قام فريق LeverX بتطوير ملحق SAP BTP جنبًا إلى جنب مع SAP SuccessFactors، مما ساعد شركة Girteka، وهي شركة تضم أكثر من 23,000 موظف، على تبسيط الإدارة الجماعية للمهام المتعلقة بالموارد البشرية.
خلفية المشروع
تُشغِّلGirteka - وهي شركة قوية في مجال الخدمات اللوجستية الأوروبية - أسطولاً ضخمًا يضم أكثر من 6000 شاحنة، تتعامل مع 600,000 شاحنة كاملة سنويًا. وقد أرسى التنفيذ الناجح لنظام SAP SuccessFactors أساسًا قويًا لعمليات الموارد البشرية الخاصة بها، ولكن تعقيد إدارة المهام الجماعية لآلاف السائقين استلزم تطوير حل مخصص. كانت الشركة تبحث عن طريقة لضمان واجهة إدارة البيانات الجماعية في SAP SuccessFactors، وهنا بدأ الجزء الثاني من تعاونها مع LeverX.
التحديات
واجهت Girteka عددًا من التحديات الكبيرة مع استمرارها في النمو وتحديث عملياتها. أجبرت هذه التحديات الشركة على البدء في البحث عن حلول من شأنها زيادة سرعة عمليات الموارد البشرية وضمان إدارة المهام بكفاءة:
- تمحورت إحدى المشكلات حول فرق الموارد البشرية، التي واجهت المهمة الشاقة المتمثلة في إدارة الإنشاء والتعديل والحذف الجماعي لعدد كبير من مهام السائقين. وللحفاظ على الإنتاجية التنظيمية عند المستويات المطلوبة، احتاج الفريق إلى حل يسمح لهم بالتعامل بكفاءة مع عبء العمل الكبير.
- تتطلب التحديثات المتكررة للتغييرات في مهام مدير أسطول السائقين حلاً قادراً على معالجة آلاف الإدخالات بسرعة. تعد الإدارة الدقيقة وفي الوقت المناسب لهذه التغييرات ضرورية لضمان سلاسة العمليات ومنع التأخير.
الأساس المنطقي للتطوير جنباً إلى جنب
للتغلب على هذه العقبات، اقترح فريقنا نهج التطوير جنبًا إلى جنب، وبناء حلول مخصصة تعمل جنبًا إلى جنب مع SAP SuccessFactors بدلاً من تغيير النظام الأساسي. قدمت هذه الاستراتيجية للعميل العديد من المزايا المهمة.
الصورة 1. بنية الحل
- سرعة تطوير ونشر الميزات الجديدة. يمكن لشركة Girteka طرح التطبيقات المخصصة بسرعة أكبر مما لو اضطروا إلى انتظار تحديثات النظام الأساسي. سمح لهم هذا النهج بتلبية حاجة الشركة إلى حلول في الوقت المناسب مثل إدارة المهام وإعادة تعيين السائقين.
- كما وفرت هذه الطريقة مرونة إضافية. فقد قمنا بتصميم التطبيقات وتعديلها خصيصًا لتلبية المتطلبات الفريدة لشركة Girteka دون التقيد بقيود وظائف النظام القياسية. هذه المرونة تجعل من السهل على العميل تكييف الحلول بمرور الوقت مع تطور احتياجاته، سواء بإضافة ميزات جديدة أو إجراء تعديلات بناءً على ملاحظات المستخدمين.
- شهدت تجربة المستخدم أيضاً تحسينات كبيرة. من خلال التطبيقات المصممة خصيصًا، تمكنت Girteka من تصميم واجهات SAP Fiori سهلة الاستخدام التي تجعل التعامل مع مجموعات البيانات الكبيرة أكثر بساطة وكفاءة لفريق الموارد البشرية. وقد صُممت التطبيقات لتتناسب بسلاسة مع تدفقات العمل الحالية، مما عزز سهولة الاستخدام والإنتاجية.
- كان التكامل مجالاً آخر كان فيه النهج الجانبي مفيداً. تم تطوير التطبيقات المخصصة لتتكامل بسلاسة مع SAP SuccessFactors، مما يضمن تواصل جميع الأنظمة بفعالية دون التسبب في حدوث أي انقطاع. كان هذا التكامل السلس يعني تدفق البيانات بسهولة بين الأنظمة، مما يحافظ على الاتساق والدقة في عمليات الموارد البشرية.
