SAP Concur para empresas en España

Name: leverX Company
Brand: LeverX
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Centralice gastos, viajes de empresa y facturas con SAP Concur y conecte estos procesos con Finanzas, RR. HH. y su entorno ERP, manteniendo políticas de gasto, aprobaciones y controles coherentes en toda la organización.

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Colaborar con un Gold Partner de SAP proporciona acceso a recursos y profesionales experimentados, lo que garantiza la fiabilidad de su proyecto. Su experiencia adapta las soluciones SAP a sus necesidades específicas, optimizando el retorno de la inversión y la eficiencia.

La asociación con un proveedor estratégico global de SAP va más allá de la dinámica comprador-vendedor. Proporcionan soluciones críticas para operaciones globales, colaboran en el desarrollo de productos e impulsan iniciativas estratégicas.

LeverX es socio certificado del SAP Center of Expertise. Esta acreditación garantiza nuestro compromiso inquebrantable de mantener los más altos estándares de SAP. Nuestra misión es ofrecer excelencia, proporcionando un soporte inigualable y facilitando la perfecta integración de las soluciones SAP en su marco empresarial.

Estas empresas ayudan a las empresas a resolver problemas complejos, ofrecer experiencias de usuario excepcionales e impulsar la transformación digital utilizando el pensamiento de diseño y la experiencia en innovación. Aprovechan las mejores prácticas y las herramientas de vanguardia de SAP para crear soluciones centradas en el usuario.

SAP Concur centraliza la gestión de gastos, viajes de empresa y facturas y permite conectar estos procesos con las políticas corporativas, la estructura organizativa y los sistemas financieros de la empresa.

Para una organización que opera en España, la implantación no consiste únicamente en configurar la plataforma. También es necesario definir:

qué sociedades, empleados y categorías de gasto entran en el alcance;
qué políticas, límites y circuitos de aprobación son globales y cuáles requieren adaptación local;
cómo se gestionan anticipos, reembolsos y tarjetas corporativas;
qué datos proceden de SAP S/4HANA, SAP ECC, SAP SuccessFactors u otros sistemas;
cómo se contabilizan los gastos y qué información necesita Finanzas;
qué integraciones deben estar operativas antes del go-live;
qué procesos críticos deben mantenerse durante el cutover.

Cuando SAP Concur forma parte de un modelo internacional, también conviene determinar qué elementos de la plantilla global pueden reutilizarse en España y qué diferencias deben mantenerse sin generar configuraciones innecesariamente divergentes.

LeverX acompaña a las organizaciones en la definición del alcance, la implantación y la integración de SAP Concur dentro de su ecosistema tecnológico, teniendo en cuenta los procesos financieros, operativos, los datos maestros y las dependencias con ERP y sistemas de RR. HH.

Implantación inicial de SAP Concur

Una organización que gestiona gastos mediante procesos manuales o aplicaciones separadas debe definir primero políticas, aprobaciones, estructura organizativa, métodos de pago e integración con Finanzas. El proyecto debe decidir qué procesos se incorporan a SAP Concur, qué datos se migran o sincronizan y qué sistemas seguirán siendo maestros.

Rollout de una plantilla global en España

Cuando SAP Concur ya está implantado en otros países, el objetivo suele ser reutilizar la plantilla corporativa sin ignorar las particularidades de la entidad española. Deben compararse políticas, tipos de gasto, aprobaciones, datos financieros e integraciones locales antes de decidir qué se mantiene global y qué requiere adaptación.

Integración con SAP S/4HANA o SAP ECC

Si SAP Concur debe alimentar el ERP, es necesario definir la relación entre empleados, sociedades, centros de coste, cuentas y documentos financieros, así como el tratamiento de errores y reconciliaciones. Una integración mal definida puede trasladar inconsistencias de datos directamente al proceso contable.

Optimización de un entorno SAP Concur existente

En una solución ya productiva, el assessment puede centrarse en reglas de gasto, aprobaciones, uso de tarjetas, integraciones, calidad del dato y tareas manuales que todavía permanecen fuera de la plataforma. El objetivo es identificar qué puede resolverse mediante configuración estándar y qué requiere cambios en sistemas o procesos relacionados.

Automatización de la gestión de gastos de viaje

Automatice la creación de informes de gastos a partir de reservas, recibos y otros justificantes de viaje, reduciendo las tareas manuales y agilizando el proceso de liquidación de gastos.

Gestión móvil de gastos y viajes

Acceda a SAP Concur desde cualquier lugar mediante su aplicación móvil para registrar gastos, aprobar solicitudes y consultar información en tiempo real.

