SAP Joule effektiviserar finansiell rapportering

LeverX ansvarade för genomförandet av användningsfallet, från arkitekturdesign och vidare genom implementering till slutlig driftsättning. Detta gav den finansiella ledningen hos ett ledande amerikanskt företag omedelbar tillgång till viktiga nyckeltal, vilket minskade tiden för att ta fram kritiska rapporter med 90 %.

Kund

Kunden är ett ledande amerikanskt företag inom detaljhandel och distribution, med verksamhet i stora delar av Nordamerika och ett omfattande nätverk av dotterbolag.

Verksamhetens omfattning och geografiska spridning innebär att stora mängder finansiella data genereras varje dag. Att konsolidera informationen och snabbt få fram aktuella beslutsunderlag för strategiska beslut var en affärskritisk men resurskrävande uppgift.

Utmaning

Kundens ekonomifunktion stod inför flera utmaningar när det gällde att snabbt få en samlad och tillförlitlig bild av företagets finansiella ställning:

• Begränsad tillgång till aktuell finansiell information: Trots ett etablerat affärssystem (ERP) kunde det ta timmar eller till och med dagar att få fram aktuella uppgifter om resultat, intäkter, kostnader och kassaflöde. Manuell rapportframtagning och äldre rapportmallar försvårade snabba beslut baserade på aktuella siffror.

• Beroende av IT och specialiserade analytiker: Anpassade och mer detaljerade finansiella rapporter krävde ofta stöd från IT-avdelningen eller ekonomianalytiker. Det skapade flaskhalsar, ökade arbetsbelastningen och fördröjde tillgången till viktig information.

• Komplex datakonsolidering: Flera datakällor och varierande rapporteringsstrukturer mellan regionerna gjorde det tidskrävande att sammanställa finansiella nyckeltal och ökade risken för fel.

• Begränsade möjligheter till analys av nyckeltal: Avsaknaden av ett lättanvänt, interaktivt analysverktyg gjorde det svårt att snabbt identifiera trender, jämföra budget med utfall och analysera avvikelser på detaljnivå. Det begränsade möjligheterna till proaktiv ekonomistyrning och finansiell planering.

• Bristande beslutsunderlag för strategisk planering: Beslut om investeringar, kostnadsoptimering och omstrukturering baserades ibland på inaktuella uppgifter. Det ökade osäkerheten i beslutsfattandet och försämrade förutsättningarna för tillförlitliga prognoser.

Lösning

LeverX utvecklade och implementerade en lösning baserad på SAP Joule, SAP AI-assistent, för att förenkla tillgången till finansiell information och effektivisera rapporteringen. Arbetet omfattade lösningsarkitektur, implementering, konfiguration och driftsättning.

Lösningen integrerades med kundens SAP S/4HANA-miljö och omfattade finansiella data från bland annat Financial Accounting (FI), Controlling (CO) och lönsamhetsanalys (CO-PA). SAP Business Technology Platform (SAP BTP) användes för integrationer, medan SAP Datasphere och SAP Analytics Cloud stödde datamodellering, analys och visualisering. Tillsammans gav dessa komponenter en mer enhetlig och aktuell grund för finansiell rapportering.

Tidigare krävdes ofta flera manuella rapporter och omfattande analysarbete för att förstå varför ett visst finansiellt nyckeltal avvek från budget eller förväntat resultat. Ekonomichefer och analytiker behövde sammanställa uppgifter från olika delar av SAP-miljön för att identifiera möjliga orsaker.

Med den nya lösningen kan behöriga användare ställa frågor via Joule och snabbt få tillgång till relevanta finansiella nyckeltal och analysunderlag. Lösningen stödjer bland annat jämförelser mellan budget och utfall, avvikelseanalyser och uppföljning av resultat utifrån olika finansiella dimensioner.

Genom integrationen med SAP Analytics Cloud kan Joule presentera nyckeltal och visualiseringar baserade på tillgängliga datamodeller. Det gör det enklare att gå från en övergripande resultatbild till mer detaljerad analys med hjälp av frågor på naturligt språk.

Följande exempel illustrerar hur användare kan ställa frågor och få tillgång till finansiella insikter. Frågorna och svaren återges här på svenska.

• Fråga 1: ”Visa vinsten för innevarande kvartal.”

  Joules svar: ”Vinsten för innevarande kvartal uppgår till 12,5 miljoner USD, vilket är 8 % över målet. Vinsttillväxten har dock avtagit jämfört med föregående kvartal.”

• Fråga 2: ”Vilka enheter har haft ett minskande rörelseresultat under de två senaste kvartalen?”

  Joules svar: ”Rörelseresultatet har minskat i New York (−3 % mellan första och andra kvartalet 2025) och Los Angeles (−2,5 % under samma period). I New York är de främsta orsakerna ökade hyreskostnader och ett lägre genomsnittligt transaktionsvärde. I Los Angeles är det framför allt högre logistikkostnader som påverkar resultatet. En närmare analys av kostnadsstrukturen i dessa enheter rekommenderas.”

