Girtekan HR:n digitaalinen muutosmatka SAP SuccessFactorsin avulla

Girteka on vakiinnuttanut asemansa uraauurtavana kuljetus- ja logistiikkayrityksenä, jota ohjaavat visionäärinen johto ja yli 23 000 sitoutuneen ammattilaisen vankka työvoima.

Girteka on tietoisesti keskittynyt henkilöstöhallinnon prosessien uudistamiseen ja lähtenyt syvälle matkalle kohti digitaalista transformaatiota SAP SuccessFactorsin avulla. Girtekan, SAP:n ja LeverX:n strateginen yhteistyö on määritellyt uudelleen henkilöstöhallinnon ja käynnistänyt kattavan muutoksen toiminnallisissa paradigmoissa. Automatisointi, joka on tämän pyrkimyksen kulmakivi, ei ole ainoastaan tehostanut henkilöstöhallinnon prosesseja, vaan se on myös mahdollistanut data-analytiikan ja ajanhallinnan lisäämisen. Sen ansiosta Euroopan suurin kuorma-autokuormausyritys (FTL) pystyi ottamaan uuden tärkeän askeleen kestävän ja digitaalisen logistiikan aikakaudelle ja hyödyntämään tehokkaasti liiketoimintatietoja. Tämä Euroopassa ainutlaatuinen aloite alkoi vaatimattomana hankkeena ja on kasvanut laajamittaiseksi koko yrityksen laajuiseksi muutokseksi, joka on vakiinnuttanut Girtekan ketteräksi alan edelläkävijäksi, joka on täydellisesti valmistautunut tulevaisuuteen.

Kuka on Girteka? Nimen takana olevan voiman paljastaminen

Girteka Group, jonka pääkonttori sijaitsee vilkkaassa Vilnassa, Liettuassa, on Euroopan kuljetusmaailmassa vertaansa vailla oleva titaani. Yrityksen perintö on täynnä päättäväisyyttä ja innovointia, ja sen kehitys alkoi vuonna 1996, kun 24-vuotias visionääri Mindaugas Raila hankki yhden käytetyn kuorma-auton ja perävaunun. Tästä vaatimattomasta alusta Girteka Groupista kasvoi alan jättiläinen, jolla on yli 6 000 täysomistuksessa olevaa kuorma-autoa ja 9 800 perävaunua, jotka kulkevat Euroopan pääväyliä tarkasti ja tarkoituksenmukaisesti.

Girtekan menestyksen ytimessä on vankkumaton sitoutuminen huippuosaamiseen, ketterät prosessit ja yli 15 000 intohimoisen työntekijän voimavarat. Tämä dynaaminen kokonaisuus saa yrityksen toimittamaan vuosittain huikeat 600 000 täyttä kuorma-autolastia (FTL) Euroopan ja Skandinavian alueilla.

Euroopan kuljetusalan lippulaivana Girteka Group ei pelkästään aja kuljetuksia, vaan myös muutosta. Vaikuttavan kalustonsa ja operatiivisen suorituskykynsä lisäksi Girteka pyrkii asettamaan uusia vertailuarvoja johtamiskulttuurin, yrityksen avoimuuden ja kestävän kasvun alalla. Kyse ei ole vain sen kuljettamasta rahdista, vaan myös yrityksen aloittamasta muutosmatkasta, jolla se määrittelee uudelleen, mitä tarkoittaa olla johtava toimija nykyaikaisessa kuljetusmaailmassa.

Tietoa Girteka-yhtiöstä

• Pääkonttori: Vilna, Liettua
• Perustettu: 1996
• Perustaja: Mindaugas Raila
• Henkilöstö: yli 15 000 työntekijää
• Kalusto: yli 6 000 täysin omistettua kuorma-autoa.
• Perävaunut: 9 800+ perävaunua
• Vuotuiset FTL-toimitukset: 600,000+
• Toiminta-alueet: Eurooppa ja Skandinavia
• Visio: Logistiikan uudelleenmäärittely innovaatioiden avulla
• Keskeiset arvot: Arvot: huippuosaaminen, voimaannuttaminen, kestävyys
• Vaikutus: Shaping the Future of Transportation

Perustan rakentaminen: Girtekan pyrkimys operatiiviseen huippuosaamiseen.

