LeverX-teamet utvecklade SAP BTP Side-by-Side Extension för SAP SuccessFactors, vilket hjälper Girteka, ett företag med över 23 000 anställda, att förenkla masshanteringen av HR-relaterade uppgifter.
Bakgrund till projektet
Girteka - ett kraftcentrum inom europeisk logistik - driver en expansiv flotta med över 6 000 lastbilar som hanterar 600 000 fulla lastbilslaster årligen. Den framgångsrika implementeringen av SAP SuccessFactors lade en stark grund för deras HR-processer, men komplexiteten i att hantera massuppgifter för tusentals förare gjorde det nödvändigt att utveckla en anpassad lösning. Företaget letade efter ett sätt att säkerställa ett gränssnitt för massdatahantering i SAP SuccessFactors, och det var här den andra delen av samarbetet med LeverX startade.
Utmaningar
Girteka stötte på ett antal betydande utmaningar när de fortsatte att växa och modernisera sin verksamhet. Dessa utmaningar tvingade företaget att börja söka efter lösningar som skulle öka hastigheten i HR-processerna och säkerställa effektiv uppgiftshantering:
- Ett av problemen var centrerat kring HR-teamen, som stod inför den skrämmande uppgiften att hantera massskapande, modifiering och radering av ett stort antal drivrutinsuppgifter. För att hålla organisationens produktivitet på rätt nivå behövde teamet en lösning som gjorde det möjligt för dem att hantera den omfattande arbetsbelastningen på ett effektivt sätt.
- Frekventa uppdateringar om förändringar i förarnas uppdrag krävde en lösning som snabbt kunde hantera tusentals poster. En snabb och korrekt hantering av dessa ändringar är avgörande för att säkerställa en smidig verksamhet och förhindra förseningar.
Skäl för utveckling sida vid sida
För att övervinna dessa hinder föreslog vårt team en utvecklingsstrategi där vi byggde anpassade lösningar som fungerade tillsammans med SAP SuccessFactors istället för att förändra kärnsystemet. Den här strategin gav kunden flera betydande fördelar.
Bild 1. Lösningens arkitektur
- Snabbare utveckling och driftsättning av nya funktioner. Girteka kunde lansera anpassade applikationer snabbare än om de hade varit tvungna att vänta på uppdateringar av kärnsystemet. På så sätt kunde de tillgodose företagets behov av snabba lösningar som uppgiftshantering och omfördelning av förare.
- Den här metoden gav också extra flexibilitet. Vi utformade och anpassade applikationer specifikt för Girtekas unika krav utan att begränsas av standardsystemets funktioner. Denna flexibilitet gör det lättare för kunden att anpassa lösningarna över tid i takt med att behoven utvecklas, antingen genom att lägga till nya funktioner eller göra justeringar baserat på feedback från användarna.
- Användarupplevelsen förbättrades också avsevärt. Med specialbyggda applikationer kunde Girteka skapa intuitiva SAP Fiori-gränssnitt som gör det enklare och mer effektivt för HR-teamet att hantera stora datamängder. Applikationerna var skräddarsydda för att passa sömlöst in i deras befintliga arbetsflöden, vilket förbättrade användbarheten och produktiviteten.
- Integration var ett annat område där det var fördelaktigt att arbeta sida vid sida. Anpassade applikationer utvecklades för att integreras smidigt med SAP SuccessFactors, vilket säkerställde att alla system kommunicerade effektivt utan att orsaka störningar. Den sömlösa integrationen innebar att data flödade smidigt mellan systemen och att HR-verksamheten blev konsekvent och korrekt.
- Detta tillvägagångssätt gav fördelar när det gäller skalbarhet och underhåll. De anpassade lösningarna kan skalas upp i takt med att Girtekas verksamhet växer. Det är enklare att underhålla dessa applikationer eftersom de fungerar oberoende av kärnsystemet. Detta oberoende möjliggör uppdateringar och underhåll utan att påverka den övergripande systemstabiliteten.
Varför SAP BTP?
SAP BTP valdes för det här projektet på grund av dess robusta funktioner och strategiska fördelar:
Utrullningstid (uppskattning av implementering)
En av de viktigaste anledningarna var den snabba utveckling och driftsättning som garanteras av SAP BTP. Detta gjorde det möjligt för företaget att minimera tiden före System Integration Testing (SIT).
Integration med SAP-lösningar
Investeringen i SAP-lösningar säkerställde att företaget kunde fortsätta att dra nytta av fördelarna med sömlös integration och avancerad funktionalitet som erbjuds av SAP-ekosystemet.
Tillgång till data i realtid
Med SAP BTP kan kunden etablera sömlös anslutning till SuccessFactors utan komplexa dataintegrationer, vilket säkerställer dataåtkomst i realtid.
