LeverX-tiimi kehitti SAP SuccessFactorsille SAP BTP Side-by-Side Extension -laajennuksen, jonka avulla yli 23 000 työntekijää työllistävä Girteka-yritys pystyi yksinkertaistamaan henkilöstöhallintoon liittyvien tehtävien massahallintaa.
Hankkeen tausta
Girtekalla - Euroopan logistiikka-alan suuryrityksellä - on laaja, yli 6 000 kuorma-auton laivasto, joka käsittelee vuosittain 600 000 täyttä kuormaa. SAP SuccessFactorsin menestyksekäs käyttöönotto loi vahvan perustan heidän HR-prosesseilleen, mutta tuhansien kuljettajien massatehtävien hallinnan monimutkaisuus vaati mukautetun ratkaisun kehittämistä. Yritys etsi keinoa varmistaa massatietojen hallintaliittymä SAP SuccessFactorsissa, ja tästä alkoi LeverXin kanssa tehdyn yhteistyön toinen osa.
Haasteet
Girteka kohtasi useita merkittäviä haasteita, kun se jatkoi kasvuaan ja modernisoi toimintaansa. Nämä haasteet pakottivat yrityksen etsimään ratkaisuja, jotka nopeuttaisivat HR-prosesseja ja varmistaisivat tehokkaan tehtävienhallinnan:
- Yksi ongelmista keskittyi HR-tiimeihin, joilla oli edessään pelottava tehtävä hallita suuren määrän kuljettajatehtävien massaluontia, -muutoksia ja -poistoja. Jotta organisaation tuottavuus pysyisi vaaditulla tasolla, tiimi tarvitsi ratkaisun, jonka avulla se pystyisi tehokkaasti käsittelemään laajan työmäärän.
- Kuljettajien kalustonhoitajan tehtävien muutosten tiheät päivitykset edellyttivät ratkaisua, joka kykeni käsittelemään nopeasti tuhansia merkintöjä. Näiden muutosten oikea-aikainen ja tarkka hallinta on olennaisen tärkeää sujuvan toiminnan varmistamiseksi ja viivästysten välttämiseksi.
Side-by-Side-kehityksen perustelut
Näiden esteiden voittamiseksi tiimimme ehdotti side-by-side-kehitysmenetelmää, jossa rakennettiin räätälöityjä ratkaisuja, jotka toimivat yhdessä SAP SuccessFactorsin kanssa sen sijaan, että muutettaisiin ydinjärjestelmää. Tämä strategia tarjosi asiakkaalle useita merkittäviä etuja.
Kuva 1. Ratkaisun arkkitehtuuri
- Uusien ominaisuuksien nopeampi kehittäminen ja käyttöönotto. Girteka pystyi ottamaan mukautetut sovellukset käyttöön nopeammin kuin jos se olisi joutunut odottamaan ydinjärjestelmän päivityksiä. Tällainen lähestymistapa mahdollisti sen, että Girteka pystyi vastaamaan yrityksen tarpeeseen saada ajantasaisia ratkaisuja, kuten tehtävien hallinta ja kuljettajien uudelleenjako.
- Menetelmä tarjosi myös lisää joustavuutta. Suunnittelimme ja muokkasimme sovelluksia erityisesti Girtekan ainutlaatuisia vaatimuksia varten ilman, että järjestelmän vakiotoiminnallisuuksien rajoitukset olisivat rajoittaneet niitä. Tämän joustavuuden ansiosta asiakkaan on helpompi mukauttaa ratkaisuja ajan mittaan tarpeidensa kehittyessä joko lisäämällä uusia ominaisuuksia tai tekemällä muutoksia käyttäjäpalautteen perusteella.
- Myös käyttäjäkokemus parani merkittävästi. Räätälöityjen sovellusten avulla Girteka pystyi luomaan intuitiivisia SAP Fiori -käyttöliittymiä, jotka tekevät suurten tietokokonaisuuksien käsittelystä yksinkertaisempaa ja tehokkaampaa henkilöstöhallintotiimille. Sovellukset räätälöitiin niin, että ne sopivat saumattomasti heidän nykyisiin työnkulkuihinsa, mikä parantaa käytettävyyttä ja tuottavuutta.
- Integrointi oli toinen osa-alue, jossa rinnakkaislähestymistavasta oli hyötyä. Räätälöidyt sovellukset kehitettiin integroitumaan sujuvasti SAP SuccessFactorsin kanssa, jolloin varmistettiin, että kaikki järjestelmät kommunikoivat tehokkaasti aiheuttamatta häiriöitä. Saumattoman integraation ansiosta tiedot kulkivat vaivattomasti järjestelmien välillä ja HR-toimintojen johdonmukaisuus ja tarkkuus säilyivät.
