TRANSFORMACJA CYFROWA HR W FIRMIE GIRTEKA Z WYKORZYSTANIEM SAP SUCCESSFACTORS

Girteka ugruntowała swoją pozycję pionierskiej firmy transportowej i logistycznej, której liderem jest wizjonerskie przywództwo i solidna kadra licząca ponad 23 000 zaangażowanych profesjonalistów.

Z zamiarem przekształcenia procesów kadrowych, firma Girteka podjęła szeroko zakrojone działania ukierunkowane na transformację cyfrową korzystając z rozwiązania SAP SuccessFactors. Strategiczna współpraca pomiędzy Girteka, SAP i LeverX doprowadziła do przedefiniowania zarządzania personelem i stała się katalizatorem kompleksowej zmiany paradygmatów operacyjnych. Automatyzacja, leżąca u podstaw tego przedsięwzięcia, nie tylko udoskonaliła procesy zarządzania personelem, ale też zwiększyła możliwości analizy danych i zarządzania czasem. Pozwoliło to największej w Europie firmie zajmującej się transportem całopojazdowym (FTL) uczynić kolejny ważny krok ku zrównoważonej i cyfrowej logistyce oraz efektywnie wykorzystać dane biznesowe. Ta inicjatywa, unikalna na skalę europejską, początkowo była skromnym przedsięwzięciem, które przerodziło się w gruntowną transformację całej firmy, plasując Girtekę jako elastycznego lidera w branży, doskonale przygotowanego na przyszłe wyzwania.

Czym jest Girteka? Jaka siła kryje się pod tą nazwą?

Grupa Girteka, z siedzibą w tętniącym życiem Wilnie na Litwie, jest absolutnym liderem na europejskim rynku transportowym. Korzystając z dziedzictwa bogatego w determinację i innowacje, firma rozpoczęła swoją drogę w 1996 roku, kiedy to 24-letni wizjoner, Mindaugas Raila, zakupił jedną używaną ciężarówkę i naczepę. Od tamtej pory Grupa Girteka rozwinęła się w branżowego giganta z flotą ponad 9 200 własnych ciężarówek i 9 800 naczep, które z precyzją i determinacją przemierzają główne arterie Europy.

O sukcesie Girteki stanowi nieustające dążenie do doskonałości, zwinne procesy oraz wzmocniona kadra pracownicza, która liczy ponad 23 000 zaangażowanych pracowników. Ten dynamiczny zespół jest paliwem napędzającym firmę do realizacji dostaw 776 000 ładunków całopojazdowych (FTL) rocznie w regionie skandynawskim i na pozostałym obszarze Europy.

Jako wiodący europejski przewoźnik, Grupa Girteka nie tylko dostarcza przesyłki, ale też jest motorem zmian. Poza imponującą flotą i zdolnościami operacyjnymi, Girteka aspiruje do wyznaczania nowych standardów w zakresie kultury zarządzania, przejrzystości korporacyjnej i zrównoważonego rozwoju. Nie chodzi tylko o towary, które transportuje; chodzi o transformacyjną podróż, w którą wyruszyła firma, wyznaczając nowe standardy lidera we współczesnym świecie transportu.

O Firmie Girteka

• Siedziba główna: Wilno, Litwa
• Rok założenia: 1996
• Założyciel: Mindaugas Raila
• Liczba zatrudnionych: 23 000+ 
• Flota: 9 200+ własnych ciężarówek
• Przyczepy: 9 800+
• Roczne dostawy FTL: 776 000+
• Zakres terytorialny operacji: Europa i Skandynawia
• Wizja: Nowe podejście do logistyki dzięki innowacjom
• Podstawowe wartości: Doskonałość, Empowerment, Zrównoważony rozwój
• Wpływ: Kształtowanie przyszłości transportu

Tworzenie fundamentów: Girteka i jej dążenie do doskonałości operacyjnej

W wyniku szybkiego rozwoju biznesu, Girteka przyjęła większą odpowiedzialność za rosnące zasoby ludzkie. Ten wzrost zadziałał jak katalizator, skłaniając do poszukiwania sposobów na poprawę warunków pracy i zwiększenie satysfakcji pracowników. W rezultacie organizacja przyjrzała się swoim wewnętrznym procesom i zrobiła duży krok ku zrównoważonemu rozwojowi poprzez ocenę własnych działań.

Wraz z większą liczbą zadań, ekspansją geograficzną oraz rosnącą złożonością, kluczowa stała się idea automatyzacji. Brak usprawnionej automatyzacji wymusił zatrudnianie dodatkowego personelu, aby utrzymać produktywność. Powtarzalne, lecz mało efektywne zadania obniżały ogólną wydajność i powodowały napięcia wśród współpracowników.

