SAP Joule -tekoälyavustajan käyttöönotto talousraportoinnissa

LeverX vastasi käyttötapauksen toteutuksesta arkkitehtuurisuunnittelusta lähtien, toteutuksen kautta ja lopulta käyttöönottoon asti. Tämä antoi erään johtavan yhdysvaltalaisen suuryrityksen talousjohdolle välittömän pääsyn avainmittareihin, mikä lyhensi kriittisten raporttien laatimisaikaa 90 prosentilla.

Asiakas

Asiakkaamme on johtava yhdysvaltalainen yritys, jolla on vahva markkina-asema vähittäiskaupan ja jakelun alalla Pohjois-Amerikassa. Yrityksellä on laaja tytäryhtiöverkosto ja toimintaa eri puolilla Yhdysvaltoja, minkä vuoksi sen liiketoiminnassa syntyy päivittäin suuria määriä talousdataa.

Tietojen hallinta, yhdistäminen ja hyödyntäminen strategisessa päätöksenteossa oli yritykselle keskeinen mutta monimutkainen haaste. Nopeasti muuttuvassa markkinaympäristössä talousjohto tarvitsi ajantasaista ja luotettavaa tietoa liiketoiminnan tuloksellisuuden arviointiin ja tulevien toimenpiteiden suunnitteluun.

Haaste

Asiakkaan taloushallinnolla oli merkittäviä haasteita ajantasaisten ja kattavien taloustietojen saatavuudessa:

• Puutteellinen reaaliaikainen näkyvyys: Vaikka asiakkaalla oli käytössään tehokas ERP-järjestelmä, ajantasaisten tulos-, liikevaihto-, kulu- ja kassavirtatietojen kokoaminen kesti tunteja tai jopa päiviä. Raportteja laadittiin manuaalisesti tai vanhentuneiden raporttipohjien avulla, mikä hidasti päätöksentekoa.

• Riippuvuus IT-osastosta ja talousanalyytikoista: Räätälöityjen tai yksityiskohtaisten talousraporttien laatiminen edellytti usein IT-asiantuntijoiden tai talousanalyytikoiden osallistumista. Tämä kuormitti henkilöstöä, aiheutti pullonkauloja raportointiprosessiin ja viivästytti tarvittavien tietojen saamista.

• Tietojen yhdistämisen monimutkaisuus: Useat tietolähteet ja alueellisten yksiköiden erilaiset raportointikäytännöt vaikeuttivat talouden tunnuslukujen yhdistämistä. Tietojen kokoaminen oli työlästä ja altisti raportoinnin virheille.

• Talouslukujen analysoinnin tehottomuus: Käytettävissä ei ollut helppokäyttöistä ja vuorovaikutteista työkalua, jolla olisi voitu nopeasti tarkastella kehityssuuntia, verrata toteutuneita lukuja budjettiin ja analysoida poikkeamien taustalla olevia syitä. Tämä vaikeutti ennakoivaa taloussuunnittelua ja talouden seurantaa.

• Vaikutukset strategiseen suunnitteluun: Investointeja, kustannusten optimointia ja organisaation uudelleenjärjestelyjä koskevat päätökset perustuivat usein tietoihin, jotka eivät enää vastanneet ajantasaista liiketoimintatilannetta. Tämä lisäsi päätöksenteon riskejä ja heikensi talousennusteiden luotettavuutta.

Ratkaisu

LeverX kehitti asiakkaan talousraportointia ottamalla käyttöön ja määrittämällä SAP Joule -tekoälyavustajan, joka mahdollistaa keskeisten taloustietojen hakemisen ja analysoinnin luonnollisella kielellä.

Ratkaisu integroitiin asiakkaan SAP S/4HANA -järjestelmään ja sen taloushallinnon toiminnallisuuksiin, kuten SAP Finance (FI), Controlling (CO) ja Profitability Analysis (CO-PA). Integraatioissa hyödynnettiin SAP Business Technology Platform (SAP BTP) -alustaa, jonka avulla rakennettiin yhtenäinen ja ajantasainen tietopohja talousraportoinnin tueksi.

Ratkaisu muutti merkittävästi tapaa, jolla talousjohto ja analyytikot hakevat ja hyödyntävät tietoa. Aiemmin yksittäisten talouden tunnuslukujen heikkenemisen syiden selvittäminen edellytti useiden raporttien manuaalista kokoamista ja yksityiskohtaista analyysiä SAP-järjestelmän eri taloushallinnon osa-alueilta.

