Il percorso di trasformazione digitale delle risorse umane di Girteka con SAP SuccessFactors

Girteka si è saldamente affermata come azienda all'avanguardia nel settore dei trasporti e della logistica, guidata da una leadership visionaria e da una solida forza lavoro di oltre 23.000 professionisti impegnati.

Con l'obiettivo di rimodellare i processi delle risorse umane, Girteka ha intrapreso un profondo viaggio verso la trasformazione digitale grazie a SAP SuccessFactors. La collaborazione strategica tra Girteka, SAP e LeverX ha ridefinito la gestione del personale e ha catalizzato un cambiamento completo nei paradigmi operativi. L'automazione, la pietra angolare di questo impegno, non solo ha snellito i processi di gestione delle persone, ma ha anche permesso di aumentare l'analisi dei dati e la gestione del tempo. Ha permesso alla più grande azienda europea di trasporto a carico completo (FTL) di compiere un altro importante passo nell'era della logistica sostenibile e digitale e di utilizzare in modo efficiente i dati aziendali. Questa iniziativa, senza precedenti in Europa, è iniziata come uno sforzo modesto ed è cresciuta in una trasformazione globale dell'azienda, affermando Girteka come un'azienda agile e all'avanguardia nel settore, perfettamente pronta per il futuro.

Chi è Girteka? Svelare la forza dietro il nome

Il Gruppo Girteka, con sede nella vivace città di Vilnius, in Lituania, è un titano senza rivali nel panorama europeo dei trasporti. Con un'eredità ricca di determinazione e innovazione, la traiettoria dell'azienda è iniziata nel 1996, quando un visionario ventiquattrenne, Mindaugas Raila, acquistò un solo camion e un rimorchio usati. Da questo modesto inizio, Girteka Group è diventato un gigante del settore, con una flotta di oltre 6.000 autocarri e 9.800 rimorchi di proprietà che attraversano le strade d'Europa con precisione e determinazione.

Alla base del successo di Girteka c'è un impegno costante verso l'eccellenza, processi agili e una forza lavoro che supera i 15.000 dipendenti appassionati. Questo insieme dinamico spinge l'azienda a consegnare ogni anno ben 600.000 carichi completi (FTL) nelle regioni europee e scandinave.

Come fiore all'occhiello del settore dei trasporti in Europa, Girteka Group non si limita a guidare le spedizioni, ma guida il cambiamento. Al di là della sua imponente flotta e delle sue capacità operative, Girteka aspira a stabilire nuovi parametri di riferimento nella cultura gestionale, nella trasparenza aziendale e nella crescita sostenibile. Non si tratta solo del carico trasportato, ma del viaggio di trasformazione che l'azienda ha intrapreso, ridefinendo il significato di essere un leader nel mondo moderno dei trasporti.

Informazioni sull'azienda Girteka

• Sede centrale: Vilnius, Lituania
• Fondata: 1996
• Fondatore: Mindaugas Raila
• Forza lavoro: oltre 15.000 dipendenti
• Flotta: oltre 6.000 autocarri di proprietà
• Rimorchi: Oltre 9.800 rimorchi
• Consegne annuali FTL: 600,000+
• Regioni operative: Europa e Scandinavia
• Visione: Ridefinire la logistica con l'innovazione
• Valori fondamentali: Eccellenza, Responsabilità, Sostenibilità
• Impatto: Dare forma al futuro dei trasporti

Costruire le fondamenta: La ricerca dell'eccellenza operativa di Girteka

Alla luce della rapida traiettoria di crescita di Girteka, l'organizzazione ha assunto una maggiore responsabilità nei confronti della sua forza lavoro in espansione. Questo aumento ha agito da catalizzatore, innescando una seria esplorazione di strade per amplificare l'esperienza dei dipendenti e fornire un valore primario. Di conseguenza, l'organizzazione si è guardata dentro e ha fatto un grande passo avanti verso il raggiungimento di uno sviluppo sostenibile, valutando le proprie operazioni.

Con l'aumento dei compiti, l'espansione geografica e la crescente complessità, l'idea dell'automazione è diventata fondamentale. L'assenza di un'automazione snella ha comportato la richiesta di personale aggiuntivo, evidenziando la necessità di efficienza. Compiti ripetitivi ma inefficaci riducevano l'efficienza complessiva e causavano tensioni tra i colleghi.