Wraz z nieustannym poszerzaniem horyzontów biznesowych i zasięgu geograficznego, w Girtece zaistniała wyraźna potrzeba stworzenia lepiej zintegrowanego systemu zarządzania personelem.

W miarę jak rywalizacja o talenty stawała się coraz bardziej zacięta, przez co ewoluowały też oczekiwania pracowników, konieczne stało się zapewnienie nowoczesnych narzędzi do pozyskiwania i utrzymania najcenniejszych specjalistów.

W tym kontekście Girteka musiała stawić czoła tym wieloaspektowym wyzwaniom. Było to niezbędne do poruszania się po skomplikowanym terenie rosnącej złożoności operacyjnej, wspierania środowiska sprzyjającego produktywności oraz pełnego wykorzystania ukrytego potencjału pracowników.

Aby wypełnić tę lukę pomiędzy wyzwaniami a rozwiązaniami, Girteka rozpoczęła poszukiwania integratora. Nie było to jednak łatwe, ponieważ samo znalezienie  odpowiedniego partnera okazało się nie lada wyzwaniem.

Planowanie transformacji: analiza biznesowa firmy Girteka

I tu na scenę wkroczyła firma LeverX, proponując nie tylko rozwiązania, ale i strategiczne partnerstwo, które miało okazać się przełomowym. LeverX zaproponowała, aby współpracę rozpocząć od dokładnej analizy biznesowe - etapu, który stanowił fundament dla dalszej podróży. Faza ta, określana jako "Analyze”, była punktem wyjścia dla późniejszego opracowania i dostarczenia wysokopoziomowego planu dostosowanego do złożoności projektu Girteka.

Ta kompleksowa roadmapa obejmowała każdy aspekt projektu, od wstępnej integracji SAP SuccessFactors dla litewskiego oddziału Girteka do ostatecznego pełnego wdrożenia projektu we wszystkich krajach, a jej kulminacja ma nastąpić w 2024 roku. Dysponując tym planem, Girteka miała pełen obraz przyszłej ścieżki - konkretne kroki, alokacje finansowe, harmonogramy itp.

W trakcie fazy Analyze obie firmy zyskały jasność i umocniły swoją partnerską relację.

Wnosząc do współpracy swoją rozległą wiedzę ekspercką, Lever X dostarczyła Girtece to, czego poszukiwała: poczucie absolutnej pewności, że każda integracja, rozszerzenie rozwiązania, wsparcie lub przyszły rozwój mogą być sprawnie zrealizowane przez jednego, niezawodnego dostawcę.

Podejmując współpracę z LeverX, Girteka znalazła strategicznego partnera, który rozumie stojące przed nią wyzwania i potrafi wyznaczyć kurs na trwały sukces. Faza Analyze była początkiem transformującego partnerstwa, które w dalszym ciągu wspiera dążenie Girteki do doskonałości operacyjnej i niezrównanej dynamiki HR.

Nawigowanie transformacją: Możliwości i wyzwania Girteki

Na swej drodze ku doskonaleniu operacji Girteka natrafiła szereg możliwości transformacji:

• Praktyki operacyjne Girteki okazały się inspiracją dla innowacji: odzwierciedlały one bowiem dynamiczny charakter różnych jednostek firmy. Ta różnorodność uwydatniła potencjał standaryzacji procesów, wzmocnienia pozycji pracowników za pomocą narzędzi do samodzielnej obsługi, ujednolicenia procesów rekrutacji i wdrażania oraz optymalizacji ścieżek automatyzacji.
• Dążenie do szybkiego dostępu i synchronizacji danych pracowników w różnych jednostkach stanowiło ważny kamień milowy. W odpowiedzi na tę potrzebę, Girteka postawiła sobie za cel zwiększenie satysfakcji pracowników i menedżerów, odciążenie funkcji HR, zniwelowanie rozbieżności w naliczaniu wynagrodzeń oraz uniknięcie potencjalnych kosztów związanych z utrzymywaniem wielu wcześniejszych systemów.
• Zasadą przewodnią narracji Girteki stała się efektywna współpraca. Nacisk na poprawę komunikacji wynikał bezpośrednio z konieczności wspierania współpracy między zespołami, usprawnienia procesu decyzyjnego oraz wzmocnienia analizy strategicznej.
• Perspektywa mobilnego dostępu stała się katalizatorem zwinności i szybkości reakcji. Uwolnienie potencjału funkcji HR typu "on-the-go" stanowiło obietnicę podejmowania decyzji w czasie rzeczywistym i płynnej komunikacji.
• Złożoność integracji szczególnie dała się we znaki, gdy Girteka zaczęła korzystać z innych systemów zewnętrznych, takich jak Bonus Payroll, Sodra, Active Directory i SAP S/4 HANA. Choć celem nadrzędnym była poprawa wydajności, w momencie przecięcia pojawiły się problemy z synchronizacją danych, bezpieczeństwem i utrzymaniem różnych systemów.

