Le parcours de transformation digitale RH de Girteka avec SAP SuccessFactors

Girteka s'est fermement établie comme une entreprise pionnière dans le domaine du transport et de la logistique, grâce à un leadership visionnaire et à une main-d'œuvre solide de plus de 23 000 professionnels engagés.

En mettant délibérément l'accent sur la refonte des processus de ressources humaines, Girteka s'est lancée dans un voyage profond vers la transformation numérique, propulsée par SAP SuccessFactors. La collaboration stratégique entre Girteka, SAP et LeverX a redéfini la gestion du personnel et catalysé un changement complet des paradigmes opérationnels. L'automatisation, pierre angulaire de cette entreprise, a non seulement rationalisé les processus de gestion du personnel, mais a également permis d'augmenter l'analyse des données et la gestion du temps. Elle a permis à la plus grande entreprise de transport de lots complets d'Europe de franchir une nouvelle étape importante dans l'ère de la logistique durable et numérique et d'utiliser efficacement les données commerciales. Cette initiative, sans équivalent en Europe, a commencé comme un effort modeste et s'est transformée en une transformation radicale à l'échelle de l'entreprise, faisant de Girteka un leader agile de l'industrie, parfaitement préparé pour l'avenir.

Qui est Girteka ? Révéler la force qui se cache derrière le nom

Le groupe Girteka, dont le siège se trouve dans la ville dynamique de Vilnius, en Lituanie, est un titan inégalé dans le paysage européen du transport. Avec un héritage imprégné de détermination et d'innovation, la trajectoire de l'entreprise a commencé en 1996 lorsqu'un visionnaire de 24 ans, Mindaugas Raila, a fait l'acquisition d'un seul camion et d'une seule remorque d'occasion. Depuis ces débuts modestes, le groupe Girteka s'est transformé en un géant de l'industrie, à la tête d'une flotte de plus de 6 000 camions et 9 800 remorques en pleine propriété qui sillonnent les routes d'Europe avec précision et détermination.

Au cœur de la réussite de Girteka se trouvent un engagement inébranlable en faveur de l'excellence, des processus agiles et une main-d'œuvre habilitée qui compte plus de 15 000 employés passionnés. Cet ensemble dynamique permet à l'entreprise de livrer chaque année un nombre impressionnant de 600 000 chargements complets (FTL) dans les régions européennes et scandinaves.

En tant que fleuron du secteur des transports en Europe, le groupe Girteka ne se contente pas de transporter des marchandises, il impulse le changement. Au-delà de son impressionnante flotte et de ses prouesses opérationnelles, Girteka aspire à établir de nouvelles références en matière de culture de gestion, de transparence d'entreprise et de croissance durable. Il ne s'agit pas seulement des marchandises transportées, mais aussi du voyage de transformation dans lequel la société s'est embarquée, redéfinissant ce que signifie être un leader dans le monde moderne du transport.

À propos de la société Girteka

• Siège social : Vilnius, Lituanie
• Fondée en 1996 1996
• Fondateur : Mindaugas Raila
• Effectif : plus de 15 000 employés
• Flotte : plus de 6 000 camions en pleine propriété
• Remorques : Plus de 9 800 remorques
• Livraisons FTL annuelles : 600,000+
• Régions opérationnelles : Europe et Scandinavie
• Vision : Redéfinir la logistique par l'innovation
• Valeurs fondamentales : Excellence, responsabilisation, durabilité
• Impact : Façonner l'avenir des transports

Construire les fondations : La poursuite de l'excellence opérationnelle par Girteka

À la lumière de la trajectoire de croissance rapide de Girteka, l'organisation a assumé une responsabilité accrue à l'égard de sa main-d'œuvre en expansion. Cette augmentation a agi comme un catalyseur, déclenchant une exploration sérieuse des moyens d'amplifier les expériences des employés et de fournir une valeur primordiale. En conséquence, l'organisation a regardé à l'intérieur d'elle-même et a fait un grand pas vers le développement durable en évaluant ses opérations.