- Tämä lähestymistapa toi etuja skaalautuvuuteen ja ylläpitoon. Räätälöityjä ratkaisuja voidaan laajentaa Girtekan toiminnan kasvaessa. Näiden sovellusten ylläpito on helpompaa, koska ne toimivat ydinjärjestelmästä riippumatta. Riippumattomuus mahdollistaa päivitykset ja ylläpidon vaikuttamatta järjestelmän kokonaisvakaudelle.
Miksi SAP BTP?
SAP BTP valittiin tähän hankkeeseen sen vankkojen ominaisuuksien ja strategisten etujen vuoksi:
Käyttöönottoaika (arvioitu toteutus)
Yksi tärkeimmistä syistä oli SAP BTP:n takaama nopea kehitys ja käyttöönotto. Näin yritys pystyi minimoimaan järjestelmän integrointitestaukseen (SIT) kuluvan ajan.
Integrointi SAP-ratkaisuihin
Investointi SAP-ratkaisuihin varmisti, että yritys voi jatkossakin hyödyntää SAP-ekosysteemin tarjoaman saumattoman integraation ja kehittyneiden toimintojen etuja.
Reaaliaikainen tiedonsaanti
SAP BTP:n avulla asiakas voi luoda saumattoman yhteyden SuccessFactorsin kanssa ilman monimutkaisia dataintegraatioita ja varmistaa näin reaaliaikaisen tiedonsaannin.
Joustavuus ja laajennettavuus
SAP BTP tarjoaa laajaa joustavuutta, joka sopii monenlaisiin käyttötapauksiin ja tarjoaa asiakkaalle mahdollisuuden tuleviin laajennuksiin ja räätälöinteihin.
Innovaatio
Alustan käyttö avaa tilaa innovatiivisille palveluille ja tarjoaa tulevaisuudenkestävän alustan jatkuvalle parantamiselle ja skaalautuvuudelle.
Käyttäjäkokemus
SAP BTP:n avulla asiakas voi parantaa käyttäjätyytyväisyyttä lisäämällä tuottavuutta intuitiivisen SAP Fiori -suunnittelun avulla ja parantamalla yleistä tehokkuutta ja käytettävyyttä.
Hankkeen toteutus
Girtekan HR-prosessien parantamiseen tähtäävä hanke toteutettiin useiden tarkoin määriteltyjen vaiheiden avulla. Kaikki vaiheet, joista jokaisella oli merkittävä vaikutus hankkeen kokonaismenestykseen, kesti vain kahdeksan kuukautta. Tarkastellaanpa näitä vaiheita:
Vaihe 1: Suunnittelu ja kehittäminen
Hanke alkoi intensiivisellä suunnittelu- ja kehitysvaiheella. Yksi tiimimme keskeisistä tehtävistä oli ymmärtää Girtekan henkilöstö- ja kuljetusosastojen erityistarpeet. Tämän tehtävän suorittamiseksi asiantuntijamme suorittivat perusteellisen vaatimusanalyysin, johon sisältyi keskusteluja ja työpajoja molempien osastojen keskeisten sidosryhmien kanssa. Vaatimusten keräämisen jälkeen LeverX BTP Enterprise Evolution Centerin arkkitehtitiimi suunnitteli BTP-palvelut sisältävän ratkaisuarkkitehtuurin.
Kun kehitystiimi oli saanut yksityiskohtaisen käsityksen siitä, miten asiakkaan tarpeet voitaisiin täyttää mahdollisimman tehokkaasti, se alkoi luoda ratkaisua ketterää menetelmää käyttäen.
Ketterän lähestymistavan ansiosta pystyimme helpottamaan nopeaa prototyyppien luomista ja iteratiivista kehittämistä ja pyrimme samalla ottamaan palautteen huomioon ja hiomaan ratkaisua. Se mahdollisti räätälöidyn laajennuksen luomisen, joka oli tarkasti linjassa Girtekan toiminnallisten vaatimusten kanssa.
Toimitimme neljässä kuukaudessa toimivan prototyypin, jota parannettiin useissa vaiheissa kehityssprinttien aikana keskittyen erityisesti käytettävyyteen, suorituskykyyn ja integrointimahdollisuuksiin.
Vaihe 2: Integrointi ja testaus
Seuraava vaihe oli laajennuksen integrointi SAP SuccessFactorsin kanssa. Tämä oli ratkaiseva vaihe, sillä sen avulla varmistettiin, että uusi järjestelmä toimi saumattomasti nykyisen HR-infrastruktuurin kanssa. Tämän vaiheen aikana kehitystiimi kartoitti yhdessä Success Factorsin konsulttien kanssa huolellisesti, miten tiedot kulkisivat uuden laajennuksen ja SAP SuccessFactorsin välillä, jotta yhdenmukaisuus ja eheys säilyisivät.