SAP Joulen avulla käyttäjät voivat nyt tarkastella keskeisiä talouden tunnuslukuja keskustelupohjaisen käyttöliittymän kautta. Ratkaisu mahdollistaa nopean pääsyn toteutuneiden tulosten ja suunnitelmien vertailuun, yksityiskohtaiseen poikkeama-analyysiin sekä taloustietojen tarkasteluun eri näkökulmista.

SAP Analytics Cloud -integraation avulla ratkaisu tarjoaa myös analytiikkaa ja tilanteeseen liittyviä visualisointeja. Käyttäjät voivat siirtyä talouden yleiskuvasta yksittäisten poikkeamien tarkempaan analysointiin esittämällä kysymyksiä luonnollisella kielellä.

Seuraavat esimerkit havainnollistavat ratkaisun käyttöä:

• Kysymys 1: ”Näytä kuluvan vuosineljänneksen tulos.”
  Joulen vastaus: ”Kuluvan vuosineljänneksen tulos on 12,5 miljoonaa dollaria eli 8 % tavoitetta parempi. Voiton kasvu on kuitenkin hidastunut edelliseen vuosineljännekseen verrattuna.”
  
  
• Kysymys 2: ”Missä toimipisteissä liikevoitto on laskenut kahden viimeisen vuosineljänneksen aikana?”
  Joulen vastaus: ”Liikevoitto on laskenut New Yorkin (–3 %) ja Los Angelesin (–2,5 %) toimipisteissä vuoden 2025 ensimmäisestä neljänneksestä toiseen. New Yorkissa keskeisiä syitä ovat vuokrakustannusten nousu ja keskimääräisen ostoksen arvon lasku. Los Angelesissa tulokseen ovat vaikuttaneet erityisesti kasvaneet logistiikkakustannukset. Molempien toimipisteiden kustannusrakenteen tarkempi analysointi on suositeltavaa.”

• Kysymys 3: ”Mitkä kuluerät ylittävät myyntiosastojen budjetin useimmin?”
  Joulen vastaus: ”Matkakulut (18 %) ja mainosmateriaalit (15 %) aiheuttavat yleisimmin budjettiylityksiä myyntiosastoilla. Sama kehitys on havaittavissa seitsemällä kymmenestä alueesta. Kulukäytäntöjen tarkistaminen ja kustannusseurannan tehostaminen voivat olla tarpeen.”

Ratkaisun ansiosta asiakkaan taloushallinto pystyi siirtymään manuaalisesta ja pitkälti jälkikäteen tapahtuvasta raportoinnista kohti ennakoivampaa, tietoon perustuvaa päätöksentekoa. Talouden poikkeamat ja mahdolliset ongelmakohdat voidaan tunnistaa aikaisemmin, jolloin niihin pystytään reagoimaan ennen niiden vaikutusten kasvamista.

Teknologia-alusta

• Käyttöliittymä ja tekoälyavustaja: SAP Joule
  SAP Joule toimii taloushallinnon käyttäjille keskustelupohjaisena käyttöliittymänä. Tekoälyä ja luonnollisen kielen käsittelyä (NLP) hyödyntävä ratkaisu mahdollistaa monimutkaisten taloustietojen hakemisen tavallisella kielellä ilman erillisten raporttien manuaalista laatimista. Talousjohto ja analyytikot voivat esittää liiketoimintaa koskevia kysymyksiä ja saada vastauksiksi koottuja taloustietoja ja tunnuslukuja. Tämä yksinkertaistaa ERP-järjestelmään tallennettujen tietojen hyödyntämistä ja vähentää riippuvuutta perinteisistä raportointimenetelmistä.
• Keskeinen tietolähde: SAP S/4HANA (Core ERP)
  SAP S/4HANA toimii asiakkaan keskeisenä toiminnanohjausjärjestelmänä, johon tallennetaan liiketoiminnan ja taloushallinnon tapahtumatietoja. SAP Joulen integrointi SAP S/4HANA -ympäristöön mahdollistaa ajantasaisten taloustietojen hyödyntämisen käyttäjien kyselyissä. Tämä vähentää manuaaliseen tiedonkeruuseen liittyviä viiveitä ja epäjohdonmukaisuuksia sekä tukee talousraportoinnin luotettavuutta.
• Integrointi- ja laajennusalusta: SAP Business Technology Platform (SAP BTP)
  SAP BTP toimii pilvipohjaisena integraatio- ja laajennusalustana, jonka avulla SAP S/4HANA, SAP Joule ja muut yrityksen järjestelmät voidaan yhdistää toimivaksi kokonaisuudeksi. Alusta tarjoaa työkalut järjestelmäintegraatioiden toteuttamiseen, sovellusrajapintojen (API) hallintaan ja ERP-järjestelmän toimintojen laajentamiseen. Näin voidaan rakentaa yhtenäinen, joustava ja skaalautuva IT-ympäristö, joka tukee myös tulevia kehitystarpeita.
• Tiedonhallinta- ja analytiikka-alusta:
  
