¿Hasta cuándo compensa invertir en un ERP que prevé sustituir? Analizamos cuándo tiene sentido adelantar el salto a la nube, con ejemplos de empresas españolas.
Si su sistema SAP sigue funcionando, ¿por qué adelantar el paso a la nube?
Para las empresas españolas, la respuesta depende cada vez más de sus próximos objetivos. SAP está orientando buena parte de sus nuevas funcionalidades de inteligencia artificial hacia las aplicaciones cloud. Además, un ERP en la nube permite estandarizar procesos a medida que crece el negocio y delegar en SAP determinadas tareas de operación técnica. Esperar supone aplazar el acceso a estas capacidades mientras se sigue financiando el entorno actual.
Ahora bien, ¿hasta qué punto estas posibilidades justifican adelantar el proyecto? Ante los cambios en los requisitos de facturación en España y la proximidad de los plazos de mantenimiento de SAP, analizamos qué está impulsando la adopción de la nube y qué ventajas esperan obtener antes las empresas.
Por qué las decisiones sobre el ERP cobran urgencia en España
La innovación de SAP en la nube puede justificar adelantar la migración
Las empresas que quieren utilizar las nuevas capacidades de IA de SAP tienen un motivo para revisar cuánto tiempo mantendrán su ERP actual. SAP está dando prioridad a la nube para ofrecer buena parte de estas funcionalidades, por lo que el acceso depende de los productos utilizados y de los servicios cloud contratados. Mantener ECC permite dar continuidad a los procesos existentes, pero no proporciona las mismas capacidades disponibles en el catálogo de aplicaciones cloud de SAP.
Por tanto, el calendario de la migración influye en los planes de mejora del negocio. Si una empresa identifica una funcionalidad cloud de SAP que puede resolver un problema operativo actual, aplazar su adopción también retrasa la posibilidad de aprovecharla. El proyecto pasa así a tener un plazo ligado a las necesidades del negocio, además del marcado por el mantenimiento.
Roca Group, con sede en Barcelona, explicó este criterio al justificar su elección de la nube: SAP introduce primero sus innovaciones en las soluciones cloud y el grupo quiere aprovecharlas. Su decisión vinculaba directamente el modelo de despliegue con las mejoras que quería acometer.
El fin del mantenimiento dificulta justificar una permanencia prolongada en ECC
El mantenimiento estándar de SAP Business Suite 7 está previsto hasta el 31 de diciembre de 2027, con mantenimiento ampliado opcional hasta el 31 de diciembre de 2030, según los productos y las versiones cubiertos. Las empresas que prevén seguir utilizando ECC después de 2027 deben, por tanto, presupuestar su soporte y, al mismo tiempo, financiar su futura sustitución.
Para las que ya están valorando un ERP en la nube, este solapamiento puede hacer más atractivo adelantar el cambio. Prolongar la vida de ECC puede exigir renovar infraestructura, mantener integraciones antiguas y contratar mantenimiento ampliado. Completar antes la transición puede acortar el periodo durante el que la empresa sigue pagando por sostener un entorno que tiene previsto retirar.
Cómo afecta el retraso de la migración a la nube al coste total del ERP
Una vez decidido el paso de ECC a SAP S/4HANA Cloud, aplazar el proyecto mantiene dos compromisos económicos: financiar la futura implantación y sostener ECC hasta la transición. Durante ese tiempo, los costes de soporte siguen acumulándose.
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Área de coste |
Qué puede encarecer la espera |
Qué debe incluir el análisis económico de la transición |
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Infraestructura actual |
Renovaciones y actualizaciones con una vida útil restante limitada |
Suscripciones, capacidad contratada y servicios no incluidos en el paquete |
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Desarrollos a medida |
Correcciones recurrentes en código que podría retirarse más adelante |
Análisis, adaptación, sustitución y soporte futuro |
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Integraciones |
Nuevas conexiones que habrá que rehacer para el ERP de destino |
Rediseño, pruebas y supervisión de las interfaces |
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Operaciones de negocio |
Conciliaciones y tareas manuales recurrentes |
Cambios en los procesos y tiempo de dedicación de los empleados para adoptarlos |
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Transición |
Proyectos separados que compiten por la disponibilidad del mismo equipo interno |
Migración, formación, funcionamiento temporal en paralelo y retirada del sistema anterior |
Adelantar el paso a la nube permite retirar antes la infraestructura y los desarrollos antiguos, con el consiguiente cese de sus costes de soporte. Las nuevas inversiones pueden destinarse al entorno SAP que la empresa prevé utilizar y desarrollar durante los próximos años.