Tämän jälkeen suoritettiin laajoja testausjaksoja järjestelmän suorituskyvyn ja luotettavuuden validoimiseksi. Järjestelmäintegraatiotestaus (SIT) suoritettiin sen varmistamiseksi, että kaikki ratkaisun osat toimivat yhdessä oikein ja että integraatio SAP SuccessFactorsin kanssa toimi tarkoitetulla tavalla. SIT:n jälkeen suoritettiin käyttäjän hyväksymistestaus (User Acceptance Testing, UAT). Siinä Girtekan HR- ja kuljetusosastojen käyttäjät testasivat järjestelmää todellisissa olosuhteissa varmistaakseen, että se vastasi heidän tarpeitaan. Testeissä keskityttiin kriittisiin seikkoihin, kuten käsittelynopeuteen ja massatoimintojen tarkkuuteen, jotka olivat olennaisia suurten tietomäärien tehokkaan käsittelyn kannalta.
Testausvaiheeseen kuului myös suorituskyvyn viritys, jolla järjestelmä optimoitiin nopeaa käsittelyä varten ja jolla varmistettiin, että se pystyy käsittelemään tehtävien massaluomista, -muokkausta ja -poistoa ilman suorituskyvyn pullonkauloja.
Vaihe 3: Käyttöönotto ja koulutus (tulossa)
Kun testausvaihe oli valmis, seuraava vaihe oli ratkaisun käyttöönotto ja käyttäjäkoulutus. Uusi järjestelmä otetaan käyttöön avainkäyttäjille, kuten henkilöstöhallinnoijille, koulutuskeskusten johtajille, kuljettajapäälliköille ja kalustopäälliköille.
Avainkäyttäjille järjestettiin kattavat koulutustilaisuudet, joissa heidät perehdytettiin uuteen järjestelmään. Koulutustilaisuuksissa käsiteltiin kaikkia uuden laajennuksen näkökohtia perusnavigoinnista monimutkaisten tietotehtävien käsittelyyn. Lisäksi luotiin yksityiskohtainen käyttäjädokumentaatio, joka toimii käyttäjille viiteoppaana ja auttaa heitä ymmärtämään järjestelmän ominaisuuksia ja niiden tehokasta hyödyntämistä.
Tämän vaiheen aikana annettu koulutus ja tuki olivat ratkaisevia tekijöitä käyttäjien omaksumisen helpottamisessa ja sen varmistamisessa, että henkilöstöhallintotiimi voi hyödyntää täysimääräisesti uuden järjestelmän ominaisuuksia tehokkuuden ja tuottavuuden parantamiseksi.
Ratkaisun tärkeimmät kohokohdat
Kuljettajien tehtävien massahallinta
Suunnittelimme tämän ominaisuuden, jotta Girtekan HR-tiimi voi luoda, päivittää ja poistaa tehtäviä massiivisesti. Ratkaisu parantaa huomattavasti käsittelynopeutta, sillä sen avulla voidaan käsitellä jopa 10 000 tehtävää alle minuutissa. Tämä vähentää tehtävien hallintaan kuluvaa aikaa ja vaivaa ja vapauttaa HR-resursseja keskittymään strategisempiin toimintoihin.
Massapäällikön vaihto
Toinen kriittinen tekijä on järjestelmän kyky hallita kuljettajien ja kalustonhoitajien tehtävien massamuutoksia. Tämä ominaisuus on suunniteltu suurten kuljettajaryhmien tiettyjen johtajien tehokkaaseen uudelleenmäärittämiseen ja tuhansien tietueiden käsittelyyn pyyntöä kohden. Tämä ominaisuus on erityisen arvokas tilanteissa, joissa kaluston uudelleenjärjestelyt tai johtajien uudelleenjärjestelyt ovat säännöllisesti tarpeen, sillä se varmistaa, että tällaiset muutokset voidaan toteuttaa nopeasti ja tarkasti toimintaa häiritsemättä.
Intuitiivinen ja mukautettava käyttöliittymä
Suunnittelutiimimme loi myös käyttäjäystävällisen ulkoasun, joka on räätälöity vastaamaan Girtekan erityistarpeita. Käyttöliittymässä on muokattavia suodattimia, taulukkoasetteluja ja varianttien hallintaa, joiden avulla käyttäjät voivat muokata näkymäänsä ja vuorovaikutustaan tietojen kanssa. Tämä räätälöintimahdollisuus auttaa käyttäjiä navigoimaan helpommin suurissa tietokokonaisuuksissa ja suorittamaan tehtävänsä tehokkaammin, mikä parantaa yleistä käyttäjätyytyväisyyttä ja tuottavuutta.
