Transición a SAP Ariba Cloud para la gestión centralizada de compras.

El equipo de LeverX migró el sistema heredado del cliente a SAP Ariba Cloud y ayudó a resolver los problemas de gestión unificando la gestión de compras y los procesos logísticos

Cliente

El cliente es uno de los mayores fabricantes de productos forestales con su propia empresa maderera, especializada en la producción de una amplia gama de productos de alto margen.

Reto

Debido a su rápido crecimiento, la gestión de los procesos empresariales de la empresa se convirtió en un reto cada vez mayor. El cliente se enfrentaba a los siguientes problemas

• Numerosos errores y problemas en el aprovisionamiento debido a procesos compartimentados.
• Falta de normas unificadas en la gestión logística, lo que provocaba una menor productividad y problemas de comunicación.

Nuestro cliente también tenía los siguientes objetivos

• Mejorar su productividad empresarial, dando lugar a nuevas ofertas comerciales.
• Reducir los factores de riesgo humano.
• Reducir los costes laborales y mejorar la eficacia del proceso de aprovisionamiento.
• Aumentar el número de proveedores para mejorar el entorno competitivo.
• Probar el mercado para llegar a clientes internacionales.

Solución

Con el apoyo de los expertos de LeverX, el cliente abordó los retos de gestión unificando los procesos de aprovisionamiento y logística y estandarizando los flujos de trabajo en todo el holding. Los procesos de aprovisionamiento de 15 filiales se migraron de un entorno heredado a un entorno centralizado basado en la nube.

El proyecto abarcó la recopilación de requisitos en estrecha colaboración con los usuarios clave y el equipo informático del cliente, la configuración de la solución en función de las necesidades empresariales y la configuración de integraciones con los sistemas empresariales existentes para garantizar la coherencia en el intercambio de datos y la elaboración de informes. También llevamos a cabo pruebas del sistema, resolución de problemas y actividades de capacitación de usuarios para facilitar la transición al nuevo modelo operativo.

Hitos

Nuestro equipo llevó a cabo el proyecto mediante un planteamiento de implantación estructurado en 12 fases, que abarcaba todo el ciclo de vida de la solución, desde el concepto hasta la asistencia posterior a la puesta en marcha.

Etapa 1 - Concepto y evaluación

LeverX analizó los procesos de aprovisionamiento y logística existentes, definió la arquitectura de alto nivel, identificó los puntos de integración con los sistemas relacionados y esbozó el alcance del proyecto. El equipo también preparó los materiales iniciales, incluidos los de SAP Shared Services, y exploró los escenarios de participación de los proveedores.

Fase 2 - Diseño

Durante la fase de diseño, se recopilaron requisitos empresariales y técnicos detallados. Nuestros especialistas desarrollaron diseños de procesos objetivo en el formato de SAP Ariba, definieron la arquitectura de integración, establecieron los requisitos de datos maestros, diseñaron el modelo de compromiso y funciones del proveedor e identificaron las lagunas normativas que requerían mejoras.

Fase 3 - Realización

La solución se configuró sobre la base del diseño aprobado. Se configuraron las plantillas de adquisición y cualificación de proveedores, se implementaron los flujos de integración, se prepararon los escenarios de migración de datos y se realizaron las actividades de prueba iniciales.

Fase 4 - Pruebas

Se realizaron pruebas exhaustivas, incluidas pruebas independientes de SAP Ariba y pruebas de integración con SAP S/4HANA. Se analizaron y resolvieron los problemas identificados y se validaron los escenarios de contratación de proveedores.

Etapa 5 - Formación y preparación para la puesta en marcha

Finalizamos los ajustes del sistema, migramos las configuraciones al entorno de producción, cargamos los datos de producción, preparamos la documentación operativa e impartimos formación a los usuarios finales para garantizar la preparación para la puesta en marcha.

Fase 6 - Puesta en marcha y soporte inicial

Tras la puesta en marcha, LeverX proporcionó soporte operativo inicial, asistió a los usuarios durante el periodo de transición y garantizó el funcionamiento estable de SAP Ariba Shared Services antes de transferir la solución al soporte estándar.

Etapa 7 - Capacitación continua de los usuarios

Se impartieron sesiones adicionales de formación de usuarios según fuera necesario para apoyar la adopción y abordar la evolución de los requisitos empresariales.

Fase 8 - Estabilización y optimización

Durante la fase de estabilización, apoyamos a los usuarios empresariales, ajustamos las plantillas de aprovisionamiento y los procesos de cualificación, incorporamos a los proveedores e implementamos mejoras incrementales para aumentar el rendimiento y la facilidad de uso del sistema.

Fase 9 - Integración

La solución se integró completamente con SAP S/4HANA, incluida la configuración de inicio de sesión único (SSO) y la sincronización de datos maestros delta para garantizar la coherencia de los datos en todos los sistemas.

Etapa 10 - Formación avanzada

Se llevaron a cabo sesiones de formación específicas para apoyar a los usuarios que trabajan con procesos integrados de SAP S/4HANA y SAP Ariba.

Etapa 11 - Soporte operativo

LeverX proporcionó soporte continuo al sistema, resolvió incidentes y transfirió gradualmente conocimientos y responsabilidades al equipo de soporte interno del cliente.

Etapa 12 - Soporte experto específico

En la etapa final, nuestro equipo de expertos apoyó a los especialistas del cliente en la resolución de incidentes complejos bajo demanda.

Pila tecnológica

La solución se basa en el entorno integrado de aprovisionamiento y ERP de SAP, lo que garantiza la estandarización de procesos, la transparencia y la escalabilidad en todo el holding.

• Plataforma de aprovisionamiento y contratación SAP Ariba Sourcing
  SAP Ariba Sourcing se utiliza para gestionar los eventos de aprovisionamiento, la selección de proveedores y las negociaciones en un entorno centralizado, permitiendo procesos de aprovisionamiento estandarizados y transparentes en todas las filiales.
• Plataforma de gestión de proveedores: SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance
  SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance da soporte a la incorporación, cualificación y gestión del rendimiento de los proveedores, proporcionando un control centralizado sobre los datos de los proveedores, la evaluación y la colaboración continua.
• Sistema ERP principal: SAP S/4HANA
  SAP S/4HANA sirvió como sistema transaccional central, integrado con la plataforma de aprovisionamiento para garantizar datos maestros y transaccionales coherentes, así como una ejecución de procesos de extremo a extremo sin fisuras.
• Almacenamiento de datos y generación de informes: SAP BW/4HANA
  SAP BW/4HANA se utilizó para dar soporte a los requisitos de generación de informes y análisis mediante la consolidación de los datos operativos y de aprovisionamiento, lo que permitió mejorar la visibilidad y la toma de decisiones basada en datos.

Resultados

Como resultado de la transición a SAP Ariba y su integración con el entorno ERP existente, el cliente consiguió un entorno de aprovisionamiento unificado en todas las filiales del holding.

El enfoque implementado proporcionó los siguientes resultados empresariales:

• Procesos de aprovisionamiento centralizados y estandarizados en todo el holding.
• Mejora de la transparencia de las actividades de aprovisionamiento y de las interacciones con los proveedores.
• Reducción de errores causados por procesos fragmentados y operaciones manuales.
• Aumento de la eficiencia de las operaciones de aprovisionamiento y mejor aprovechamiento del tiempo de los empleados.
• Mayor control de los datos y el rendimiento de los proveedores.
• Mayor acceso a una base de proveedores más amplia y competitiva, lo que favorece el crecimiento del negocio.