  • SAP Datasphere
    SAP Datasphere tarjoaa tiedon integrointiin, mallintamiseen ja hallintaan tarvittavat ominaisuudet. Sen avulla SAP S/4HANA -järjestelmästä ja muista tietolähteistä saatavia taloustietoja voidaan yhdistää, muokata ja yhdenmukaistaa analytiikkaa varten. Ratkaisussa SAP Datasphere muodostaa keskeisen osan yhtenäistä tietopohjaa, jota voidaan hyödyntää SAP Analytics Cloudin analytiikkatoiminnoissa. Näiden ratkaisujen yhteiskäyttö tukee monipuolista talousanalytiikkaa ja auttaa varmistamaan tietojen johdonmukaisuuden.
  • SAP Analytics Cloud (SAC)
    SAP Analytics Cloud tarjoaa kehittyneet analytiikka- ja visualisointiominaisuudet taloustietojen tarkasteluun. Ratkaisu voi hyödyntää SAP Dataspheressä valmisteltuja tietomalleja tai muodostaa reaaliaikaisia yhteyksiä SAP S/4HANA -järjestelmään. Sen avulla voidaan toteuttaa monimutkaisia laskelmia, laatia kaavioita sekä analysoida talouden tunnuslukuja ja niiden kehitystä. SAP Joulen kanssa käytettynä SAP Analytics Cloud tukee luonnollisella kielellä tehtäviä analyyttisiä kyselyitä ja niihin liittyvien tunnuslukujen ja visualisointien esittämistä. Näin käyttäjät voivat tarkastella talouden tilannetta ja selvittää poikkeamien taustatekijöitä ilman erillisten raporttien manuaalista kokoamista.
• Tietokanta: SAP HANA -tietokanta (SAP S/4HANA -järjestelmän osana)
  SAP S/4HANA:n kiinteänä osana integroitu SAP HANA -tietokanta tarjoaa suorituskykyiset, muistissa tapahtuvat käsittelyominaisuudet. Sen ainutlaatuinen arkkitehtuuri mahdollistaa valtavien määrien rahoitustapahtumien ja analyyttisten kyselyjen reaaliaikaisen käsittelyn, mikä tarjoaa SAP Joulelle välttämättömän nopeuden ja reagointikyvyn, jotta se voi tuottaa välittömiä taloudellisia oivalluksia käyttämällä S/4HANA:n reaaliaikaisia tietoja.

Tulokset

SAP Joulen käyttöönotto tehosti asiakkaan talousraportointia ja paransi taloustietojen saatavuutta. Ratkaisulla saavutettiin seuraavat hyödyt:

• Talousraporttien tuottamiseen kuluva aika lyheni 90 %: Aiemmin tunteja tai jopa päiviä vaatineita raportointitietoja voitiin nyt hakea muutamassa sekunnissa luonnollisella kielellä tehtävien kyselyiden avulla.
• Taloustietojen ajantasaisuus ja luotettavuus paranivat: Nopea pääsy ajantasaisiin tietoihin vähensi vanhentuneisiin lukuihin perustuvan päätöksenteon riskiä ja paransi talousraportoinnin johdonmukaisuutta.
• Strategisen taloussuunnittelun edellytykset paranivat: Talousjohto pystyi hyödyntämään kattavampaa ja ajantasaisempaa tilannekuvaa investointien, budjetoinnin ja muiden liiketoimintapäätösten tukena.
• IT-asiantuntijoiden ja talousanalyytikoiden työmäärä väheni: Manuaalisten raportointipyyntöjen määrä pieneni merkittävästi, jolloin asiantuntijoille jäi enemmän aikaa vaativampiin analyysi- ja kehitystehtäviin.
• Tilinpäätösprosessit nopeutuivat: Taloustietojen parempi saatavuus tehosti tilikauden sulkemiseen ja tilinpäätöksen valmisteluun liittyviä työvaiheita.
• Budjetin ja kustannusten hallinta tehostui: Kulujen ajantasainen seuranta ja vertailu budjettiin helpottivat poikkeamien tunnistamista, kustannusten hallintaa ja resurssien tarkoituksenmukaista kohdentamista.