Saumaton integrointi SAP SuccessFactorsin kanssa
Saumaton integrointi SAP SuccessFactorsin kanssa on ratkaisun kulmakivi. BTP Enterprise Evolution Center -tiimimme hyödynsi SAP BTP:n kehittyneitä ominaisuuksia varmistaakseen, että tiedot kulkevat sujuvasti uuden laajennuksen ja nykyisten HR-järjestelmien välillä. Integrointi ylläpitää tietojen jatkuvuutta ja tarkkuutta ja varmistaa, että laajennetut prosessit toimivat harmonisesti Girtekan vakiintuneen HR-infrastruktuurin kanssa. Sujuva tiedonkulku on ratkaisevan tärkeää toiminnan tehokkuuden ylläpitämiseksi ja HR-toimintoihin vaikuttavien tietojen epäjohdonmukaisuuksien välttämiseksi.
Tekninen arkkitehtuuri
SAP BTP Side-by-Side Extension hyödyntää vankkaa teknologiapakkaa korkean suorituskyvyn ja integraation uskollisuuden varmistamiseksi:
| Backend |
|
| Frontend |
|
| Integrointi |
|
| Tietokanta | |
| Turvallisuus |
|
Tärkeimmät saavutukset ja tulevaisuuden näkymät
Tämä hanke ei ainoastaan ratkaissut Girtekan nykyisiä operatiivisia haasteita, vaan loi myös pohjan heidän laajan työvoimansa hallinnalle ennennäkemättömän tehokkaasti ja helposti.
Parannettu tehokkuus
Yksi tämän laajennuksen merkittävimmistä saavutuksista on massatehtävien hallintaan ja esimiesten uudelleensijoitukseen tarvittavan ajan dramaattinen väheneminen. Aikaisemmin tunteja kestäneet tehtävät voidaan nyt suorittaa muutamassa minuutissa, koska ratkaisu pystyy käsittelemään jopa 10 000 tehtävää alle minuutissa. Tämä tehokkuus vapauttaa arvokkaita henkilöstöresursseja, jolloin ne voivat keskittyä strategisiin aloitteisiin manuaalisten, aikaa vievien prosessien sijaan.
Parannettu käyttöliittymä
Ratkaisussa on intuitiivinen ja käyttäjäystävällinen käyttöliittymä, joka on räätälöity Girtekan erityistarpeiden mukaan. Mukautettavissa oleva käyttöliittymä sisältää suodattimia, taulukkoasetteluja ja vaihtoehtojen hallintavaihtoehtoja, jotka ovat parantaneet merkittävästi käyttäjien tyytyväisyyttä ja tuottavuutta. Suunnittelun ansiosta käyttäjien on helpompi navigoida suurissa tietokokonaisuuksissa ja suorittaa tehtävänsä tehokkaammin, mikä edistää sujuvampaa ja houkuttelevampaa käyttökokemusta.
Saumaton integrointi
LeverX varmisti, että laajennus integroituu saumattomasti SAP SuccessFactors -järjestelmään ja säilyttää tietojen eheyden ja prosessien jatkuvuuden. Integraatio varmistaa, että tiedot kulkevat vaivattomasti uuden laajennuksen ja Girtekan nykyisten HR-järjestelmien välillä, mikä tukee johdonmukaisia ja tarkkoja HR-toimintoja. Saumaton tiedonkulku on ratkaisevan tärkeää häiriöiden minimoimiseksi ja HR-toimintojen yleisen tehokkuuden lisäämiseksi.
Skaalautuvuus
Laajennus on suunniteltu käsittelemään suuria tietomääriä, mikä vastaa Girtekan nykyisiä tarpeita ja tarjoaa myös skaalautuvuutta tulevaa kasvua varten. Kun Girteka laajenee ja sen tietotarpeet kasvavat, ratkaisu on varustettu skaalautumaan Girtekan mukana, mikä takaa jatkuvan tehokkuuden ja suorituskyvyn.
Positiivinen käyttäjäpalaute
Varhainen palaute tärkeimmiltä käyttäjiltä on ollut ylivoimaisen myönteistä. Käyttäjät ovat huomanneet laajennuksen merkittävän vaikutuksen monimutkaisten HR-prosessien yksinkertaistamiseen ja parantavan heidän kykyään hallita massatoimintoja nopeasti ja tarkasti.
Tulevaisuuden näkymät
Tulevaisuudessa on jännittäviä mahdollisuuksia uusiin innovaatioihin ja yhteistyöhön:
- LeverX aikoo laajentaa ratkaisun toiminnallisuuksia Girtekan toimipisteisiin eri puolilla Eurooppaa, mikä laajentaa näiden parannusten vaikutusta.
- Mahdollisia tulevia toteutuksia voivat olla SAP Payroll Cloud ja muut SAP-järjestelmät, joilla parannetaan edelleen HR-ominaisuuksia ja tehostetaan prosesseja.