La edición en la nube determina el alcance de los cambios
Para una empresa con un sistema SAP ECC muy personalizado, la transición a la nube plantea una cuestión práctica: ¿cuánto debe cambiar el negocio antes de poner en marcha el nuevo sistema? La respuesta varía entre SAP S/4HANA Cloud Public Edition y Private Edition.
Private Edition (SAP Cloud ERP Private) permite convertir un sistema ECC que cumpla los requisitos, conservando los procesos y desarrollos compatibles tras su evaluación y adaptación. Así, las empresas pueden pasar a un entorno en la nube gestionado sin tener que rediseñar todos sus procesos de negocio en el mismo proyecto. Pueden incorporar determinadas mejoras en la fase inicial y programar otras para más adelante.
Public Edition (SAP Cloud ERP) requiere una nueva implantación. Las empresas adoptan sus procesos estándar, los configuran según sus necesidades y migran los datos necesarios. Cuando estos procesos encajan con los requisitos del negocio, la funcionalidad predefinida puede reducir el trabajo de diseño a medida. Los desarrollos existentes en ECC deben revisarse para determinar cómo cubrirlos mediante las opciones de ampliación admitidas.
Adopción del ERP en la nube con RISE with SAP o GROW with SAP
SAP ofrece dos programas para facilitar la adopción de su ERP en la nube: RISE with SAP y GROW with SAP.
RISE with SAP ayuda a los clientes actuales de SAP a trasladar su ERP a la nube mediante una oferta que combina software ERP con herramientas y servicios de transformación. Para las empresas que pasan de ECC a Private Edition, también incluye determinados servicios de infraestructura y operación técnica. SAP asume estas responsabilidades conforme al contrato, mientras que el equipo de implantación se ocupa de la migración de datos, la configuración de procesos y la adaptación de los desarrollos a medida. El paquete contratado y el alcance del proyecto determinan qué servicios se incluyen y quién presta cada uno.
GROW with SAP supports a new implementation of SAP’s public cloud ERP. Predefined processes and implementation resources reduce the amount of functionality teams need to design from scratch, provided the business can adopt those processes. Data migration, integrations, and employee training still require project work.
Qué aporta la transformación con SAP en la nube
¿Qué cambia para los equipos que utilizan SAP a diario?
- Mayor disponibilidad del equipo de TI para mejorar el negocio: SAP asume determinadas tareas de infraestructura y operación técnica, lo que reduce la carga interna de mantenimiento del entorno ERP. El equipo puede dedicar ese tiempo a mejorar las aplicaciones, desarrollar integraciones y atender las necesidades de las áreas de negocio.
- Acceso periódico a nuevas funcionalidades: Public Edition recibe actualizaciones programadas que instala SAP. Private Edition permite a los clientes planificar las actualizaciones dentro de los requisitos de mantenimiento. Ambas ofrecen un calendario de evolución del producto que permite incorporar capacidades según las necesidades del negocio.
- IA integrada en los procesos de negocio compatibles: Las funcionalidades de SAP Business AI disponibles para cada solución pueden utilizar datos empresariales y presentar los resultados en las aplicaciones de trabajo habituales. Esto permite aplicar la automatización a tareas concretas, como conciliar cobros con facturas, y reduce la necesidad de trasladar información entre herramientas. La disponibilidad depende del producto, la versión y los derechos de uso contratados.
- Infraestructura con capacidad para acompañar el crecimiento: La ampliación de capacidad se acuerda con el proveedor de nube conforme al contrato de servicio. Por tanto, el aumento del volumen de transacciones no exige comprar e instalar más hardware local para el ERP.
