SAP S/4HANA Procurement, SAP Ariba и SAP Fieldglass: сравниваем ключевые решения для закупок

SAP S/4HANA Procurement, SAP Ariba или SAP Fieldglass — какое решение для закупок выбрать? Наша статья поможет разобраться в деталях и сделать осознанный выбор.

В мире закупок не бывает универсального решения, которое бы закрывало все задачи, а изначально неправильный выбор ПО может повлечь за собой потерю времени, трудности с поставщиками и штрафы за несоблюдение норм. 

Например, SAP S/4HANA Procurement, SAP Ariba и SAP Fieldglass предлагают функции для работы с поставщиками, но каждый инструмент имеет свои особенности и подходит для различных бизнес-сценариев. Понимание этих различий — ключ к тому, чтобы ваша система закупок работала быстро, прозрачно и без сбоев.

В этой статье мы рассмотрим каждое решение, процессы, которые они охватывают, и задачи, которые они помогают автоматизировать.

SAP S/4HANA Procurement

SAP S/4HANA Procurement — это основа для управления внутренними закупками в экосистеме SAP. Решение предназначено для компаний, которым важно контролировать операционные закупки, включая материалы, товары и услуги.

Это не отдельная система, а встроенный в SAP S/4HANA модуль, благодаря которому все закупочные процессы функционируют в единой среде с общими данными по финансам, логистике, запасам и цепочкам поставок. Такая глубокая интеграция обеспечивает стабильную работу и полный контроль над повседневными закупками.

Главная задача модуля — выстроить процесс планирования, запроса, заказа, приемки и оплаты необходимых ресурсов и обеспечить отслеживание и взаимосвязь между этапами.

Давайте рассмотрим подробнее, что делает это возможным.

Ключевые возможности SAP S/4HANA Procurement

Планирование запасов

Этот компонент обеспечивает наличие необходимых материалов, запчастей и других ключевых позиций и отслеживает, когда уровень запасов приближается или опускается ниже установленного минимального значения. Для этого система непрерывно: 

• Мониторит складские остатки;
• Анализирует историю потребления;
• Учитывает открытые заказы и заявки на поставку; 
• Помогает прогнозировать будущий спрос и рассчитывать объем потребностей. 

На основе этих данных она формирует предложения по планированию или сразу генерирует документы для закупки, обеспечивая своевременное пополнение запасов и снижая риск дефицита или срочных заказов в последний момент.

Система заявок

В этом модуле компании могут формировать и обрабатывать заявки на закупку вручную или автоматически, в зависимости от внутренних потребностей. Система поддерживает маршруты согласования, которые помогают держать процесс закупок под контролем и в рамках бюджета.

Также доступны аналитические инструменты для оценки поставщиков, цен и сроков по каждой заявке. Это обеспечивает прозрачность на всех этапах жизненного цикла заявки и облегчает контроль, особенно в крупных организациях с большим числом закупщиков.

Система контрактов и соглашений

Функция предназначена для управления закупочными контрактами разных типов и категорий. Независимо от того, является ли контракт объемным или стоимостным, система позволяет отслеживать условия, сроки действия и объемы использования.

Кроме того, можно настроить контрольные процедуры, например, лимиты расходов, чтобы предотвратить перерасход или несоблюдение условий. Такая структура снижает долю ручной работы и повышает единообразие в управлении договорами.

Система заказов

Система заказов автоматизирует и упрощает весь процесс закупки — от формирования до полного исполнения заказа. Она позволяет создавать заказы вручную или автоматически, используя данные планирования и подтвержденные заявки. Интеллектуальные алгоритмы помогают выбрать надежного поставщика и определить оптимальный объем закупок, чтобы каждая поставка соответствовала контрактным условиям и поддерживала необходимые запасы без лишних расходов.

Система контроля входящих поставок

Модуль поддерживает все этапы приемки товаров или услуг от поставщиков. Он помогает планировать графики поставок, отслеживать ожидаемые поступления и регистрировать товары по факту прибытия. Все события приемки привязываются к существующим заказам, что облегчает контроль и снижает риск несоответствий или потерь.

