LeverX помогла реализовать проект цифровой трансформации одной из крупнейших сетей кондитерских Узбекистана.
Клиент
Safia Cafe&Bakery является одним из крупнейших кондитерских брендов в Узбекистане и специализируется на выпечке, тортах, печенье и десертах. Продукция компании известна своим высоким качеством и разнообразием: меню насчитывает более 500 наименований, включая французские кондитерские изделия.
Немного истории
История Safia Cafe&Bakery — это история любви и преданности искусству выпечки, переплетенная с судьбами целой семьи. Все началось в 2001 году, когда Мухая Аюпова решила следовать своему сердцу и заняться любимым делом — приготовлением сладостей. Совместно с мужем, Акмалом Аюповым, они стали готовить угощения на кухне своего дома. Их скромное начинание вскоре обрело популярность, и семейный бизнес начал стремительно развиваться.
Шесть лет спустя, в 2008 году, их дочь Мадина, вдохновленная успехами родителей, открыла первый магазин под названием «Дом выпечки от Мадины». Она полностью погрузилась в новое дело, увлекая за собой всю семью. Благодаря уникальным идеям и авторским рецептам Мадины качество продукции заметно возросло. К 2015 году в их активе уже было три кондитерских магазина, а их сладости стали настоящими хитами.
В том же 2015 году сын Мадины, Бекзод Самигжанов, предложил преобразовать семейный бизнес в полноценный бренд. Так родился Safia Cafe&Bakery, который быстро стал символом качества и изысканного вкуса. Кондитерские магазины превратились в уютные кафе с французским акцентом, где посетители могли не только насладиться выпечкой, но и провести время в атмосфере комфорта и уюта.
С тех пор Safia Cafe&Bakery стремительно развивалась, расширяя свое присутствие как в Узбекистане, так и за его пределами. За девять лет бренд открыл 125 филиалов, включая три в Казахстане. Сегодня Safia — одна из крупнейших кондитерских фабрик в Центральной Азии, где работают тысячи сотрудников и которая ежедневно радует сотни тысяч клиентов.
Начало цифрового пути
Safia Cafe&Bakery стремительно развивалась, появлялись новые бизнес-процессы, увеличивался ассортимент выпускаемой продукции, росло число торговых точек, логистических цепочек и сотрудников. Все это привело к пониманию: для эффективного развития бизнес нуждается в современной комплексной системе, которая бы помогла:
- Автоматизировать основные процессы предприятия — производство, продажи, логистику, финансы и другие;
- Обеспечить масштабируемость бизнеса;
- Повысить конкурентоспособность и выйти на новые рынки;
- Поддерживать данные в актуальном состоянии для оперативного принятия решений;
- Управлять ассортиментом и жизненным циклом продукции в реальном времени.
Чтобы принять взвешенное и экономически верное решение, заказчик вел прямые переговоры с множеством компаний, а также объявил внутренний тендер. Это помогло проанализировать существующие решения и предложения интеграторов и сделать выбор в пользу SAP S4/HANA Cloud Private Edition и LeverX.
Ход реализации проекта
Реализация проекта включала переход с текущей ERP-системы заказчика на SAP S/4HANA Cloud Private Edition, а также интеграцию новой системы с ключевыми бизнес-процессами предприятия, такими как работа торговых точек, комплектация и отгрузка продукции. Проект включал в себя несколько ключевых этапов, которые способствовали повышению эффективности бизнеса и снижению рисков, связанных с человеческим фактором и разрозненностью данных.
Первым важным шагом стала гармонизация справочника материалов. В рамках этого этапа были определены виды и классификации номенклатуры, оптимизированы сырье и полуфабрикаты (например, мука и бисквитные заготовки), а также удалены устаревшие позиции. Это упростило поиск материалов в процессе планирования и логистики, а также в финансовых и контроллинговых операциях.
Одной из основных задач, которая стояла перед командой LeverX, было также внедрение функции учета затрат и расчета себестоимости готовой продукции. Это требование было выполнено с помощью модуля SAP Controlling. Его функциональная область позволяет учитывать все необходимые компоненты для точного расчета, среди которых — учетные цены материалов, оплата труда сотрудников, занятых в производстве, а также различные накладные расходы.
Внедрение многоуровневого расчета отклонений и перераспределение общепроизводственных расходов позволили максимально точно перенести их на себестоимость продукта. Финансовые результаты деятельности компании теперь формируются с учетом всех затратных элементов, включая себестоимость, выручку, скидки и наценки.
