Préparation de café+co Delikomat au déploiement de SAP S/4HANA Cloud Public Edition

Découvrez comment LeverX a accompagné café+co Delikomat dans la préparation du déploiement de SAP S/4HANA Cloud Public Edition en Pologne, notamment à travers des services de conseil fonctionnel, de localisation, d’alignement des processus et d’accompagnement des utilisateurs.

Client

Café+co Delikomat Sp. z o.o. est un acteur reconnu des solutions B2B de distribution automatique et de restauration en entreprise en Pologne. L’entreprise fournit et assure la maintenance de distributeurs automatiques de café, de boissons, d’en-cas et de produits alimentaires, ainsi que de machines à café professionnelles. Présente à l’échelle nationale et disposant d’une large base de clients, elle exploite plusieurs milliers de machines sur l’ensemble de son réseau.

Implantée en Pologne depuis 1995, l’entreprise fait partie du groupe autrichien café+co International. Ses activités s’appuient de plus en plus sur la télémétrie et d’autres outils numériques permettant de superviser à distance les équipements, les niveaux de stock et les besoins de maintenance.

Défi

Café+co Delikomat préparait ses activités en Pologne au déploiement de SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Les équipes locales n’ayant aucune expérience préalable de SAP, le projet ne pouvait se limiter à un accompagnement à la configuration. Les collaborateurs avaient besoin d’un accompagnement opérationnel, de formations et d’un transfert de connaissances afin de maîtriser les nouveaux processus et de se préparer à utiliser SAP dans leurs activités quotidiennes.

En parallèle, l’entreprise devait harmoniser et optimiser ses processus métiers dans plusieurs domaines fonctionnels SAP :

• SAP Financial Accounting (FI) et SAP Controlling (CO)

• SAP Sales and Distribution (SD)

• SAP Materials Management (MM)

• SAP Extended Warehouse Management (EWM)

• SAP Production Planning (PP)

• SAP Plant Maintenance (PM)

Le déploiement devait également intégrer les exigences de localisation propres à la Pologne et assurer l’alignement des processus locaux avec le programme global de déploiement de SAP S/4HANA Cloud Public Edition.

Solution

LeverX a accompagné café+co Delikomat tout au long de la phase polonaise du déploiement de SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Les équipes locales n’ayant aucune expérience préalable de SAP, LeverX a combiné un accompagnement fonctionnel à un transfert de connaissances pratiques, aidant ainsi les collaborateurs à comprendre les fonctionnalités standard de SAP et les meilleures pratiques, à harmoniser les processus métier, à prendre en charge la localisation polonaise, à fournir des conseils sur les options de configuration pertinentes, et à organiser des ateliers et des formations pour les utilisateurs.

Alignement des processus métier

LeverX a commencé par analyser les besoins métiers de café+co Delikomat. En collaboration avec les équipes polonaises, les consultants ont examiné les processus locaux, les ont rapprochés des processus standard de SAP S/4HANA Cloud Public Edition et ont appliqué les bonnes pratiques SAP pertinentes.

L’équipe a également accompagné l’optimisation des processus afin d’adapter les modes de fonctionnement existants au nouvel environnement SAP.

Ces travaux ont couvert les principales fonctions métiers incluses dans le périmètre du déploiement et ont permis d’établir une base de processus cohérente en amont de la mise en production.

Accompagnement à la localisation polonaise et aux choix de configuration

Le projet nécessitait également d’adapter le déploiement aux spécificités des activités de café+co Delikomat en Pologne. LeverX a apporté son expertise fonctionnelle pour la localisation de la solution aux exigences polonaises et a conseillé le client sur les options de configuration SAP adaptées à son contexte.

LeverX a également contribué à adapter les processus globaux aux exigences métiers et réglementaires applicables à l’organisation polonaise.

Ateliers et transfert de connaissances

Les équipes locales n’ayant encore jamais travaillé avec SAP, la montée en compétence des utilisateurs constituait un volet essentiel de la mission. LeverX a animé des ateliers et des sessions de formation, tout en assurant un accompagnement fonctionnel continu afin d’aider les collaborateurs à comprendre les fonctionnalités de SAP S/4HANA Cloud Public Edition, les processus standard et leur application dans leurs activités quotidiennes.

Le transfert de connaissances a été intégré à chaque étape du projet afin de permettre aux équipes polonaises de développer une maîtrise opérationnelle de SAP et de gagner progressivement en autonomie dans l’utilisation du nouveau système.

Préparation à la mise en production

LeverX a mené à bien le périmètre prévu pour la phase actuelle du projet et a accompagné l’organisation polonaise dans sa préparation au déploiement de SAP S/4HANA Cloud Public Edition. L’équipe a apporté son expertise fonctionnelle, assuré le transfert de connaissances et organisé des ateliers et des formations afin de faciliter la transition vers le nouvel environnement SAP.

La phase suivante, qui comprendra la mise en production en Pologne ainsi que les activités de stabilisation post-déploiement, est prévue au printemps 2027.

Résultats

L’organisation polonaise se trouvant encore en phase de préparation à la mise en production, les résultats obtenus à ce jour concernent principalement la préparation au déploiement, la maturité des processus et la montée en compétence des utilisateurs, plutôt que des indicateurs de performance métier mesurés après la mise en production.

• Équipes locales préparées à l’adoption de SAP : grâce aux ateliers, aux formations, au transfert de connaissances et à l’accompagnement fonctionnel continu, les collaborateurs des principales fonctions métiers ont acquis les connaissances pratiques nécessaires pour aborder la mise en production et utiliser le nouveau système au quotidien.

• Processus métiers préparés pour le nouvel environnement SAP : LeverX a contribué à harmoniser et à optimiser les processus dans les domaines de la finance, des ventes, de la gestion des articles, de la gestion des entrepôts, de la production et de la maintenance, établissant ainsi une base solide pour le déploiement à venir.

• Périmètre prévu livré pour la phase en cours : LeverX a réalisé les travaux prévus pour cette phase et préparé l’organisation polonaise à la mise en production.

• Retours positifs du client et poursuite prévue de la collaboration : café+co Delikomat s’est déclaré satisfait de l’expertise fonctionnelle de LeverX, de son approche collaborative et de la qualité de son accompagnement, et a recommandé LeverX comme partenaire de confiance pour les projets de conseil et de mise en œuvre SAP. À la suite des retours positifs de la direction financière et de la direction de l’entreprise, café+co Delikomat prévoit de poursuivre sa collaboration avec LeverX dans le cadre d’une deuxième phase couvrant notamment la mise en production en Pologne.