Girtekan nopean kasvun myötä organisaatio otti entistä suuremman vastuun kasvavasta henkilöstöstään. Tämä kasvu toimi katalysaattorina, joka käynnisti vilpittömän etsinnän keinoista, joiden avulla voidaan lisätä työntekijöiden kokemuksia ja tuottaa ylivoimaista arvoa. Tämän seurauksena organisaatio katsoi sisimpäänsä ja otti suuren askeleen kohti kestävää kehitystä arvioimalla toimintojaan.

Tehtävien lisääntyessä, maantieteellisen laajentumisen ja monimutkaistumisen myötä ajatus automatisoinnista tuli kriittiseksi. Virtaviivaistetun automaation puuttuminen johti lisähenkilöstön vaatimuksiin, mikä korosti tehokkuuden tarvetta. Toistuvat mutta tehottomat tehtävät laskivat kokonaistehokkuutta ja aiheuttivat jännitteitä kollegoiden keskuudessa.

Samanaikaisesti Girtekan liiketoiminta-alueiden ja maantieteellisen kattavuuden vankkumattoman laajentumisen kanssa oli selvä tarve paremmin integroituun henkilöstöhallintojärjestelmään.

Kun kilpailu lahjakkuuksien hankinnassa kiristyi ja työntekijöiden odotukset kehittyivät, oli välttämätöntä luoda nykyaikaisia välineitä huippulahjakkuuksien houkuttelemiseksi ja säilyttämiseksi.

Tätä taustaa vasten Girtekan oli pakko vastata näihin monitahoisiin haasteisiin. Tämä oli ratkaisevan tärkeää, jotta pystyttiin navigoimaan monimutkaisten toiminnallisten ongelmien monimutkaisessa maastossa, edistämään tuottavuutta edistävää ympäristöä ja valjastamaan työvoiman piilevä potentiaali täysimääräisesti käyttöön.

Ratkaisuja etsiessään Girteka ryhtyi etsimään integraattoria, joka pystyisi saumattomasti kuromaan umpeen haasteiden ja niiden ratkaisujen välisen kuilun. Etsinnässä oli kuitenkin omat haasteensa, ja oikean kumppanin löytäminen osoittautui jo itsessään haasteelliseksi.

Muutoksen kartoittaminen: liiketoiminta-analyysi Girtekan matkassa

Tässä vaiheessa kuvaan astui LeverX, joka tarjosi ratkaisujen lisäksi strategista kumppanuutta, joka osoittautuisi mullistavaksi. LeverX ehdotti, että yhteistyö aloitettaisiin huolellisella liiketoiminta-analyysillä, joka loi pohjan tulevalle matkalle. Tämä vaihe, joka tunnetaan nimellä "Analysoi", toimisi lähtökohtana, joka ohjaisi Girtekan hankkeen erityispiirteisiin räätälöidyn korkean tason suunnitelman myöhempää kehittämistä ja toimittamista.

Tämä kattava etenemissuunnitelma kattoi projektin kaikki osa-alueet SAP SuccessFactorsin ensimmäisestä integroinnista Girtekan Liettuan toimistoon ja lopulta koko projektin kattavuuteen kaikissa maissa, ja se huipentuu vuonna 2024. Suunnitelman avulla Girteka ymmärsi selkeästi tulevan polun - tarkat vaiheet, taloudelliset määrärahat, aikataulut ja paljon muuta.

Analysointivaihe loi selkeyttä ja lujitti Girtekan ja LeverX:n välistä kumppanuutta.

LeverX tarjosi laajan asiantuntemuksensa avulla Girtekan kaipaaman varmuuden: luottamuksen siihen, että kaikki integraatiot, ratkaisun laajentaminen, tuki ja tuleva kehitys voidaan toteuttaa saumattomasti yhdeltä ja luotettavalta palveluntarjoajalta.

Valitsemalla LeverXin kumppanikseen Girteka löysi strategisen yhteistyökumppanin, joka ymmärsi heidän haasteensa ja jolla oli kykyä suunnitella kurssi kohti kestävää menestystä. Analysointivaihe merkitsi alkua mullistavalle kumppanuudelle, joka jatkaa Girtekan matkaa kohti toiminnallista huippuosaamista ja vertaansa vailla olevaa HR-dynamiikkaa.

