El camino de transformación digital de RR. HH. de Girteka con SAP SuccessFactors

Girteka se ha establecido firmemente como una empresa pionera de transporte y logística impulsada por un liderazgo visionario y una sólida plantilla de más de 23 000 profesionales comprometidos.

Con un enfoque deliberado en la remodelación de los procesos de recursos humanos, Girteka se embarcó en un profundo viaje hacia la Transformación Digital impulsada por SAP SuccessFactors. La colaboración estratégica entre Girteka, SAP y LeverX ha redefinido la gestión de personal y ha catalizado un cambio integral en los paradigmas operativos. La automatización, piedra angular de este esfuerzo, no solo ha agilizado los procesos en la gestión de personas, sino que también ha potenciado el aumento de la analítica de datos y la gestión del tiempo. Ha permitido a la mayor empresa europea de carga completa (FTL) dar otro paso importante hacia la era de la logística sostenible y digital y utilizar eficazmente los datos empresariales. Esta iniciativa, sin precedentes en Europa, comenzó como un modesto esfuerzo y ha crecido hasta convertirse en una amplia transformación de toda la empresa, estableciendo a Girteka como un ágil pionero de la industria, perfectamente preparado para el futuro.

¿Quién es Girteka? La fuerza detrás del nombre

El Grupo Girteka, con sede en la vibrante ciudad de Vilnius (Lituania), es un titán sin parangón en el panorama europeo del transporte. Con un legado impregnado de determinación e innovación, la trayectoria de la empresa comenzó en 1996, cuando un visionario de 24 años, Mindaugas Raila, adquirió un único camión y remolque usados. A partir de este modesto comienzo, el Grupo Girteka se convirtió en un gigante de la industria, al mando de una flota de más de 6.000 camiones y 9.800 remolques que recorren las carreteras de Europa con precisión y determinación.

En el corazón del éxito de Girteka se encuentra un compromiso inquebrantable con la excelencia, unos procesos ágiles y una plantilla que supera los 15.000 apasionados empleados. Este conjunto dinámico impulsa a la empresa a entregar la asombrosa cifra de 600.000 camiones completos (FTL) al año en las regiones de Europa y Escandinavia.

Como buque insignia del transporte en Europa, el Grupo Girteka no se limita a transportar cargas, sino que impulsa el cambio. Más allá de su impresionante flota y su destreza operativa, Girteka aspira a establecer nuevas referencias en cultura de gestión, transparencia corporativa y crecimiento sostenible. No se trata sólo de la carga que transporta; se trata del viaje transformador en el que se ha embarcado la empresa, redefiniendo lo que significa ser un líder en el mundo moderno del transporte.

Acerca de Girteka Company

• Sede central: Vilnius, Lituania
• Fundada en 1996
• Fundador: Mindaugas Raila
• Plantilla: más de 15.000 empleados
• Flota: más de 6.000 camiones propios
• Remolques: Más de 9.800 remolques
• Entregas anuales FTL: 600,000+
• Regiones operativas: Europa y Escandinavia
• Visión: Redefinir la logística con innovación
• Valores fundamentales: Excelencia, capacitación, sostenibilidad
• Impacto: Modelar el futuro del transporte

Construir los cimientos: La búsqueda de la excelencia operativa de Girteka

A la luz de la rápida trayectoria de crecimiento de Girteka, la organización asumió una mayor responsabilidad hacia su creciente plantilla. Este aumento actuó como catalizador, desencadenando una seria exploración de vías para amplificar las experiencias de los empleados y ofrecer un valor supremo. Como resultado, la organización miró hacia dentro y dio un gran paso hacia el desarrollo sostenible evaluando sus operaciones.

Con más tareas, expansión geográfica y complejidades crecientes, la idea de la automatización se convirtió en fundamental. La ausencia de una automatización racionalizada provocó la necesidad de más personal, lo que puso de manifiesto la necesidad de eficiencia. Las tareas repetitivas pero ineficaces disminuían la eficiencia general y provocaban tensiones entre los compañeros.

