Rollout SAP S/4HANA Cloud Public Edition w Polsce – café+co Delikomat

Polski projekt był częścią programu prowadzonego na poziomie całej grupy. Zakres i harmonogram prac musiały pozostawać spójne z globalnym modelem procesowym oraz kolejnymi etapami rolloutu w innych krajach.

Klient

café+co Delikomat Sp. z o. o. działa w Polsce od 1995 roku i dostarcza firmom rozwiązania vendingowe, automaty do kawy, napojów, przekąsek i żywności oraz profesjonalne ekspresy ciśnieniowe wraz z obsługą serwisową.

Firma zarządza siecią kilku tysięcy urządzeń rozmieszczonych na terenie całego kraju. W jej działalności szczególne znaczenie mają więc sprawne procesy sprzedażowe, logistyczne, magazynowe i serwisowe, a także ich powiązanie z finansami i gospodarką materiałową.

café+co Delikomat jest częścią café+co International – austriackiej grupy działającej w kilku krajach Europy Środkowej. Wdrożenie SAP S/4HANA Cloud Public Edition w Polsce jest elementem szerszego programu, którego celem jest wykorzystanie wspólnego modelu procesów SAP w kolejnych spółkach grupy.

Punktem wyjścia był globalny template grupy, który należało zweryfikować i uzupełnić o wymagania charakterystyczne dla polskiego rynku.

Wyzwanie

Największym wyzwaniem było przygotowanie polskiej organizacji do pracy w nowym systemie przy jednoczesnym zachowaniu spójności z globalnym modelem procesowym grupy. Projekt koncentrował się na trzech obszarach:

• Dopasowanie globalnego modelu do polskiej organizacji

Globalny template określał sposób realizacji procesów w ramach grupy. Zadaniem LeverX było zestawienie go z procesami funkcjonującymi w polskiej spółce i wskazanie różnic.

Kluczowe było rozróżnienie między lokalnymi przyzwyczajeniami a rzeczywistymi wymaganiami biznesowymi lub prawnymi. Tam, gdzie było to możliwe, procesy były kierowane w stronę standardu SAP zamiast tworzenia dodatkowych odstępstw.

• Uwzględnienie polskich wymogów

Globalny model musiał zostać uzupełniony o wymagania obowiązujące w Polsce, m.in. dotyczące księgowości, VAT, raportowania JPK oraz przygotowania procesów do obsługi KSeF.

Wymogi lokalne zostały przeanalizowane już na etapie przygotowania rolloutu, tak aby ich uwzględnienie było częścią docelowego modelu procesowego, a nie zadaniem odkładanym na końcową fazę projektu.

• Przygotowanie zespołu do pracy z SAP

Dla pracowników café+co Delikomat SAP był nowym środowiskiem pracy. Dotyczyło to zespołów odpowiedzialnych m.in. za finanse, sprzedaż, zaopatrzenie, magazyn, produkcję i utrzymanie ruchu.

Dlatego szkolenia nie ograniczały się do przedstawienia funkcji systemu. Koncentrowały się na procesach, z którymi poszczególne role będą pracować na co dzień po uruchomieniu SAP.

Rozwiązanie

LeverX połączył w projekcie doradztwo funkcjonalne, lokalizację procesów oraz transfer wiedzy. Dzięki temu przygotowanie do rolloutu obejmowało zarówno stronę systemową, jak i organizacyjną.

Warsztaty fit-to-standard

Zespół LeverX przeprowadził warsztaty, podczas których procesy funkcjonujące w polskiej spółce zostały porównane ze standardowymi scenariuszami SAP S/4HANA Cloud Public Edition.

Celem było określenie, które procesy można przejąć bezpośrednio ze standardu, a które wymagają uwzględnienia lokalnych uwarunkowań.

Takie podejście pozwoliło ograniczyć liczbę nieuzasadnionych odstępstw od standardu i utrzymać zgodność z założeniami clean core.

Polska lokalizacja

LeverX wsparł przygotowanie procesów pod kątem polskich wymogów, obejmujących m.in.:

• strukturę planu kont,
• rozliczenia VAT,
• raportowanie JPK,
• przygotowanie do obsługi KSeF,
• wymagania związane z raportowaniem i dokumentacją podatkową.

W obszarze KSeF uwzględniono również funkcjonalności SAP Document and Reporting Compliance (DRC).

Szkolenia i transfer wiedzy

Istotną częścią projektu był program szkoleń dla użytkowników biznesowych.

LeverX przygotował warsztaty dla zespołów pracujących w obszarach finansów, sprzedaży, zaopatrzenia, magazynu, produkcji i utrzymania ruchu. Materiał szkoleniowy był powiązany z procesami, które użytkownicy będą realizować w SAP po starcie produkcyjnym.

Takie podejście pozwoliło rozpocząć budowanie kompetencji SAP jeszcze przed właściwym go-live.

Przygotowanie kolejnego etapu

Na zakończenie fazy przygotowawczej zespoły potwierdziły zakres procesów, ustaliły najważniejsze elementy wymagające dalszych prac oraz przygotowały podstawy do kolejnego etapu rolloutu.

Współpraca z café+co Delikomat będzie kontynuowana podczas przygotowania i realizacji właściwego uruchomienia produkcyjnego w Polsce.

Architektura i podejście do integracji

SAP S/4HANA Cloud Public Edition działa w modelu SaaS i opiera się na standardowych procesach SAP Best Practices. Jednym z założeń projektu było ograniczenie niestandardowych modyfikacji i utrzymanie podejścia clean core.