Система контроля входящих счет-фактур

Эта функциональность предназначена для обработки входящих счетов-фактур и других платежных документов от поставщиков. Независимо от того, поступают ли счета вручную, через EDI или извлекаются из PDF с помощью автоматизации, система сверяет их с заказами и данными по поставкам.

Она помогает выявлять ошибки, например, неверные цены или отсутствие товаров, и отмечает расхождения до утверждения платежа, сокращая задержки и предотвращая переплаты.

Управление запасами

Модуль позволяет отслеживать каждое перемещение товаров внутри организации. Он охватывает поступление и отгрузку запасов, перемещения между складами, а также корректировки, например, при списании товаров или выявлении излишков.

Система поддерживает регулярные инвентаризации и формирует отчеты по остаткам, динамике использования и расхождениям в данных. Такая прозрачность помогает поддерживать оптимальный уровень запасов и предотвращать потери.

Таможенное оформление

Этот компонент помогает готовить и контролировать таможенные декларации и связанные с ними платежи. Он фиксирует операции по импорту и экспорту, а также помогает отслеживать сроки и контролировать статус процедур таможенного оформления.

Как развернуть SAP S/4HANA Procurement

Решение доступно как в локальной, так и в частной облачной среде — все зависит от потребностей компании.

Поскольку модуль Procurement использует ту же базу данных, что и другие модули — финансы, логистика и цепочки поставок — дополнительная интеграция с ними не требуется. Все модули обмениваются данными в реальном времени, что обеспечивает согласованность информации о закупках и доступ к ней во всех подразделениях.

Такая встроенная архитектура снижает сложность и гарантирует, что закупки не работают изолированно, а интегрированы в общую бизнес-среду.

Что такое SAP Ariba

SAP Ariba — облачная платформа для управления полным циклом закупок — от поиска поставщиков до оплаты. Она поддерживает как стандартные процессы закупок, так и по спецзаказу, что помогает компаниям повышать точность закупочных операций, сокращать издержки и выстраивать более эффективное взаимодействие с поставщиками.

Ariba также объединяет покупателей и поставщиков через Ariba Network — одну из крупнейших в мире B2B-сетей, которая обеспечивает бесшовное взаимодействие, обмен документами и ускоренное подключение новых поставщиков.

Ariba — облачное SaaS-решение, которое не требует установки на локальные серверы или развертывания собственной инфраструктуры. Все операции выполняются в защищенной облачной среде, что упрощает внедрение и позволяет быстро масштабировать систему. 

Платформа интегрируется с SAP ERP и SAP S/4HANA для синхронизации основных данных и транзакций, а использование Ariba Network обеспечивает стабильную и безопасную связь с поставщиками.

Как компоненты SAP Ariba помогают улучшить процесс закупок

Ariba Procurement

Этот модуль служит основой закупочной системы, охватывая все этапы от поиска поставщиков и управления каталогами до утверждения заказов и обработки счетов. Он помогает сократить ручные операции, снизить затраты и обеспечить соответствие внутренним требованиям.

Ariba Strategic Sourcing

Решение для подбора поставщиков и заключения контрактов. Оно поддерживает проведение тендеров, оценку предложений и оформление договоров, сокращая сроки закупочных циклов и улучшая условия сотрудничества.

Ariba Contracts

Модуль обеспечивает централизованное хранение и управление контрактами. Он оптимизирует процесс их создания, согласования и сопровождения, снижает риск ошибок и ускоряет переговоры.

Ariba Supplier Management

Компонент предназначен для ведения единой базы данных о поставщиках. Он упрощает процесс их подключения, квалификации и оценки, а также позволяет контролировать риски и поддерживать прозрачность взаимодействия.

Ariba Supply Chain Collaboration

Это решение обеспечивает координацию в реальном времени между покупателями и поставщиками по статусам заказов, запасам и прогнозам поставок. Такой подход помогает избежать сбоев и повысить гибкость цепочки поставок.