Cumplimiento automatizado de las políticas de gasto

Aplique de forma automática las políticas corporativas de gastos, detecte excepciones y facilite el cumplimiento de los límites establecidos, reduciendo riesgos financieros y administrativos.

Información centralizada y visibilidad del gasto

Centralice la información en una única plataforma para disponer de una visión completa de los gastos, mejorar el control financiero y facilitar una toma de decisiones basada en datos.

Gestión coherente en organizaciones con varias entidades

Mantenga políticas, flujos de aprobación y procesos de gasto comunes cuando la organización incorpora nuevas sociedades, unidades de negocio o países, definiendo qué elementos deben estandarizarse y cuáles requieren configuración local.

Control y trazabilidad de las aprobaciones

Mantenga una trazabilidad clara de las aprobaciones y excepciones, identifique qué decisiones requieren revisión y facilite el seguimiento de los gastos antes de su contabilización en los sistemas financieros.

Automatice y simplifique la gestión de los gastos corporativos para reducir tareas administrativas, mejorar el control financiero y aplicar de forma más coherente las políticas internas.

Importe automáticamente las transacciones realizadas con tarjetas corporativas y los justificantes de gasto.
Capture y digitalice recibos mediante tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) desde la aplicación móvil.
Aplique automáticamente las políticas de gastos de la empresa mediante reglas de validación y auditoría integradas.
Acceda a informes y análisis detallados para obtener una visión completa del gasto y facilitar la toma de decisiones.

Simplifique la planificación, reserva y gestión de los viajes corporativos, facilitando la aplicación de las políticas de viaje de la empresa y mejorando la visibilidad sobre los desplazamientos y el gasto asociado.

Reserve vuelos, hoteles y vehículos de alquiler conforme a las políticas de viaje de la organización.
Reciba alertas en tiempo real sobre cambios en los itinerarios, retrasos, cancelaciones y otras incidencias relacionadas con los desplazamientos.
Conecte Concur Travel con los servicios y proveedores incluidos en el modelo de gestión de viajes de la organización para coordinar reservas, itinerarios y datos relacionados con los desplazamientos.
Utilice las funcionalidades disponibles en la aplicación móvil para consultar y gestionar los viajes desde dispositivos móviles.

Digitalice y automatice los procesos de recepción, revisión y aprobación de facturas para reducir tareas manuales, mejorar la trazabilidad y reforzar los controles internos.

Procese las facturas mediante workflows de revisión y aprobación definidos por la organización.
Centralice la información necesaria para consultar el estado de las facturas y realizar su seguimiento.
Utilice reglas y controles para identificar excepciones y situaciones que requieren revisión antes de continuar el proceso.
Conecte SAP Concur con los sistemas financieros correspondientes para coordinar los datos necesarios para contabilización y procesamiento posterior.

Acceda a las principales funcionalidades de SAP Concur desde cualquier lugar mediante una aplicación móvil diseñada para simplificar la gestión de viajes, gastos y facturas.

Utilice una única aplicación para gestionar viajes de empresa, gastos y facturas desde dispositivos móviles.
Apruebe gastos y solicitudes de forma rápida y segura, esté donde esté.
Capture, digitalice y gestione justificantes de gasto directamente desde su dispositivo móvil.

Conecte SAP Concur con los sistemas empresariales y aplicaciones externas incluidos en el landscape para intercambiar datos y coordinar los procesos de gastos, viajes y facturas con otros sistemas corporativos.

Integre SAP Concur con soluciones SAP ERP y otros sistemas empresariales, tanto de SAP como de terceros.
Conecte SAP Concur con proveedores de viajes, movilidad, tarjetas corporativas y otras aplicaciones externas cuando formen parte del proceso de gasto y viaje de la organización.
Utilice API y otros mecanismos de integración disponibles para intercambiar datos con los sistemas corporativos y aplicaciones externas incluidos en el alcance.

SAP Concur ofrece capacidades que permiten adaptar determinados procesos de gastos y viajes al contexto de los países incluidos en el alcance de la organización.

Configure idiomas, divisas, políticas y determinados requisitos relacionados con los procesos de gasto de las distintas entidades.
Evalúe qué capacidades de localización están disponibles para cada país y cómo deben coordinarse con las políticas globales y los procesos financieros locales.
Revise durante el diseño qué requisitos deben resolverse en SAP Concur y cuáles corresponden al ERP u otros sistemas corporativos.

SAP Concur incorpora capacidades de inteligencia artificial y automatización en distintos procesos de viajes y gastos para reducir tareas manuales y reforzar los controles.

Automatice determinadas tareas relacionadas con la captura y revisión de gastos.
Utilice capacidades de análisis para identificar excepciones, posibles duplicados o incumplimientos de políticas cuando las funcionalidades correspondientes estén incluidas en la solución.
Facilite la revisión de operaciones que requieren atención adicional por parte de los equipos responsables.

