SAP Joule im Finanzreporting: 90 % kürzere Bearbeitungszeit für Finanzberichte

LeverX war für die Umsetzung des Anwendungsfalls verantwortlich – vom Architekturentwurf über die Implementierung bis hin zur endgültigen Einführung. Dadurch erhielt die Finanzleitung eines führenden US-Unternehmens sofortigen Zugriff auf wichtige Kennzahlen, wodurch sich die Zeit für die Erstellung kritischer Berichte um 90 % verkürzte.

Lösung auf einen Blick

• Use Case: KI-gestütztes Finanzreporting

• SAP-Lösung: SAP Joule

• Backend: SAP S/4HANA

• Plattform: SAP BTP

• Analytics: SAP Datasphere & SAP Analytics Cloud

• Ergebnis: 90 % kürzere Bearbeitungszeit für Finanzberichte

Kunde

Der Kunde ist ein führendes US-Unternehmen im Einzelhandel und Vertrieb mit einem umfangreichen Netzwerk von Tochtergesellschaften und Niederlassungen in Nordamerika. Das Unternehmen verarbeitet täglich große Mengen an Finanzdaten. Für die Finanzorganisation bestand die zentrale Herausforderung darin, aktuelle Kennzahlen aus unterschiedlichen Quellen schneller zusammenzuführen und für strategische Entscheidungen verfügbar zu machen.

Herausforderung

Die Finanzabteilung benötigte schnelleren und einfacheren Zugriff auf aktuelle Finanzkennzahlen. Insbesondere fünf Herausforderungen bremsten Reporting und Entscheidungsprozesse:

• Fehlende Echtzeit-Transparenz:
  Trotz des bestehenden ERP-Systems dauerte die Bereitstellung aktueller Daten zu Gewinn, Umsatz, Aufwendungen oder Cashflow teilweise Stunden oder Tage. Manuelle Berichte und bestehende Vorlagen verzögerten den Zugriff auf entscheidungsrelevante Informationen.
• Abhängigkeit von der IT-Abteilung und Analysten:
  Die Erstellung maßgeschneiderter oder detaillierter Finanzberichte erforderte Anfragen an die IT-Abteilung oder spezialisierte Analysten. Dies führte zu Engpässen, erhöhte die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und verzögerte den Zugriff auf Informationen.
• Komplexität der Datenkonsolidierung:
  Uneinheitliche Datenquellen und unterschiedliche Berichtsstrukturen in den regionalen Niederlassungen machten die Konsolidierung der Finanzkennzahlen mühsam und fehleranfällig.
• Ineffektive Analyse der Kennzahlen:
  Das Fehlen eines interaktiven, intuitiven Tools zur schnellen Analyse von Trends, zum Vergleich von Plan- und Ist-Werten sowie zur detaillierten Datenauswertung behinderte eine proaktive Finanzplanung und -steuerung.
• Auswirkungen auf die strategische Planung:
  Entscheidungen über neue Investitionen, Kostenoptimierung oder Umstrukturierungen basierten oft auf veralteten Daten, was Risiken erhöhte und die Prognosegenauigkeit verringerte.

Lösung

LeverX entwickelte einen KI-gestützten Finanzassistenten auf Basis von SAP Joule. Über SAP BTP wurde die Lösung mit SAP S/4HANA sowie den relevanten Finanz- und Analytikkomponenten verbunden. Finanzverantwortliche können dadurch zentrale Kennzahlen in natürlicher Sprache abfragen und erhalten direkten Zugriff auf aktuelle Unternehmensdaten.

LeverX verantwortete den gesamten Use Case – von Architektur und Lösungsdesign über Implementierung und Integration bis zum Rollout.

Vor der Implementierung mussten Finanzverantwortliche für detaillierte Analysen häufig mehrere Berichte aus SAP Finance (FI), Controlling (CO) und Ergebnisrechnung (CO-PA) zusammenführen oder Unterstützung von Analysten und IT anfordern.

Mit SAP Joule können Anwender Finanzkennzahlen nun dialogorientiert abfragen, Plan- und Ist-Werte vergleichen, Abweichungen analysieren und von einer aggregierten Kennzahl bis zu relevanten Detailinformationen navigieren.

