Kā LeverX ar SAP Joule paātrināja finanšu pārskatu sagatavošanu

LeverX bija atbildīgs par lietošanas gadījuma īstenošanu, sākot no arhitektūras izstrādes, turpinot ar ieviešanu un beidzot ar sistēmas palaišanu. Tas nodrošināja vadošā ASV uzņēmuma finanšu vadībai tūlītēju piekļuvi galvenajiem rādītājiem, par 90 % samazinot kritiski svarīgu pārskatu sagatavošanas laiku.

Klients

Mūsu klients ir viens no vadošajiem ASV uzņēmumiem mazumtirdzniecības un izplatīšanas nozarē ar plašu darbību visā Ziemeļamerikā. Uzņēmumam ir attīstīts meitasuzņēmumu tīkls, un tas darbojas daudzos ASV štatos, ik dienu apstrādājot lielu finanšu datu apjomu. Šo datu efektīva pārvaldība un savlaicīga piekļuve aktuālai informācijai bija būtiska pamatotu stratēģisko lēmumu pieņemšanai. Tomēr uzņēmuma darbības mēroga un sarežģītās organizatoriskās struktūras dēļ tas bija ievērojams izaicinājums.

Izaicinājums

Klienta finanšu nodaļai bija grūtības nodrošināt savlaicīgu piekļuvi visaptverošai un aktuālai finanšu informācijai. Galvenie izaicinājumi bija šādi:

• Ierobežota piekļuve finanšu datiem reāllaikā:
  Lai gan uzņēmums izmantoja jaudīgu ERP sistēmu, aktuālu datu iegūšana par peļņu, ieņēmumiem, izdevumiem un naudas plūsmu aizņēma vairākas stundas vai pat dienas. Pārskati bieži tika sagatavoti manuāli vai izmantojot novecojušas veidnes, tādējādi apgrūtinot savlaicīgu lēmumu pieņemšanu.
• Atkarība no IT speciālistiem un datu analītiķiem:
  Pielāgotu vai detalizētu finanšu pārskatu sagatavošanai bija nepieciešams IT nodaļas vai specializētu analītiķu atbalsts. Tas radīja procesu sastrēgumus, palielināja darbinieku noslodzi un aizkavēja nepieciešamās informācijas iegūšanu.
• Sarežģīta finanšu datu konsolidācija:
  Atšķirīgi datu avoti un pārskatu struktūras dažādās reģionālajās struktūrvienībās apgrūtināja finanšu rādītāju konsolidāciju. Process prasīja ievērojamu manuālu darbu un palielināja kļūdu risku.
• Ierobežotas galveno finanšu rādītāju analīzes iespējas:
  Uzņēmumam trūka vienota, ērti lietojama analītikas rīka, kas ļautu ātri izvērtēt tendences, salīdzināt plānotos un faktiskos rezultātus un detalizēti analizēt finanšu datus. Tas ierobežoja proaktīvas finanšu plānošanas un kontroles iespējas.
• Ietekme uz stratēģisko plānošanu:
  Lēmumi par investīcijām, izmaksu optimizāciju un organizatoriskām pārmaiņām nereti tika pieņemti, pamatojoties uz novecojušu informāciju. Tas palielināja finanšu riskus un samazināja prognožu precizitāti.

Risinājums

LeverX modernizēja klienta finanšu pārskatu sagatavošanas un analīzes procesus, ieviešot un konfigurējot SAP Joule — uz mākslīgo intelektu balstītu digitālo asistentu, kas nodrošina ātru un ērtu piekļuvi būtiskai finanšu informācijai.

SAP Joule tika integrēts ar klienta galveno SAP S/4HANA sistēmu un finanšu pārvaldības komponentiem, tostarp SAP Financial Accounting (FI), SAP Controlling (CO) un SAP Profitability Analysis (CO-PA). Integrācijai tika izmantota SAP Business Technology Platform (SAP BTP), nodrošinot piekļuvi saskaņotiem un aktuāliem finanšu datiem.

Ieviestais risinājums būtiski mainīja finanšu vadītāju un analītiķu darbu ar uzņēmuma datiem. Iepriekš finanšu rezultātu noviržu cēloņu noteikšanai bija nepieciešams apkopot vairākus manuāli sagatavotus pārskatus un veikt detalizētu analīzi dažādos SAP finanšu moduļos. Šis process prasīja ievērojamu laiku un speciālistu iesaisti.

