Girteka:s digitala HR-transformationsresa med SAP SuccessFactors

Girteka har etablerat sig som ett banbrytande transport- och logistikföretag som drivs av ett visionärt ledarskap och en robust personalstyrka på över 23 000 engagerade medarbetare.

Med ett medvetet fokus på att omforma personalprocesser påbörjade Girteka en djupgående resa mot digital transformation med hjälp av SAP SuccessFactors. Det strategiska samarbetet mellan Girteka, SAP och LeverX har omdefinierat personalhantering och katalyserat ett omfattande skifte i operativa paradigmer. Automation, hörnstenen i denna strävan, har inte bara effektiviserat processer inom personalhantering utan har också möjliggjort förstärkning av dataanalys och tidshantering. Det har gjort det möjligt för Europas största fullastbilsföretag (FTL) att ta ytterligare ett viktigt steg in i en era av hållbar och digital logistik och att effektivt utnyttja affärsdata. Detta initiativ, som saknar motstycke i Europa, började som en blygsam strävan och har vuxit till en omfattande företagsomfattande omvandling, vilket etablerar Girteka som en agil branschfrontrunner, perfekt redo för framtiden.

Vem är Girteka? Avslöjar kraften bakom namnet

Girteka Group, med huvudkontor i den livliga staden Vilnius, Litauen, står som en oöverträffad titan inom det europeiska transportlandskapet. Med ett arv som genomsyras av beslutsamhet och innovation började företagets bana 1996 när en 24-årig visionär, Mindaugas Raila, förvärvade en enda begagnad lastbil och släpvagn. Från denna blygsamma början växte Girteka Group till en branschjätte med en flotta på över 6 000 helägda lastbilar och 9 800 släpvagnar som korsar Europas genomfartsleder med precision och målmedvetenhet.

Kärnan i Girtekas framgång är ett orubbligt engagemang för excellens, smidiga processer och en bemyndigad arbetsstyrka som överstiger 15 000 passionerade anställda. Denna dynamiska ensemble driver företaget till att leverera häpnadsväckande 600 000 fulla lastbilslaster (FTL) årligen över de europeiska och skandinaviska regionerna.

Som flaggskepp i Europas transportvärld driver Girteka Group inte bara transporter - det driver förändring. Utöver sin imponerande flotta och operativa skicklighet strävar Girteka efter att sätta nya riktmärken inom ledningskultur, företagstransparens och hållbar tillväxt. Det handlar inte bara om lasten som transporteras; det handlar om den transformativa resa som företaget har påbörjat och som omdefinierar vad det innebär att vara en ledare i den moderna transportvärlden.

Om Girteka Company

• Huvudkontor: Vilnius, Litauen
• Grundades: 1996
• Grundare: Mindaugas Raila
• Personalstyrka: 15 000+ anställda
• Fordonsflotta: 6 000+ helägda lastbilar
• Släpvagnar: 9 800+ släpvagnar
• Årliga FTL-leveranser: 600,000+
• Operativa regioner: Europa och Skandinavien
• Vision: Omdefiniera logistik med innovation
• Kärnvärden: Excellence, Empowerment, Sustainability
• Påverkan: Att forma framtidens transporter

Att bygga grunden: Girtekas strävan efter operativ spetskompetens

I ljuset av Girtekas snabba tillväxtbana tog organisationen på sig ett utökat ansvar gentemot sin växande personalstyrka. Denna ökning fungerade som en katalysator och utlöste en seriös utforskning av möjligheter att förstärka medarbetarnas upplevelser och leverera högsta möjliga värde. Som ett resultat av detta vände organisationen blicken inåt och tog ett stort steg mot hållbar utveckling genom att utvärdera sin verksamhet.

Med fler arbetsuppgifter, geografisk expansion och ökad komplexitet blev tanken på automatisering avgörande. Avsaknaden av rationell automatisering ledde till krav på ytterligare personal, vilket framhävde behovet av effektivitet. Repetitiva men ineffektiva arbetsuppgifter sänkte den totala effektiviteten och skapade spänningar bland kollegorna.

