Централизация управления закупками с помощью SAP Ariba Cloud

Команда LeverX помогла перенести устаревшую систему клиента в SAP Ariba Cloud и централизовать закупочные и логистические процессы.

Клиент

Компания из сферы лесной промышленности, которая самостоятельно занимается лесозаготовкой и выпускает широкий ассортимент продукции с высокой добавленной стоимостью.

Задача

Быстрый рост бизнеса привел к двум серьезным проблемам внутри компании:

• Разрозненность процессов стала причиной многочисленных ошибок и сложностей в закупках;
• Отсутствие единых стандартов управления логистикой снижало эффективность работы и затрудняло взаимодействие между сотрудниками.

Кроме того, клиенту было необходимо:

• Повысить эффективность бизнес-процессов и расширить коммерческие возможности;
• Снизить риски, связанные с человеческим фактором;
• Сократить трудозатраты и повысить эффективность закупок;
• Расширить базу поставщиков и усилить конкуренцию между ними;
• Оценить потенциал международного рынка и выйти на зарубежных клиентов.

Решение

При поддержке экспертов LeverX клиент объединил закупочные и логистические процессы и внедрил единые стандарты работы во всех компаниях холдинга. Закупочные процессы 15 дочерних предприятий были перенесены из устаревших систем в единую централизованную облачную среду.

В рамках проекта команда LeverX совместно с ключевыми пользователями и IT-специалистами заказчика определила требования к решению, настроила его с учетом бизнес-задач компании и интегрировала с существующими корпоративными системами для постоянного обмена данными и подготовки отчетности.

Кроме того, наша команда провела тестирование системы, устранила выявленные проблемы и подготовила пользователей к работе с новым решением, обеспечив плавный переход на новую модель работы.

Этапы проекта

Этап 1: концепция и оценка

Специалисты LeverX проанализировали существующие закупочные и логистические процессы, разработали общую архитектуру решения, определили точки интеграции со смежными системами и обозначили объем проекта. Команда также подготовила первоначальные проектные материалы, в том числе для SAP Shared Services, и проработала сценарии взаимодействия с поставщиками.

Этап 2: проектирование

На этом этапе наша команда собрала детальные бизнес- и технические требования. Специалисты LeverX разработали целевые процессы в формате SAP Ariba, определили архитектуру интеграции и требования к основным данным, а также разработали модель взаимодействия с поставщиками и распределения ролей. Кроме того, команда определила необходимые изменения для соблюдения регуляторных требований.

Этап 3: настройка решения

На основе утвержденного проекта мы настроили решение, включая шаблоны закупок и квалификации поставщиков. Также были реализованы интеграционные потоки, подготовлены сценарии миграции данных и проведено первичное тестирование.

Этап 4: тестирование

Команда провела комплексное тестирование SAP Ariba — как отдельно, так и в интеграции с SAP S/4HANA. Выявленные проблемы были проанализированы и устранены. Также были проверены сценарии взаимодействия с поставщиками.

Этап 5: обучение и подготовка к запуску

Перед запуском команда LeverX завершила настройку системы, перенесла конфигурации в продуктивную среду и загрузила рабочие данные, а также подготовила необходимые инструкции и провела обучение пользователей.

Этап 6: запуск и первоначальная поддержка

После запуска наши специалисты обеспечили поддержку пользователей в период перехода на новую систему и стабильную работу SAP Ariba Shared Services. После завершения этого этапа решение было передано на стандартную поддержку.

Этап 7: дополнительное обучение пользователей

По мере необходимости наша команда проводила дополнительные обучающие сессии, помогая пользователям освоить систему и адаптироваться к новым бизнес-требованиям.

Этап 8: стабилизация и оптимизация

На этапе стабилизации команда LeverX помогала пользователям в работе с системой, улучшала шаблоны закупок и процессы квалификации поставщиков. Также команда подключала новых поставщиков и адаптировала работу системы, делая ее более удобной и эффективной.

Этап 9: интеграция

Мы интегрировали SAP Ariba с SAP S/4HANA, а также настроили единый вход в систему (SSO) и синхронизацию изменений в основных данных, обеспечив их согласованность между системами.

Этап 10: расширенное обучение

Наша команда провела специализированное обучение для пользователей, работающих с интегрированными процессами SAP S/4HANA и SAP Ariba.

Этап 11: операционная поддержка

LeverX обеспечивала постоянную поддержку системы и устраняла возникающие инциденты, постепенно передавая знания и ответственность внутренней службе поддержки клиента.

Этап 12: экспертная поддержка

На заключительном этапе эксперты LeverX по запросу помогали специалистам клиента решать сложные инциденты.

Технологический стек

Мы работали с несколькими инструментами SAP для управления закупками и ERP-процессами, что помогло унифицировать процессы во всех компаниях холдинга, сделать их более прозрачными и поддерживать дальнейшее масштабирование.

• Управление закупками: SAP Ariba Sourcing

  SAP Ariba Sourcing используется для организации закупочных процедур, выбора поставщиков и переговоров с ними. Решение помогает стандартизировать закупки и сделать их прозрачными для всех компаний холдинга.

• Управление поставщиками: SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance

  SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance помогает управлять подключением и квалификацией поставщиков, а также оценивать результаты их работы. Вся информация о поставщиках, результаты оценки и взаимодействие с ними собраны в единой системе.

• ERP-система: SAP S/4HANA

  SAP S/4HANA выступает основной ERP-системой и интегрирована с платформой для управления закупками. Это позволяет синхронизировать данные между системами и обеспечить стабильность закупочных процессов.

• Хранение данных и отчетность: SAP BW/4HANA

  SAP BW/4HANA помогает объединить данные о закупках и операционной деятельности для аналитики и отчетности, что позволяет получать более полную картину происходящего и принимать решения на основе актуальных данных.

Результаты

Переход на SAP Ariba и интеграция этого решения с существующей ERP-системой заказчика позволили объединить закупочные процессы всех компаний холдинга в единой среде.

В результате клиент смог:

• Унифицировать и централизовать закупочные процессы во всех компаниях холдинга;
• Повысить прозрачность закупок и взаимодействия с поставщиками;
• Сократить количество ошибок в закупках;
• Повысить эффективность закупок и сократить трудозатраты сотрудников;
• Улучшить управление данными о поставщиках и оценку их работы;
• Расширить базу поставщиков и усилить конкуренцию между ними, создав дополнительные возможности для развития бизнеса.