Jak SAP BTP usprawnił zarządzanie zadaniami HR w firmie Girteka

Zespół LeverX opracował rozszerzenie SAP BTP Side-by-Side dla SAP SuccessFactors, pomagając firmie Girteka, zatrudniającej ponad 23 000 pracowników, uprościć masowe zarządzanie zadaniami związanymi z kadrami.

Kontekst projektu

Girteka to europejska firma transportowa dysponująca flotą ponad 6000 ciężarówek i realizująca rocznie około 600 000 pełnych ładunków. Przy zatrudnieniu przekraczającym 15 000 osób sprawne zarządzanie danymi pracowników i zadaniami kierowców ma istotne znaczenie dla codziennej działalności firmy.

Po wdrożeniu SAP SuccessFactors pojawiła się potrzeba rozszerzenia standardowych możliwości systemu. Zespoły HR i transportu musiały obsługiwać dużą liczbę zmian dotyczących zadań kierowców oraz ich przypisania do odpowiednich menedżerów. Wykonywanie takich operacji pojedynczo było czasochłonne i utrudniało sprawną obsługę zmian organizacyjnych.

LeverX zaprojektował dodatkową aplikację współpracującą z SAP SuccessFactors. Jej celem było uproszczenie operacji masowych bez ingerencji w podstawowy system HR.

Wyzwania

Specyfika działalności Girteki wiąże się z częstymi zmianami w organizacji pracy kierowców. Obsługa tych zmian wymagała rozwiązania, które pozwoliłoby zespołom HR i transportu szybciej wykonywać powtarzalne operacje na dużych zbiorach danych.

Najważniejsze wyzwania obejmowały:

• Masowe zarządzanie zadaniami kierowców. Tworzenie, aktualizowanie i usuwanie wielu zadań wymagało usprawnienia, aby ograniczyć czas poświęcany na powtarzalne czynności.
• Zmiany w przypisaniu kierowców i menedżerów. Aktualizacje związane z organizacją floty wymagały sprawnego przetwarzania dużej liczby rekordów przy zachowaniu poprawności danych.
• Wygodna obsługa dużych zbiorów danych. Użytkownicy potrzebowali interfejsu, który ułatwiałby filtrowanie, przeglądanie i modyfikowanie wielu rekordów.
• Integracja z istniejącym systemem HR. Nowe funkcje musiały współpracować z SAP SuccessFactors bez zakłócania działania podstawowych procesów.

Rozszerzenie SAP SuccessFactors bez modyfikacji systemu podstawowego

LeverX zaproponował architekturę typu side-by-side, w której dodatkowa aplikacja działa obok SAP SuccessFactors i korzysta z jego danych za pośrednictwem odpowiednich mechanizmów integracyjnych.

Takie podejście pozwoliło dostosować funkcje do potrzeb Girteki bez konieczności rozbudowywania podstawowego systemu HR o niestandardowy kod.

Rozwiązanie zapewniało kilka istotnych korzyści:

• Dopasowanie do procesów firmy. Funkcje aplikacji zostały zaprojektowane z myślą o specyfice zarządzania zadaniami kierowców i zmianami organizacyjnymi.
• Niezależny rozwój funkcjonalności. Dodatkowe możliwości można rozwijać i utrzymywać niezależnie od podstawowego systemu.
• Integracja z SAP SuccessFactors. Aplikacja współpracuje z istniejącym środowiskiem HR, zapewniając wymianę danych między systemami.
• Przejrzysty interfejs. Widoki oparte na SAP Fiori ułatwiają pracę z dużą liczbą rekordów i wykonywanie operacji zbiorczych.

Rys. 1. Architektura rozwiązania

Dlaczego SAP BTP?

SAP Business Technology Platform (SAP BTP) zapewniła podstawę technologiczną do stworzenia rozszerzenia dopasowanego do potrzeb Girteki. Platforma umożliwiła połączenie niestandardowych funkcji aplikacji z istniejącym środowiskiem SAP SuccessFactors.

Wybór SAP BTP wynikał z kilku czynników:

• Integracja z rozwiązaniami SAP

Platforma zapewniła mechanizmy integracji potrzebne do współpracy aplikacji z SAP SuccessFactors i wymiany danych między systemami.

• Elastyczność rozwoju

Architektura side-by-side pozwoliła rozwijać dodatkowe funkcje bez modyfikowania podstawowego systemu HR.

• Obsługa dużych zbiorów danych

Rozwiązanie zostało zaprojektowane z myślą o masowych operacjach obejmujących tysiące zadań i rekordów.

• Dostosowanie interfejsu do użytkowników

SAP Fiori umożliwił przygotowanie interfejsu odpowiadającego sposobowi pracy zespołów HR i transportu.

• Możliwość dalszej rozbudowy

Modułowa architektura stwarza możliwość rozwijania rozwiązania wraz ze zmianami potrzeb biznesowych.

Realizacja projektu

Projekt trwał osiem miesięcy i obejmował analizę wymagań, opracowanie aplikacji, integrację z SAP SuccessFactors oraz testy rozwiązania.

Analiza wymagań i projektowanie

Prace rozpoczęły się od analizy potrzeb zespołów HR i transportu Girteki. Konsultacje i warsztaty pozwoliły określić najważniejsze scenariusze biznesowe, wymagania dotyczące operacji masowych oraz sposób pracy z danymi.

Na tej podstawie architekci LeverX z BTP Enterprise Evolution Center przygotowali architekturę rozwiązania wykorzystującą usługi SAP BTP.