Ariba Spend Analysis

Инструмент для анализа и категоризации расходов компании. С его помощью можно выявить возможности для оптимизации затрат и повысить контроль над бюджетом.

Ariba Invoice Management

Модуль автоматизирует обработку входящих счетов — от получения и проверки до утверждения. Он помогает снизить количество ошибок, ускорить оплату и повысить удовлетворенность поставщиков.

Ariba Catalog

Централизованный каталог, в котором собраны актуальные позиции товаров и услуг. Он обеспечивает удобный поиск и позволяет закупать у предпочтительных поставщиков на согласованных условиях.

Ariba Supplier Lifecycle and Performance

Этот модуль охватывает весь жизненный цикл поставщика — от подключения до регулярной оценки эффективности. Он предоставляет поставщикам инструменты самообслуживания и облегчает обмен данными с другими системами.

Ariba Supplier Risk

Решение, позволяющее выявлять, оценивать и контролировать риски, связанные с поставщиками. Оно собирает данные из разных источников, формируя целостную картину для предотвращения возможных проблем.

Ariba Commerce Automation

Модуль, автоматизирующий обмен документами между покупателем и поставщиком. Заказы, подтверждения, счета и платежи передаются без задержек и ошибок, сокращая время обработки и повышая точность.

Как внедрить SAP Ariba

SAP Ariba — это полностью облачное SaaS-решение, которое не имеет локальной версии. Компании подключают только те модули, которые им необходимы. Настройка SAP Ariba включает:

• Подключение поставщиков — перенос текущей базы или подключение к сети Ariba Network;
• Интеграцию — соединение Ariba с ERP-системами (например, S/4HANA) для синхронизации заказов и счетов;
• Обучение пользователей — доступ сотрудников и поставщиков к платформе через веб-интерфейс или мобильное приложение.

SAP S/4HANA Procurement является частью ERP, в то время как Ariba может работать как самостоятельное облачное решение. Однако ее ценность значительно возрастает при интеграции с финансовыми системами, что позволяет обеспечить бесшовность закупочных процессов.

Что такое SAP Fieldglass

SAP Fieldglass — это облачная система управления поставщиками (Vendor Management System), которая помогает компаниям планировать, находить и контролировать внешних исполнителей и поставщиков услуг. Она предоставляет структурированный подход к работе с подрядчиками и управлению внештатными ресурсами.

Ключевые решения платформы: 

• Services Procurement; 
• Contingent Workforce Management; 
• Worker Profile Management; 
• Assignment Management. 

Два последних модуля в основном поддерживают HR-задачи, такие как управление подрядчиками и временным персоналом или отслеживание выполнения заданий на объектах. В контексте закупок наибольшее значение имеет SAP Fieldglass Services Procurement.

В отличие от SAP S/4HANA и SAP Ariba, SAP Fieldglass Services Procurement специализируется на управлении закупками внешнего труда и проектов, основанных на оказании услуг. Это решение используется для контроля работ, выполняемых по техническому заданию, например, консалтинга, маркетинга, обслуживания или ремонта.

Подробный обзор SAP Fieldglass Services Procurement

Это решение предназначено для управления проектными или ориентированными на результат услугами в различных категориях. Оно помогает закупочным командам организовывать и контролировать выполняемую поставщиками работу, ее условия и результаты.

С помощью этого инструмента компании могут более эффективно управлять взаимодействием с подрядчиками, а также: 

• Структурировать контракты;
• Отслеживать ход выполнения проектов;
• Распределять ресурсы;
• Контролировать затраты и соответствие требованиям.

Решение также предлагает панель управления для проектных офисов, инструменты распределения ресурсов, а также автоматизацию всех процессов от учета рабочего времени и создания сервисных актов до генерации черновиков SOW с помощью ИИ и получения поддержки в чате.