Di pari passo con la continua espansione degli orizzonti commerciali e geografici di Girteka, è emersa la chiara necessità di un sistema di gestione del personale meglio integrato.

Mentre il panorama competitivo per l'acquisizione di talenti si faceva sempre più agguerrito e le aspettative dei dipendenti si evolvevano, diventava imperativo fornire strumenti moderni per attrarre e trattenere i migliori talenti.

In questo contesto, Girteka si è trovata costretta ad affrontare queste molteplici sfide. Questo era fondamentale per navigare nell'intricato terreno delle crescenti complessità operative, promuovere un ambiente favorevole alla produttività e sfruttare appieno il potenziale latente della loro forza lavoro.

Alla ricerca di soluzioni, Girteka si è messa alla ricerca di un integratore che potesse colmare il divario tra le sue sfide e le loro soluzioni. Tuttavia, questa ricerca non è stata priva di sfide e trovare il partner giusto si è rivelato un compito a sé stante.

Tracciare la trasformazione: l'analisi di business nel percorso di Girteka

A questo punto è entrata in scena LeverX, offrendo non solo soluzioni, ma una partnership strategica che si sarebbe rivelata trasformativa. LeverX ha proposto di iniziare la collaborazione con una meticolosa analisi del business, una fase che ha gettato le basi per il viaggio futuro. Questa fase, nota come "Analyze", sarebbe servita come punto di partenza, guidando il successivo sviluppo e la consegna di un piano di alto livello adattato alle complessità del progetto di Girteka.

Questa roadmap completa comprendeva ogni aspetto del progetto, dall'integrazione iniziale di SAP SuccessFactors per l'ufficio lituano di Girteka alla copertura completa del progetto in tutti i Paesi, e culminerà nel 2024. Con questo piano in mano, Girteka ha compreso chiaramente il percorso da seguire: passi precisi, stanziamenti finanziari, tempistiche e altro ancora.

La fase di analisi ha fatto chiarezza e ha consolidato la partnership tra Girteka e LeverX.

Sfruttando la sua vasta esperienza, LeverX ha fornito la garanzia che Girteka cercava: la certezza che qualsiasi integrazione, espansione della soluzione, supporto o sviluppo futuro potesse essere fornito senza problemi da un unico fornitore affidabile.

Scegliendo LeverX come partner, Girteka ha trovato un collaboratore strategico che comprendeva le sue sfide e aveva l'acume per tracciare un percorso verso un successo duraturo. La fase di analisi ha segnato l'inizio di una partnership trasformativa che continua ad alimentare il viaggio di Girteka verso l'eccellenza operativa e una dinamica delle risorse umane senza pari.

Navigare nella trasformazione: Le opportunità e le sfide di Girteka

Quando Girteka ha intrapreso il suo viaggio verso il miglioramento operativo, ha incontrato un panorama ricco di opportunità di trasformazione. In mezzo a questo panorama:

• Le pratiche operative di Girteka presentavano una tela per l'innovazione: riflettere la natura dinamica delle varie unità. Questa diversità ha evidenziato il potenziale di standardizzazione dei processi, di potenziamento dei dipendenti con strumenti self-service, di allineamento dei flussi di lavoro di reclutamento e di onboarding e di ottimizzazione dei percorsi di automazione.
• L'aspirazione ad accedere rapidamente ai dati dei dipendenti e a sincronizzarli tra le varie unità ha segnato una tappa importante. Rispondendo a questa esigenza, Girteka ha cercato di coltivare la soddisfazione di dipendenti e manager, di alleggerire il carico delle funzioni HR, di correggere le disparità nel calcolo dei salari e di evitare i costi potenziali legati al mantenimento di più sistemi legacy.
• La collaborazione efficace è emersa come principio guida nella narrazione di Girteka. L'attenzione alla semplificazione della comunicazione ha sottolineato l'importanza di promuovere l'allineamento tra i team, di rafforzare il processo decisionale e di rafforzare le intuizioni strategiche.
• La prospettiva dell'accesso mobile è diventata un catalizzatore di agilità e reattività. Liberare il potenziale delle funzionalità HR on-the-go prometteva di favorire il processo decisionale in tempo reale e la comunicazione senza soluzione di continuità.
• Le complessità dell'integrazione si sono intersecate nel percorso di Girteka con sistemi di terze parti come Bonus Payroll, Sodra, Active Directory e SAP S/4 HANA. Pur offrendo miglioramenti in termini di efficienza, questo punto ha introdotto complessità nella sincronizzazione dei dati, nella sicurezza e nella manutenzione dei vari sistemi.

