Cómo LeverX agilizó los informes financieros con SAP Joule

LeverX se encargó de la ejecución del caso de uso, desde el diseño de la arquitectura hasta la implementación y, finalmente, la puesta en marcha. Esto permitió a los responsables financieros de una empresa líder de EE. UU. disponer de acceso inmediato a métricas clave, lo que redujo en un 90 % el tiempo de generación de informes críticos.

Cliente

Nuestro cliente es una importante empresa estadounidense del sector del comercio minorista y la distribución, con una amplia presencia en Norteamérica. Su extensa red de filiales y operaciones en los principales estados de EE. UU. genera diariamente grandes volúmenes de datos financieros. Gestionar esta información y disponer de datos actualizados para tomar decisiones estratégicas en un mercado tan dinámico como el estadounidense suponía un reto considerable.

Reto

El departamento financiero del cliente se enfrentaba a importantes dificultades para acceder a información financiera completa y actualizada:

• Falta de visibilidad en tiempo real: A pesar de contar con un sistema ERP avanzado, obtener datos actualizados sobre beneficios, ingresos, gastos o flujos de caja llevaba horas e incluso días. Los informes se elaboraban manualmente o mediante plantillas obsoletas, lo que dificultaba la toma de decisiones a tiempo.

• Dependencia del departamento de TI y de los analistas: La elaboración de informes financieros personalizados o detallados requería la intervención del departamento de TI o de analistas especializados. Esto generaba cuellos de botella, aumentaba la carga de trabajo y retrasaba el acceso a la información.

• Complejidad de la consolidación de datos: La diversidad de fuentes de datos y formatos de informes utilizados por las distintas divisiones regionales complicaba la consolidación de los indicadores financieros y aumentaba el riesgo de errores.

• Dificultad para analizar los indicadores clave: La falta de una herramienta intuitiva e interactiva para identificar tendencias, comparar los resultados reales con los presupuestados y analizar los datos en detalle limitaba la capacidad de planificación y control financiero.

• Limitaciones para la planificación estratégica: Las decisiones sobre nuevas inversiones, optimización de costes o reestructuraciones se basaban a menudo en información desactualizada, lo que incrementaba los riesgos y reducía la precisión de las previsiones.

Solución

LeverX implantó y configuró SAP Joule, un asistente de inteligencia artificial que facilita el acceso inmediato a información financiera clave mediante lenguaje natural. La solución se integró con SAP S/4HANA, el sistema ERP central del cliente, y con componentes financieros como Contabilidad financiera (FI), Controlling (CO) y Análisis de rentabilidad (CO-PA), utilizando SAP Business Technology Platform (SAP BTP) como plataforma de integración. Esta arquitectura permite acceder a información financiera coherente, fiable y actualizada.

La solución cambió la forma en que los responsables financieros y los analistas consultaban la información. Anteriormente, identificar las causas de las desviaciones en los indicadores financieros exigía consultar múltiples informes y analizar en detalle los datos de distintos módulos SAP, como FI, CO y CO-PA.

Con SAP Joule, los usuarios pueden consultar rápidamente los principales indicadores financieros mediante preguntas en lenguaje natural, comparar resultados reales y previstos, analizar desviaciones y acceder a información detallada de distintas áreas financieras.

Gracias a su integración con SAP Analytics Cloud, la solución también proporciona análisis y visualizaciones contextuales. De este modo, los usuarios pueden pasar de una visión general de los resultados a un análisis detallado de posibles desviaciones mediante preguntas como las siguientes:

• Pregunta 1: «Muéstrame el beneficio del trimestre actual».
  Respuesta de Joule: «El beneficio del trimestre actual asciende a 12,5 millones de dólares, un 8 % por encima del objetivo. Sin embargo, el crecimiento del beneficio se ha ralentizado respecto al trimestre anterior».
  
  
• Pregunta 2: «¿Qué sucursales han registrado un descenso del beneficio operativo durante los dos últimos trimestres?».
  Respuesta de Joule: «El beneficio operativo ha disminuido en Nueva York (−3 %) y Los Ángeles (−2,5 %) durante el primer y segundo trimestre de 2025. Las principales causas son el aumento de los costes de alquiler y la reducción del importe medio por transacción en Nueva York, así como el incremento de los costes logísticos en Los Ángeles. Se recomienda analizar en detalle la estructura de costes de estas sucursales».