Flexibilitet och utbyggbarhet
SAP BTP erbjuder omfattande flexibilitet, tillgodoser ett brett spektrum av användningsfall och ger möjlighet till framtida tillägg och anpassningar för kunden.
Innovation
Användningen av plattformen öppnar upp för innovativa tjänster och ger en framtidssäkrad plattform för kontinuerlig förbättring och skalbarhet.
Användarupplevelse
Med SAP BTP kan kunden öka användarnöjdheten genom att öka produktiviteten med intuitiv SAP Fiori-design, vilket förbättrar den övergripande effektiviteten och användbarheten.
Implementering av projekt
Projektet för att förbättra Girtekas HR-processer genomfördes genom en serie väldefinierade faser. Alla faser, där var och en hade en betydande inverkan på den övergripande projektframgången, tog bara åtta månader för teamet att slutföra. Låt oss ta en titt på dessa faser:
Etapp 1: Design och utveckling
Projektet inleddes med en intensiv design- och utvecklingsfas. En av de viktigaste uppgifterna som vårt team ansvarade för var att förstå de specifika behoven hos Girtekas HR- och transportavdelningar. För att slutföra denna uppgift utförde våra specialister en grundlig kravanalys, som omfattade diskussioner och workshops med viktiga intressenter från båda avdelningarna. Efter att ha samlat in kraven utformade teamet av arkitekter på LeverX BTP Enterprise Evolution Center en lösningsarkitektur som inkluderade BTP-tjänster.
Med en detaljerad förståelse för hur kundens behov skulle tillgodoses på det mest effektiva sättet började utvecklingsteamet skapa en lösning med hjälp av Agile-metodiken.
Tack vare den agila metoden kunde vi skapa snabba prototyper och iterativ utveckling, samtidigt som vi ansträngde oss för att införliva feedback och förfina lösningen. Det gjorde det möjligt att skapa en anpassad förlängning som var exakt anpassad till Girtekas operativa krav.
På fyra månader levererade vi en fungerande prototyp, som genomgick flera faser av förbättringar genom utvecklingssprintarna, med ett skarpt fokus på användbarhet, prestanda och integrationsfunktioner.
Steg 2: Integration och testning
Nästa fas var att integrera tillägget med SAP SuccessFactors. Detta var ett avgörande steg eftersom det säkerställde att det nya systemet fungerade sömlöst med den befintliga HR-infrastrukturen. Under denna fas kartlade utvecklingsteamet, i samarbete med Success Factors-konsulter, noggrant hur data skulle flöda mellan det nya tillägget och SAP SuccessFactors för att upprätthålla konsekvens och integritet.
Omfattande testcykler genomfördes sedan för att validera systemets prestanda och tillförlitlighet. System Integration Testing (SIT) genomfördes för att säkerställa att alla komponenter i lösningen fungerade tillsammans på rätt sätt och att integrationen med SAP SuccessFactors fungerade som avsett. Efter SIT genomfördes User Acceptance Testing (UAT). Detta innebar att affärsanvändare från Girtekas HR- och transportavdelningar testade systemet under verkliga förhållanden för att säkerställa att det uppfyllde deras behov. Dessa tester fokuserade på kritiska aspekter, som bearbetningshastigheter och noggrannheten i massoperationer, vilket var viktigt för att hantera stora volymer data effektivt.
Testfasen omfattade också prestandatuning för att optimera systemet för höghastighetsbearbetning och säkerställa att det kunde hantera massskapande, modifiering och borttagning av uppgifter utan flaskhalsar i prestandan.
Steg 3: Driftsättning och utbildning (kommande)
När testfasen var klar var nästa steg att driftsätta lösningen och utbilda användarna. Det nya systemet kommer att rullas ut till nyckelanvändare, inklusive HR-administratörer, chefer för utbildningscenter, förarchefer och vagnparkschefer.
Omfattande utbildningstillfällen anordnades för att göra nyckelanvändarna förtrogna med det nya systemet. Dessa sessioner omfattade alla aspekter av den nya utvidgningen, från grundläggande navigering till hantering av komplexa datauppgifter. Dessutom skapades en detaljerad användardokumentation som skulle fungera som referensguide för användarna och hjälpa dem att förstå systemets funktioner och hur de skulle kunna utnyttja dem på ett effektivt sätt.
Den utbildning och support som gavs under denna fas var avgörande för att underlätta för användarna och säkerställa att HR-teamet kan utnyttja det nya systemets funktioner fullt ut för att förbättra sin effektivitet och produktivitet.
Viktiga höjdpunkter i lösningen
Masshantering av att-göra-uppgifter för förare
Vi utformade den här funktionen för att göra det möjligt för Girtekas HR-team att skapa, uppdatera och ta bort uppgifter i stor skala. Lösningen förbättrar bearbetningshastigheten dramatiskt, vilket gör att upp till 10 000 uppgifter kan hanteras på mindre än en minut. Detta minskar den tid och ansträngning som krävs för uppgiftshantering och frigör HR-resurser för att fokusera på mer strategiska aktiviteter.