- وقد وفر هذا النهج فوائد في قابلية التوسع والصيانة. يمكن توسيع نطاق الحلول المخصصة مع نمو عمليات Girteka. كما أن صيانة هذه التطبيقات أسهل، لأنها تعمل بشكل مستقل عن النظام الأساسي. تسمح هذه الاستقلالية بالتحديثات والصيانة، دون التأثير على استقرار النظام بشكل عام.
لماذا SAP BTP؟
تم اختيار SAP BTP لهذا المشروع نظرًا لقدراته القوية ومزاياه الاستراتيجية:
وقت الطرح (تقدير التنفيذ)
كان أحد الأسباب الرئيسية هو التطوير والنشر السريع الذي يضمنه نظام SAP BTP. وقد سمح ذلك للشركة بتقليل الوقت قبل اختبار تكامل النظام (SIT).
التكامل مع حلول SAP
ضمن الاستثمار في حلول SAP استمرار الشركة في جني فوائد التكامل السلس والوظائف المتقدمة التي يوفرها نظام SAP البيئي.
الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي
من خلال SAP BTP، يمكن للعميل إنشاء اتصال سلس مع SuccessFactors دون تكامل البيانات المعقدة، وبهذه الطريقة ضمان الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي.
المرونة وقابلية التوسعة
يوفر برنامج SAP BTP مرونة واسعة النطاق، حيث يستوعب مجموعة كبيرة من حالات الاستخدام ويتيح الفرصة للتوسعات والتخصيصات المستقبلية للعميل.
الابتكار
يفتح استخدام المنصة مجالاً للخدمات المبتكرة ويوفر منصة مستقبلية للتحسين المستمر وقابلية التوسع.
تجربة المستخدم
مع SAP BTP، يمكن للعميل تعزيز رضا المستخدم من خلال زيادة الإنتاجية من خلال تصميم SAP Fiori البديهي وتحسين الكفاءة العامة وسهولة الاستخدام.
تنفيذ المشروع
تم تنفيذ مشروع تعزيز عمليات الموارد البشرية في Girteka من خلال سلسلة من المراحل المحددة جيدًا. وقد استغرق الفريق ثمانية أشهر فقط لإكمال جميع المراحل، حيث كان لكل مرحلة تأثير كبير على نجاح المشروع بشكل عام، واستغرق إكمالها ثمانية أشهر فقط. دعونا نلقي نظرة على هذه المراحل:
المرحلة 1: التصميم والتطوير
بدأ المشروع بمرحلة تصميم وتطوير مكثفة. كانت إحدى المهام الأساسية التي كان فريقنا مسؤولاً عنها هي فهم الاحتياجات المحددة لقسمي الموارد البشرية والنقل في جيرتيكا. ولإكمال هذه المهمة، أجرى المتخصصون لدينا تحليلاً شاملاً للمتطلبات، والذي تضمن مناقشات وورش عمل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين من كلا القسمين. وبعد جمع المتطلبات، صمم فريق المهندسين المعماريين في مركز تطوير المشاريع في ليفركس BTP بنية حل تتضمن خدمات BTP.
وبعد التسلح بفهم تفصيلي لكيفية تلبية احتياجات العميل بأكثر الطرق فعالية، بدأ فريق التطوير في إنشاء حل باستخدام منهجية أجايل.
وبفضل منهجية Agile، تمكنا من تسهيل وضع النماذج الأولية السريعة والتطوير التكراري، مع بذل الجهود لدمج الملاحظات وتحسين الحل. وقد أتاح ذلك إنشاء امتداد مخصص يتماشى بدقة مع المتطلبات التشغيلية لشركة Girteka.
في غضون أربعة أشهر، قدمنا نموذجًا أوليًا عمليًا، خضع لعدة مراحل من التحسينات خلال سباقات التطوير، مع التركيز الشديد على سهولة الاستخدام والأداء وقدرات التكامل.
المرحلة 2: التكامل والاختبار
كانت المرحلة التالية هي دمج الإضافة مع SAP SuccessFactors. كانت هذه خطوة حاسمة، حيث ضمنت عمل النظام الجديد بسلاسة مع البنية التحتية الحالية للموارد البشرية. خلال هذه المرحلة، قام فريق التطوير، بالتعاون مع استشاريي Success Factors، بتخطيط دقيق لكيفية تدفق البيانات بين الإضافة الجديدة ونظام SAP SuccessFactors للحفاظ على الاتساق والتكامل.
