Girtekas digitale HR-Transformation mit SAP SuccessFactors

Girteka hat sich als ein bahnbrechendes Transport- und Logistikunternehmen etabliert, das von einer visionären Führung und einer robusten Belegschaft von über 23.000 engagierten Fachleuten angetrieben wird.

Mit einem gezielten Fokus auf die Neugestaltung der Personalprozesse begab sich Girteka auf eine tiefgreifende Reise der digitalen Transformation, angetrieben durch SAP SuccessFactors.
Die strategische Zusammenarbeit zwischen Girteka, SAP und LeverX hat das Personalmanagement neu definiert und einen umfassenden Wandel der operativen Paradigmen eingeleitet.
Automatisierung – das Herzstück dieses Vorhabens – hat nicht nur die Prozesse im Personalwesen optimiert, sondern auch die Erweiterung von Datenanalysen und Zeitmanagement ermöglicht.
Dadurch konnte Europas größter Anbieter für Komplettladungen (FTL) einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung nachhaltiger und digitaler Logistik gehen und Geschäftsdaten effizient nutzen.
Diese in Europa einzigartige Initiative begann als bescheidenes Projekt und hat sich zu einer umfassenden unternehmensweiten Transformation entwickelt, die Girteka als agilen Branchenvorreiter positioniert – bestens gerüstet für die Zukunft.

Wer ist Girteka? Die Kraft hinter dem Namen entdecken

Die Girteka Group mit Hauptsitz in der lebendigen Stadt Vilnius, Litauen, gilt als unangefochtener Gigant in der europäischen Transportlandschaft.
Mit einer Geschichte, die von Entschlossenheit und Innovationsgeist geprägt ist, begann der Weg des Unternehmens im Jahr 1996, als der damals 24-jährige Visionär Mindaugas Raila einen gebrauchten Lkw und Anhänger erwarb.
Aus diesem bescheidenen Anfang entwickelte sich die Girteka Group zu einem Branchenriesen, der heute über eine Flotte von mehr als 6.000 firmeneigenen Lkw und 9.800 Anhängern verfügt, die mit Präzision und Zielstrebigkeit die Straßen Europas befahren.

Im Zentrum von Girtekas Erfolg steht ein unerschütterliches Bekenntnis zu Exzellenz, agile Prozesse und eine engagierte Belegschaft von über 15.000 leidenschaftlichen Mitarbeitenden.
Dieses dynamische Team treibt das Unternehmen an, jährlich beeindruckende 600.000 Komplettladungen (FTLs) in den europäischen und skandinavischen Regionen zu transportieren.

Als Flaggschiff der europäischen Transportbranche bewegt die Girteka Group nicht nur Waren – sie bewegt Wandel.

Über die beeindruckende Flotte und operative Stärke hinaus strebt Girteka danach, neue Maßstäbe in Managementkultur, unternehmerischer Transparenz und nachhaltigem Wachstum zu setzen.
Es geht nicht nur um die Fracht, die transportiert wird, sondern um die transformative Reise, auf die sich das Unternehmen begeben hat – eine Neudefinition dessen, was es bedeutet, ein Vorreiter in der modernen Transportwelt zu sein.

Über die Girteka Group

• Hauptsitz: Vilnius, Litauen
  
• Gegründet: 1996
• Gründer: Mindaugas Raila
• Belegschaft: Über 15.000 Mitarbeitende
• Flotte: Mehr als 6.000 firmeneigene Lkw
• Anhänger: Über 9.800 Anhänger
• Jährliche Komplettladungen (FTL): Über 600.000
  
• Einsatzgebiete: Europa und Skandinavien
  
• Vision: Logistik mit Innovation neu definieren
  
• Kernwerte: Exzellenz, Empowerment, Nachhaltigkeit
  
• Einfluss: Die Zukunft des Transports gestalten
  
  

Fundament schaffen: Girtekas Streben nach operativer Exzellenz

Angesichts des rasanten Wachstums von Girteka übernahm das Unternehmen eine erweiterte Verantwortung gegenüber seiner wachsenden Belegschaft. Dieses Wachstum wirkte als Katalysator und löste eine ernsthafte Suche nach Möglichkeiten aus, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern und höchsten Mehrwert zu schaffen. Infolgedessen blickte das Unternehmen nach innen und machte einen großen Schritt in Richtung nachhaltiger Entwicklung durch eine umfassende Analyse seiner Abläufe.