Avec l'augmentation des tâches, l'expansion géographique et l'accroissement de la complexité, l'idée de l'automatisation est devenue cruciale. L'absence d'automatisation rationalisée a entraîné des besoins en personnel supplémentaire, soulignant le besoin d'efficacité. Les tâches répétitives mais inefficaces réduisaient l'efficacité globale et provoquaient des tensions entre collègues.

Parallèlement à l'expansion constante des horizons commerciaux et de la couverture géographique de Girteka, le besoin d'un système de gestion du personnel mieux intégré s'est fait sentir.

Alors que la concurrence pour l'acquisition de talents devenait de plus en plus féroce et que les attentes des employés évoluaient, il devenait impératif de fournir des outils modernes pour attirer et retenir les meilleurs talents.

Dans ce contexte, Girteka s'est trouvé dans l'obligation de relever ces défis à multiples facettes. Cette démarche était cruciale pour naviguer sur le terrain complexe des complexités opérationnelles croissantes, pour favoriser un environnement propice à la productivité et pour exploiter pleinement le potentiel latent de leur main-d'œuvre.

À la recherche de solutions, Girteka s'est mis en quête d'un intégrateur capable de combler le fossé entre ses défis et leurs solutions. Cependant, cette recherche n'a pas été sans poser quelques problèmes, et trouver le bon partenaire s'est avéré être une tâche en soi.

La transformation : l'analyse d'entreprise dans le parcours de Girteka

C'est à ce moment-là que LeverX est entré en scène, proposant non seulement des solutions, mais aussi un partenariat stratégique qui allait s'avérer transformateur. LeverX a proposé de commencer la collaboration par une analyse méticuleuse de l'entreprise, une phase qui a jeté les bases du voyage à venir. Cette phase, connue sous le nom d'"analyse", servirait de point de départ, guidant le développement et la livraison ultérieurs d'un plan de haut niveau adapté aux complexités du projet de Girteka.

Cette feuille de route complète englobe toutes les facettes du projet, de l'intégration initiale de SAP SuccessFactors pour le bureau lituanien de Girteka à l'éventuelle couverture complète du projet dans tous les pays, et culminera en 2024. Avec ce plan en main, Girteka a clairement compris le chemin à parcourir - étapes précises, allocations financières, délais, etc.

La phase d'analyse a permis de clarifier et de consolider le partenariat entre Girteka et LeverX.

En s'appuyant sur sa vaste expertise, LeverX a fourni l'assurance que Girteka recherchait : la certitude que toute intégration, extension de solution, support ou développement futur pourrait être assuré de manière transparente par un fournisseur unique et fiable.

En choisissant LeverX comme partenaire, Girteka a trouvé un collaborateur stratégique qui comprenait ses défis et avait la capacité de tracer une voie vers un succès durable. La phase d'analyse a marqué le début d'un partenariat transformateur qui continue d'alimenter le voyage de Girteka vers l'excellence opérationnelle et une dynamique RH inégalée.

Naviguer dans la transformation : Les opportunités et les défis de Girteka

Alors que Girteka s'engageait sur la voie de l'amélioration opérationnelle, elle s'est trouvée confrontée à un paysage riche en opportunités de transformation. Au milieu de ce récit :

• Les pratiques opérationnelles de Girteka offraient un cadre propice à l'innovation : elles reflétaient la nature dynamique de ses différentes unités. Cette diversité a mis en évidence le potentiel de normalisation des processus, d'autonomisation des employés grâce à des outils en libre-service, d'alignement des flux de recrutement et d'intégration, et d'optimisation des voies d'automatisation.
• L'aspiration à accéder rapidement aux données des employés et à les synchroniser entre les unités a marqué une étape importante. En répondant à ce besoin, Girteka a cherché à cultiver la satisfaction des employés et des managers, à alléger la charge des fonctions RH, à rectifier les disparités de calcul des salaires et à éviter les coûts potentiels liés à la maintenance de plusieurs systèmes hérités.
• Une collaboration efficace est apparue comme un principe directeur dans le récit de Girteka. L'accent mis sur la rationalisation de la communication a souligné l'importance de favoriser l'alignement entre les équipes, de soutenir la prise de décision et de renforcer les idées stratégiques.
• La perspective d'un accès mobile est devenue un catalyseur d'agilité et de réactivité. L'exploitation du potentiel des fonctionnalités RH mobiles a permis de prendre des décisions en temps réel et d'assurer une communication transparente.
• Lescomplexités de l'intégration ont croisé le chemin de Girteka qui s'est engagé avec des systèmes tiers tels que Bonus Payroll, Sodra, Active Directory et SAP S/4 HANA. Tout en offrant des améliorations en termes d'efficacité, cette étape a introduit des complexités dans la synchronisation des données, la sécurité et la maintenance des différents systèmes.