Wizja sukcesu z SAP SuccessFactors

Rozumiejąc konieczność transformacji, Girteka nawiązała współpracę z LeverX i przyjęła jasną ścieżkę rozwoju, kierując się transformacyjnym potencjałem systemu SAP SuccessFactors (SAP SF).

Ilustracja 1. Wprowadzenie do rozwiązania SAP SuccessFactors

Wybór SAP SF był strategiczną decyzją podyktowaną zdolnościami platformy do holistycznego rozwiązywania wieloaspektowych problemów Girteki. Świadomie wybrano konkretne moduły do wdrożenia, aby bezpośrednio zaadresować słabe punkty organizacji, jednocześnie windując jej wydajność operacyjną na nowy poziom.

• SF Employee Central Core: Ten kluczowy dla transformacji Girteki moduł umożliwił centralizację danych pracowników i usprawnienie procesów HR. Konsolidacja zapewniła spójność i dostarczyła Girtece podgląd danych w czasie rzeczywistym, pozwalając na podejmowanie świadomych decyzji.
• SF Employee Central Benefits: Biorąc pod uwagę niesłabnącą troskę Girteki o dobrostan swoich pracowników, moduł ten dostarczył organizacji narzędzi do bardziej skutecznego zarządzania świadczeniami. Rezultat? Większa satysfakcja i zaangażowanie pracowników.
• SF Employee Central Time Management (+ rozwiązanie Shift Planning dla pracowników zmianowych): Dostrzegając znaczenie zarządzania personelem, moduł ten zaoferował rozwiązania dostosowane do zoptymalizowanego planowania zmian, zapewniając płynne operacje nawet w przypadku złożonych harmonogramów pracy.
• SF Recruiting Management i SF Recruiting Marketing: Te moduły na nowo zdefiniowały podejście Girteki do kwestii pozyskiwania talentów. Wspomniane narzędzia - poprzez m.in. usprawnienie procesu rekrutacji, jak i wzmocnienie wizerunku pracodawcy - umożliwiły organizacji pozyskiwanie najwyżej cenionych talentów.
• SF Onboarding 2.0: W odpowiedzi na potrzebę Girteki zapewnienia nowo zatrudnionym pracownikom dobrego startu, moduł ten pomógł wynieść onboarding z dotychczasowego poziomu rutyny do kategorii ekscytującego doświadczenia.
• SF Performance and Goals: Przekształcając indywidualne zadania w strategię organizacyjną, moduł ten dostosował cele poszczególnych pracowników do celów całej organizacji, co ma stymulować produktywność i rozwój.
• SF Learning Management: Ten moduł tworzy podstawę dla ciągłego rozwoju pracowników, przez co odgrywa istotną rolę w budowaniu kultury uczenia się.
• SF Compensation and Variable Pay: Zgodnie z zasadami sprawiedliwego wynagradzania za pracę, moduł ten pomaga Girtece realizować cele związane z docenianiem i nagradzaniem wkładu pracowników.

Dla Girteki SAP SF nie był tylko zwykłym rozwiązaniem jej problemów. Firma podjęła świadomą, strategiczną inwestycję z myślą o własnej przyszłości, aby usprawnić procesy, wzmocnić zaangażowanie pracowników oraz odkryć nowe możliwości biznesowe.

Wsparcie na rzecz Girteki w procesie wdrożenia SAP SuccessFactors

Przystępując do współpracy z Girteką, zespół LeverX opracował kompleksową strategię wdrożeniową, która obejmowała 3 etapy. Ta skomplikowana podróż była możliwa dzięki skrupulatnemu planowaniu, integracji i determinacji w urzeczywistnianiu wizji Girteki.