Paralelamente a la incesante expansión de los horizontes empresariales y el alcance geográfico de Girteka, existía una clara necesidad de un sistema de gestión de personal mejor integrado.

A medida que el panorama competitivo para la adquisición de talento se hacía más feroz y las expectativas de los empleados evolucionaban, se hizo imperativo proporcionar herramientas modernas para atraer y retener a los mejores talentos.

En este contexto, Girteka se vio obligada a abordar estos retos polifacéticos. Hacerlo era crucial para navegar por el intrincado terreno de las crecientes complejidades operativas, fomentar un entorno propicio para la productividad y aprovechar plenamente el potencial latente de su plantilla.

En busca de soluciones, Girteka se embarcó en la búsqueda de un integrador que pudiera salvar la brecha entre sus retos y sus soluciones. Sin embargo, esta búsqueda no estuvo exenta de dificultades, y encontrar al socio adecuado resultó ser una tarea en sí misma.

Trazar la transformación: el análisis empresarial en el viaje de Girteka

En esta coyuntura, LeverX entró en escena, ofreciendo no sólo soluciones, sino una asociación estratégica que resultaría transformadora. LeverX propuso iniciar la colaboración con un meticuloso análisis empresarial, una fase que sentó las bases del viaje que nos esperaba. Esta fase, conocida como "Analizar", serviría de punto de partida y guiaría el posterior desarrollo y entrega de un plan de alto nivel adaptado a las complejidades del proyecto de Girteka.

Esta exhaustiva hoja de ruta abarcaba todas las facetas del proyecto, desde la integración inicial de SAP SuccessFactors para la oficina lituana de Girteka hasta la cobertura total del proyecto en todos los países, y culminará en 2024. Con este plan en la mano, Girteka comprendió claramente el camino a seguir: pasos precisos, asignaciones financieras, plazos y mucho más.

La fase de análisis aportó claridad y consolidó la asociación entre Girteka y LeverX.

Aprovechando su amplia experiencia, LeverX proporcionó la seguridad que Girteka buscaba: la confianza de que cualquier integración, ampliación de la solución, soporte o futuros desarrollos podrían ser proporcionados sin problemas por un único proveedor fiable.

Al elegir a LeverX como socio, Girteka encontró un colaborador estratégico que comprendía sus retos y tenía la perspicacia necesaria para trazar un camino hacia el éxito duradero. La fase de análisis marcó el inicio de una asociación transformadora que sigue impulsando el viaje de Girteka hacia la excelencia operativa y una dinámica de RR.HH. sin rival.

Navegando por la transformación: Oportunidades y retos de Girteka

Al embarcarse en su viaje hacia la mejora operativa, Girteka se encontró con un panorama repleto de oportunidades de transformación. En medio de esta narrativa

• Las prácticas operativas de Girteka presentaban un lienzo para la innovación: reflejar la naturaleza dinámica de sus distintas unidades. Esta diversidad puso de manifiesto la posibilidad de estandarizar procesos, dotar a los empleados de herramientas de autoservicio, alinear los flujos de trabajo de contratación e incorporación y optimizar las vías de automatización.
• La aspiración de acceder y sincronizar rápidamente los datos de los empleados en todas las unidades marcó un hito importante. Al abordar esta necesidad, Girteka buscaba cultivar la satisfacción entre empleados y directivos, aliviar la carga de las funciones de RR.HH., rectificar las disparidades en el cálculo de salarios y evitar los costes potenciales vinculados al mantenimiento de múltiples sistemas heredados.
• Lacolaboración eficaz surgió como principio rector de la narrativa de Girteka. El enfoque en la racionalización de la comunicación subrayó la importancia de fomentar la alineación entre los equipos, reforzar la toma de decisiones y fortalecer los conocimientos estratégicos.
• La perspectiva del acceso móvil se convirtió en un catalizador de la agilidad y la capacidad de respuesta. Liberar el potencial de las funcionalidades de RR.HH. sobre la marcha prometía una toma de decisiones en tiempo real y una comunicación fluida.
• Las complejidades de la integración se cruzaron en el camino de Girteka al trabajar con sistemas de terceros como Bonus Payroll, Sodra, Active Directory y SAP S/4 HANA. Aunque ofrecía mejoras de eficiencia, esta coyuntura introdujo complejidades en la sincronización de datos, la seguridad y el mantenimiento de varios sistemas.