Navigointi muutoksessa: Girtekan mahdollisuudet ja haasteet

Kun Girteka aloitti matkansa kohti toiminnan tehostamista, se kohtasi maiseman, joka tarjosi runsaasti mahdollisuuksia muutokseen. Tämän tarinan keskellä:

• Girtekan operatiiviset käytännöt tarjosivat kankaan innovaatiolle: heijastamaan Girtekan eri yksiköiden dynaamista luonnetta. Tämä monimuotoisuus toi esiin mahdollisuudet standardoida prosesseja, antaa työntekijöille mahdollisuus itsepalvelutyökaluihin, yhdenmukaistaa rekrytointi- ja sisäänottotyönkulkuja ja optimoida automaatiopolkuja.
• Pyrkimys päästä nopeasti käsiksi työntekijätietoihin ja synkronoida ne eri yksiköissä oli tärkeä virstanpylväs. Vastaamalla tähän tarpeeseen Girteka pyrki lisäämään työntekijöiden ja esimiesten tyytyväisyyttä, keventämään HR-toimintojen taakkaa, korjaamaan palkanlaskennan eroja ja välttämään useiden vanhojen järjestelmien ylläpitoon liittyvät mahdolliset kustannukset.
• Tehokas yhteistyö nousi Girtekan kertomuksen johtavaksi periaatteeksi. Keskittyminen viestinnän virtaviivaistamiseen korosti tiimien välisen yhdenmukaistamisen, päätöksenteon tukemisen ja strategisten näkemysten vahvistamisen merkitystä.
• Mobiilikäytön mahdollisuudesta tuli ketteryyttä ja reagointikykyä edistävä tekijä. HR-toiminnallisuuksien potentiaalin vapauttaminen liikkeellä ollessaan lupasi reaaliaikaista päätöksentekoa ja saumatonta viestintää.
• Integroinnin monimutkaisuus risteili Girtekan polulla, kun he olivat tekemisissä kolmansien osapuolten järjestelmien, kuten Bonus Payrollin, Sodran, Active Directoryn ja SAP S/4 HANA:n kanssa. Vaikka se tarjosi tehokkuusparannuksia, se toi mukanaan tietojen synkronointiin, tietoturvaan ja eri järjestelmien ylläpitoon liittyviä hankaluuksia.

Menestyksen visioiminen SAP SuccessFactorsin avulla

Koska Girteka tunnusti muutoksen välttämättömyyden, se teki yhteistyötä LeverXin kanssa ja sopi selkeästä ratkaisupolusta, jota ohjasi SAP SuccessFactorsin (SAP SF) transformatiivinen potentiaali.

Kuva 1. SAP SuccessFactors -ratkaisun esittely

SAP SF:n valinta oli strateginen päätös, joka perustui alustan huomattavaan kykyyn ratkaista kokonaisvaltaisesti Girtekan monitahoiset ongelmat. Yksittäisten moduulien valinta toteutusta varten oli tarkoituksenmukaista, ja sen tavoitteena oli puuttua suoraan organisaation ongelmakohtiin ja nostaa sen toiminnan tehokkuus uusiin ulottuvuuksiin.