Rozwój aplikacji

Zespół programistyczny opracował rozszerzenie w podejściu iteracyjnym, wykorzystując metodykę Agile. Kolejne wersje aplikacji były rozwijane i udoskonalane na podstawie wymagań oraz informacji zwrotnych.

Po czterech miesiącach powstał działający prototyp. W dalszych pracach koncentrowano się na użyteczności interfejsu, szybkości przetwarzania danych oraz poprawnej współpracy z SAP SuccessFactors.

Integracja i testy

Następnie zespół zintegrował aplikację z SAP SuccessFactors i zweryfikował przepływ danych pomiędzy systemami.

Przeprowadzono testy integracyjne (SIT), które pozwoliły sprawdzić współpracę poszczególnych komponentów. Kolejnym etapem były testy akceptacyjne (UAT) z udziałem użytkowników biznesowych z działów HR i transportu.

Testy koncentrowały się między innymi na poprawności operacji zbiorczych, integralności danych oraz wydajności podczas przetwarzania dużej liczby zadań.

Wdrożenie i przygotowanie użytkowników

Końcowy etap obejmuje udostępnienie rozwiązania użytkownikom i przygotowanie ich do pracy z nowymi funkcjami. Grupę docelową stanowią między innymi administratorzy HR, kierownicy ośrodków szkoleniowych, osoby odpowiedzialne za zarządzanie kierowcami oraz kierownicy floty.

Przygotowanie do wdrożenia obejmuje szkolenia i dokumentację użytkownika, które mają ułatwić korzystanie z aplikacji w codziennej pracy.

Najważniejsze funkcje rozwiązania

• Masowe zarządzanie zadaniami kierowców

Aplikacja umożliwia zbiorcze tworzenie, aktualizowanie i usuwanie zadań. W testach rozwiązanie obsługiwało do 10 000 zadań w czasie krótszym niż minuta.

Takie podejście ogranicza liczbę powtarzalnych czynności i ułatwia pracę z dużymi zbiorami danych, które w firmie transportowej podlegają częstym zmianom.

• Zbiorcza zmiana przypisań kierowców i menedżerów

Rozwiązanie umożliwia jednoczesną aktualizację przypisań dla większych grup kierowców. Dzięki temu zmiany związane z reorganizacją floty lub podziałem odpowiedzialności można przeprowadzać bez konieczności edytowania każdego rekordu osobno.

• Interfejs SAP Fiori dostosowany do potrzeb użytkowników

Interfejs aplikacji obejmuje konfigurowalne filtry, układy tabel i warianty widoków. Użytkownicy mogą dzięki temu dostosować sposób prezentacji danych do wykonywanych zadań i sprawniej pracować z dużą liczbą rekordów.

• Integracja z SAP SuccessFactors

Rozszerzenie współpracuje z SAP SuccessFactors, umożliwiając wymianę danych potrzebnych do realizacji operacji HR. Integracja została zaprojektowana z uwzględnieniem spójności danych oraz ciągłości istniejących procesów.

• Architektura techniczna

Rozwiązanie wykorzystuje technologie SAP i narzędzia programistyczne wspierające rozwój aplikacji, integrację danych oraz kontrolę dostępu.

Zastosowana architektura pozwala oddzielić rozwój dodatkowych funkcji od systemu podstawowego i zapewnia techniczne podstawy do dalszej rozbudowy aplikacji.

Rezultaty projektu

Rozszerzenie SAP SuccessFactors zostało zaprojektowane tak, aby uprościć obsługę masowych operacji HR i lepiej dopasować system do potrzeb dużej organizacji transportowej.

Najważniejsze efekty i możliwości rozwiązania obejmują:

• Obsługa do 10 000 zadań w mniej niż minutę

W testach aplikacja osiągnęła taki wynik podczas przetwarzania zadań zbiorczych. To istotna poprawa w porównaniu z wykonywaniem analogicznych operacji pojedynczo.

• Sprawniejsza obsługa zmian organizacyjnych

Zbiorcza aktualizacja przypisań kierowców i menedżerów ułatwia przeprowadzanie zmian dotyczących dużych grup pracowników.

• Wygodniejsza praca z danymi

Konfigurowalne widoki i filtry SAP Fiori ułatwiają użytkownikom wyszukiwanie rekordów i wykonywanie operacji na dużych zbiorach danych.

• Integracja z istniejącym środowiskiem HR

Rozszerzenie współpracuje z SAP SuccessFactors, wspierając ciągłość procesów i spójność informacji.

• Podstawa do dalszego rozwoju

Architektura side-by-side umożliwia rozwijanie funkcjonalności bez konieczności modyfikowania podstawowego systemu SAP SuccessFactors.

Możliwości dalszej rozbudowy

Architektura rozwiązania stwarza możliwość rozszerzenia jego zastosowania na kolejne biura Girteki w Europie. Wśród rozważanych kierunków rozwoju znajdują się również integracje z innymi rozwiązaniami SAP, w tym z obszaru naliczania wynagrodzeń.

Ewentualny zakres kolejnych etapów będzie zależał od potrzeb biznesowych firmy i decyzji dotyczących dalszego rozwoju jej środowiska HR.

Rozszerzenie SAP SuccessFactors dopasowane do potrzeb firmy

LeverX projektuje i rozwija rozwiązania SAP BTP, które rozszerzają możliwości standardowych systemów SAP i wspierają specyficzne procesy biznesowe przedsiębiorstw. Umów bezpłatną konsultację