ثم تم إجراء دورات اختبار مكثفة للتحقق من أداء النظام وموثوقيته. تم إجراء اختبار تكامل النظام (SIT) للتأكد من أن جميع مكونات الحل تعمل معًا بشكل صحيح وأن التكامل مع SAP SuccessFactors يعمل على النحو المنشود. بعد اختبار تكامل النظام (SIT)، تم إجراء اختبار قبول المستخدم (UAT). وشمل ذلك مستخدمي الأعمال من قسمي الموارد البشرية والنقل في Girteka لاختبار النظام في ظل ظروف العالم الحقيقي للتأكد من أنه يلبي احتياجاتهم. وركزت هذه الاختبارات على الجوانب المهمة، مثل سرعات المعالجة ودقة العمليات الشاملة، والتي كانت ضرورية للتعامل مع كميات كبيرة من البيانات بكفاءة.
كما تضمنت مرحلة الاختبار أيضًا ضبط الأداء لتحسين النظام من أجل المعالجة عالية السرعة، مما يضمن قدرته على التعامل مع إنشاء المهام الضخمة وتعديلها وحذفها دون حدوث اختناقات في الأداء.
المرحلة 3: النشر والتدريب (قادم)
مع اكتمال مرحلة الاختبار، كانت الخطوة التالية هي نشر الحل وتدريب المستخدم. سيتم نشر النظام الجديد على المستخدمين الرئيسيين، بما في ذلك مسؤولي الموارد البشرية ومديري مراكز التدريب ومديري السائقين ومديري الأساطيل.
تم توفير دورات تدريبية شاملة لتعريف المستخدمين الرئيسيين بالنظام الجديد. وغطت هذه الجلسات جميع جوانب الإضافة الجديدة، بدءاً من التصفح الأساسي إلى التعامل مع مهام البيانات المعقدة. بالإضافة إلى ذلك، تم إنشاء وثائق مفصلة للمستخدمين لتكون بمثابة دليل مرجعي للمستخدمين، مما يساعدهم على فهم قدرات النظام وكيفية الاستفادة منها بفعالية.
كان التدريب والدعم المقدمين خلال هذه المرحلة حاسمين في تسهيل اعتماد المستخدمين، مما يضمن قدرة فريق الموارد البشرية على الاستفادة الكاملة من ميزات النظام الجديد لتحسين كفاءتهم وإنتاجيتهم.
أبرز ملامح الحل الرئيسي
الإدارة الجماعية للمهام التي يجب إنجازها للسائقين
صممنا هذه الميزة لتمكين فريق الموارد البشرية في Girteka من إنشاء المهام وتحديثها وحذفها على نطاق واسع. يعمل الحل على تحسين سرعة المعالجة بشكل كبير، مما يسمح بمعالجة ما يصل إلى 10000 مهمة في أقل من دقيقة واحدة. وهذا يقلل من الوقت والجهد اللازمين لإدارة المهام ويحرر موارد الموارد البشرية للتركيز على أنشطة أكثر استراتيجية.
تغيير المدير الشامل
من المكونات المهمة الأخرى قدرة النظام على إدارة التغييرات الجماعية في تعيينات السائقين ومديري الأساطيل. تم تصميم هذه الميزة لإعادة تعيين مديرين معينين بكفاءة لمجموعات كبيرة من السائقين، والتعامل مع آلاف السجلات لكل طلب. تُعد هذه الإمكانية ذات قيمة خاصة في السيناريوهات التي تكون فيها إعادة تنظيم الأسطول أو إعادة التعيينات الإدارية ضرورية بشكل منتظم، مما يضمن إمكانية تنفيذ هذه التغييرات بسرعة ودقة دون تعطيل العمليات.
واجهة مستخدم بديهية وقابلة للتخصيص
أنشأ فريق التصميم لدينا أيضًا تصميمًا سهل الاستخدام مصممًا خصيصًا لتلبية احتياجات Girteka الخاصة. تتميز الواجهة بفلاتر قابلة للتخصيص، وتخطيطات الجداول، وإدارة المتغيرات، مما يسمح للمستخدمين بتخصيص طريقة عرضهم وتفاعلهم مع البيانات. تساعد هذه القدرة على التخصيص المستخدمين على التنقل بين مجموعات البيانات الكبيرة بسهولة أكبر وأداء مهامهم بكفاءة أكبر، مما يعزز رضا المستخدم وإنتاجيته بشكل عام.