Izmantojot SAP Joule, lietotāji tagad var uzdot jautājumus dabiskā valodā un ātri iegūt informāciju par galvenajiem finanšu rādītājiem, salīdzināt faktiskos rezultātus ar plānotajiem, analizēt novirzes un detalizēti izvērtēt finanšu rezultātus dažādos griezumos.

Integrācija ar SAP Analytics Cloud nodrošina papildu analītikas iespējas un datu vizualizācijas. Savukārt SAP Joule ļauj piekļūt šai informācijai, izmantojot intuitīvu saskarni un dabiskā valodā formulētus jautājumus. Tādējādi lietotāji var pāriet no vispārīga finanšu rezultātu pārskata uz konkrētu noviržu un to iespējamo cēloņu analīzi.

Tālāk sniegti piemēri, kas ilustrē risinājuma izmantošanu praksē.

• 1. jautājums: „Kāda ir peļņa šajā ceturksnī?”
  SAP Joule atbilde: „Šā ceturkšņa peļņa ir 12,5 miljoni ASV dolāru, kas par 8 % pārsniedz plānoto. Tomēr peļņas pieauguma temps ir palēninājies salīdzinājumā ar iepriekšējo ceturksni.”
  
  
• 2. jautājums: „Kuras filiāles 2025. gada pirmajos divos ceturkšņos uzrādīja pamatdarbības peļņas samazinājumu?”
  SAP Joule atbilde: „Pamatdarbības peļņa samazinājās Ņujorkas filiālē (par 3 %) un Losandželosas filiālē (par 2,5 %). Galvenie iemesli Ņujorkā bija nomas izmaksu pieaugums un vidējās darījuma vērtības samazināšanās, savukārt Losandželosā — loģistikas izmaksu palielināšanās. Ieteicams veikt detalizētu šo filiāļu izmaksu struktūras analīzi.”

• 3. jautājums: „Kuras izdevumu kategorijas pārdošanas nodaļās visbiežāk pārsniedz plānoto budžetu?”
  SAP Joule atbilde: „Pārdošanas nodaļās lielākās budžeta novirzes konstatētas ceļa izdevumu kategorijā (par 18 %) un reklāmas materiālu izmaksās (par 15 %). Šāda tendence novērojama 7 no 10 reģioniem. Ieteicams izvērtēt izdevumu pārvaldības kārtību un nepieciešamības gadījumā pastiprināt izmaksu kontroli.“

Šīs iespējas palīdzēja uzņēmumam pāriet no laikietilpīgas, uz pagātnes datiem balstītas pārskatu sagatavošanas uz proaktīvu finanšu pārvaldību. Vadītāji ieguva iespēju savlaicīgāk identificēt novirzes, analizēt to cēloņus un pieņemt datos balstītus lēmumus, pirms konstatētās problēmas būtiski ietekmē uzņēmuma finanšu rezultātus.

Tehnoloģiju kopums

• Galvenā lietotāja saskarne un mākslīgā intelekta asistents: SAP Joule
  SAP Joule nodrošina intuitīvu saskarni darbam ar finanšu informāciju. Izmantojot mākslīgo intelektu un dabiskās valodas apstrādi (NLP), finanšu vadītāji un analītiķi var uzdot sarežģītus jautājumus ikdienas valodā un ātri saņemt konsolidētu informāciju par uzņēmuma finanšu rādītājiem. Tas vienkāršo mijiedarbību ar ERP sistēmu un samazina nepieciešamību manuāli sagatavot pārskatus.
• Galvenā ERP sistēma un finanšu datu avots: SAP S/4HANA
  SAP S/4HANA ir uzņēmuma galvenā ERP sistēma, kurā tiek pārvaldīti būtiski finanšu un saimnieciskās darbības dati. Integrācija ar SAP Joule nodrošina piekļuvi aktuālai informācijai, samazinot nepieciešamību manuāli apkopot datus no dažādiem pārskatiem. Tas palīdz uzlabot finanšu informācijas konsekvenci un pieejamību.
• Integrācijas un paplašinājumu platforma: SAP Business Technology Platform (SAP BTP)
  SAP BTP nodrošina tehnoloģisko pamatu SAP S/4HANA, SAP Joule un citu uzņēmuma sistēmu integrācijai. Platforma piedāvā rīkus lietojumprogrammu integrācijai, API pārvaldībai un ERP funkcionalitātes paplašināšanai, palīdzot veidot vienotu, elastīgu un mērogojamu IT vidi.
• Datu pārvaldības un analītikas risinājumi:
  