Faza 1: Tworzenie fundamentu

Faza inauguracyjna, która ruszyła w 2021 roku, była kluczowym momentem dla Girteki. Rozpoczynając od wdrożenia SAP SuccessFactors dla 3 000 pracowników administracyjnych, LeverX przeprowadziła w litewskiej siedzibie spółki integrację następujących modułów:

• SF Employee Central Core
• SF Employee Central Benefits
• SF Employee Central Time Management (w tym rozwiązanie Shift Planning)
• SF Recruiting Management
• SF Recruiting Marketing
• SF Onboarding 2.0
• SF Performance and Goals

Warto zaznaczyć, że Girteka wymagała zaawansowanego modułu Time Management wykraczającego poza standardową ofertę SAP SuccessFactors. Odpowiadając na tę potrzebę, LeverX pomyślnie wdrożyła rozwiązanie do zbiorczego wprowadzania danych dla pracowników zmianowych. Osiągnięcie to okazało się o tyle istotne, że umożliwiło skalowalność projektu w dziale transportu, zatrudniającego 13 000 kierowców.

Na tym etapie przeprowadzono również płynną integrację z innymi systemami firm zewnętrznych:

• Bonus Payroll system
• Sodra (State Social Insurance Fund Board)
• Active Directory
• SAP S/4HANA

Dodatkowym osiągnięciem było wprowadzenie aplikacji SAP SF Mobile, która zwiększyła zaangażowanie pracowników, ich produktywność i poczucie odpowiedzialności za pełnione role.

Dzięki konsekwencji i zaangażowaniu, pierwsza faza dobiegła końca w lutym 2023 r., tworząc solidny fundament dla transformacji HR w Girtece. Było to ważne przejście do kolejnego etapu, który powinien zakończyć się w październiku tego roku.

Faza 2: Poszerzanie horyzontów

W drugiej, aktualnie trwającej fazie, punkt ciężkości został przeniesiony na ekspansję geograficzną. Funkcjonalność poszczególnych modułów wdrożonych najpierw na Litwie zostanie udostępniona oddziałom Girteki w Polsce, Gruzji, Hiszpanii, Holandii i krajach nordyckich.

Rozwiązanie SAP SF wdrożone w litewskiej siedzibie firmy ewoluuje również w kierunku modułów Learning Management oraz Compensation and Variable Pay.

Wraz z rozwojem Girteki powiększył się także zespół LeverX - liczący początkowo pięć osób rozrósł się do solidnej, dwudziestoosobowej grupy. W skład zespołu LeverX wchodzą m.in. Project Manager, Project Administrator, Integration Architect, dziewięciu konsultantów, dwóch Developerów CPI oraz dwóch Integration Business Analyst.

Wykorzystanie nowoczesnych technologii

LeverX wykorzystała solidny pakiet rozwiązań technologicznych, w tym m.in. CPI, OData API i VBA. Dzięki tym narzędziom możliwa była płynna integracja, a potrzeby Girteki zostały spełnione w sposób innowacyjny i precyzyjny.

TOP Systems Integration Company

SAP SuccessFactors (SAP SF)

Przekształć swoje procesy HR z SAP SuccessFactors przy wsparciu LeverX. Wzmocnij zaangażowanie pracowników, rozwijaj talenty i optymalizuj zasoby ludzkie.

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

Efekty projektu: Otwarcie dla Girteki nowej ery doskonałości

W drodze gruntownej transformacji Girteka odnotowała szereg znakomitych wyników i osiągnięć, które potwierdzają przełomową zmianę jaka zaistniała w obszarze działalności operacyjnej. Strategiczne wykorzystanie SAP SuccessFactors, w połączeniu z kompetencjami LeverX, przyniosło wymierne korzyści dla całej organizacji:

• Harmonia i wydajność operacyjna: Integracja SAP SuccessFactors usprawniła zarządzanie personelem, prowadząc do harmonizacji procesów w różnych jednostkach. W praktyce oznaczało to możliwość samoobsługi wśród pracowników, płynną integrację między rekrutacją i onboardingiem oraz automatyzację, która zoptymalizowała wydajność operacyjną.
• Wzmocnienie pozycji pracowników: Scentralizowane repozytorium danych pracowników, oparte na SF Employee Central Core, oznaczało bieżący dostęp do informacji niezbędnych do podejmowania decyzji. Dzięki temu pracownicy uzyskali większą kontrolę nad swoimi danymi, zaś moduł SF Employee Central Benefits służący do efektywnego zarządzania świadczeniami przyczynił się do do poprawy ich dobrostanu.
• Strategiczne pozyskiwanie talentów: Moduły SF Recruiting Management i SF Recruiting Marketing na nowo zdefiniowały strategię Girteki w zakresie pozyskiwania talentów. Organizacja zaczęła korzystać z nowoczesnych narzędzi do przyciągnięcia i zatrzymania najlepszych talentów, wyznaczając tym samym nowe standardy w rekrutacji i employer brandingu.
• Nowa, bardziej atrakcyjna odsłona onboardingu: SF Onboarding 2.0 przekształcił proces onboardingu w ciekawą podróż. Nowo zatrudnionym pracownikom stworzono warunki sprzyjające ich integracji, co przyspieszyło ich wkład w rozwój organizacji.
• Dopasowanie celów do strategii rozwoju: SF Performance and Goals pozwoliło na dostosowanie celów poszczególnych pracowników do celów całej firmy, wzmacniając świadomość sensu i kierunku swoich działań. Ta synchronizacja miała pozytywny wpływ na produktywność i przyspieszyła wspólny rozwój.
• Zaawansowane zarządzanie czasem: Znając ograniczenia podstawowego modułu SAP SuccessFactors dotyczącego zarządzania czasem, Girteka potrzebowała bardziej zaawansowanego rozwiązania. Zespół LeverX wskazał na możliwość masowego wprowadzania danych pracowników zmianowych, co zrewolucjonizowało podejście do zarządzania czasem. To wdrożenie ułatwiło skalowanie projektu w ramach działu transportu, zatrudniającego 13 000 kierowców.

Skala tranformacji

Podróż Girteki z SAP SuccessFactors była naprawdę wyjątkowa na skalę europejską - z początkowo niewielkiej inicjatywy przekształciła się w szeroko zakrojony projekt obejmujący całą organizację. Ta niezwykła transformacja nie byłaby możliwa bez elastyczności, funkcjonalności oraz przyjazności dla użytkownika rozwiązań oferowanych przez LeverX.

Perspektywy skalowania i współpracy w przyszłości

Wybiegając w przyszłość, ambicje Girteki wykraczają poza obecne osiągnięcia spółki. Do 2024 roku projekt ma zostać rozszerzony na wszystkie podmioty prawne wchodzące w skład Grupy Girteka, a jego zwieńczeniem ma być kompleksowa integracja SAP SuccessFactors. Ponadto Girteka nie wyklucza wdrożenia innych systemów SAP we współpracy z LeverX, takich jak np. SAP Payroll Cloud, co oznaczałoby kontynuację dotychczasowej współpracy.

Sukces projektu Girteka jest pionierskim przykładem integracji SAP SuccessFactors. Obie firmy podczas SAP Sapphire 2023 w Barcelonie wspólnie zaprezentowały swoje osiągnięcia.

Wyniki te wpisują się w wizjonerską podróż Girteki. Przeprowadzona transformacja nie tylko odpowiada na bieżące wyzwania organizacji, ale też wyposaża ją w krajobraz HR na miarę przyszłości. Girteka idzie naprzód, dysponując narzędziami, które napędzają innowacje, wzmacniają siłę pracowników oraz na na nowo definiują parametry doskonałości w transporcie i logistyce.

Aktualne przedsięwzięcia obejmują kilka kluczowych wymiarów, z których każdy może wspierać realizację nadrzędnych celów Girteki:

• Promowanie kultury uczenia się: Wraz ze zbliżającym się wdrożeniem SF Learning Management, Girteka stworzy podatny grunt dla ciągłego uczenia się i doskonalenia umiejętności. Ten ważny krok będzie wspierał kulturę wzrostu i rozwoju, umożliwiając pracownikom rozwój zawodowy w dynamicznym środowisku.
• Zapewnienie sprawiedliwego wynagrodzenia: Planowane wdrożenie modułu SF Compensation and Variable Pay potwierdza wysiłki firmy w obszarze doceniania wkładu pracowników. Ten moduł pozwala lepiej dostosować praktyki wynagradzania do podstawowych wartości organizacji, jakimi są uznanie i docenienie.
• Ekspansja geograficzna: W drugiej fazie projektu wdrożone rozwiązanie zostanie wprowadzone do oddziałów Girteki w całej Europie. Równoległe wdrożenie modułów Learning Management oraz Compensation and Variable Pay zwiększy skalowalność operacyjną przedsiębiorstwa.

Podejmując wszystkie te inicjatywy, Girteka stale udoskonala swój ekosystem operacyjny, zyskując pozycję branżowego lidera z solidnymi fundamentami w postaci innowacyjności, wydajności i trwałego zaangażowania pracowników. Podróż ku utrzymującej się doskonałości jest naznaczona nie tylko wcześniejszymi dokonaniami, ale też obietnicą transformacyjnych przedsięwzięć w niedalekiej przyszłości.