• Fråga 3: ”Vilka kostnadskategorier överskrider oftast budgeten inom försäljningsorganisationen?”

  Joules svar: ”Resekostnader och reklammaterial är de kostnadskategorier som oftast överstiger budgeten, med 18 % respektive 15 %. Avvikelserna förekommer i 7 av 10 regioner. Det kan därför vara motiverat att se över utgiftsriktlinjerna och stärka kostnadskontrollen.”

Lösningen gav ekonomifunktionen bättre förutsättningar att gå från tidskrävande, reaktiv rapportering till mer proaktiv och datadriven ekonomistyrning. Genom att snabbare identifiera och analysera avvikelser kan verksamheten vidta åtgärder i ett tidigare skede och fatta beslut med bättre underlag.

Teknikstack

• Användargränssnitt och AI-assistent: SAP Joule

  SAP Joule fungerar som ett konversationsbaserat gränssnitt där behöriga användare kan ställa frågor på naturligt språk och få tillgång till relevanta finansiella nyckeltal och visualiseringar. Genom AI och språkförståelse kan Joule förenkla tillgången till information från anslutna SAP-lösningar och analysmodeller. Det minskar behovet av att manuellt navigera mellan olika rapporter och system.

• Centralt affärssystem och huvudsaklig datakälla: SAP S/4HANA

  SAP S/4HANA är kundens centrala affärssystem och hanterar viktiga finansiella och operativa processer. Systemet tillhandahåller de transaktionsdata som ligger till grund för finansiell uppföljning och analys. Genom integration med övriga komponenter i lösningen kan aktuella uppgifter användas för att skapa mer tillförlitliga och enhetliga beslutsunderlag.

• Integrations- och utvecklingsplattform: SAP Business Technology Platform (SAP BTP)

  SAP BTP utgör grunden för integration och vidareutveckling av lösningen. Plattformen möjliggör anslutningar mellan SAP S/4HANA och andra SAP-lösningar samt stödjer hantering av API och utveckling av tilläggsfunktioner. Det skapar förutsättningar för en flexibel och skalbar systemarkitektur som kan anpassas efter förändrade verksamhetsbehov.

• Datamodellering och analys:

SAP Datasphere

SAP Datasphere används för att integrera, modellera och harmonisera finansiella data från SAP S/4HANA och andra relevanta datakällor. Lösningen gör det möjligt att arbeta med gemensamma datadefinitioner och skapa en sammanhängande informationsgrund för analys och rapportering. Datamodellerna kan sedan användas i SAP Analytics Cloud för vidare analys och visualisering.

SAP Analytics Cloud (SAC)

SAP Analytics Cloud används för finansiell analys, uppföljning av nyckeltal och visualisering av data. Genom integration med Joules analytiska funktioner kan information från tillgängliga datamodeller presenteras som nyckeltal och diagram. Det ger användarna möjlighet att analysera resultat, jämföra budget med utfall och identifiera avvikelser utan att behöva sammanställa varje rapport manuellt.

• Databas: SAP HANA (underliggande databas för SAP S/4HANA)

  SAP HANA är den underliggande databasen i SAP S/4HANA och använder in-memory-teknik för snabb bearbetning av stora datamängder.

  Databasens arkitektur stödjer transaktionshantering och analys med hög prestanda. Det ger en teknisk grund för snabb åtkomst till finansiella data, vilket är viktigt för lösningens rapporterings- och analysfunktioner.

Resultat

Implementeringen av SAP Joule effektiviserade kundens finansiella rapportering och bidrog till flera förbättringar inom ekonomistyrning och beslutsfattande:

• 90 % kortare tid för finansiell rapportering: Tiden för att ta fram verksamhetskritiska finansiella rapporter minskade med 90 %. Centrala nyckeltal och analysunderlag som tidigare krävde omfattande manuellt arbete blev tillgängliga genom enkla textbaserade frågor.

• Mer aktuella och tillförlitliga finansiella beslutsunderlag: Snabbare tillgång till information från anslutna system minskade beroendet av äldre rapporter och gav bättre förutsättningar för beslut baserade på aktuella data.

• Förbättrad strategisk och finansiell planering: Ledningen fick enklare tillgång till en samlad bild av den finansiella utvecklingen och kunde fatta mer välgrundade beslut om investeringar, resursfördelning och kostnader.

• Minskad arbetsbelastning för IT och ekonomianalytiker: Behovet av manuella rapportbeställningar och återkommande sammanställningar minskade, vilket frigjorde tid för mer kvalificerad analys och andra värdeskapande uppgifter.

• Effektivare bokslutsprocesser: Snabbare tillgång till relevanta finansiella uppgifter underlättade uppföljning, avstämningar och arbete i samband med periodavslut.

• Bättre budgetuppföljning och kostnadskontroll: Möjligheten att snabbt jämföra faktiska kostnader med budget gjorde det enklare att identifiera avvikelser, följa upp kostnadsutvecklingen och prioritera förbättringsåtgärder.