L'équipe LeverX a développé l'extension SAP BTP Side-by-Side pour SAP SuccessFactors, aidant Girteka, une entreprise de plus de 23 000 employés, à simplifier la gestion de masse des tâches liées aux ressources humaines.
Contexte du projet
Girteka - un acteur majeur de la logistique européenne - exploite une vaste flotte de plus de 6 000 camions, traitant 600 000 chargements complets par an. L'implémentation réussie de SAP SuccessFactors a jeté des bases solides pour leurs processus RH, mais la complexité de la gestion des tâches de masse pour des milliers de chauffeurs a nécessité le développement d'une solution personnalisée. L'entreprise cherchait un moyen d'assurer une interface de gestion des données de masse dans SAP SuccessFactors, et c'est là que la deuxième partie de sa collaboration avec LeverX a commencé.
Défis à relever
Girteka a rencontré un certain nombre de défis importants au fur et à mesure de sa croissance et de la modernisation de ses opérations. Ces défis ont contraint l'entreprise à rechercher des solutions qui permettraient d'accélérer les processus RH et d'assurer une gestion efficace des tâches :
- L'un des problèmes était centré sur les équipes RH, qui avaient la lourde tâche de gérer la création, la modification et la suppression en masse d'un grand nombre de tâches de conduite. Pour maintenir la productivité de l'organisation aux niveaux requis, l'équipe avait besoin d'une solution qui lui permettrait de gérer efficacement la charge de travail considérable.
- Les mises à jour fréquentes des changements d'affectation des gestionnaires de flotte de conducteurs nécessitaient une solution capable de traiter rapidement des milliers d'entrées. Une gestion rapide et précise de ces changements est essentielle pour garantir le bon déroulement des opérations et éviter les retards.
Raison d'être du développement côte à côte
Pour surmonter ces obstacles, notre équipe a proposé une approche de développement parallèle, en créant des solutions personnalisées qui fonctionnent en tandem avec SAP SuccessFactors au lieu de modifier le système principal. Cette stratégie a offert au client plusieurs avantages significatifs.
Illustration 1. Architecture de la solution
- Développement et déploiement plus rapides de nouvelles fonctionnalités. Girteka a pu déployer des applications personnalisées plus rapidement que s'il avait fallu attendre les mises à jour du système central. Cette approche a permis de répondre aux besoins de l'entreprise en matière de solutions opportunes telles que la gestion des tâches et la réaffectation des conducteurs.
- Cette méthode a également apporté une flexibilité supplémentaire. Nous avons conçu et ajusté des applications spécifiquement pour les besoins uniques de Girteka sans être contraints par les limites des fonctionnalités du système standard. Cette flexibilité permet au client d'adapter plus facilement les solutions au fil du temps, en fonction de l'évolution de ses besoins, que ce soit en ajoutant de nouvelles fonctionnalités ou en procédant à des ajustements sur la base du retour d'information des utilisateurs.
- L'expérience de l'utilisateur s'est également améliorée de manière significative. Grâce à des applications personnalisées, Girteka a pu créer des interfaces SAP Fiori intuitives qui simplifient la manipulation de grands ensembles de données et la rendent plus efficace pour l'équipe des ressources humaines. Les applications ont été conçues pour s'intégrer parfaitement dans les flux de travail existants, améliorant ainsi la convivialité et la productivité.
- L'intégration est un autre domaine où l'approche parallèle a été bénéfique. Des applications personnalisées ont été développées pour s'intégrer harmonieusement à SAP SuccessFactors, afin que tous les systèmes communiquent efficacement sans causer de perturbations. Grâce à cette intégration transparente, les données ont circulé sans effort entre les systèmes, ce qui a permis de maintenir la cohérence et la précision des opérations de ressources humaines.
- Cette approche présente des avantages en termes d'évolutivité et de maintenance. Les solutions personnalisées peuvent être mises à l'échelle au fur et à mesure que les opérations de Girteka se développent. La maintenance de ces applications est plus facile, car elles fonctionnent indépendamment du système central. Cette indépendance permet d'effectuer des mises à jour et des opérations de maintenance sans affecter la stabilité globale du système.
Pourquoi SAP BTP ?
SAP BTP a été choisi pour ce projet en raison de ses capacités robustes et de ses avantages stratégiques :
Temps de déploiement (estimation de la mise en œuvre)
L'une des principales raisons était la rapidité de développement et de déploiement garantie par SAP BTP. Cela a permis à l'entreprise de réduire au minimum le délai avant les tests d'intégration du système (SIT).
Intégration avec les solutions SAP
L'investissement dans les solutions SAP a permis à l'entreprise de continuer à bénéficier de l'intégration transparente et des fonctionnalités avancées offertes par l'écosystème SAP.
Accès aux données en temps réel
Grâce à SAP BTP, le client peut établir une connectivité transparente avec SuccessFactors sans intégration complexe de données, garantissant ainsi un accès aux données en temps réel.
Flexibilité et extensibilité
SAP BTP offre une grande flexibilité, s'adaptant à un large éventail de cas d'utilisation et offrant la possibilité d'extensions et de personnalisations futures pour le client.