I takt med Girtekas ständiga expansion av affärsområden och geografiska räckvidd fanns det ett tydligt behov av ett bättre integrerat personalhanteringssystem.

I takt med att konkurrensen om talanger hårdnade och medarbetarnas förväntningar utvecklades, blev det nödvändigt att tillhandahålla moderna verktyg för att attrahera och behålla topptalanger.

Mot denna bakgrund såg sig Girteka tvingad att ta itu med dessa mångfacetterade utmaningar. Att göra det var avgörande för att navigera i den invecklade terrängen med ökande operativa komplexiteter, främja en miljö som bidrar till produktivitet och fullt ut utnyttja den latenta potentialen hos deras arbetskraft.

I jakten på lösningar började Girteka leta efter en integratör som sömlöst kunde överbrygga klyftan mellan utmaningarna och lösningarna. Sökandet var dock inte helt problemfritt, och att hitta rätt partner visade sig vara en uppgift i sig.

Kartläggning av omvandling: affärsanalys i Girtekas resa

Vid denna tidpunkt kom LeverX in på scenen och erbjöd inte bara lösningar utan ett strategiskt partnerskap som skulle visa sig vara omvälvande. LeverX föreslog att samarbetet skulle inledas med en noggrann affärsanalys, en fas som lade grunden för den kommande resan. Denna fas, känd som "Analyze", skulle fungera som utgångspunkt och vägleda den efterföljande utvecklingen och leveransen av en plan på hög nivå som var skräddarsydd för Girtekas komplicerade projekt.

Denna omfattande färdplan omfattade alla aspekter av projektet, från den inledande integrationen av SAP SuccessFactors för Girtekas litauiska kontor till den slutliga fullständiga projekttäckningen i alla länder, och kommer att kulminera 2024. Med den här planen i handen förstod Girteka tydligt vägen framåt - exakta steg, finansiella anslag, tidslinjer och mycket mer.

Analysfasen skapade klarhet och stärkte partnerskapet mellan Girteka och LeverX.

LeverX utnyttjade sin breda expertis och gav den försäkran som Girteka sökte: förtroende för att integration, lösningsexpansion, support eller framtida utveckling sömlöst kunde tillhandahållas av en enda, pålitlig leverantör.

Genom att välja LeverX som sin partner hittade Girteka en strategisk samarbetspartner som förstod deras utmaningar och hade förmågan att kartlägga en kurs mot varaktig framgång. Analyze-fasen markerade början på ett transformativt partnerskap som fortsätter att driva Girtekas resa mot operativ excellens och oöverträffad HR-dynamik.

Att navigera i omvandlingen: Girtekas möjligheter och utmaningar

När Girteka påbörjade sin resa mot operativ förbättring mötte de ett landskap rikt på möjligheter till omvandling. Mitt i denna berättelse:

• Girtekas operativa metoder utgjorde en canvas för innovation: för att återspegla den dynamiska karaktären hos deras olika enheter. Denna mångfald visade på potentialen att standardisera processer, ge medarbetarna självbetjäningsverktyg, anpassa arbetsflödena för rekrytering och introduktion samt optimera automatiseringsvägarna.
• Ambitionen att snabbt få tillgång till och synkronisera medarbetardata mellan olika enheter var en viktig milstolpe. Genom att tillgodose detta behov ville Girteka öka nöjdheten bland medarbetare och chefer, minska belastningen på HR-funktionerna, rätta till skillnader i löneberäkningen och undvika potentiella kostnader för att upprätthålla flera äldre system.
• Effektivt samarbete framstod som en vägledande princip i Girtekas berättelse. Fokus på att effektivisera kommunikationen underströk betydelsen av att skapa samsyn mellan teamen, stärka beslutsfattandet och stärka de strategiska insikterna.
• Möjligheten till mobil åtkomst blev en katalysator för smidighet och lyhördhet. Genom att frigöra potentialen i HR-funktionaliteten på språng kunde man skapa beslutsfattande i realtid och sömlös kommunikation.
• Integrationskomplexiteten korsade Girtekas väg när de samarbetade med tredjepartssystem som Bonus Payroll, Sodra, Active Directory och SAP S/4 HANA. Samtidigt som de erbjöd effektivitetsförbättringar, introducerade denna korsning svårigheter med datasynkronisering, säkerhet och underhåll av olika system.