  • SAP Datasphere
    SAP Datasphere nodrošina datu integrācijas, modelēšanas un pārvaldības iespējas. Risinājums ļauj apkopot, pārveidot un saskaņot finanšu datus no SAP S/4HANA un nepieciešamības gadījumā arī citiem datu avotiem, veidojot vienotu datu pamatu analītikai. Šajā projektā SAP Datasphere kopā ar SAP Analytics Cloud nodrošina saskaņotu finanšu datu izmantošanu pārskatu sagatavošanā un padziļinātā analīzē.
  • SAP Analytics Cloud (SAC)
    SAP Analytics Cloud nodrošina paplašinātas datu analīzes un vizualizācijas iespējas. Risinājums izmanto SAP Datasphere sagatavotos datu modeļus vai atbilstošos scenārijos tiešu savienojumu ar SAP S/4HANA, lai veiktu aprēķinus, veidotu diagrammas un analizētu finanšu rezultātus. Šajā risinājumā SAP Analytics Cloud nodrošina analītisko datu apstrādi un vizualizāciju, savukārt SAP Joule ļauj lietotājiem ērtāk piekļūt analīzes rezultātiem, izmantojot dabiskā valodā formulētus pieprasījumus.
• Datubāze: SAP HANA (SAP S/4HANA sastāvā)
  SAP HANA ir SAP S/4HANA pamatā esošā datubāze, kas izmanto datu apstrādes tehnoloģiju operatīvajā atmiņā (in-memory computing). Tās arhitektūra nodrošina augstu veiktspēju, apstrādājot lielu finanšu darījumu un analītisko vaicājumu apjomu. Tas ļauj ātri piekļūt aktuāliem SAP S/4HANA datiem un nodrošina nepieciešamo veiktspēju finanšu informācijas analīzei ar SAP Joule.

Rezultāti

SAP Joule ieviešana būtiski uzlaboja klienta finanšu informācijas pieejamību un pārskatu sagatavošanas efektivitāti, nodrošinot šādus ieguvumus:

• Finanšu pārskatu sagatavošanas laiks samazinājās par 90 %: automatizēta piekļuve finanšu datiem ievērojami paātrināja pārskatu veidošanu. Atsevišķus finanšu rādītājus, kuru iegūšana iepriekš prasīja ilgstošu manuālu darbu, tagad iespējams saņemt dažu sekunžu laikā, izmantojot dabiskā valodā formulētus pieprasījumus.
• Uzlabota finanšu datu precizitāte un savlaicīga pieejamība: piekļuve aktuāliem datiem samazināja risku pieņemt lēmumus, pamatojoties uz novecojušu vai nepilnīgu informāciju.
• Kvalitatīvāka stratēģiskā finanšu plānošana: finanšu vadītāji ieguva iespēju ātrāk izvērtēt uzņēmuma rezultātus, identificēt būtiskas novirzes un pieņemt pamatotākus lēmumus, izmantojot aktuālu finanšu informāciju.
• Samazināta IT speciālistu un finanšu analītiķu noslodze: automatizēta informācijas iegūšana samazināja manuāli sagatavojamo pārskatu skaitu un atkarību no IT nodaļas ikdienas analītikas uzdevumos.
• Efektīvāks finanšu pārskatu sagatavošanas cikls: ātrāka datu pieejamība un automatizēta analīze palīdzēja optimizēt pārskatu sagatavošanas procesus un atbalstīja finanšu periodu slēgšanas darbus.
• Uzlabota budžeta izpildes uzraudzība un izdevumu pārvaldība: iespēja operatīvi salīdzināt faktiskos izdevumus ar plānoto budžetu palīdzēja savlaicīgi identificēt novirzes, izvērtēt to cēloņus un noteikt izmaksu optimizācijas iespējas.