Innovation
L'utilisation de la plateforme ouvre la voie à des services innovants et fournit une plateforme à l'épreuve du temps pour l'amélioration continue et l'évolutivité.
Expérience de l'utilisateur
Avec SAP BTP, le client peut améliorer la satisfaction de l'utilisateur en augmentant la productivité grâce à la conception intuitive de SAP Fiori, améliorant ainsi l'efficacité globale et la convivialité.
Mise en œuvre du projet
Le projet d'amélioration des processus RH de Girteka a été exécuté à travers une série de phases bien définies. Il n'a fallu que huit mois à l'équipe pour mener à bien l'ensemble des phases, chacune d'entre elles ayant un impact significatif sur la réussite globale du projet. Jetons un coup d'œil à ces phases :
Étape 1 : Conception et développement
Le projet a débuté par une phase intensive de conception et de développement. L'une des tâches essentielles de notre équipe consistait à comprendre les besoins spécifiques des départements des ressources humaines et des transports de Girteka. Pour ce faire, nos spécialistes ont procédé à une analyse approfondie des besoins, qui a donné lieu à des discussions et à des ateliers avec les principales parties prenantes des deux départements. Après avoir recueilli les besoins, l'équipe d'architectes du Centre d'évolution de l'entreprise LeverX BTP a conçu une architecture de solution incluant les services BTP.
Forte d'une compréhension détaillée de la manière de répondre aux besoins du client de la manière la plus efficace, l'équipe de développement a commencé à créer une solution en utilisant la méthodologie Agile.
Grâce à l'approche Agile, nous avons pu faciliter le prototypage rapide et le développement itératif, tout en nous efforçant d'intégrer le retour d'information et d'affiner la solution. Cela a permis la création d'une extension personnalisée qui était précisément alignée sur les exigences opérationnelles de Girteka.
En quatre mois, nous avons livré un prototype fonctionnel, qui a fait l'objet de plusieurs phases d'amélioration au cours des sprints de développement, en mettant l'accent sur la convivialité, les performances et les capacités d'intégration.
Étape 2 : Intégration et tests
La phase suivante consistait à intégrer l'extension à SAP SuccessFactors. Il s'agissait d'une étape cruciale, car elle permettait de s'assurer que le nouveau système fonctionnait de manière transparente avec l'infrastructure RH existante. Au cours de cette phase, l'équipe de développement, en collaboration avec les consultants de Success Factors, a soigneusement cartographié la manière dont les données circuleraient entre la nouvelle extension et SAP SuccessFactors afin de maintenir la cohérence et l'intégrité.
Des cycles de tests intensifs ont ensuite été menés pour valider les performances et la fiabilité du système. Des tests d'intégration du système (SIT) ont été menés pour s'assurer que tous les composants de la solution fonctionnaient correctement et que l'intégration avec SAP SuccessFactors fonctionnait comme prévu. Après le SIT, le test d'acceptation par l'utilisateur (UAT) a été effectué. Les utilisateurs des départements des ressources humaines et des transports de Girteka ont testé le système dans des conditions réelles afin de s'assurer qu'il répondait à leurs besoins. Ces tests se sont concentrés sur des aspects critiques, tels que la vitesse de traitement et la précision des opérations de masse, qui étaient essentielles pour traiter efficacement de grands volumes de données.
La phase de test comprenait également le réglage des performances afin d'optimiser le système pour un traitement à grande vitesse, en veillant à ce qu'il puisse gérer la création, la modification et la suppression de tâches en masse sans goulot d'étranglement au niveau des performances.
Étape 3 : Déploiement et formation (à venir)
La phase de test étant terminée, l'étape suivante consistait à déployer la solution et à former les utilisateurs. Le nouveau système sera déployé auprès des principaux utilisateurs, notamment les administrateurs des ressources humaines, les responsables des centres de formation, les responsables des conducteurs et les gestionnaires de flotte.
Des sessions de formation complètes ont été organisées pour familiariser les utilisateurs clés avec le nouveau système. Ces sessions ont couvert tous les aspects de la nouvelle extension, de la navigation de base à la gestion de tâches de données complexes. En outre, une documentation utilisateur détaillée a été créée pour servir de guide de référence aux utilisateurs, les aidant à comprendre les capacités du système et à les exploiter efficacement.
La formation et l'assistance fournies au cours de cette phase ont été cruciales pour faciliter l'adoption par les utilisateurs, en veillant à ce que l'équipe des ressources humaines puisse utiliser pleinement les fonctionnalités du nouveau système afin d'améliorer son efficacité et sa productivité.
Points forts de la solution
Gestion de masse des tâches à effectuer par les conducteurs
Nous avons conçu cette fonctionnalité pour permettre à l'équipe RH de Girteka de créer, mettre à jour et supprimer des tâches à grande échelle. La solution améliore considérablement la vitesse de traitement, permettant de traiter jusqu'à 10 000 tâches en moins d'une minute. Cela réduit le temps et les efforts nécessaires à la gestion des tâches et libère les ressources humaines pour qu'elles se concentrent sur des activités plus stratégiques.