Envisager la réussite avec SAP SuccessFactors

Reconnaissant la nécessité d'une transformation, Girteka s'est associé à LeverX et a convenu d'un chemin clair vers la résolution, guidé par le potentiel de transformation de SAP SuccessFactors (SAP SF).

Photo 1. Introduction à la solution SAP SuccessFactors

Le choix de SAP SF a été une décision stratégique fondée sur la remarquable capacité de la plateforme à répondre de manière holistique aux multiples préoccupations de Girteka. La sélection de modules spécifiques pour la mise en œuvre était délibérée et visait à répondre directement aux problèmes de l'organisation tout en propulsant son efficacité opérationnelle vers de nouveaux sommets.

• SF Employee Central Core : Au cœur du parcours de transformation de Girteka, ce module a servi de pierre angulaire, permettant la centralisation des données des employés et la rationalisation des processus RH. Cette consolidation a permis de garantir la cohérence et de doter Girteka d'informations en temps réel pour une prise de décision éclairée.
• Avantages de SF Employee Central: Reflétant l'engagement inébranlable de Girteka en faveur du bien-être de ses employés, ce module a joué le rôle de catalyseur, permettant à l'organisation d'administrer les avantages sociaux avec une efficacité nouvelle. Le résultat ? Une satisfaction et un engagement accrus des employés.
• SF Employee Central Time Management (+ Shift Planning solution for shift employees): Conscient de l'importance de la gestion des effectifs, ce module propose des solutions sur mesure pour optimiser la planification des équipes, garantissant ainsi un fonctionnement sans faille, même en cas d'horaires de travail complexes.
• SF Recruiting Management & SF Recruiting Marketing: L'attention portée à l'acquisition de talents par ces modules a redéfini l'approche de Girteka. D'un processus de recrutement plus fort à une marque employeur amplifiée, ces outils ont permis à l'organisation d'attirer des talents de premier plan.
• SF Onboarding 2.0: En faisant de l'intégration une expérience immersive, ce module s'inscrit dans la volonté de Girteka de donner un départ positif aux nouveaux membres de l'équipe.
• SF Performance et Objectifs: Transformant les tâches individuelles en une stratégie organisationnelle, ce module aligne les objectifs personnels avec les objectifs de l'entreprise, propulsant la productivité et la croissance.
• SF Gestion de l'apprentissage: Permettant de cultiver les compétences et les connaissances, ce module pose les bases d'un développement continu des employés, favorisant ainsi une culture de l'apprentissage.
• SF Rémunération et salaire variable: Respectant les principes d'une rémunération équitable, ce module souligne l'engagement de Girteka à reconnaître et à récompenser les contributions de ses employés.

Cette sélection n'était pas une simple solution à des défis ; il s'agissait d'un investissement stratégique dans l'avenir de l'organisation, prêt à débloquer des processus rationalisés, à responsabiliser une main-d'œuvre engagée et à dévoiler de nouvelles perspectives d'opportunités commerciales.

Le parcours de Girteka dans la mise en œuvre de SAP SuccessFactors

En s'engageant dans un projet de transformation avec Girteka, LeverX a orchestré une stratégie d'implémentation complète qui s'est déroulée en plusieurs phases distinctes. Ce voyage complexe a été alimenté par une planification méticuleuse, une intégration et un engagement à donner vie à la vision de Girteka.