التكامل السلس مع SAP SuccessFactors
التكامل السلس مع SAP SuccessFactors هو حجر الزاوية في الحل. وقد استفاد فريق مركز تطور المؤسسات في BTP من قدرات SAP BTP المتقدمة لضمان تدفق البيانات بسلاسة بين الإضافة الجديدة وأنظمة الموارد البشرية الحالية. يحافظ هذا التكامل على استمرارية البيانات ودقتها، مما يضمن عمل العمليات المحسّنة بانسجام مع البنية التحتية القائمة للموارد البشرية في Girteka. يعد التدفق السلس للبيانات أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على الكفاءة التشغيلية وتجنب تضارب البيانات الذي قد يؤثر على وظائف الموارد البشرية.
البنية التقنية
يستفيد ملحق SAP BTP جنبًا إلى جنب من حزمة تقنية قوية لضمان الأداء العالي ودقة التكامل:
| الواجهة الخلفية |
|
| الواجهة الأمامية |
|
| التكامل |
|
| قاعدة البيانات | |
| الأمان |
|
الإنجازات الرئيسية والآفاق المستقبلية
لم يعالج هذا المشروع التحديات التشغيلية الحالية لشركة Girteka فحسب، بل أرسى أيضًا الأساس لإدارة القوى العاملة الواسعة النطاق بكفاءة وسهولة غير مسبوقة.
تعزيز الكفاءة
من أهم الإنجازات التي حققها هذا الامتداد هو الانخفاض الكبير في الوقت المطلوب لإدارة المهام الجماعية وإعادة تعيين المديرين. حيث يمكن الآن إنجاز المهام التي كانت تستغرق ساعات في السابق في دقائق معدودة، وذلك بفضل قدرة الحل على معالجة ما يصل إلى 10000 مهمة في أقل من دقيقة. تحرر هذه الكفاءة موارد الموارد البشرية القيّمة، مما يسمح لهم بالتركيز على المبادرات الاستراتيجية بدلاً من العمليات اليدوية التي تستغرق وقتاً طويلاً.
واجهة مستخدم محسّنة
يتميز الحل بواجهة سهلة الاستخدام وبديهية تم تصميمها خصيصاً لتلبية احتياجات Girteka الخاصة. تشتمل واجهة المستخدم القابلة للتخصيص على عوامل تصفية وتخطيطات الجداول وخيارات إدارة المتغيرات، مما أدى إلى تحسين رضا المستخدم وإنتاجيته بشكل كبير. يسهل هذا التصميم على المستخدمين التنقل بين مجموعات البيانات الكبيرة وأداء مهامهم بفعالية أكبر، مما يساهم في توفير تجربة مستخدم أكثر سلاسة وجاذبية.
التكامل السلس
حرصت LeverX على أن تتكامل الإضافة بسلاسة مع SAP SuccessFactors، مما يحافظ على تكامل البيانات واستمرارية العمليات. ويضمن هذا التكامل تدفق البيانات بسلاسة بين الإضافة الجديدة وأنظمة الموارد البشرية الحالية في Girteka، مما يدعم عمليات الموارد البشرية المتسقة والدقيقة. ويُعد التدفق السلس للبيانات أمرًا بالغ الأهمية لتقليل الانقطاعات وتعزيز الكفاءة العامة لوظائف الموارد البشرية.
قابلية التوسع
تم تصميم الإضافة للتعامل مع أحجام كبيرة من البيانات، وهو ما يلبي احتياجات Girteka الحالية ويوفر أيضًا قابلية التوسع للنمو المستقبلي. ومع توسع Girteka وتزايد احتياجاتها من البيانات، فإن الحل مجهز للتوسع جنباً إلى جنب معهم، مما يضمن استمرار الكفاءة والأداء.
ردود فعل إيجابية من المستخدمين
كانت ردود الفعل المبكرة من المستخدمين الرئيسيين إيجابية للغاية. فقد لاحظ المستخدمون التأثير الكبير للملحق على تبسيط عمليات الموارد البشرية المعقدة وتعزيز قدرتهم على إدارة العمليات الجماعية بسرعة ودقة.
الآفاق المستقبلية
بالنظر إلى المستقبل، هناك فرص مثيرة لمزيد من الابتكار والتعاون:
- تخطط شركة LeverX لتوسيع نطاق وظائف الحل ليشمل مكاتب Girteka في جميع أنحاء أوروبا، مما يوسع نطاق تأثير هذه التحسينات.
- قد تشمل عمليات التطبيق المستقبلية المحتملة سحابة SAP Payroll Cloud وأنظمة SAP الأخرى لتعزيز قدرات الموارد البشرية وتبسيط العمليات.