Mit steigenden Aufgaben, geografischer Expansion und zunehmender Komplexität wurde die Idee der Automatisierung immer wichtiger. Das Fehlen effizienter Automatisierung führte zu einem erhöhten Personalbedarf und machte die Notwendigkeit von Effizienzsteigerungen deutlich. Wiederholende, aber ineffektive Tätigkeiten reduzierten die Gesamtproduktivität und sorgten für Spannungen unter den Kollegen.

Parallel zum unaufhaltsamen Wachstum von Girtekas Geschäftsfeldern und geografischer Reichweite entstand ein klarer Bedarf an einem besser integrierten Personalmanagementsystem.

Da der Wettbewerb um Talente härter wurde und die Erwartungen der Mitarbeitenden sich wandelten, wurde es unabdingbar, moderne Tools zur Gewinnung und Bindung von Top-Talenten bereitzustellen.

Vor diesem Hintergrund sah sich Girteka gezwungen, diese vielschichtigen Herausforderungen anzugehen. Dies war entscheidend, um den komplexen Anforderungen des zunehmenden operativen Aufwands gerecht zu werden, ein produktives Arbeitsumfeld zu schaffen und das verborgene Potenzial der Belegschaft vollständig zu nutzen.

Auf der Suche nach Lösungen machte sich Girteka auf die Suche nach einem Integrator, der die Kluft zwischen Herausforderungen und Lösungen nahtlos überbrücken konnte. Doch diese Suche war nicht frei von Schwierigkeiten, und den richtigen Partner zu finden, erwies sich als eigene Herausforderung.

Transformation planen: Geschäftsanalysen auf Girtekas Weg

An diesem Punkt kam LeverX ins Spiel und bot nicht nur Lösungen, sondern eine strategische Partnerschaft, die sich als wegweisend erweisen sollte. LeverX schlug vor, die Zusammenarbeit mit einer sorgfältigen Geschäfts­analyse zu beginnen – einer Phase, die die Grundlage für die bevorstehende Reise legte. Diese Phase, bekannt als „Analyse“, diente als Ausgangspunkt und leitete die anschließende Entwicklung und Umsetzung eines umfassenden Plans, der auf die Besonderheiten von Girtekas Projekt zugeschnitten ist. 

Dieser detaillierte Fahrplan umfasste alle Aspekte des Projekts – von der ersten Integration von SAP SuccessFactors im litauischen Büro von Girteka bis hin zur schrittweisen Abdeckung des gesamten Projekts in allen Ländern und wird voraussichtlich 2024 abgeschlossen sein. Mit diesem Plan hatte Girteka eine klare Vorstellung vom weiteren Weg – präzise Schritte, finanzielle Ressourcen, Zeitpläne und mehr. 

Die Analysephase schuf Klarheit und festigte die Partnerschaft zwischen Girteka und LeverX.

Dank seiner umfangreichen Expertise vermittelte LeverX Girteka die Sicherheit, die das Unternehmen suchte: das Vertrauen, dass jede Integration, Erweiterung von Lösungen, Unterstützung oder zukünftige Entwicklungen nahtlos von einem einzigen, verlässlichen Partner bereitgestellt werden können. 

Mit der Wahl von LeverX als Partner fand Girteka einen strategischen Mitstreiter, der ihre Herausforderungen verstand und die Kompetenz besaß, einen Weg zu dauerhaftem Erfolg zu ebnen. Die Analysephase markierte den Beginn einer transformativen Partnerschaft, die Girtekas Weg zu operativer Exzellenz und unvergleichlichen HR-Dynamiken weiterhin antreibt.