- Una base reutilizable para incorporar nuevas sociedades: Un entorno ERP compartido en la nube permite a las filiales adoptar configuraciones, estructuras de información e integraciones ya definidas. Cuando el grupo acuerda procesos comunes, los siguientes despliegues pueden reutilizar ese trabajo y adaptarlo a los requisitos locales.
- Menor dependencia de las renovaciones periódicas de infraestructura: Las cuotas de suscripción sustituyen parte del gasto asociado a la propiedad y renovación del entorno ERP. El área financiera puede planificar a partir de los servicios y la capacidad contratados, teniendo en cuenta qué costes de la infraestructura actual dejarán de existir.
Qué están priorizando las empresas españolas
Las empresas españolas están aprovechando los proyectos de ERP en la nube para atender necesidades que se han ido acumulando en sus sistemas actuales. Sus prioridades abarcan tanto el mantenimiento de SAP a largo plazo como las capacidades que quieren desarrollar para el negocio.
Facilitar el mantenimiento de los desarrollos esenciales
Para las empresas con numerosos desarrollos en ECC, conservar la funcionalidad crítica para el negocio sigue siendo una prioridad. El enfoque Clean Core ayuda a mantener los desarrollos necesarios y a reducir su dependencia de modificaciones en el código estándar de SAP.
El trabajo incluye retirar desarrollos que ya no se utilizan, sustituir otros por funciones estándar disponibles y adaptar las ampliaciones necesarias para que utilicen interfaces admitidas por SAP. Las aplicaciones en SAP BTP pueden aportar funcionalidad adicional junto al ERP. Así se reduce la cantidad de código a medida que los equipos deben revisar y adaptar en las siguientes actualizaciones.
Serveo adopta Clean Core para acompañar su crecimiento
Serveo, compañía española de servicios de infraestructuras y gestión de instalaciones, incorporó Clean Core a su implantación de RISE with SAP. Según SAP, completó el proyecto en siete meses y estableció una plataforma que permitió acompañar un crecimiento durante el cual la plantilla casi se triplicó y los ingresos pasaron de 800 millones a cerca de 1.800 millones de euros.
Establecer procesos comunes en todo el grupo
Las empresas con varias sociedades necesitan información que los equipos corporativos y locales puedan interpretar de forma coherente. Por ello, sus programas de modernización incluyen decisiones sobre estructuras contables compartidas, criterios de elaboración de informes y circuitos de aprobación. Los procesos comunes también facilitan la incorporación de nuevas sociedades: los equipos pueden reutilizar configuraciones y criterios ya acordados y adaptarlos a los requisitos locales.
Roca Group utiliza procesos comunes para facilitar su expansión
Roca Group, con sede en Barcelona, ha crecido tanto de forma orgánica como mediante adquisiciones. Esta expansión ha generado la necesidad de integrar nuevas operaciones en una forma de trabajo común. La compañía utiliza SAP para gestionar procesos clave, entre ellos la tramitación de pedidos y la planificación del aprovisionamiento. Su director de Transformación Digital explicó que la estructura resultante de procesos, datos e informes ayuda a Roca a comprender sus operaciones y replicarlas a medida que crece.
Roca eligió SAP S/4HANA Cloud a través de RISE with SAP para seguir integrando y estandarizando sus sistemas de TI. La inversión en la nube queda así vinculada a sus planes de expansión: los procesos establecidos sirven de base para incorporar nuevas operaciones.
Aplicar la IA a procesos de negocio concretos
SAP Business AI permite incorporar IA a las iniciativas de modernización de distintas áreas de negocio. En recursos humanos, por ejemplo, la identificación de competencias mediante IA puede ayudar a los equipos de selección a encontrar candidatos para los puestos que necesita cubrir una empresa en crecimiento. Su adopción responde así a una necesidad concreta de planificación de plantilla y selección de personal dentro del programa de transformación.
Frit Ravich vincula la IA con la gestión del talento
La empresa española de aperitivos Frit Ravich está desarrollando un modelo de gestión de personas basado en competencias para acompañar sus planes de crecimiento. Tras adoptar SAP SuccessFactors, comenzó a probar funcionalidades de IA para identificar competencias y relacionarlas con los requisitos de los puestos en los procesos de selección. Estas capacidades ayudan a evaluar a los candidatos según las competencias que requiere cada puesto.