Podczas warsztatów fit-to-standard każde zidentyfikowane odstępstwo od standardu było analizowane pod kątem jego rzeczywistej potrzeby. W pierwszej kolejności sprawdzano możliwość wykorzystania standardowej konfiguracji i dostępnych funkcjonalności SAP, zanim rozważano dodatkowe rozszerzenia.

W obszarze polskiej lokalizacji jednym z istotnych elementów była gotowość procesów do współpracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) z wykorzystaniem funkcjonalności SAP Document and Reporting Compliance.

Ze względu na charakter globalnego rolloutu istotne było również zachowanie spójności danych podstawowych i struktur organizacyjnych pomiędzy polską spółką a modelem grupowym.

Kluczowe wyzwania projektowe

Globalny template a polskie wymagania

Jednym z najważniejszych zadań było rozdzielenie różnic wynikających z lokalnych przyzwyczajeń od tych, które rzeczywiście wynikały z polskich przepisów. Pozwoliło to zachować możliwie dużą zgodność z globalnym modelem bez pomijania lokalnych wymogów.

Przygotowanie do KSeF

Procesy podatkowe i fakturowanie musiały uwzględniać obowiązujące oraz zmieniające się wymagania dotyczące KSeF. Dlatego rozwiązanie zostało zaplanowane z uwzględnieniem dalszych etapów projektu i harmonogramu uruchomienia produkcyjnego.

SAP jako nowe środowisko pracy

Dla części zespołów był to pierwszy projekt związany z SAP. Wymagało to połączenia pracy nad procesami z systematycznym budowaniem wiedzy użytkowników.

Specyfika działalności vendingowej

Model biznesowy café+co Delikomat obejmuje rozproszoną sieć urządzeń, regularne dostawy produktów oraz obsługę serwisową. Nie wszystkie elementy tego modelu można było przełożyć bezpośrednio na standardowe scenariusze SAP. Każdy przypadek był więc analizowany pod kątem możliwości wykorzystania standardu.

Koordynacja z globalnym rolloutem

Polski projekt był częścią programu prowadzonego na poziomie całej grupy. Zakres i harmonogram prac musiały pozostawać spójne z globalnym modelem procesowym oraz kolejnymi etapami rolloutu w innych krajach.

Technologie

• SAP S/4HANA Cloud Public Edition – chmurowy system ERP oparty na standardowych procesach SAP Best Practices.
• SAP Activate – metodyka wdrożeniowa SAP wykorzystywana do prowadzenia projektu, w tym podejście fit-to-standard.
• SAP Finance i Controlling (FI/CO) – finanse i kontroling.
• SAP Sales and Distribution (SD) – sprzedaż i fakturowanie.
• SAP Materials Management (MM) – zakupy i gospodarka materiałowa.
• SAP Extended Warehouse Management (EWM) – procesy magazynowe.
• SAP Production Planning (PP) – planowanie produkcji.
• SAP Plant Maintenance (PM) – utrzymanie urządzeń i procesy serwisowe.
• SAP Document and Reporting Compliance (DRC) – obsługa procesów związanych z lokalnymi wymaganiami dokumentowymi i raportowymi, w tym przygotowanie do KSeF.

Wyniki projektu

Faza przygotowawcza stworzyła podstawy do dalszej realizacji rolloutu SAP S/4HANA Cloud Public Edition w Polsce.

• Gotowość procesów do kolejnego etapu
  Najważniejsze procesy lokalne zostały przeanalizowane względem globalnego modelu i standardu SAP Best Practices.

• Uwzględnienie polskich wymogów
  Wymagania dotyczące m.in. VAT, JPK i KSeF zostały uwzględnione już podczas przygotowania lokalnego modelu procesowego.

• Przygotowanie użytkowników
  Zespoły biznesowe rozpoczęły przygotowanie do pracy z SAP jeszcze przed planowanym go-live, zdobywając wiedzę potrzebną do obsługi swoich procesów.

• Podejście zgodne z clean core
  W projekcie priorytetem było wykorzystanie standardowych funkcjonalności SAP i ograniczenie odstępstw od globalnego template'u do przypadków rzeczywiście uzasadnionych.

• Podstawa do rolloutu produkcyjnego
  Faza przygotowawcza została zakończona zgodnie z założonym zakresem, a klient zdecydował o kontynuacji współpracy przy kolejnym etapie projektu.

Planowany start produkcyjny: wiosna 2027 roku.

Jak LeverX może wesprzeć rollout SAP w Polsce?

Rollout SAP do polskiej spółki wymaga czegoś więcej niż przeniesienia globalnego template'u. Konieczne jest uwzględnienie lokalnych wymogów, zachowanie spójności z modelem grupowym oraz przygotowanie użytkowników do pracy w nowym systemie.

LeverX wspiera firmy w Polsce w przygotowaniu i realizacji wdrożeń oraz rolloutów SAP S/4HANA Cloud, łącząc doświadczenie w projektach SAP z praktyczną znajomością polskich wymogów lokalizacyjnych. Wspieramy firmy w przygotowaniu i realizacji wdrożeń oraz rolloutów SAP S/4HANA Cloud – od analizy procesów i fit-to-standard, przez lokalizację, po przygotowanie organizacji do go-live.

Planujesz rollout SAP S/4HANA Cloud w Polsce? Porozmawiajmy o zakresie, lokalizacji i przygotowaniu organizacji do startu. Skontaktuj się z ekspertami LeverX