• SF Employee Central Core: Girtekan muutosprosessin ytimessä tämä moduuli oli keskeinen kulmakivi, joka mahdollisti työntekijätietojen keskittämisen ja HR-prosessien virtaviivaistamisen. Konsolidointi varmisti johdonmukaisuuden ja antoi Girtekalle reaaliaikaisia tietoja tietoon perustuvaa päätöksentekoa varten.
• SF Employee Centralin edut: Tämä moduuli heijastaa Girtekan vankkumatonta sitoutumista työntekijöiden hyvinvointiin, joten se toimi katalysaattorina, jonka avulla organisaatio pystyi hallinnoimaan etuja uudella tehokkuudella. Tulos? Työntekijöiden tyytyväisyys ja sitoutuminen lisääntyivät.
• SF Employee Central Time Management (+ työvuorosuunnitteluratkaisu vuorotyöntekijöille): Tunnistaen työvoiman hallinnan merkityksen tämä moduuli tarjosi räätälöityjä ratkaisuja optimoituun työvuorosuunnitteluun ja varmisti saumattoman toiminnan myös monimutkaisissa työaikatauluissa.
• SF Recruiting Management & SF Recruiting Marketing: Näiden moduulien valaisema kykyjen hankinnan valokeila määritteli Girtekan lähestymistavan uudelleen. Vahvemmasta rekrytointiprosessista tehostettuun työnantajabrändäykseen nämä työkalut antoivat organisaatiolle mahdollisuuden houkutella huippulahjakkuuksia.
• SF Onboarding 2.0: Tämä moduuli nosti perehdytyksen rutiinista elämykselliseksi kokemukseksi, ja se vastasi Girtekan sitoutumista uusien tiiminjäsenten myönteisen alun vaalimiseen.
• SF Suorituskyky ja tavoitteet: Tässä moduulissa yksilölliset tehtävät muutettiin organisaatiostrategiaksi, ja henkilökohtaiset tavoitteet sovitettiin yhteen koko yrityksen laajuisten tavoitteiden kanssa, mikä edisti tuottavuutta ja kasvua.
• SF Learning Management: Tämä moduuli mahdollisti taitojen ja tietojen kehittämisen ja loi perustan työntekijöiden jatkuvalle kehittymiselle ja edisti oppimiskulttuuria.
• SF Kompensaatio ja muuttuva palkkaus: Tässä moduulissa noudatetaan oikeudenmukaisen palkitsemisen periaatteita, ja siinä korostetaan Girtekan sitoutumista työntekijöiden panoksen tunnustamiseen ja palkitsemiseen.

Tämä valinta ei ollut pelkkä ratkaisu haasteisiin, vaan strateginen investointi organisaation tulevaisuuteen, joka oli valmis avaamaan virtaviivaistettuja prosesseja, voimaannuttamaan sitoutunutta työvoimaa ja avaamaan uusia näkymiä liiketoimintamahdollisuuksiin.

Navigointi Girtekan SAP SuccessFactorsin käyttöönoton aikana

LeverX lähti Girtekan kanssa liikkeelle mullistavasta hankkeesta ja organisoi kattavan käyttöönottostrategian, joka eteni eri vaiheissa. Tätä monimutkaista matkaa vauhditti huolellinen suunnittelu, integrointi ja sitoutuminen Girtekan vision toteuttamiseen.

Vaihe 1: Perusta

Vuonna 2021 alkanut aloitusvaihe oli Girtekalle käänteentekevä hetki. Asiantuntemustaan hyödyntäen LeverX integroi huolellisesti seuraavat moduulit Girtekan Liettuan toimipisteeseen, aloittaen uraauurtavasta SAP SuccessFactors for administration -toteutuksesta, joka kattoi 3 000 työntekijää:

• SF Employee Central Core
• SF Employee Central Benefits
• SF Employee Central Time Management (mukaan lukien työvuorosuunnitteluratkaisu).
• SF Rekrytoinnin hallinta
• SF Rekrytoinnin markkinointi
• SF Onboarding 2.0
• SF Suorituskyky ja tavoitteet

Girteka tarvitsi kehittyneemmän ajanhallintamoduulin, joka ylittää SAP SuccessFactorsin vakiotarjonnan. Vastauksena tähän tarpeeseen LeverX toteutti menestyksekkäästi massasyöttöratkaisun vuorotyöntekijöille. Tämä saavutus osoittautui ratkaisevaksi, sillä se mahdollisti 13 000 kuljettajaa käsittävän projektin skaalautuvuuden kuljetusosastolla.

Vaiheeseen sisältyi myös saumattomia integraatioita kolmansien osapuolten järjestelmiin:

• Bonus Payroll -järjestelmä
• Sodra (valtion sosiaalivakuutusrahaston hallitus)
• aktiivihakemisto
• SAP S/4 HANA

SAP SF Mobile -sovelluksen käyttöönotto oli lisäsaavutus, joka edisti työntekijöiden sitoutumista, tuottavuutta ja lisääntynyttä vastuuntuntoa tehtävistään.

Vakaasti omistautuneena ensimmäinen vaihe saavutti huippunsa helmikuussa 2023, mikä lujitti vankan perustan Girtekan HR-muutokselle. Tämä oli ponnahduslauta seuraavalle vaiheelle, jonka odotetaan päättyvän tämän vuoden lokakuussa.