Utilice información sobre emisiones asociadas a los viajes de empresa para incorporar criterios de sostenibilidad a la planificación y al análisis de los desplazamientos.

Consulte datos sobre emisiones de CO₂ relacionados con diferentes opciones de viaje.
Facilite la comparación de alternativas con distinto impacto ambiental durante la reserva.
Utilice información de viajes y emisiones para apoyar el seguimiento interno y el reporting de sostenibilidad cuando las capacidades correspondientes estén incluidas en el alcance.

SAP Concur puede conectarse con soluciones SAP y aplicaciones de terceros para intercambiar datos de empleados, estructura organizativa, gastos e información financiera. El diseño de cada integración debe definir qué sistema mantiene cada dato, qué información se transfiere y cómo se gestionan la sincronización y los errores.

SAP S/4HANA y SAP ECC

Conecte SAP Concur con SAP S/4HANA o SAP ECC para transferir gastos y otros datos financieros al ERP. El diseño debe definir, entre otros aspectos, sociedades, cuentas, centros de coste, impuestos, monedas y reglas de contabilización, así como la gestión de errores entre ambos sistemas.

SAP SuccessFactors Employee Central

Sincronice empleados, estructura organizativa y jerarquías de aprobación desde SAP SuccessFactors Employee Central cuando este sea el sistema maestro, definiendo qué atributos necesita SAP Concur y cómo se gestionan altas, bajas y cambios organizativos.

SAP Analytics Cloud (SAC)

Obtenga una visión analítica del gasto mediante cuadros de mando e informes interactivos. SAP Analytics Cloud permite identificar tendencias, controlar desviaciones presupuestarias y respaldar la toma de decisiones con información actualizada y fiable.

SAP Business Technology Platform (SAP BTP)

Amplíe las capacidades estándar de SAP Concur mediante desarrollos, integraciones y automatizaciones adaptadas a los requisitos específicos de su organización, aprovechando la flexibilidad de SAP Business Technology Platform.

Sectores con los que trabajamos

Trabajamos con organizaciones de distintos sectores en proyectos SAP que requieren integrar procesos financieros, operativos y corporativos en landscapes complejos.

Automoción

Industria manufacturera

Transporte y logística

Metales y minería

Industria química

Distribución mayorista y retail

Banca y servicios financieros

Salud

Industria farmacéutica y ciencias de la vida

¿Por qué LeverX?

Experiencia demostrada

Desde hace más de 20 años ayudamos a empresas de todo el mundo a maximizar el valor de sus inversiones en SAP. Hemos participado en más de 1.500 proyectos para más de 900 clientes, entre ellos compañías internacionales de referencia, incluidas empresas de la lista Fortune 500.

Experiencia sectorial

Nuestro equipo está formado por profesionales con amplia experiencia en más de 30 sectores, entre ellos industria manufacturera, transporte y logística, energía, petróleo y gas. Este conocimiento nos permite adaptar cada proyecto a las necesidades y desafíos específicos de cada industria.

Gold Partner de SAP

Acompañamos a nuestros clientes durante todo el ciclo de vida de sus proyectos SAP, desde la consultoría y la implantación hasta la integración, el soporte y la optimización continua. Además, colaboramos estrechamente con SAP en la evolución y mejora de sus soluciones.

Calidad y seguridad

Trabajamos conforme a estándares internacionales ISO para garantizar la calidad de nuestros servicios, la seguridad de la información, la continuidad del negocio y la correcta gestión de los activos de información.

Innovación continua

Incorporamos tecnologías como inteligencia artificial, ciencia de datos, Internet de las Cosas (IoT), Big Data y blockchain para desarrollar soluciones innovadoras que impulsen la eficiencia operativa y la transformación digital de nuestros clientes.

Flexibilidad y alcance global

Nuestro modelo de prestación de servicios nos permite responder con agilidad a las necesidades de cada proyecto, adaptar los equipos a los requisitos del cliente y garantizar una colaboración transparente durante todas las fases de la implantación y evolución de las soluciones.

Cómo abordar una implantación de SAP Concur

Una implantación de SAP Concur debe coordinar procesos, políticas, datos e integraciones antes de configurar la solución. El alcance y la secuencia dependen de si se trata de una implantación inicial, un rollout de una plantilla global o una optimización de un entorno existente.

1. Assessment y definición del alcance

Analizamos los procesos actuales de gastos, viajes y facturas para determinar qué sociedades, usuarios y soluciones SAP Concur deben incluirse en el proyecto.

