Переход на облако SAP Ariba для управления бизнес-процессами

Команда LeverX перенесла устаревшую систему клиента в SAP Ariba Cloud и помогла решить проблемы управления, объединив процессы управления закупками и логистики.

Клиент

Один из крупнейших производителей лесоматериалов с собственным лесозаготовительным предприятием, специализирующийся на производстве широкого ассортимента высокомаржинальной продукции.

Задача

В связи с быстрым ростом компании и, как следствие, усложняющимися процессами, руководители столкнулись с многочисленными ошибками и проблемами при закупках.

Решение

Совместно с экспертами LeverX наш заказчик решил вопросы управления, объединив управленческие процессы закупок и логистики. Для достижения этой цели команда LeverX перенесла устаревшую систему заказчика в SAP Ariba Cloud.

Предпосылки

В октябре 2019 года клиент столкнулся с отсутствием единых стандартов в управлении логистикой, что значительно снижало производительность и мешало эффективной коммуникации.

Решив эти проблемы внедрением SAP Ariba Cloud, наш клиент ожидал:

• Повышения производительности своего бизнеса и появления новых коммерческих предложений
• Уменьшения факторов риска для сотрудников
• Сокращения трудозатрат и повышения эффективности процесса закупок
• Увеличения числа поставщиков для усиления конкурентоспособности
• Выхода на международных клиентов, благодаря тестированию рынка с помощью SAP Ariba Network.

Наш вклад

• Проект развертывания, включающий решения SAP Ariba Sourcing и SAP Ariba Sourcing Lifecycle and Performance, интегрированные с SAP S/4HANA и SAP BW.
• Сотрудничество с ключевыми пользователями клиента и IT-командой по сбору требований.
• Конфигурация решений в соответствии с заданными требованиями.
• Интеграция SAP Ariba и SAP S/4HANA через SAP API для транзакционных и основных данных.
• Интеграция SAP Ariba и SAP BW через открытые API для удовлетворения требований по отчетности.
• Устранение неполадок, тестирование, обучение ключевых пользователей, постоянная поддержка.
• Подготовка учебных материалов с использованием решения SAP Enable Now.

Описание решения

Мы перенесли процессы закупок в 15 дочерних предприятий холдинга на SAP Ariba.

Проект развертывания включал решения SAP Ariba Sourcing и SAP Ariba Supply Lifecycle and Performance (SLP), интегрированные с процедурами устаревших систем SAP S/4HANA, SAP BW и ERP.

Эта система помогла нашему клиенту повысить экономическую эффективность бизнес-процессов за счет:

• Стандартизации, автоматизации и ускорения процесса выбора поставщиков и их адаптации
• Обеспечения большей прозрачности процессов и улучшения коммуникации
• Централизации управления деятельностью и эффективностью поставщиков
• Внедрения расширенного скоринга, отслеживания исполнения задач в режиме реального времени и анализа решений
• Интеграции SAP Ariba Discovery для поиска новых поставщиков

Основные этапы

Команда LeverX реализовала проект в 12 этапов:

Этап 1 — Концепция

На этом этапе наша команда проработала точки интеграции со связанными модулями проекта, спланировала задачи проекта, изучила текущие процессы и разработку архитектуры верхнего уровня, подготовила материалы (включая материалы для SAP Shared Services), обсудила способы привлечения поставщиков и разработала схемы бизнес-процессов. 

Этап 2 — Проектирование

Этот этап включал сбор требований, разработку детальных проектных решений для бизнес-процессов, разработку матрицы проектирования в формате SAP Ariba, описание архитектуры интеграции, определение требований к основным данным, разработку стратегии взаимодействия с поставщиком и ролевой модели, а также определение конкретных нормативных актов, требующих улучшений.

Этап 3 — Реализация

Мы настроили систему и шаблоны для процессов закупок и квалификации, провели выборочное тестирование, подготовили и протестировали загрузку данных, настроили потоки интеграции, подготовили сценарии тестирования и создали ролевую модель.

Этап 4 — Тестирование

Этап интеграционного тестирования проводился как совместно с SAP S/4HANA, так и независимо от нее. Мы исправили основные ошибки и выполнили определенные действия по взаимодействию с поставщиками.

Этап 5 — Обучение и подготовка к запуску

Мы исправили мелкие ошибки, перенесли настройки в производственную среду, подготовили и загрузили данные, подготовили план технического обслуживания и учебные материалы, а также провели обучение пользователей.

Этап 6 — Первоначальная поддержка

Пользователи смогли приступить к работе с внедренным решением. С этого момента наше участие включало поддержку общих служб SAP Ariba и перевод системы на постоянную поддержку SAP.

Этап 7 — Дополнительное обучение

При необходимости мы осуществляли дополнительное обучение пользователей.

Этап 8 — Стабилизация и развитие

Это был этап поддержки пользователей. При необходимости мы изменяли настройки шаблонов процессов закупок, квалификационных запросов и текущей системы. Мы также добавили поставщиков в систему и внесли некоторые улучшения.

Этап 9 — Интеграция

Команда LeverX интегрировала систему с SAP S/4HANA, настроила единый вход (SSO) и загрузила в delta базовые данные.

Этап 10 — Обучение

На этом этапе мы провели дополнительный инструктаж по функционалу SAP S/4HANA.

Этап 11 — Поддержка

Далее наша команда поддерживала интегрированную систему, исправляла ошибки, когда это требовалось, и делегировала поддержку специалистам клиента.

Этап 12 — Целевая поддержка

На заключительном этапе LeverX оказала поддержку специалистам клиента в решении сложных ситуаций по запросу.

Технологический стек

Наша команда использовала четыре основных решения для достижения результатов в кейсе нашего клиента.

Результаты

Интеграция SAP Ariba с SAP S4/HANA помогла клиенту объединить данные о закупках и процессах в рамках холдинга.

Благодаря переходу на систему SAP Ariba компания повысила эффективность и прозрачность процессов закупок.