Phase 1 : Les fondations

La phase inaugurale, qui a débuté en 2021, a marqué un tournant pour Girteka. Tirant parti de son expertise, LeverX a méticuleusement intégré les modules suivants dans le bureau lituanien de Girteka, en commençant par une mise en œuvre révolutionnaire de SAP SuccessFactors pour l'administration, couvrant 3 000 personnes :

• SF Employee Central Core
• SF Employee Central Benefits (avantages sociaux)
• SF Employee Central Time Management (y compris la solution Shift Planning)
• SF Recruiting Management (gestion du recrutement)
• SF Recruiting Marketing
• SF Onboarding 2.0
• SF Performance et Objectifs

Girteka avait notamment besoin d'un module de gestion des temps plus avancé que l'offre standard de SAP SuccessFactors. Pour répondre à ce besoin, LeverX a mis en place avec succès une solution de saisie de masse pour les employés postés. Cette réalisation s'est avérée cruciale, permettant l'évolutivité d'un projet au sein du département des transports, englobant 13 000 chauffeurs.

L'étape comprenait également des intégrations transparentes avec des systèmes tiers :

• Bonus Payroll system
• Sodra (Caisse nationale d'assurance sociale)
• Active Directory
• SAP S/4 HANA

L'introduction de l'application SAP SF Mobile a été une réussite supplémentaire, favorisant l'engagement des employés, la productivité et un sens accru des responsabilités envers leurs rôles.

Grâce à un dévouement sans faille, la première phase a atteint son crescendo en février 2023, cimentant une base solide pour la transformation des RH de Girteka. Elle a marqué le point de départ de la phase suivante, qui devrait s'achever en octobre de cette année.

Phase 2 : élargir les horizons

Dans la deuxième phase en cours, l'accent a été mis sur l'expansion géographique. La fonctionnalité de modules spécifiques initialement mis en œuvre en Lituanie sera mise à la disposition des bureaux de Girteka en Pologne, en Géorgie, en Espagne, aux Pays-Bas et dans les pays nordiques.

La solution SAP SF mise en œuvre dans le bureau de Lituanie évolue également pour englober les modules de gestion de l'apprentissage et de rémunération et de salaire variable.

L'équipe LeverX s'est également agrandie au fur et à mesure de l'évolution de Girteka - d'une équipe initiale de cinq personnes, elle est passée à une équipe solide de vingt membres. Cet ensemble se compose d'un chef de projet, d'un administrateur de projet, d'un architecte d'intégration, de neuf consultants, de deux développeurs CPI et de deux analystes commerciaux d'intégration, parmi d'autres acteurs clés.

Tirer parti d'une technologie de pointe

En coulisses, LeverX a exploité une solide pile technologique comprenant CPI, OData API et VBA. Ces outils ont constitué la base d'une intégration transparente, garantissant que les besoins de Girteka étaient satisfaits avec précision et innovation.

Résultats du projet : Une nouvelle ère d'excellence pour Girteka

Grâce à un parcours de transformation méticuleux, Girteka a obtenu une série de résultats remarquables, marquant un changement sismique dans son paysage opérationnel. L'adoption stratégique de SAP SuccessFactors, en synergie avec l'expertise de LeverX, a produit des résultats qui se sont répercutés dans toute l'organisation :