Föreställ dig framgång med SAP SuccessFactors

Girteka insåg nödvändigheten av transformation och samarbetade med LeverX och kom överens om en tydlig väg mot lösning, styrd av den transformativa potentialen hos SAP SuccessFactors (SAP SF).

Bild 1. Introduktion till SAP SuccessFactors-lösningen

Valet av SAP SF var ett strategiskt beslut som grundades på plattformens anmärkningsvärda förmåga att på ett holistiskt sätt ta itu med Girtekas mångfacetterade problem. Valet av specifika moduler för implementering var målmedvetet och syftade till att direkt ta itu med organisationens smärtpunkter och samtidigt driva dess operativa effektivitet till nya höjder.

• SF Employee Central Core: I hjärtat av Girtekas förändringsresa fungerade denna modul som en viktig hörnsten, vilket möjliggjorde centralisering av anställningsdata och effektivisering av HR-processer. Konsolideringen säkerställde konsekvens och gav Girteka insikter i realtid för välgrundat beslutsfattande.
• Fördelar medSF Employee Central: Denna modul återspeglar Girtekas orubbliga engagemang för medarbetarnas välbefinnande och har fungerat som en katalysator som gör det möjligt för organisationen att administrera förmåner på ett mer effektivt sätt. Resultatet? Ökad medarbetarnöjdhet och engagemang.
• SF Employee Central Time Management (+ lösning för skiftplanering för anställda som arbetar i skift): Med tanke på betydelsen av personalhantering erbjöd denna modul skräddarsydda lösningar för optimerad skiftplanering, vilket säkerställde en sömlös verksamhet även i komplexa arbetsscheman.
• SF Recruiting Management & SF Recruiting Marketing: Dessa moduler satte fokus på talangrekrytering och omdefinierade Girtekas strategi. Från en starkare rekryteringsprocess till ett förstärkt arbetsgivarvarumärke gav dessa verktyg organisationen möjlighet att attrahera topptalanger.
• SF Onboarding 2.0: Den här modulen lyfte onboarding från rutin till en uppslukande upplevelse och var i linje med Girtekas engagemang för att ge nya teammedlemmar en positiv start.
• SF Prestationer och mål: Genom att omvandla individuella uppgifter till en organisatorisk strategi, anpassade denna modul personliga mål till företagsövergripande mål, vilket drev produktivitet och tillväxt.
• SF Learning Management: Denna modul gör det möjligt att utveckla färdigheter och kunskaper och lägger grunden för kontinuerlig utveckling av medarbetarna, vilket främjar en lärande kultur.
• SF Kompensation och rörlig lön: Genom att upprätthålla principerna om rättvis kompensation underströk denna modul Girtekas engagemang för att erkänna och belöna medarbetarnas bidrag.

Detta val var inte bara en lösning på utmaningar; det var en strategisk investering i organisationens framtid, redo att låsa upp strömlinjeformade processer, stärka en engagerad personalstyrka och avslöja nya affärsmöjligheter.

Girtekas resa genom implementeringen av SAP SuccessFactors

LeverX inledde en transformativ strävan med Girteka och orkestrerade en omfattande implementeringsstrategi som utvecklades över distinkta faser. Denna invecklade resa drevs av noggrann planering, integration och ett engagemang för att få Girtekas vision till liv.