Transformation meistern: Chancen und Herausforderungen bei Girteka

Als Girteka sich auf den Weg zu operativer Verbesserung begab, eröffnete sich ein Umfeld voller Möglichkeiten für Transformation. Im Zentrum dieser Entwicklung:

• Die operativen Abläufe bei Girteka boten eine Grundlage für Innovation, um die dynamische Natur ihrer verschiedenen Einheiten widerzuspiegeln. Diese Vielfalt zeigte das Potenzial auf, Prozesse zu standardisieren, Mitarbeitende mit Self-Service-Tools zu stärken, Rekrutierungs- und Onboarding-Workflows zu vereinheitlichen und Automatisierungswege zu optimieren.
• Der Wunsch, schnell auf Mitarbeiterdaten zuzugreifen und diese über die Einheiten hinweg zu synchronisieren, stellte einen wichtigen Meilenstein dar. Durch die Bewältigung dieses Bedarfs strebte Girteka an, die Zufriedenheit von Mitarbeitenden und Führungskräften zu steigern, die Belastung der HR-Funktionen zu reduzieren, Lohnberechnungsunterschiede zu beseitigen und potenzielle Kosten durch den Betrieb mehrerer Altsysteme zu vermeiden.
• Effektive Zusammenarbeit entwickelte sich als Leitprinzip innerhalb von Girtekas Entwicklung. Der Fokus auf die Optimierung der Kommunikation unterstrich die Bedeutung der Abstimmung zwischen Teams, stärkte die Entscheidungsfindung und festigte strategische Erkenntnisse.
• Die Aussicht auf mobilen Zugriff wurde zum Katalysator für Agilität und Reaktionsfähigkeit. Das Potenzial von HR-Funktionalitäten „unterwegs“ zu entfesseln, versprach Echtzeit-Entscheidungen und nahtlose Kommunikation.
• Integrationskomplexitäten kreuzten Girtekas Weg, als sie mit Drittanbietersystemen wie Bonus Payroll, Sodra, Active Directory und SAP S/4 HANA arbeiteten. Während diese Systeme Effizienzsteigerungen brachten, führten sie auch zu Herausforderungen bei der Daten­synchronisation, Sicherheit und Pflege der verschiedenen Systeme.
  
  

Erfolgsvision mit SAP SuccessFactors

In dem Bewusstsein um die Notwendigkeit einer Transformation ging Girteka eine Partnerschaft mit LeverX ein und einigte sich auf einen klaren Lösungsweg – geleitet vom transformativen Potenzial von SAP SuccessFactors (SAP SF).

Pic 1. Introduction to the SAP SuccessFactors Solution

Die Entscheidung für SAP SuccessFactors (SAP SF) war eine strategische Wahl – basierend auf der außergewöhnlichen Fähigkeit der Plattform, Girtekas vielschichtige Herausforderungen ganzheitlich zu bewältigen. Die Auswahl spezifischer Module zur Implementierung erfolgte gezielt, um zentrale Schwachstellen anzugehen und gleichzeitig die operative Effizienz auf ein neues Niveau zu heben.