Changement massif de gestionnaires
Un autre élément essentiel est la capacité du système à gérer les changements massifs d'affectation des conducteurs et des gestionnaires de flotte. Cette fonction a été conçue pour réaffecter efficacement certains gestionnaires pour de grands groupes de conducteurs, en traitant des milliers d'enregistrements par demande. Cette capacité est particulièrement précieuse dans les scénarios où la réorganisation de la flotte ou les réaffectations de gestionnaires sont régulièrement nécessaires, garantissant que de tels changements peuvent être exécutés rapidement et avec précision sans perturber les opérations.
Une interface utilisateur intuitive et personnalisable
Notre équipe de conception a également créé un design convivial adapté aux besoins spécifiques de Girteka. L'interface comporte des filtres personnalisables, des mises en page de tableaux et une gestion des variantes, ce qui permet aux utilisateurs de personnaliser leur vue et leur interaction avec les données. Cette capacité de personnalisation aide les utilisateurs à naviguer plus facilement dans les grands ensembles de données et à effectuer leurs tâches plus efficacement, ce qui améliore la satisfaction et la productivité globales des utilisateurs.
Intégration transparente avec SAP SuccessFactors
L'intégration transparente avec SAP SuccessFactors est la pierre angulaire de la solution. Notre équipe du BTP Enterprise Evolution Center a exploité les capacités avancées de SAP BTP pour s'assurer que les données circulent sans problème entre la nouvelle extension et les systèmes de ressources humaines existants. Cette intégration maintient la continuité et la précision des données, garantissant que les processus améliorés fonctionnent harmonieusement avec l'infrastructure RH établie de Girteka. Un flux de données fluide est essentiel pour maintenir l'efficacité opérationnelle et éviter les incohérences de données qui pourraient avoir un impact sur les fonctions RH.
Architecture technique
L'extension SAP BTP Side-by-Side s'appuie sur une pile technologique robuste pour garantir des performances élevées et la fidélité de l'intégration :
| Backend |
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| Frontend |
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| Intégration |
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| Base de données | |
| Sécurité |
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Principales réalisations et perspectives d'avenir
Ce projet a non seulement permis de relever les défis opérationnels actuels de Girteka, mais il a également jeté les bases d'une gestion plus efficace et plus facile de ses effectifs.
Efficacité accrue
L'une des réalisations les plus importantes de cette extension est la réduction considérable du temps nécessaire à la gestion des tâches de masse et à la réaffectation des gestionnaires. Des tâches qui prenaient auparavant des heures peuvent désormais être réalisées en quelques minutes seulement, grâce à la capacité de la solution à traiter jusqu'à 10 000 tâches en moins d'une minute. Cette efficacité libère des ressources RH précieuses, leur permettant de se concentrer sur des initiatives stratégiques plutôt que sur des processus manuels et chronophages.
Une interface utilisateur améliorée
La solution est dotée d'une interface intuitive et conviviale qui a été adaptée aux besoins spécifiques de Girteka. L'interface utilisateur personnalisable comprend des filtres, des présentations de tableaux et des options de gestion des variantes, ce qui a considérablement amélioré la satisfaction et la productivité des utilisateurs. Cette conception permet aux utilisateurs de naviguer plus facilement dans les grands ensembles de données et d'effectuer leurs tâches plus efficacement, ce qui contribue à une expérience utilisateur plus fluide et plus attrayante.
Intégration transparente
LeverX a veillé à ce que l'extension s'intègre de manière transparente à SAP SuccessFactors, en maintenant l'intégrité des données et la continuité des processus. Cette intégration garantit que les données circulent sans effort entre la nouvelle extension et les systèmes RH existants de Girteka, ce qui favorise la cohérence et la précision des opérations RH. La fluidité du flux de données est essentielle pour minimiser les interruptions et améliorer l'efficacité globale des fonctions RH.
Évolutivité
L'extension est conçue pour traiter d'importants volumes de données, ce qui répond aux besoins actuels de Girteka et assure également l'évolutivité en vue d'une croissance future. Au fur et à mesure que Girteka se développe et que ses besoins en données augmentent, la solution est équipée pour évoluer avec eux, garantissant une efficacité et des performances continues.
Commentaires positifs des utilisateurs
Les premières réactions des utilisateurs clés ont été extrêmement positives. Les utilisateurs ont noté l'impact significatif de l'extension sur la simplification des processus RH complexes et l'amélioration de leur capacité à gérer des opérations de masse rapidement et avec précision.
Perspectives d'avenir
L'avenir offre des possibilités intéressantes d'innovation et de collaboration :
- LeverX prévoit d'étendre les fonctionnalités de la solution aux bureaux de Girteka à travers l'Europe, élargissant ainsi l'impact de ces améliorations.
- Les implémentations futures potentielles pourraient inclure SAP Payroll Cloud et d'autres systèmes SAP afin d'améliorer encore les capacités RH et de rationaliser les processus.