Fas 1: Grunden

Den inledande fasen, som inleddes 2021, markerade ett avgörande ögonblick för Girteka. LeverX utnyttjade sin expertis och integrerade noggrant följande moduler i Girtekas litauiska kontor, med början med en banbrytande implementering av SAP SuccessFactors för administration, som omfattade 3 000 anställda:

• SF Employee Central Core
• SF Employee Central Förmåner
• SF Employee Central Time Management (inklusive lösningen för skiftplanering)
• SF Recruiting Management
• SF Rekryteringsmarknadsföring
• SF Onboarding 2.0
• SF Prestanda och mål

Girteka behövde en avancerad tidshanteringsmodul utöver standardutbudet i SAP SuccessFactors. LeverX svarade på detta behov och implementerade framgångsrikt en massinmatningslösning för skiftanställda. Denna prestation visade sig vara avgörande, vilket möjliggjorde skalbarheten för ett projekt inom transportavdelningen, som omfattade 13 000 förare.

Etappen inkluderade också sömlösa integrationer med tredjepartssystem:

• Bonus Lönesystem
• Sodra (styrelsen för den statliga socialförsäkringsfonden)
• Active Directory
• SAP S/4 HANA

Introduktionen av SAP SF Mobile-appen var ytterligare en prestation som främjade medarbetarnas engagemang, produktivitet och en ökad känsla av ansvar för sina roller.

Med ett orubbligt engagemang nådde den första fasen sitt crescendo i februari 2023 och cementerade en robust grund för Girtekas HR-transformation. Detta markerade språngbrädan för den efterföljande fasen, som förväntas avslutas i oktober i år.

Fas 2: Utökade horisonter

I den pågående andra fasen har fokus skiftat mot geografisk expansion. Funktionaliteten i specifika moduler som ursprungligen implementerades i Litauen kommer att aktiveras för Girtekas kontor i Polen, Georgien, Spanien, Nederländerna och Norden.

SAP SF-lösningen som implementerades på kontoret i Litauen utvecklas också för att omfatta modulerna Learning Management och Compensation and Variable Pay.

I takt med att Girtekas resa har expanderat har LeverX-teamet också vuxit - från ett ursprungligt team på fem har det vuxit till ett robust team med tjugo medlemmar. Denna ensemble består av en projektledare, en projektadministratör, en integrationsarkitekt, nio konsulter, två CPI-utvecklare och två integration business analysts, bland andra nyckelpersoner.

Utnyttjande av banbrytande teknik

Bakom kulisserna utnyttjade LeverX en robust teknikstack som inkluderade CPI, OData API och VBA. Dessa verktyg utgjorde grunden för sömlös integration, vilket säkerställde att Girtekas behov uppfylldes med precision och innovation.

TOP Systems Integration Company

SAP SuccessFactors (SAP SF)

Förvandla dina HR-processer med LeverX och SAP SuccessFactors.
Driv engagemang hos medarbetarna, utveckla talanger och optimera din arbetsstyrka.

Läs mer

Projektets resultat: Girtekas nya era av spetskompetens

Genom en noggrann omvandlingsresa kom Girteka ut med en rad anmärkningsvärda resultat, vilket markerade en seismisk förändring i sitt operativa landskap. Det strategiska antagandet av SAP SuccessFactors, i synergi med LeverX expertis, gav resultat som återverkade över hela organisationen:

• Operativ harmoni och effektivitet: Integrationen av SAP SuccessFactors effektiviserade personalhanteringen och katalyserade harmoniserade processer mellan olika enheter. Detta manifesterades i självbetjäningstjänster för anställda, sömlös integration mellan rekrytering och onboarding samt automatiseringsmöjligheter som optimerade den operativa effektiviteten.
• Stärkt arbetsstyrka: En centraliserad databas med medarbetardata, som drivs av SF Employee Central Core, gav insikter i realtid för beslutsfattande. Detta gav medarbetarna en känsla av ägande över sin information, samtidigt som SF Employee Central Benefits ökade deras välbefinnande genom effektiv administration av förmåner.
• Strategisk rekrytering av talanger: SF Recruiting Management och SF Recruiting Marketing omdefinierade Girtekas strategi för talanganskaffning. Organisationen använde sig av moderna verktyg för att attrahera och behålla topptalanger och satte nya standarder för rekrytering och employer branding.
• Fördjupad upplevelse av onboarding: SF Onboarding 2.0 omvandlade onboardingprocessen till en engagerande resa. Nya teammedlemmar hamnade i en miljö som främjade deras integration och gjorde att de snabbare kunde bidra till organisationen.
• Anpassad prestation och tillväxt: SF Performance and Goals samordnade personliga mål med företagsövergripande mål och skapade en känsla av syfte och riktning. Denna synkronisering drev upp produktiviteten och stimulerade kollektiv tillväxt.
• Avancerad tidshantering: Girteka insåg begränsningarna i SAP SuccessFactors grundläggande tidshanteringsmodul och sökte en mer sofistikerad lösning. LeverX-teamet såg möjligheten till massinmatning av data om skiftanställda, vilket revolutionerade tidshanteringen. Denna prestation underlättade skalningen av projektet inom transportavdelningen, som omfattade 13 000 förare.

Omfattningen av omvandlingen

Girtekas resa med SAP SuccessFactors var verkligen unik i Europa, och började som ett litet initiativ och utvecklades till ett expansivt projekt som täcker hela organisationen. LeverX:s flexibilitet, funktionalitet och användarvänliga lösning möjliggjorde denna anmärkningsvärda expansion.

Framtida skalbarhet och samarbeten

När Girteka blickar framåt sträcker sig ambitionerna bortom de nuvarande prestationerna. Projektets omfattning är inställd på att nå alla juridiska enheter inom Girteka 2024, vilket kulminerar i en omfattande SAP SuccessFactors-integration. Girteka ser dessutom framför sig en potentiell implementering av andra SAP-system i samarbete med LeverX, till exempel SAP Payroll Cloud, vilket understryker sannolikheten för framtida samarbeten.

Girtekas projektframgång är ett banbrytande exempel på SAP SuccessFactors-integration. Denna framgång ledde till att Girteka och LeverX samarbetade för att visa upp sina prestationer på SAP Sapphire 2023 i Barcelona.

I hjärtat av dessa resultat ligger Girtekas visionära resa. Denna omvandling tar inte bara itu med organisationens omedelbara utmaningar utan utrustar den också med ett framtidsklart HR-landskap. När Girteka går vidare gör de det med verktygen för att driva innovation, stärka sin personalstyrka och omforma konturerna av spetskompetens inom transport och logistik.

De nuvarande strävandena sträcker sig över flera viktiga dimensioner, var och en redo att bidra till Girtekas övergripande mål:

• Odla en lärande kultur: Med det förestående införandet av SF Learning Management kommer Girteka att skapa en grogrund för kontinuerligt lärande och kompetensutveckling. Detta viktiga steg kommer att främja en kultur av tillväxt och utveckling, vilket gör att medarbetarna trivs i en dynamisk miljö.
• Säkerställa rättvis kompensation: Den förestående implementeringen av SF Compensation och Variable Pay understryker Girtekas orubbliga engagemang för att erkänna medarbetarnas bidrag. Denna modul kommer att ytterligare anpassa kompensationsmetoderna till organisationens kärnvärden för erkännande och uppskattning.
• Utöka degeografiska horisonterna: I projektets andra fas kommer den implementerade lösningen att utvidgas geografiskt till att omfatta Girtekas kontor i hela Europa. Parallellt med denna expansion kommer införandet av modulerna Learning Management och Compensation and Variable Pay att förbättra Girtekas operativa skalbarhet.

Samtidigt som Girteka navigerar genom dessa initiativ fortsätter företaget att förfina sitt operativa ekosystem och positionera sig som en föregångare i branschen med en motståndskraftig grund som bygger på innovation, effektivitet och ett orubbligt engagemang för sin personal. Resan mot en framtid av hållbar excellens präglas inte bara av tidigare prestationer utan också av löftet om transformativa strävanden vid horisonten.