Immaginare il successo con SAP SuccessFactors

Riconoscendo la necessità di una trasformazione, Girteka ha collaborato con LeverX e ha concordato un percorso chiaro verso la risoluzione, guidato dal potenziale di trasformazione di SAP SuccessFactors (SAP SF).

Figura 1. Introduzione alla soluzione SAP SuccessFactors

La scelta di SAP SF è stata una decisione strategica basata sulla notevole capacità della piattaforma di affrontare in modo olistico le molteplici problematiche di Girteka. La selezione di moduli specifici per l'implementazione era mirata e mirava ad affrontare direttamente i punti dolenti dell'organizzazione, spingendo al contempo la sua efficienza operativa verso nuove vette.

• SF Employee Central Core: Al centro del percorso di trasformazione di Girteka, questo modulo ha rappresentato una pietra miliare, consentendo la centralizzazione dei dati dei dipendenti e la semplificazione dei processi HR. Questo consolidamento ha garantito la coerenza e ha fornito a Girteka informazioni in tempo reale per prendere decisioni informate.
• SF Employee Central Benefits: Riflettendo l'impegno costante di Girteka per il benessere dei dipendenti, questo modulo ha assunto il ruolo di catalizzatore, consentendo all'organizzazione di gestire i benefit con una nuova efficacia. Il risultato? Maggiore soddisfazione e coinvolgimento dei dipendenti.
• SF Gestione centrale dell'orario dei dipendenti (+ soluzione di pianificazione dei turni per i dipendenti turnisti): Riconoscendo l'importanza della gestione della forza lavoro, questo modulo ha offerto soluzioni personalizzate per l'ottimizzazione della pianificazione dei turni, assicurando la continuità delle operazioni anche in presenza di orari di lavoro complessi.
• SF Recruiting Management e SF Recruiting Marketing: I riflettori puntati sull'acquisizione dei talenti illuminati da questi moduli hanno ridefinito l'approccio di Girteka. Da un processo di reclutamento più forte all'amplificazione dell'employer branding, questi strumenti hanno permesso all'organizzazione di attrarre talenti di alto livello.
• SF Onboarding 2.0: Elevando l'onboarding dalla routine a un'esperienza coinvolgente, questo modulo ha risuonato con l'impegno di Girteka a favorire un inizio positivo per i nuovi membri del team.
• SF Performance e obiettivi: Trasformando i compiti individuali in una strategia organizzativa, questo modulo ha allineato gli obiettivi personali con quelli aziendali, favorendo la produttività e la crescita.
• SF Gestione dell'apprendimento: Consentendo di coltivare le competenze e le conoscenze, questo modulo ha posto le basi per lo sviluppo continuo dei dipendenti, promuovendo una cultura dell'apprendimento.
• SF Compensazione e retribuzione variabile: Sostenendo i principi di equità retributiva, questo modulo ha sottolineato l'impegno di Girteka nel riconoscere e premiare i contributi dei dipendenti.

Questa scelta non è stata una semplice soluzione alle sfide, ma un investimento strategico nel futuro dell'organizzazione, in grado di sbloccare processi più efficienti, di potenziare una forza lavoro impegnata e di aprire nuovi orizzonti di opportunità commerciali.

Il viaggio di Girteka nell'implementazione di SAP SuccessFactors

Intraprendendo un'impresa di trasformazione con Girteka, LeverX ha orchestrato una strategia di implementazione completa che si è sviluppata in fasi distinte. Questo viaggio intricato è stato alimentato da una pianificazione meticolosa, dall'integrazione e dall'impegno a dare vita alla visione di Girteka.