• SF Employee Central Core: Im Zentrum von Girtekas Transformationsreise war dieses Modul das grundlegende Fundament. Es ermöglichte die Zentralisierung von Mitarbeiterdaten und die Optimierung von HR-Prozessen. Diese Konsolidierung sorgte für Konsistenz und versorgte Girteka mit Echtzeit-Einblicken für fundierte Entscheidungen.
• SF Employee Central Benefits: Als Ausdruck von Girtekas klarer Verpflichtung zum Wohlbefinden der Mitarbeitenden fungierte dieses Modul als Katalysator für eine effizientere Verwaltung von Zusatzleistungen. Das Ergebnis? Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung.
• SF Employee Central Time Management (+Schichtplanungs­lösung für Schichtmitarbeitende ): Mit dem klaren Blick auf effektives Workforce Management bot dieses Modul maßgeschneiderte Lösungen für die optimierte Schichtplanung – und sicherte reibungslose Abläufe auch bei komplexen Arbeitszeiten.
• SF Recruiting Management & SF Recruiting Marketing: Im Fokus der Talentgewinnung halfen diese Module, Girtekas Recruiting-Prozess zu modernisieren und das Employer Branding zu stärken. So konnte das Unternehmen gezielt hochqualifizierte Talente anziehen.
• SF Onboarding 2.0: Dieses Modul verwandelte den Einstieg neuer Mitarbeitender von einem reinen Verwaltungsprozess in eine inspirierende Erfahrung – im Einklang mit Girtekas Engagement, neue Teammitglieder von Beginn an positiv zu begleiten.
• SF Performance and Goals: Dieses Modul machte aus individuellen Aufgaben eine übergeordnete Strategie, indem persönliche Ziele mit unternehmensweiten Zielen verknüpft wurden – für mehr Produktivität und messbares Wachstum.
• SF Learning Management: Zur Förderung von Wissen und Fähigkeiten diente dieses Modul als Fundament für kontinuierliche Weiterbildung und etablierte eine unternehmensweite Lernkultur.
• SF Compensation and Variable Pay: Im Zeichen fairer und leistungsbezogener Vergütung unterstützte dieses Modul Girtekas Bestreben, Beiträge der Mitarbeitenden angemessen zu würdigen und zu belohnen.
  
  Diese Auswahl war weit mehr als nur eine Reaktion auf bestehende Herausforderungen – sie war eine strategische Investition in die Zukunft des Unternehmens: zur Optimierung von Prozessen, zur Stärkung der Mitarbeitenden und zur Erschließung neuer Geschäftspotenziale.

Girtekas Weg zur erfolgreichen SAP SuccessFactors-Einführung

Mit Girteka auf eine transformative Reise aufbrechend, entwickelte LeverX eine umfassende Implementierungsstrategie, die sich in klar definierte Phasen gliederte.
Diese anspruchsvolle Reise wurde durch sorgfältige Planung, nahtlose Integration und das gemeinsame Engagement getragen, Girtekas Vision Wirklichkeit werden zu lassen.

Phase 1: Das Fundament

Die erste Phase, die 2021 begann, markierte einen entscheidenden Meilenstein für Girteka. Mithilfe seiner umfassenden Expertise integrierte LeverX sorgfältig die folgenden Module im litauischen Büro von Girteka – beginnend mit einer bahnbrechenden Implementierung von SAP SuccessFactors für die Verwaltung von 3.000 Mitarbeitenden:

• SF Employee Central Core
• SF Employee Central Benefits
• SF Employee Central Time Management (including the Shift Planning solution)
• SF Recruiting Management
• SF Recruiting Marketing
• SF Onboarding 2.0
• SF Performance and Goals

Bemerkenswert ist, dass Girteka ein erweitertes Zeitmanagementmodul benötigte, das über den Standardumfang von SAP SuccessFactors hinausging. Als Antwort auf diesen Bedarf implementierte LeverX erfolgreich eine Masseneingabelösung für Schichtmitarbeitende. Dieser Erfolg war entscheidend und ermöglichte die Skalierung des Projekts im Transportbereich – einschließlich 13.000 Fahrern.

Diese Phase umfasste zudem nahtlose Integrationen mit Drittanbietersystemen:

• Bonus Payroll system
• Sodra ( Staatliche Sozialversicherungsanstalt Litauens)
• Active Directory
• SAP S/4 HANA

Ein weiterer Erfolg war die Einführung der SAP SF Mobile App, die das Mitarbeiterengagement, die Produktivität und das Verantwortungsbewusstsein deutlich förderte.