Vaihe 2: Horisonttien laajentaminen

Käynnissä olevassa toisessa vaiheessa painopiste on siirtynyt maantieteelliseen laajentumiseen. Alun perin Liettuassa toteutettujen tiettyjen moduulien toiminnot otetaan käyttöön Girtekan toimistoissa Puolassa, Georgiassa, Espanjassa, Alankomaissa ja Pohjoismaissa.

Liettuan toimipisteessä toteutettu SAP SF -ratkaisu kehittyy niin, että se kattaa myös oppimisen hallinnan sekä palkkauksen ja muuttuvan palkan moduulit.

Girtekan matkan laajentuessa myös LeverX-tiimi on kasvanut - alkuperäisestä viiden hengen tiimistä on kasvanut vankka kaksikymmenhenkinen tiimi. Kokonaisuuteen kuuluu muun muassa projektipäällikkö, projektinhallinta, integraatioarkkitehti, yhdeksän konsulttia, kaksi CPI-kehittäjää ja kaksi integraation liiketoiminta-analyytikkoa.

Huipputeknologian hyödyntäminen

Kulissien takana LeverX käytti vankkaa teknologiapakettia, johon kuuluivat CPI, OData API ja VBA. Nämä työkalut muodostivat saumattoman integraation perustan ja varmistivat, että Girtekan tarpeet täytettiin tarkasti ja innovatiivisesti.

TOP Systems Integration Company

SAP SuccessFactors (SAP SF)

Muuta HR-prosessisi yhdessä LeverX:n ja SAP SuccessFactorsin kanssa. Edistä työntekijöiden sitoutumista, kehitä osaamista ja tehosta työvoiman hallintaa.

Lue lisää

Projektin tulokset: Girtekan uuden huippuosaamisen aikakauden vapauttaminen

Girteka saavutti huolellisen muutostyön tuloksena huomattavia tuloksia, jotka merkitsivät mullistavaa muutosta sen toiminnallisessa ympäristössä. SAP SuccessFactorsin strateginen käyttöönotto synergiassa LeverXin asiantuntemuksen kanssa tuotti tuloksia, jotka heijastuivat koko organisaatioon:

• Toiminnallinen harmonia ja tehokkuus: SAP SuccessFactorsin integrointi virtaviivaisti henkilöstöhallintoa, mikä johti yhdenmukaistettuihin prosesseihin eri yksiköissä. Tämä ilmeni työntekijöiden itsepalveluominaisuuksina, saumattomana integroitumisena rekrytoinnin ja sisäänoton välillä sekä automaatiomahdollisuuksina, jotka optimoivat toiminnan tehokkuuden.
• Valtavirtaistettu työvoima: SF Employee Central Core -työkalun tukema keskitetty työntekijätietojen arkisto tarjosi reaaliaikaista tietoa päätöksentekoa varten. Tämä antoi työntekijöille mahdollisuuden omistaa tietonsa, kun taas SF Employee Central Benefits lisäsi heidän hyvinvointiaan tehokkaan etuushallinnan avulla.
• Strateginen kykyjen hankinta: SF Recruiting Management ja SF Recruiting Marketing määrittelivät uudelleen Girtekan kykyjenhankintastrategian. Organisaatio hyödynsi nykyaikaisia työkaluja huippulahjakkuuksien houkuttelemiseksi ja säilyttämiseksi ja asetti uusia vertailuarvoja rekrytoinnissa ja työnantajabrändäyksessä.
• Mukaansatempaava sisäänpääsykokemus: SF Onboarding 2.0 muutti palvelukseenottoprosessin mukaansatempaavaksi matkaksi. Uudet tiimin jäsenet uppoutuivat ympäristöön, joka edisti heidän integroitumistaan ja nopeutti heidän panostaan organisaatioon.
• Suorituskyvyn ja kasvun yhteensovittaminen: SF Performance and Goals -toiminnolla yhdenmukaistettiin henkilökohtaiset tavoitteet yrityksen laajuisten tavoitteiden kanssa, mikä edisti tarkoituksen ja suunnan tunnetta. Tämä synkronointi edisti tuottavuutta ja vauhditti kollektiivista kasvua.
• Kehittynyt ajanhallinta: Girteka tunnisti SAP SuccessFactorsin perusajanhallintamoduulin rajoitukset ja etsi kehittyneempää ratkaisua. LeverX-tiimi tunnisti mahdollisuuden työvuorojen työntekijätietojen massasyöttöön, mikä mullisti ajanhallinnan. Tämä saavutus helpotti projektin skaalaamista kuljetusosastolla, joka käsittää 13 000 kuljettajaa.