Ключевые возможности

• Полный цикл управления услугами. Решение объединяет все этапы закупки услуг — от создания запроса до завершения проекта — в рамках одной платформы. Оно поддерживает интеграцию с другими системами, предоставляет инструменты для работы с внешними партнерами и упрощает управление поставщиками услуг.
• Контроль стоимости, качества и сроков. Закупочные команды могут отслеживать ключевые этапы проекта, контролировать поставку результатов и согласовывать действия с бюджетными ожиданиями. Встроенная аналитика помогает принимать обоснованные решения и избегать перерасхода или выхода за рамки проекта.
• Соответствие требованиям и управление рисками. Платформа обеспечивает прозрачность в отношении текущих проектов и задействованных подрядчиков. Можно контролировать доступ сотрудников, настраивать параметры безопасности и обеспечивать выполнение условий контрактов с помощью гибких конфигураций.

Варианты развертывания

SAP Fieldglass доступен только в виде облачного SaaS-решения. Его можно использовать как отдельный инструмент, например, если компании нужен только модуль Services Procurement для управления услугами на основе SOW без активации модулей для внешнего персонала.

Чаще всего SAP Fieldglass интегрируют с:

• SAP Ariba для связывания процессов поиска поставщиков или закупок услуг из каталогов;
• SAP S/4HANA для доступа к финансовым данным ERP;
• HR-платформами, такими как SAP SuccessFactors, если организация параллельно управляет фрилансерами или временным персоналом наряду с закупкой услуг.
  
  

Ключевые различия между SAP S/4HANA Procurement, Ariba и Fieldglass

На первый взгляд может показаться, что у SAP есть несколько похожих решений для закупок, и сложно понять, какое из них выбрать. Но важно учитывать: эти продукты не конкурируют друг с другом. Каждый из них решает свои задачи в определенной области и задуман как часть единой экосистемы, где решения дополняют друг друга, а не заменяют.

Разные области закупок

Каждый продукт охватывает свой отдельный сегмент:

• SAP S/4HANA Procurement предназначен для прямых закупок — это сырье, комплектующие для производства и товары, напрямую влияющие на выпуск продукции. Он также может поддерживать часть косвенных закупок, особенно при интеграции с другими внутренними процессами. Модуль тесно связан с управлением запасами, планированием производства (MRP) и финансовыми операциями;
• SAP Ariba специализируется на косвенных закупках — от канцелярских товаров и IT-услуг до маркетинга и консалтинга. При этом он может поддерживать и процессы прямых закупок в зависимости от отрасли и конфигурации. Ariba также предоставляет инструменты для поиска поставщиков, их подключения и управления каталогами через облачную сеть поставщиков;
• SAP Fieldglass отвечает за закупку услуг у сторонних подрядчиков на основе контрактов или спецификаций (SOW).

Разные подходы

Каждое решение также работает по-своему:

• S/4HANA Procurement является частью ERP-системы и обрабатывает транзакционные процессы, связанные с внутренними закупками — заявки, уровни запасов, счет-фактуры;
• Ariba выступает как облачная B2B-платформа, ориентированная на взаимодействие с поставщиками. Это внешняя среда для общения, обмена документами и проведения закупочных мероприятий;
• Fieldglass функционирует как система управления поставщиками (VMS), предназначенная для учета, координации и оценки работы внешнего персонала и сервисных проектов. Она работает не через традиционные заказы или каталоги, а через контракты и этапы выполнения проектов.

Ключевые различия между SAP S/4HANA Procurement, SAP Ariba и SAP Fieldglass

Интеграция, а не конкуренция

Каждое решение по-своему ценно, но наибольший результат достигается, когда они работают вместе как единый механизм. Например, в S/4HANA оформляются заказы на комплектующие, в Ariba проходит весь процесс выбора и подключения поставщиков, а через Fieldglass привлекаются узкопрофильные специалисты по краткосрочным контрактам. Системы обмениваются данными, синхронизируют процессы и формируют цельный, прозрачный и удобный процесс закупок без дублирования и разрывов.

Поэтому вопрос не в том, чтобы выбрать одно правильное решение. Задача — понять, как выглядит ваша закупочная экосистема, и выстроить гибкую, умную архитектуру, где каждый инструмент работает на общий результат.