Помимо этого, на этапе производства наша команда систематизировала информацию о спецификациях и рецептурах, что позволило более точно рассчитывать себестоимость на всех этапах жизненного цикла продукта. Особое внимание было уделено учету затрат и управлению производственными процессами по каждой отдельной номенклатурной позиции.
Для устранения пересортицы и ошибок наша команда помогла автоматизировать складские процессы с помощью терминалов сбора данных (ТСД). Теперь вся информация по каждому продукту собирается автоматически и отображается в отчетах в разрезе конкретных документов, таких как заказы на поставку, технологические заказы и документы инвентаризации. Это позволяет отслеживать движение товара на всех этапах.
Еще одним важным шагом стало внедрение партионного учета сырья, полуфабрикатов и готовой продукции. Это позволило отслеживать сроки годности, выбирать продукцию по принципу FEFO (First Expired, First Out), а также значительно улучшить контроль над качеством и безопасностью.
Специалисты LeverX также помогли заказчику интегрировать существующие системы управления торговыми точками (POS) с центральной системой SAP на заводе. Для этого был разработан универсальный инструмент, который обеспечил обмен данными между системами, а также позволил синхронизировать все операции в реальном времени и значительно повысить точность данных в системе.
Эта интеграция также помогла улучшить планирование потребностей в готовой продукции. План производства теперь формируется на основании данных, которые собираются в торговых точках и передаются на центральный завод. В зависимости от типа продукции, система автоматически выбирает нужный метод планирования.
Кроме того, после сбора данных о продажах была реализована возможность запуска алгоритмов машинного обучения для прогноза спроса на будущие периоды. Прогнозирование спроса стало одним из ключевых преимуществ проекта, так как внедренные алгоритмы позволили учесть спонтанные колебания спроса в определенные периоды.
Результаты
Проект помог Safia значительно улучшить управляемость, обеспечить прозрачность бизнес-процессов, автоматизировать складские операции и повысить эффективность расчета себестоимости продукции. В разрезе отдельных бизнес-направлений компании внедрение SAP S/4HANA Cloud Private Edition помогло улучшить следующие показатели:
Закупки
- Были установлены прозрачные и взаимовыгодные отношения с поставщиками.
- Повысилось качество продукции благодаря постоянному тестированию товаров и сырья.
- Управление закупками теперь опирается на лучшие практики FMCG-индустрии.
- У заказчика есть доступ к полной и актуальной информации о складских запасах, что помогает своевременно закупать необходимое сырье.
Продажи и дистрибуция
- Возможности масштабируемости бизнеса соответствуют темпам его роста.
- Повысилась лояльность клиентов за счет индивидуального подхода.
- Обеспечен доступ к подробной информации о результатах продаж, что помогает принимать обоснованные управленческие решения.
Производство
- Учет всех особенностей и сложностей физического процесса производства.
- Усовершенствован процесс подготовки рецептов благодаря использованию материалов, созданных в SAP. Это упрощает обновление и мониторинг рецептов в системе.
- Упрощен расчет расхода материалов, поскольку всю информацию теперь можно получить из одной транзакции.
- Также упрощен контроль и отслеживание производства срочной продукции.
Складское хранение
Внедрение системы управления складскими операциями (SAP EWM) для морозильных камер и зоны отгрузки позволяет:
- Контролировать сроки годности и избегать затоваривания;
- Своевременно корректировать остатки на складе;
- Внедрить стратегии FIFO и FEFO и обеспечить соблюдение их принципов при комплектации, хранении и приемке товаров;
- Обеспечить бесперебойную выдачу товаров контрагентам.
Финансы
В рамках проекта были реализованы следующие функции:
- Массовый автоматизированный ввод расходов из банковских выписок, а также проверка чеков по типу оплаты;
- Подробные отчеты о постоянных и переменных затратах, а также расчеты общей себестоимости продукции;
- Выставление счетов-фактур;
- Составление балансов;
- Платежный календарь.
Контроллинг
Внедрение SAP CO помогло:
- Получить сегментированное представление затрат, что позволяет точно анализировать расходы и улучшить управление затратами;
- Выявить области неэффективных и высоких затрат и скорректировать их, повысив тем самым операционную рентабельность;
- Обеспечить глубокое понимание финансовых показателей и подробных затрат на каждый продукт благодаря таким инструментам, как отчеты по центрам затрат, анализ продаж и прибыли, а также калькуляция себестоимости продукции.