Fase 1: le fondamenta

La fase iniziale, iniziata nel 2021, ha segnato un momento cruciale per Girteka. Sfruttando la propria esperienza, LeverX ha integrato meticolosamente i seguenti moduli nella sede lituana di Girteka, iniziando con un'implementazione innovativa di SAP SuccessFactors per l'amministrazione, che ha riguardato 3.000 persone:

• SF Employee Central Core
• SF Employee Central Benefits
• SF Employee Central Time Management (compresa la soluzione di pianificazione dei turni)
• SF Gestione delle assunzioni
• SF Marketing di reclutamento
• SF Onboarding 2.0
• SF Performance e obiettivi

In particolare, Girteka richiedeva un modulo avanzato di gestione delle ore che andasse oltre l'offerta standard di SAP SuccessFactors. Rispondendo a questa esigenza, LeverX ha implementato con successo una soluzione di inserimento di massa per i dipendenti a turni. Questo risultato si è rivelato fondamentale, consentendo la scalabilità di un progetto all'interno del reparto trasporti, che comprendeva 13.000 autisti.

La fase comprendeva anche integrazioni perfette con sistemi di terze parti:

• Sistema Bonus Payroll
• Sodra (Ente di previdenza sociale dello Stato)
• Elenco attivo
• SAP S/4 HANA

L'introduzione dell'app SAP SF Mobile ha rappresentato un ulteriore traguardo, favorendo il coinvolgimento dei dipendenti, la produttività e un maggiore senso di responsabilità nei confronti del proprio ruolo.

Con un impegno costante, la prima fase ha raggiunto il suo culmine nel febbraio 2023, consolidando una solida base per la trasformazione delle risorse umane di Girteka. Questo ha segnato il trampolino di lancio per la fase successiva, che si concluderà nell'ottobre di quest'anno.

Fase 2: ampliamento degli orizzonti

Nella seconda fase in corso, l'attenzione si è spostata sull'espansione geografica. Le funzionalità di moduli specifici inizialmente implementati in Lituania saranno abilitate per gli uffici di Girteka in Polonia, Georgia, Spagna, Paesi Bassi e Paesi nordici.

La soluzione SAP SF implementata nella sede lituana si sta inoltre evolvendo per includere i moduli Learning Management e Compensation and Variable Pay.

Con l'espansione del percorso di Girteka, anche il team di LeverX è cresciuto: da un gruppo iniziale di cinque persone, è diventato un team solido di venti membri. L'insieme è composto da un Project Manager, un Project Administrator, un Integration Architect, nove consulenti, due sviluppatori CPI e due Integration Business Analyst, oltre ad altre figure chiave.

Sfruttare una tecnologia all'avanguardia

Dietro le quinte, LeverX ha sfruttato un solido stack tecnologico che comprende CPI, OData API e VBA. Questi strumenti hanno costituito la base di un'integrazione perfetta, assicurando che le esigenze di Girteka fossero soddisfatte con precisione e innovazione.

Risultati del progetto: La nuova era di eccellenza per Girteka

Attraverso un meticoloso percorso di trasformazione, Girteka è emersa con una serie di risultati notevoli, che hanno segnato un cambiamento sismico nel suo panorama operativo. L'adozione strategica di SAP SuccessFactors, in sinergia con l'esperienza di LeverX, ha prodotto risultati che si sono riverberati in tutta l'organizzazione:

• armonia ed efficienza operativa: L'integrazione di SAP SuccessFactors ha semplificato la gestione del personale, catalizzando processi armonizzati tra le diverse unità. Ciò si è tradotto in funzionalità self-service per i dipendenti, in una perfetta integrazione tra reclutamento e onboarding e in opportunità di automazione che hanno ottimizzato l'efficienza operativa.
• Forza lavoro potenziata: Un archivio centralizzato dei dati dei dipendenti, alimentato da SF Employee Central Core, ha offerto approfondimenti in tempo reale per il processo decisionale. Questo ha conferito ai dipendenti un senso di appartenenza alle loro informazioni, mentre SF Employee Central Benefits ha amplificato il loro benessere attraverso un'efficace amministrazione dei benefit.
• Acquisizione strategica dei talenti: SF Recruiting Management e SF Recruiting Marketing hanno ridefinito la strategia di acquisizione dei talenti di Girteka. L'organizzazione ha sfruttato strumenti moderni per attrarre e trattenere talenti di alto livello, stabilendo nuovi parametri di riferimento nel reclutamento e nell'employer branding.
• Esperienza di onboarding coinvolgente: SF Onboarding 2.0 ha trasformato il processo di onboarding in un viaggio coinvolgente. I nuovi membri del team sono stati immersi in un ambiente che ha favorito la loro integrazione, accelerando il loro contributo all'organizzazione.
• Allineamento delle prestazioni e della crescita: SF Performance and Goals ha allineato gli obiettivi personali con quelli dell'intera azienda, promuovendo un senso di scopo e di direzione. Questa sincronizzazione ha favorito la produttività e stimolato la crescita collettiva.
• Gestione avanzata del tempo: Riconoscendo i limiti del modulo di base di SAP SuccessFactors per la gestione del tempo, Girteka ha cercato una soluzione più sofisticata. Il team di LeverX ha riconosciuto l'opportunità di inserire in massa i dati dei dipendenti dei turni, rivoluzionando la gestione del tempo. Questo risultato ha facilitato la scalabilità del progetto all'interno del reparto trasporti, che comprende 13.000 autisti.

La scala della trasformazione

Il percorso di Girteka con SAP SuccessFactors è stato davvero unico in Europa: è iniziato come una piccola iniziativa e si è evoluto in un progetto di ampia portata che copre l'intera organizzazione. La flessibilità, la funzionalità e la facilità d'uso della soluzione LeverX hanno permesso questa notevole espansione.

Scalabilità e collaborazioni future

Guardando al futuro, le ambizioni di Girteka vanno oltre i risultati attuali. La portata del progetto è destinata a raggiungere tutte le entità legali di Girteka entro il 2024, culminando nell'integrazione completa con SAP SuccessFactors. Inoltre, Girteka prevede la potenziale implementazione di altri sistemi SAP in collaborazione con LeverX, come SAP Payroll Cloud, evidenziando la probabilità di collaborazioni future.

Il successo del progetto di Girteka è un esempio pionieristico di integrazione di SAP SuccessFactors. Questo successo ha portato Girteka e LeverX a collaborare per presentare i loro risultati al SAP Sapphire 2023 di Barcellona.

Alla base di questi risultati c'è il viaggio visionario di Girteka. Questa trasformazione non solo affronta le sfide immediate dell'organizzazione, ma la dota anche di un panorama HR pronto per il futuro. Girteka va avanti e lo fa con gli strumenti per guidare l'innovazione, potenziare la propria forza lavoro e ridisegnare i contorni dell'eccellenza nel settore dei trasporti e della logistica.

Gli sforzi attuali si estendono a diverse dimensioni cruciali, ognuna delle quali è in grado di contribuire agli obiettivi generali di Girteka:

• Coltivare una cultura dell'apprendimento: Con l'imminente introduzione di SF Learning Management, Girteka creerà un terreno fertile per l'apprendimento continuo e il miglioramento delle competenze. Questo passo fondamentale promuoverà una cultura di crescita e di sviluppo, che aiuterà i dipendenti a prosperare in un ambiente dinamico.
• Garantire una retribuzione equa: L'imminente implementazione di SF Compensation e Variable Pay sottolinea l'impegno costante di Girteka nel riconoscere i contributi dei dipendenti. Questo modulo allineerà ulteriormente le pratiche di retribuzione con i valori fondamentali dell'organizzazione, ovvero il riconoscimento e l'apprezzamento.
• Ampliamento degli orizzonti geografici: La seconda fase del progetto vedrà l'espansione geografica della soluzione implementata, che comprenderà gli uffici di Girteka in tutta Europa. Oltre a questa espansione, l'introduzione dei moduli Learning Management e Compensation and Variable Pay migliorerà la scalabilità operativa di Girteka.

Nel corso di queste iniziative, Girteka continua a perfezionare il proprio ecosistema operativo, posizionandosi come avanguardia del settore con una base solida costruita sull'innovazione, sull'efficienza e su un impegno incrollabile nei confronti della propria forza lavoro. Il viaggio verso un futuro di eccellenza sostenuta è segnato non solo dai risultati ottenuti in passato, ma anche dalla promessa di sforzi trasformativi all'orizzonte.