Как компании используют решения SAP для закупок

Лучший способ понять ценность решений SAP для закупок — увидеть, как они работают на практике. Ниже мы привели кейсы из нашего портфолио, которые показывают, как отдельные инструменты и их комбинации помогают повысить эффективность и прозрачность процессов.

Как LeverX помогла крупнейшей кондитерской сети модернизировать закупки с помощью SAP S/4HANA

Safia Cafe & Bakery — быстрорастущий бренд в Узбекистане с широкой сетью магазинов и логистических цепочек. По мере масштабирования бизнеса потребовалась более высокая прозрачность и усиленный контроль в области закупок и управления поставщиками. Для поддержки этого роста и обеспечения согласованности процессов во всех подразделениях была выбрана SAP S/4HANA Cloud Private Edition.

Модуль SAP S/4HANA Procurement был внедрен вместе с другими ключевыми модулями. В результате компания смогла:

• Получить полный обзор уровня запасов, избегая дефицита и обеспечивая своевременную закупку сырья;
• Наладить четкие и прозрачные процессы работы с поставщиками для повышения эффективности взаимодействия;
• Ввести регулярные проверки качества всех товаров и материалов, улучшив общий уровень продукции;
• Привести закупочную деятельность в соответствие с лучшими практиками FMCG для более быстрых и обоснованных решений.

Узнать больше о проекте

Замена устаревшей системы клиента на SAP Ariba для объединения процессов закупок и логистики

Крупнейший в регионе производитель лесоматериалов столкнулся с растущими трудностями в управлении закупками и логистикой из-за быстрого расширения бизнеса. Действующая система была фрагментированной, что приводило к неэффективности и проблемам в коммуникации между отделами. Для упорядочивания процессов и повышения прозрачности была выбрана система SAP Ariba.

Наша команда внедрила SAP Ariba Sourcing и SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance, интегрировав их с SAP S/4HANA и SAP BW. Это позволило клиенту:

• Централизовать процессы закупок;
• Устранить ошибки, возникшие при ручной обработке данных;
• Улучшить взаимодействие между командами;
• Добиться большей прозрачности и стабильности работы бизнеса.

Подробнее о проекте

Как мы оптимизировали и расширили функциональность SAP Ariba

Крупный международный производитель хотел упростить закупочные процедуры и сделать аукционы более эффективными. Несмотря на наличие решений SAP Ariba Sourcing и SAP Ariba Buying and Invoicing, многие процессы были слишком сложными или плохо адаптированными к потребностям бизнеса. Наши эксперты по SAP Ariba подключились к оптимизации работы и внедрению новых инструментов и шаблонов.

Мы усовершенствовали использование SAP Ariba Sourcing, Buying and Invoicing и Guided Buying. В результате компания теперь проводит прозрачные централизованные тендеры и аукционы, ускоряя выбор поставщиков и сокращая время на согласование закупок. Благодаря более строгому контролю процессов и интеграции с SAP ERP, закупки стали быстрее, понятнее и надежнее.

Посмотреть описание проекта

Услуги LeverX по внедрению решений SAP для закупок

Универсального инструмента, который бы решал все задачи закупок, просто не существует, потому что закупочные процессы везде и всегда разные. Иногда требуется жесткий контроль за внутренними запасами и сроками поставок. В других случаях — наладить взаимодействие с сотнями внешних поставщиков. А бывает, что ключевая задача — эффективно управлять гибким штатом специалистов, работающих по контракту в разных странах. 

SAP S/4HANA Procurement, Ariba и Fieldglass поддерживают процессы закупок и работы с поставщиками, но каждый инструмент делает это по-своему, и именно в этом их ценность. Эти решения закрывают разные сегменты единой закупочной экосистемы.

В LeverX мы работаем с каждым из этих инструментов. Мы не предлагаем одно решение как универсальное, а изучаем реальные закупочные процессы вашей компании, бюджет и архитектуру системы, чтобы подобрать инструмент, который лучше всего соответствует вашим приоритетам, а затем помогаем внедрить его.

Мы реализовали более 950 SAP-проектов по всему миру. Возможно, ваш будет следующим. Давайте обсудим его!