Modernizar la analítica junto con el ERP
Las empresas necesitan comprender cómo afectan los cambios operativos a sus resultados financieros. Los datos de ventas, producción y compras ayudan a explicar las variaciones en ingresos, costes y márgenes. Por ello, la modernización de la analítica acompaña al paso al ERP en la nube.
SAP Business Data Cloud conecta información de sistemas SAP y de terceros para facilitar este análisis. SAP Datasphere permite trabajar con modelos de datos compartidos, mientras que SAP Analytics Cloud los utiliza para la elaboración de informes, presupuestos y previsiones. Estas capacidades permiten a las distintas áreas evaluar los resultados y actualizar sus planes a partir de cifras coherentes.
Incluir la analítica en el programa de transformación facilita que la información generada por el nuevo ERP se utilice en las decisiones de gestión.
Disponer de información de sostenibilidad útil para la elaboración de informes
Un análisis del Pacto Mundial de la ONU España señaló que el 37,4 % de las empresas catalanas encuestadas evaluaba a sus proveedores con criterios ambientales. Los proveedores que participan en estas evaluaciones necesitan aportar datos que permitan a sus clientes valorar su desempeño. Disponer de información fiable sobre sostenibilidad facilita, por tanto, la relación comercial y da a las empresas un motivo concreto para mejorar su recopilación y presentación.
SAP facilita este trabajo al vincular la información de sostenibilidad con los registros operativos. SAP Sustainability Footprint Management permite calcular emisiones, mientras que SAP Sustainability Control Tower reúne información relevante para la elaboración de informes. La integración de estas aplicaciones con SAP S/4HANA ayuda a relacionar los indicadores publicados con las actividades que los generan y a preparar información para las evaluaciones de clientes y los informes corporativos.
Integrar la transformación en la nube en la estrategia de negocio a largo plazo
SAP S/4HANA Cloud proporciona una base para seguir introduciendo mejoras tras la puesta en marcha. Los procesos, modelos de datos e integraciones definidos durante la implantación pueden reutilizarse para reducir el trabajo necesario en proyectos posteriores.
Cuanto antes esté disponible esta base, antes podrán aprovecharla los próximos proyectos. Para las empresas españolas, este factor refuerza la conveniencia de adelantar la transformación en la nube: la inversión inicial puede servir a más iniciativas de mejora previstas y seguir aportando valor a medida que evoluciona el nuevo entorno ERP.
Cómo ayuda LeverX a las empresas españolas en su transformación con SAP
LeverX es SAP Gold Partner y cuenta con más de 20 años de experiencia en SAP. Nuestros equipos combinan consultoría de procesos de negocio con experiencia en implantación de ERP, integración y desarrollo a medida. Esto nos permite evaluar cómo afectará un cambio en el ERP a las aplicaciones conectadas, los desarrollos existentes y las operaciones diarias, e incorporar esas necesidades a la implantación.
Acompañamos a las empresas españolas durante todo el proceso de transformación en la nube:
- Estrategia y planificación: evaluación del entorno actual, selección de la edición en la nube y del enfoque de transición, y definición del alcance y la hoja de ruta del proyecto.
- Implantación de SAP S/4HANA y migración: configuración de procesos, adaptación de desarrollos a medida, integración de aplicaciones y apoyo en la migración de datos, las pruebas y la puesta en marcha.
- Clean Core y SAP BTP: revisión de las ampliaciones existentes, modernización de la arquitectura y desarrollo de funcionalidades mediante opciones de integración y ampliación admitidas por SAP.
- Datos y analítica: conexión de información SAP y de terceros mediante SAP Business Data Cloud para su uso en informes, planificación e IA.
- SAP Business AI: evaluación de casos de uso de negocio, implantación de funcionalidades disponibles y desarrollo de aplicaciones de IA a medida.
- Soporte tras la puesta en marcha: mantenimiento de aplicaciones, resolución de incidencias operativas y mejora continua de los procesos.
Contacte con LeverX para hablar sobre sus objetivos de transformación con SAP en la nube.