Mit großem Engagement wurde die erste Phase im Februar 2023 abgeschlossen und legte ein starkes Fundament für die HR-Transformation bei Girteka. Dies war der Ausgangspunkt für die nächste Phase, deren Abschluss im Oktober dieses Jahres erwartet wird.

Phase 2: Horizonte erweitern

In der aktuell laufenden zweiten Phase liegt der Fokus auf der geografischen Expansion. Die Funktionalität der zunächst in Litauen implementierten Module wird nun auf die Girteka-Standorte in Polen, Georgien, Spanien, den Niederlanden und den nordischen Ländern ausgeweitet.

Auch die in Litauen eingesetzte SAP-SF-Lösung entwickelt sich weiter und wird um die Module Learning Management sowie Compensation and Variable Pay ergänzt.

Mit dem Wachstum von Girtekas Projekt hat sich auch das Team von LeverX vergrößert – von anfänglich fünf auf nunmehr 20 Teammitglieder. Dieses starke Team besteht unter anderem aus einem Projektmanager, einem Projektadministrator, einem Integrationsarchitekten, neun Beratern, zwei CPI-Entwicklern und zwei Integration Business Analysts.

Einsatz moderner Technologien

Im Hintergrund nutzte LeverX einen leistungsstarken Technologie-Stack, der unter anderem CPI, OData API und VBA umfasst. Diese Werkzeuge bildeten das Fundament für nahtlose Integrationen und stellten sicher, dass Girtekas Anforderungen mit Präzision und Innovationskraft umgesetzt wurden.

TOP Systems Integration Company

SAP SuccessFactors (SAP SF)

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Projektergebnisse: Girtekas Aufbruch in eine neue Ära der Exzellenz

Durch eine sorgfältige Transformationsreise erzielte Girteka eine Reihe bemerkenswerter Ergebnisse, die einen tiefgreifenden Wandel in der operativen Landschaft markierten. Die strategische Einführung von SAP SuccessFactors in Kombination mit der Expertise von LeverX brachte Resultate hervor, die im gesamten Unternehmen spürbar sind:

• Operative Harmonie und Effizienz: Die Integration von SAP SuccessFactors optimierte das Personalmanagement und führte zu harmonisierten Prozessen über verschiedene Bereiche hinweg. Dies zeigte sich in Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende, nahtlosen Übergängen zwischen Recruiting und Onboarding sowie Automatisierungsmöglichkeiten, die die operative Effizienz steigerten.
• Ermächtigte Belegschaft: Ein zentrales Mitarbeiterdaten-Repository, ermöglicht durch SF Employee Central Core, bot Echtzeit-Einblicke für fundierte Entscheidungen. Dies stärkte die Mitarbeitenden durch mehr Kontrolle über ihre eigenen Daten, während SF Employee Central Benefits deren Wohlbefinden durch eine effektive Verwaltung von Zusatzleistungen verbesserte.
• Strategische Talentgewinnung: SF Recruiting Management und SF Recruiting Marketing definierten Girtekas Talentakquise neu. Das Unternehmen nutzte moderne Tools, um erstklassige Talente anzuziehen und zu binden und setzte neue Maßstäbe im Recruiting und Employer Branding.
• Mitreißende Onboarding-Erfahrung: SF Onboarding 2.0 verwandelte den Onboarding-Prozess in eine ansprechende Reise. Neue Teammitglieder wurden in ein Umfeld eingebunden, das ihre Integration förderte und ihren Beitrag zum Unternehmen beschleunigte.
• Abgestimmte Leistung und Wachstum: SF Performance and Goals verband persönliche Ziele mit unternehmensweiten Vorgaben, wodurch ein gemeinsames Zielbewusstsein entstand. Diese Synchronisation förderte die Produktivität und trieb das kollektive Wachstum voran.
  