Durch die Integration mit der SAP Analytics Cloud für Erkenntnisse und kontextbezogene Visualisierungen führt Joule die Nutzer mithilfe intuitiver Fragen in natürlicher Sprache von einer Übersicht zu spezifischen Problembereichen, wie diese Beispiele zeigen:

• Frage 1: „Zeige den aktuellen Gewinn für das Quartal an.“
  Antwort von Joule: „Der aktuelle Gewinn für das Quartal beträgt 12,5 Millionen Dollar und liegt damit 8 % über dem Zielwert. Allerdings hat sich das Gewinnwachstum im Vergleich zum Vorquartal verlangsamt.“
  
  
• Frage 2: „Welche Niederlassungen verzeichnen in den letzten beiden Quartalen einen Rückgang des Betriebsgewinns?“
  Antwort von Joule: „Der Betriebsgewinn ist in New York (-3 % für Q1–Q2 2025) und Los Angeles (-2,5 % für Q1–Q2 2025) rückläufig. Zu den Hauptgründen zählen steigende Mietkosten und ein Rückgang des durchschnittlichen Transaktionswerts in New York sowie gestiegene Logistikkosten in Los Angeles. Eine detaillierte Analyse der Kostenstruktur in diesen Niederlassungen wird empfohlen.“

• Frage 3: „In welchen Ausgabenkategorien werden die Budgets in den Vertriebsabteilungen am häufigsten überschritten?“
  Antwort von Joule: „In den Vertriebsabteilungen werden die Budgets für ‚Reisekosten‘ (um 18 %) und ‚Werbematerialien‘ (um 15 %) am häufigsten überschritten. Dieser Trend ist in 7 von 10 Regionen zu beobachten. Eine Überprüfung der Ausgabenrichtlinien oder strengere Kontrollen könnten erforderlich sein.“

Diese Funktion ermöglichte einen transformativen Wandel von der reaktiven Berichterstellung hin zu einer proaktiven, datengestützten Entscheidungsfindung, bei der Engpässe aktiv identifiziert und behoben werden, bevor sie eskalieren.

Die Lösungsarchitektur verbindet SAP Joule als dialogorientierte Benutzeroberfläche mit SAP S/4HANA als zentraler Quelle für operative Finanzdaten. SAP BTP übernimmt Integrations- und Erweiterungsaufgaben, während SAP Datasphere und SAP Analytics Cloud Datenmodellierung, Analyse und Visualisierung unterstützen.

Technologie-Stack

• Primäre Benutzeroberfläche und KI-Assistent: SAP Joule
  SAP Joule bildet die dialogorientierte Benutzeroberfläche. Finanzverantwortliche können Kennzahlen in natürlicher Sprache abfragen und erhalten konsolidierte Informationen, ohne für jede Analyse separate Berichte aufrufen zu müssen.
• Zentrale Datenquelle: SAP S/4HANA (Kern-ERP)
  SAP S/4HANA stellt die zentralen operativen Finanz- und Geschäftsdaten bereit, auf die der Assistent für seine Abfragen zugreift.
• Integrations- und Erweiterungsplattform: SAP Business Technology Platform (SAP BTP)
  SAP BTP bildet die Integrations- und Erweiterungsschicht zwischen SAP Joule, SAP S/4HANA und weiteren Komponenten der Lösungsarchitektur.
• Grundlage für Data Warehousing und Analytik:
  • SAP Datasphere
    SAP Datasphere harmonisiert und modelliert Finanzdaten aus SAP S/4HANA und weiteren relevanten Quellen für analytische Szenarien.
  • SAP Analytics Cloud (SAC)
    SAP Analytics Cloud unterstützt Analysen und Visualisierungen und ermöglicht es, über Joule auf weiterführende finanzielle Erkenntnisse zuzugreifen.
• Datenbank: SAP-HANA-Datenbank (in S/4HANA eingebettet)
  Die In-Memory-Datenbank von SAP S/4HANA unterstützt die schnelle Verarbeitung operativer und analytischer Abfragen.

Ergebnisse

Die Lösung beschleunigte den Zugriff auf Finanzinformationen und reduzierte den manuellen Reporting-Aufwand deutlich. Zu den wichtigsten Ergebnissen zählen:

• 90 % kürzere Bearbeitungszeit für Finanzberichte: Finanzinformationen, deren Bereitstellung zuvor Stunden oder Tage dauern konnte, sind nun innerhalb von Sekunden per Text- oder Sprachabfrage verfügbar. 
• Aktuellere Finanzinformationen: Führungskräfte erhalten direkten Zugriff auf aktuelle Finanzkennzahlen statt auf zeitverzögert erstellte Berichte.
• Schnellere Entscheidungsfindung: Plan-/Ist-Vergleiche und Abweichungsanalysen stehen unmittelbar für die Finanzsteuerung zur Verfügung.
• Weniger manuelle Reporting-Anfragen: Finanz- und IT-Teams werden von wiederkehrenden Anfragen zur Bereitstellung von Kennzahlen entlastet.
• Unterstützung schnellerer Abschlussprozesse: Relevante Finanzinformationen lassen sich im Periodenabschluss schneller abrufen und analysieren.
• Bessere Transparenz über Budgetabweichungen: Ausgaben können schneller mit Budgets verglichen und Auffälligkeiten identifiziert werden.

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