Muutoksen laajuus

Girtekan matka SAP SuccessFactorsin kanssa oli todella ainutlaatuinen Euroopassa, sillä se alkoi pienestä aloitteesta ja kehittyi laajaksi, koko organisaation kattavaksi projektiksi. LeverXin joustavuus, toiminnallisuus ja käyttäjäystävällinen ratkaisu mahdollistivat tämän merkittävän laajentumisen.

Tulevaisuuden skaalautuvuus ja yhteistyö

Tulevaisuutta ajatellen Girtekan tavoitteet ulottuvat nykyisiä saavutuksia pidemmälle. Hankkeen laajuus on tarkoitus kattaa kaikki Girtekan oikeudelliset yksiköt vuoteen 2024 mennessä, ja se huipentuu kattavaan SAP SuccessFactors -integraatioon. Lisäksi Girteka suunnittelee muiden SAP-järjestelmien, kuten SAP Payroll Cloudin, mahdollista käyttöönottoa yhteistyössä LeverXin kanssa, mikä korostaa tulevan yhteistyön todennäköisyyttä.

Girtekan projektimenestys on uraauurtava esimerkki SAP SuccessFactors -integraatiosta. Menestys johti siihen, että Girteka ja LeverX tekivät yhteistyötä esitelläkseen saavutuksensa SAP Sapphire 2023 -tapahtumassa Barcelonassa.

Näiden tulosten ytimessä on Girtekan visionäärinen matka. Tämä muutos ei ainoastaan vastaa organisaation välittömiin haasteisiin, vaan myös varustaa sen tulevaisuuden HR-maisemalla. Kun Girteka etenee eteenpäin, sillä on työkalut, joilla se voi edistää innovointia, antaa henkilöstölleen voimavaroja ja muokata kuljetus- ja logistiikka-alan huippuosaamisen ääriviivoja.

Tämänhetkiset pyrkimykset kattavat useita keskeisiä ulottuvuuksia, joista jokainen on valmis edistämään Girtekan yleistavoitteita:

• Oppimiskulttuurin vaaliminen: SF Learning Management -järjestelmän lähestyvän käyttöönoton myötä Girteka luo hedelmällisen maaperän jatkuvalle oppimiselle ja taitojen parantamiselle. Tämä keskeinen askel edistää kasvun ja kehityksen kulttuuria, joka kasvattaa työntekijöitä menestymään dynaamisessa ympäristössä.
• Oikeudenmukaisen korvauksen varmistaminen: SF Compensation and Variable Pay -järjestelmän lähestyvä käyttöönotto korostaa Girtekan vankkumattoman sitoutumisen työntekijöiden panoksen tunnustamiseen. Tämä moduuli yhdenmukaistaa palkitsemiskäytäntöjä entisestään organisaation keskeisten arvojen, tunnustamisen ja arvostuksen, kanssa.
• Maantieteellisten näköalojen laajentaminen: Projektin toisessa vaiheessa toteutettu ratkaisu laajenee maantieteellisesti kattamaan Girtekan toimistot kaikkialla Euroopassa. Laajentumisen ohella oppimisen hallinta- sekä palkka- ja palkkiomoduulien käyttöönotto parantaa Girtekan toiminnan skaalautuvuutta.

Näiden aloitteiden myötä Girteka jatkaa operatiivisen ekosysteeminsä hiomista ja asemoituu alan edelläkävijäksi, jonka vankka perusta perustuu innovaatioihin, tehokkuuteen ja vankkumattomaan sitoutumiseen työntekijöitään kohtaan. Matkaa kohti jatkuvan huippuosaamisen tulevaisuutta leimaavat paitsi aiemmat saavutukset myös lupaus horisontissa näkyvistä mullistavista hankkeista.