• Fortschrittliches Zeitmanagement: Da das Basis-Zeitmanagementmodul von SAP SuccessFactors für Girteka nicht ausreichte, suchte das Unternehmen nach einer ausgefeilteren Lösung. Das LeverX-Team erkannte die Chance für eine Masseneingabe von Schichtmitarbeiter-Daten, die das Zeitmanagement revolutionierte. Dieser Erfolg ermöglichte die Skalierung des Projekts im Transportbereich mit 13.000 Fahrern.

Das Ausmaß der Transformation

Die Reise von Girteka mit SAP SuccessFactors war in Europa wirklich einzigartig – sie begann als kleine Initiative und entwickelte sich zu einem umfangreichen Projekt, das die gesamte Organisation abdeckt. Die Flexibilität, Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit der Lösung von LeverX ermöglichte diese bemerkenswerte Expansion.

Zukünftige Skalierbarkeit und Zusammenarbeit

Mit Blick auf die Zukunft gehen Girtekas Ambitionen über die bisherigen Erfolge hinaus. Der Umfang des Projekts soll bis 2024 auf alle rechtlichen Einheiten von Girteka ausgeweitet werden und in einer umfassenden Integration von SAP SuccessFactors münden. Darüber hinaus plant Girteka die mögliche Implementierung weiterer SAP-Systeme in Zusammenarbeit mit LeverX, wie beispielsweise SAP Payroll Cloud, was auf zukünftige Kooperationen hinweist.

Der Erfolg von Girtekas Projekt ist ein wegweisendes Beispiel für die Integration von SAP SuccessFactors. Dieser Erfolg führte dazu, dass Girteka und LeverX ihre Errungenschaften auf der SAP Sapphire 2023 in Barcelona präsentierten.

Im Zentrum dieser Ergebnisse steht Girtekas visionäre Reise. Diese Transformation adressiert nicht nur die unmittelbaren Herausforderungen der Organisation, sondern stattet sie auch mit einer zukunftsfähigen HR-Landschaft aus. Während Girteka voranschreitet, tut es dies mit den Werkzeugen, um Innovationen voranzutreiben, die Belegschaft zu stärken und die Maßstäbe für Exzellenz in Transport und Logistik neu zu definieren.

Die aktuellen Bestrebungen umfassen mehrere entscheidende Dimensionen, die alle dazu beitragen werden, Girtekas übergeordnete Ziele zu erreichen:

• Eine Lernkultur fördern: Mit der bevorstehenden Einführung von SF Learning Management schafft Girteka ein fruchtbares Umfeld für kontinuierliches Lernen und Kompetenzentwicklung. Dieser wichtige Schritt fördert eine Kultur des Wachstums und der Entwicklung, die Mitarbeitende befähigt, in einem dynamischen Umfeld zu gedeihen.
• Gerechte Vergütung sicherstellen: Die geplante Implementierung von SF Compensation und Variable Pay unterstreicht Girtekas unerschütterliches Engagement, die Leistungen der Mitarbeitenden anzuerkennen. Dieses Modul wird die Vergütungspraxis noch stärker an den Kernwerten der Anerkennung und Wertschätzung ausrichten.
• Geografische Horizonte erweitern: In der zweiten Projektphase wird die implementierte Lösung geografisch ausgeweitet und umfasst die Büros von Girteka in ganz Europa. Parallel dazu wird die Einführung der Module Learning Management sowie Compensation and Variable Pay die operative Skalierbarkeit von Girteka weiter verbessern.
  
  

Während Girteka diese Initiativen vorantreibt, verfeinert das Unternehmen kontinuierlich sein operatives Ökosystem und positioniert sich als Branchenvorreiter mit einer belastbaren Grundlage, die auf Innovation, Effizienz und einem unerschütterlichen Engagement für die Belegschaft basiert. Die Reise in eine Zukunft nachhaltiger Exzellenz wird nicht nur durch vergangene Erfolge geprägt, sondern auch durch das Versprechen transformativer Vorhaben am Horizont.