Massbyte av chefer
En annan viktig komponent är systemets förmåga att hantera massbyten av förare och vagnparksansvariga. Den här funktionen har utformats för att effektivt kunna omfördela vissa chefer för stora grupper av förare och hantera tusentals poster per begäran. Den här funktionen är särskilt värdefull i scenarier där omorganisering av vagnparken eller omplacering av chefer regelbundet är nödvändigt, och säkerställer att sådana förändringar kan genomföras snabbt och korrekt utan att störa verksamheten.
Intuitivt och anpassningsbart användargränssnitt
Vårt designteam skapade också en användarvänlig design som är skräddarsydd för att möta Girtekas specifika behov. Gränssnittet har anpassningsbara filter, tabellayouter och varianthantering, vilket gör att användarna kan anpassa sin vy och interaktion med data. Denna anpassningsmöjlighet hjälper användarna att navigera i stora datamängder på ett enklare sätt och utföra sina uppgifter mer effektivt, vilket förbättrar den övergripande användarnöjdheten och produktiviteten.
Sömlös integration med SAP SuccessFactors
Sömlös integration med SAP SuccessFactors är en hörnsten i lösningen. Vårt BTP Enterprise Evolution Center-team utnyttjade SAP BTP:s avancerade funktioner för att säkerställa att data flödar smidigt mellan det nya tillägget och befintliga HR-system. Denna integration upprätthåller datakontinuitet och noggrannhet, vilket säkerställer att de förbättrade processerna fungerar harmoniskt med Girtekas etablerade HR-infrastruktur. Ett smidigt dataflöde är avgörande för att upprätthålla operativ effektivitet och undvika datainkonsekvenser som kan påverka HR-funktionerna.
Teknisk arkitektur
SAP BTP Side-by-Side Extension utnyttjar en robust teknikstack för att säkerställa hög prestanda och integration:
| Backend |
|
| Frontend |
|
| Integration |
|
| Databas | |
| Säkerhet |
|
Viktiga prestationer och framtidsutsikter
Detta projekt tog inte bara itu med Girtekas nuvarande operativa utmaningar utan lade också grunden för att hantera deras omfattande arbetsstyrka med oöverträffad effektivitet och lätthet.
Förbättrad effektivitet
Ett av de viktigaste resultaten av denna utökning är den dramatiska minskningen av den tid som krävs för att hantera massuppgifter och omfördela chefer. Uppgifter som tidigare tog timmar kan nu slutföras på bara några minuter, tack vare lösningens förmåga att hantera upp till 10 000 uppgifter på mindre än en minut. Denna effektivitet frigör värdefulla HR-resurser, så att de kan fokusera på strategiska initiativ snarare än på manuella, tidskrävande processer.
Förbättrat användargränssnitt
Lösningen har ett intuitivt och användarvänligt gränssnitt som har skräddarsytts efter Girtekas specifika behov. Det anpassningsbara användargränssnittet innehåller filter, tabellayouter och alternativ för varianthantering, vilket har förbättrat användarnöjdheten och produktiviteten avsevärt. Designen gör det enklare för användarna att navigera i stora datamängder och utföra sina uppgifter mer effektivt, vilket bidrar till en smidigare och mer engagerande användarupplevelse.
Sömlös integration
LeverX såg till att tillägget sömlöst integreras med SAP SuccessFactors, vilket upprätthåller dataintegritet och processkontinuitet. Denna integration säkerställer att data flödar enkelt mellan den nya tillägget och Girtekas befintliga HR-system, vilket stöder konsekvent och korrekt HR-verksamhet. Det sömlösa dataflödet är avgörande för att minimera störningar och förbättra den övergripande effektiviteten i HR-funktionerna.
Skalbarhet
Tillägget är utformat för att hantera stora datavolymer, vilket uppfyller Girtekas nuvarande behov och även ger skalbarhet för framtida tillväxt. När Girteka expanderar och deras databehov ökar är lösningen utrustad för att skala tillsammans med dem, vilket säkerställer fortsatt effektivitet och prestanda.
Positiv feedback från användarna
Den tidiga feedbacken från nyckelanvändare har varit överväldigande positiv. Användarna har noterat tilläggets betydande inverkan på förenklingen av komplexa HR-processer och förbättrat deras förmåga att hantera massverksamhet snabbt och korrekt.
Framtidsutsikter
När vi blickar framåt finns det spännande möjligheter till ytterligare innovation och samarbete:
- LeverX planerar att utöka funktionerna i lösningen till Girtekas kontor över hela Europa, vilket breddar effekterna av dessa förbättringar.
- Potentiella framtida implementeringar kan inkludera SAP Payroll Cloud och andra SAP-system för att ytterligare förbättra HR-kapaciteten och effektivisera processerna.