• Pregunta 3: «¿Qué partidas de gasto superan con mayor frecuencia el presupuesto en los departamentos de ventas?».
  Respuesta de Joule: «Los gastos de viaje (18 %) y el material publicitario (15 %) son las partidas que superan el presupuesto con mayor frecuencia en los departamentos de ventas. Esta tendencia se observa en 7 de cada 10 regiones. Sería conveniente revisar las políticas de gastos o reforzar los controles presupuestarios».

Estas capacidades permitieron pasar de un modelo de elaboración de informes reactivo a otro orientado a la toma de decisiones basada en datos, facilitando la detección temprana de desviaciones y la identificación de posibles ineficiencias antes de que se agraven.

Tecnologías utilizadas

• Interfaz principal y asistente de IA: SAP Joule
  SAP Joule proporciona una interfaz conversacional intuitiva para los responsables y analistas financieros. Mediante inteligencia artificial y procesamiento del lenguaje natural (NLP), permite formular consultas complejas en lenguaje natural y obtener respuestas basadas en datos financieros consolidados, simplificando la interacción con el sistema ERP.
• Fuente de datos principal: SAP S/4HANA (ERP central)
  Se trata del repositorio central de todos los datos financieros y operativos primarios. La profunda integración de Joule con S/4HANA garantiza que todas las respuestas a las consultas se basen en los datos más actuales y fiables, lo que elimina las discrepancias y los retrasos habituales en la elaboración manual de informes.
• Plataforma de integración y extensibilidad: SAP Business Technology Platform (SAP BTP)
  La BTP, que actúa como una sólida base en la nube, garantiza una integración perfecta entre SAP S/4HANA, SAP Joule y otros sistemas empresariales. Proporciona las herramientas necesarias para ampliar las funcionalidades del ERP y gestionar las API, creando un entorno de TI unificado, flexible y escalable.
• Plataforma de datos y analítica:
  
  • SAP Datasphere
    SAP Datasphere ofrece capacidades de integración, modelado y armonización de datos. Permite combinar información financiera de SAP S/4HANA y otras fuentes para crear modelos de datos coherentes y preparados para su análisis. Su integración con SAP Analytics Cloud facilita el desarrollo de escenarios analíticos avanzados.
  • SAP Analytics Cloud (SAC)
    SAP Analytics Cloud proporciona capacidades de analítica avanzada y visualización de datos. Se conecta a los modelos de SAP Datasphere o directamente a SAP S/4HANA, según el escenario, para realizar cálculos, generar gráficos y analizar indicadores financieros. Estas capacidades complementan las consultas realizadas mediante Joule y permiten profundizar en los resultados.
• Base de datos: SAP HANA (integrada en SAP S/4HANA)
  Como componente integral de SAP S/4HANA, la base de datos SAP HANA integrada proporciona capacidades de procesamiento en memoria de alto rendimiento. Su arquitectura única permite el procesamiento en tiempo real de grandes volúmenes de transacciones financieras y consultas analíticas, lo que proporciona la velocidad y la capacidad de respuesta fundamentales para que SAP Joule ofrezca información financiera instantánea al acceder a los datos en tiempo real de S/4HANA.

Resultados

La implantación de SAP Joule mejoró significativamente el acceso a la información financiera y la eficiencia de los procesos de análisis y elaboración de informes, con los siguientes resultados:

• Reducción del 90 % en el tiempo de elaboración de informes financieros: los informes que antes requerían horas o días ahora pueden obtenerse en segundos mediante consultas por voz o texto.
• Mayor precisión y actualización de los datos financieros: el acceso inmediato a información actualizada redujo los riesgos asociados al uso de datos obsoletos.
• Mejora de la planificación financiera estratégica: los responsables financieros pudieron tomar decisiones mejor fundamentadas gracias a una visión completa y actualizada de la situación financiera.
• Menor carga de trabajo para TI y los analistas financieros: la reducción de las solicitudes de elaboración manual de informes permitió dedicar más tiempo a tareas de mayor valor.
• Mayor agilidad en el cierre financiero: el acceso rápido a la información facilitó la optimización de los procesos de cierre contable.
• Mejor control presupuestario y optimización de costes: la posibilidad de consultar los gastos y compararlos con los presupuestos en tiempo real facilitó la identificación de desviaciones y oportunidades de mejora.