Previendo el éxito con SAP SuccessFactors

Al reconocer la necesidad de transformación, Girteka se asoció con LeverX y acordó un camino claro hacia la resolución, guiado por el potencial transformador de SAP SuccessFactors (SAP SF).

Imagen 1. Introducción a la solución SAP SuccessFactors

La elección de SAP SF fue una decisión estratégica basada en la notable capacidad de la plataforma para abordar de forma holística los problemas polifacéticos de Girteka. La selección de módulos específicos para la implementación fue intencionada y tenía como objetivo abordar directamente los puntos débiles de la organización, al tiempo que impulsaba su eficiencia operativa a nuevas cotas.

• SF Employee Central Core: En el centro del viaje de transformación de Girteka, este módulo sirvió como piedra angular, permitiendo la centralización de los datos de los empleados y agilizando los procesos de RRHH. Esta consolidación garantizó la coherencia y dotó a Girteka de información en tiempo real para la toma de decisiones informadas.
• Beneficios de la central de empleados SF: Como reflejo del compromiso inquebrantable de Girteka con el bienestar de los empleados, este módulo asumió el papel de catalizador, permitiendo a la organización administrar los beneficios con una nueva eficacia. ¿El resultado? Mayor satisfacción y compromiso de los empleados.
• Gestión centralizada del tiempo de los empleados de SF (+ solución de planificación de turnos para empleados por turnos): Reconociendo la importancia de la gestión de la plantilla, este módulo ofrecía soluciones a medida para optimizar la planificación de turnos, garantizando un funcionamiento fluido incluso en horarios de trabajo complejos.
• SF Recruiting Management y SF Recruiting Marketing: El foco de atención sobre la captación de talento iluminado por estos módulos redefinió el enfoque de Girteka. Desde un proceso de contratación más sólido hasta una marca de empleador amplificada, estas herramientas permitieron a la organización atraer a los mejores talentos.
• SF Onboarding 2.0: Elevando la incorporación de la rutina a una experiencia inmersiva, este módulo resonó con el compromiso de Girteka para nutrir un comienzo positivo para los nuevos miembros del equipo.
• Rendimiento y objetivos de SF: Convirtiendo las tareas individuales en una estrategia organizativa, este módulo alineó los objetivos personales con las metas de toda la empresa, impulsando la productividad y el crecimiento.
• SF Gestión del aprendizaje: Al permitir el cultivo de habilidades y conocimientos, este módulo sentó las bases para el desarrollo continuo de los empleados, fomentando una cultura de aprendizaje.
• SF Compensación y retribución variable: Siguiendo los principios de compensación equitativa, este módulo subraya la dedicación de Girteka a reconocer y recompensar las contribuciones de los empleados.

Esta selección no era una mera solución a los retos; era una inversión estratégica en el futuro de la organización, preparada para desbloquear procesos racionalizados, potenciar una plantilla comprometida y desvelar nuevas perspectivas de oportunidades de negocio.

Navegación por el viaje de implementación de SAP SuccessFactors de Girteka

Al embarcarse en un esfuerzo transformador con Girteka, LeverX orquestó una estrategia de implementación integral que se desarrolló a través de distintas fases. Este intrincado viaje fue impulsado por una meticulosa planificación, integración y compromiso para hacer realidad la visión de Girteka.