Revisamos:

procesos y herramientas actuales;
sociedades y grupos de usuarios incluidos;
políticas corporativas y circuitos de aprobación;
sistemas SAP y no SAP relacionados;
objetivos, dependencias y prioridades del proyecto.

Resultado: alcance definido y visión clara de los procesos y sistemas afectados.

2. Requisitos globales y locales

Comparamos las políticas corporativas con los requisitos de las entidades incluidas en el proyecto.

Evaluamos:

categorías y límites de gasto;
reglas y niveles de aprobación;
anticipos y reembolsos;
tarjetas corporativas y métodos de pago;
estructura organizativa;
diferencias entre la plantilla global y los procesos locales.

En un rollout en España, esta fase permite decidir qué elementos de la configuración global pueden reutilizarse y cuáles requieren adaptación.

Resultado: modelo de procesos y políticas con una separación clara entre requisitos globales y locales.

3. Diseño de datos e integraciones

Definimos cómo SAP Concur se conectará con el resto del landscape y qué sistema será responsable de cada dato.

El diseño puede incluir:

empleados y estructura organizativa;
sociedades y centros de coste;
jerarquías de aprobación;
cuentas y dimensiones financieras;
tarjetas corporativas;
SAP S/4HANA o SAP ECC;
SAP SuccessFactors u otros sistemas de RR. HH.;
aplicaciones externas relacionadas con viajes o pagos;
intercambio de datos, sincronización y gestión de errores.

Resultado: diseño de datos e integraciones con flujos, responsabilidades y dependencias definidos.

4. Configuración y preparación de datos

Configuramos SAP Concur conforme a los procesos y requisitos validados, priorizando las capacidades estándar cuando cubren las necesidades del negocio.

La fase puede incluir:

políticas y categorías de gasto;
reglas y workflows de aprobación;
grupos y perfiles de usuarios;
parámetros organizativos;
preparación y validación de datos maestros;
configuración de las integraciones previstas.

Resultado: entorno configurado y preparado para pruebas end-to-end.

5. Integración, pruebas y UAT

Validamos que SAP Concur funciona correctamente tanto de forma aislada como dentro del ecosistema empresarial.

Las pruebas cubren los escenarios incluidos en el alcance:

gastos, viajes y facturas;
flujos de aprobación;
integración con ERP y sistemas de RR. HH.;
intercambio de datos maestros;
contabilización e información financiera;
gestión de errores y excepciones;
pruebas end-to-end;
aceptación de usuarios (UAT).

Resultado: procesos e integraciones validados antes de la puesta en producción.

6. Cutover y go-live

Preparamos la transición al entorno productivo y coordinamos las dependencias necesarias para reducir el riesgo de interrupciones.

Las actividades pueden incluir:

carga o sincronización final de datos;
activación de interfaces;
validación de la configuración productiva;
preparación de usuarios y responsables;
comprobación de procesos críticos;
planificación de contingencias y soporte inicial.

Resultado: SAP Concur puesto en producción con datos, integraciones y equipos preparados.

7. Estabilización y evolución

Después del go-live, revisamos el funcionamiento de los procesos e integraciones y resolvemos las incidencias detectadas durante las primeras operaciones.

Esta fase puede abarcar:

soporte funcional y técnico;
revisión de errores de integración;
ajustes de políticas, reglas y workflows;
optimización de procesos manuales residuales;
incorporación de nuevas sociedades o usuarios;
adaptación a cambios en procesos y sistemas relacionados.

Resultado: entorno SAP Concur estabilizado y preparado para evolucionar con las necesidades del negocio.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué debe preparar una empresa antes de implantar SAP Concur?

Debe identificar las sociedades y usuarios incluidos, las políticas actuales de viajes y gastos, los circuitos de aprobación, los sistemas maestros de empleados y datos financieros y las integraciones necesarias con ERP, RR. HH. y proveedores externos.

¿Puede SAP Concur integrarse con SAP S/4HANA o SAP ECC?

Sí. La integración puede conectar gastos y datos relacionados con el ERP. El diseño depende de la estructura financiera, los datos maestros, las reglas de contabilización y el modelo de integración de la empresa.

¿Cómo se aborda un rollout de SAP Concur en España desde una plantilla global?

Primero se comparan los procesos y políticas de la plantilla corporativa con los requisitos de la entidad española. Después se decide qué configuración puede reutilizarse y qué diferencias deben mantenerse localmente.

¿Es necesario migrar datos históricos a SAP Concur?

No existe una respuesta única. Debe decidirse qué información necesita mantenerse disponible en la nueva solución y qué datos pueden conservarse en los sistemas existentes. El alcance depende de reporting, procesos operativos y requisitos internos.

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