• Harmonie et efficacité opérationnelles: L'intégration de SAP SuccessFactors a rationalisé la gestion du personnel, catalysant des processus harmonisés dans diverses unités. Cela s'est traduit par des capacités de libre-service pour les employés, une intégration transparente entre le recrutement et l'intégration, et des possibilités d'automatisation qui ont optimisé l'efficacité opérationnelle.
• Une main-d'œuvre responsabilisée: Un référentiel centralisé de données sur les employés, alimenté par SF Employee Central Core, offre des informations en temps réel pour la prise de décision. Cela a permis aux employés de s'approprier leurs informations, tandis que SF Employee Central Benefits a amplifié leur bien-être grâce à une gestion efficace des avantages sociaux.
• Acquisition stratégique de talents: SF Recruiting Management et SF Recruiting Marketing ont redéfini la stratégie d'acquisition de talents de Girteka. L'organisation a exploité des outils modernes pour attirer et retenir les meilleurs talents, établissant de nouvelles références en matière de recrutement et d'image de marque de l'employeur.
• Une expérience d'intégration immersive: SF Onboarding 2.0 a transformé le processus d'intégration en un voyage captivant. Les nouveaux membres de l'équipe ont été immergés dans un environnement qui a favorisé leur intégration, accélérant ainsi leur contribution à l'organisation.
• Alignement des performances et de la croissance: SF Performance and Goals a permis d'aligner les objectifs personnels sur les objectifs de l'ensemble de l'entreprise, ce qui a favorisé l'émergence d'un sentiment d'utilité et d'orientation. Cette synchronisation a propulsé la productivité et stimulé la croissance collective.
• Gestion avancée du temps: Reconnaissant les limites du module de base de gestion du temps de SAP SuccessFactors, Girteka recherchait une solution plus sophistiquée. L'équipe de LeverX a reconnu l'opportunité de saisir en masse les données des employés en poste, révolutionnant ainsi la gestion du temps. Cette réalisation a facilité la mise à l'échelle du projet au sein du département des transports, englobant 13 000 chauffeurs.

L'ampleur de la transformation

Le parcours de Girteka avec SAP SuccessFactors était vraiment unique en Europe, commençant comme une petite initiative et évoluant vers un projet de grande envergure qui couvre l'ensemble de l'organisation. La flexibilité, la fonctionnalité et la convivialité de la solution LeverX ont permis cette expansion remarquable.

Évolutivité et collaborations futures

Pour l'avenir, les ambitions de Girteka vont au-delà de ses réalisations actuelles. La portée du projet devrait atteindre toutes les entités juridiques de Girteka d'ici 2024, avec en point d'orgue l'intégration complète de SAP SuccessFactors. En outre, Girteka envisage la mise en œuvre potentielle d'autres systèmes SAP en collaboration avec LeverX, tels que SAP Payroll Cloud, soulignant la probabilité de collaborations futures.

La réussite du projet de Girteka est un exemple pionnier de l'intégration de SAP SuccessFactors. Ce succès a conduit Girteka et LeverX à collaborer pour présenter leurs réalisations à SAP Sapphire 2023 à Barcelone.

Au cœur de ces résultats se trouve le parcours visionnaire de Girteka. Cette transformation permet non seulement de relever les défis immédiats de l'organisation, mais aussi de la doter d'un paysage RH prêt pour l'avenir. Girteka va de l'avant et dispose des outils nécessaires pour stimuler l'innovation, responsabiliser son personnel et redéfinir les contours de l'excellence dans le domaine du transport et de la logistique.

Les efforts actuels portent sur plusieurs dimensions cruciales, chacune étant prête à contribuer aux objectifs primordiaux de Girteka :

• Cultiver une culture de l'apprentissage: Avec l'introduction imminente de SF Learning Management, Girteka établira un terrain fertile pour l'apprentissage continu et l'amélioration des compétences. Cette étape cruciale favorisera une culture de croissance et de développement, permettant aux employés de s'épanouir dans un environnement dynamique.
• Garantir une rémunération équitable: La mise en œuvre imminente du module SF Compensation and Variable Pay souligne l'engagement inébranlable de Girteka à reconnaître les contributions de ses employés. Ce module permettra d'aligner davantage les pratiques de rémunération sur les valeurs fondamentales de l'organisation que sont la reconnaissance et l'appréciation.
• Élargir les horizons géographiques: La deuxième phase du projet verra l'expansion géographique de la solution mise en œuvre, englobant les bureaux de Girteka dans toute l'Europe. Parallèlement à cette expansion, l'introduction des modules de gestion de l'apprentissage et de rémunération variable améliorera l'évolutivité opérationnelle de Girteka.

Tout en menant à bien ces initiatives, Girteka continue d'affiner son écosystème opérationnel, se positionnant comme un leader de l'industrie avec des fondations solides basées sur l'innovation, l'efficacité et un engagement inébranlable envers ses employés. Le voyage vers un avenir d'excellence durable est marqué non seulement par les réalisations passées, mais aussi par la promesse d'initiatives transformatrices à l'horizon.