Fase 1: Los cimientos

La fase inaugural, que comenzó en 2021, marcó un momento crucial para Girteka. Aprovechando su experiencia, LeverX integró meticulosamente los siguientes módulos en la oficina lituana de Girteka, comenzando con una implementación pionera de SAP SuccessFactors para la administración, que abarcaba a 3.000 empleados:

• SF Employee Central Core
• SF Employee Central Benefits
• SF Employee Central Time Management (incluida la solución Shift Planning)
• SF Recruiting Management (Gestión de la contratación)
• SF Recruiting Marketing
• SF Onboarding 2.0
• SF Rendimiento y objetivos

En particular, Girteka necesitaba un módulo avanzado de Gestión del Tiempo más allá de la oferta estándar de SAP SuccessFactors. Respondiendo a esta necesidad, LeverX implementó con éxito una solución de entrada masiva para empleados por turnos. Este logro resultó fundamental, ya que permitió la escalabilidad de un proyecto dentro del departamento de transporte, que abarcaba a 13.000 conductores.

La etapa también incluyó integraciones perfectas con sistemas de terceros:

• Sistema de nóminas bonificadas
• Sodra (Caja Estatal de la Seguridad Social)
• Directorio Activo
• SAP S/4 HANA

La introducción de la aplicación SAP SF Mobile supuso un logro adicional, fomentando el compromiso de los empleados, la productividad y un mayor sentido de la responsabilidad hacia sus funciones.

Con una dedicación constante, la primera fase alcanzó su crescendo en febrero de 2023, cimentando una base sólida para la transformación de los RRHH de Girteka. Esto marcó el trampolín para la siguiente fase, cuya conclusión está prevista para octubre de este año.

Fase 2: Ampliación de horizontes

En la segunda fase en curso, la atención se ha desplazado hacia la expansión geográfica. La funcionalidad de módulos específicos implantados inicialmente en Lituania se habilitará para las oficinas de Girteka en Polonia, Georgia, España, Países Bajos y los países nórdicos.

La solución SAP SF implementada en la oficina de Lituania también está evolucionando para abarcar los módulos de Gestión del Aprendizaje y Compensación y Retribución Variable.

A medida que Girteka se ha ido expandiendo, el equipo de LeverX también ha crecido: de un equipo inicial de cinco personas, se ha pasado a un sólido equipo de veinte miembros. Este conjunto está formado por un Director de Proyecto, un Administrador de Proyecto, un Arquitecto de Integración, nueve consultores, dos Desarrolladores CPI y dos Analistas de Negocio de Integración, entre otros actores clave.

Aprovechar la tecnología punta

Entre bastidores, LeverX aprovechó una sólida pila tecnológica que incluía CPI, OData API y VBA. Estas herramientas constituyeron la base de una integración perfecta, garantizando que las necesidades de Girteka se cubrieran con precisión e innovación.

Resultados del proyecto: Desencadenando la nueva era de excelencia de Girteka

A través de un meticuloso viaje de transformación, Girteka emergió con una serie de resultados notables, marcando un cambio sísmico en su panorama operativo. La adopción estratégica de SAP SuccessFactors, en sinergia con la experiencia de LeverX, produjo resultados que repercutieron en toda la organización:

