar driftsättningen i Polen.