• Armonía y eficacia operativas: La integración de SAP SuccessFactors agilizó la gestión de personal, catalizando procesos armonizados en diversas unidades. Esto se manifestó en las capacidades de autoservicio de los empleados, la integración perfecta entre la contratación y la incorporación, y las oportunidades de automatización que optimizaron la eficiencia operativa.
• Personal capacitado: Un repositorio centralizado de datos de los empleados, impulsado por SF Employee Central Core, ofrecía información en tiempo real para la toma de decisiones. Esto permitió que los empleados se sintieran dueños de su información, mientras que SF Employee Central Benefits amplificó su bienestar a través de una administración eficaz de las prestaciones.
• Adquisición estratégica de talento: SF Recruiting Management y SF Recruiting Marketing redefinieron la estrategia de adquisición de talento de Girteka. La organización aprovechó las herramientas modernas para atraer y retener a los mejores talentos, estableciendo nuevos puntos de referencia en la contratación y la marca del empleador.
• Experiencia de incorporación inmersiva: SF Onboarding 2.0 transformó el proceso de incorporación en un viaje atractivo. Los nuevos miembros del equipo se sumergieron en un entorno que fomentaba su integración, acelerando su contribución a la organización.
• Alineación del rendimiento y el crecimiento: SF Performance and Goals alineó los objetivos personales con las metas de toda la empresa, fomentando un sentido de propósito y dirección. Esta sincronización impulsó la productividad y estimuló el crecimiento colectivo.
• Gestión avanzada del tiempo: Al reconocer las limitaciones del módulo básico de gestión del tiempo de SAP SuccessFactors, Girteka buscó una solución más sofisticada. El equipo de LeverX reconoció la oportunidad de introducir masivamente los datos de los empleados por turnos, revolucionando la gestión del tiempo. Este logro facilitó la ampliación del proyecto dentro del departamento de transporte, abarcando a 13.000 conductores.

La escala de la transformación

El viaje de Girteka con SAP SuccessFactors fue realmente único en Europa, ya que comenzó como una pequeña iniciativa y evolucionó hasta convertirse en un proyecto expansivo que abarca toda la organización. La flexibilidad, funcionalidad y facilidad de uso de la solución LeverX permitieron esta notable expansión.

Futura escalabilidad y colaboraciones

De cara al futuro, las ambiciones de Girteka van más allá de sus logros actuales. El alcance del proyecto está previsto que llegue a todas las entidades legales de Girteka en 2024, culminando con una integración completa de SAP SuccessFactors. Además, Girteka prevé la posible implantación de otros sistemas SAP en colaboración con LeverX, como SAP Payroll Cloud, lo que pone de relieve la probabilidad de futuras colaboraciones.

El éxito del proyecto de Girteka es un ejemplo pionero de integración de SAP SuccessFactors. Este éxito llevó a Girteka y LeverX a colaborar para mostrar su logro en SAP Sapphire 2023 en Barcelona.

En el corazón de estos resultados se encuentra el viaje visionario de Girteka. Esta transformación no sólo aborda los retos inmediatos de la organización, sino que también la equipa con un panorama de RRHH preparado para el futuro. A medida que Girteka avanza, lo hace con las herramientas para impulsar la innovación, capacitar a su plantilla y remodelar los contornos de la excelencia en el transporte y la logística.

Los esfuerzos actuales abarcan varias dimensiones cruciales, cada una preparada para contribuir a los objetivos generales de Girteka:

• Cultivar una cultura de aprendizaje: Con la inminente introducción de SF Learning Management, Girteka establecerá un terreno fértil para el aprendizaje continuo y la mejora de las competencias. Este paso fundamental fomentará una cultura de crecimiento y desarrollo que ayudará a los empleados a prosperar en un entorno dinámico.
• Garantizar una remuneración equitativa: La inminente implementación de SF Compensation and Variable Pay subraya la inquebrantable dedicación de Girteka a reconocer las contribuciones de los empleados. Este módulo alineará aún más las prácticas de compensación con los valores fundamentales de la organización de reconocimiento y agradecimiento.
• Ampliación de los horizontes geográficos: La segunda fase del proyecto verá la expansión geográfica de la solución implementada, abarcando las oficinas de Girteka en toda Europa. Junto a esta expansión, la introducción de los módulos de Gestión del Aprendizaje y Compensación y Retribución Variable mejorará la escalabilidad operativa de Girteka.

A medida que Girteka navega por estas iniciativas, continúa perfeccionando su ecosistema operativo, posicionándose como una empresa de vanguardia en el sector con una base sólida construida sobre la innovación, la eficiencia y un compromiso inquebrantable con su plantilla. El viaje hacia un futuro de excelencia sostenida está marcado no sólo por los logros pasados, sino también por la promesa de esfuerzos transformadores en el horizonte.