Il team LeverX ha sviluppato l'estensione SAP BTP Side-by-Side per SAP SuccessFactors, aiutando Girteka, un'azienda con oltre 23.000 dipendenti, a semplificare la gestione di massa delle attività legate alle risorse umane.
Il contesto del progetto
Girteka - una potenza della logistica europea - gestisce un'ampia flotta di oltre 6.000 camion, con 600.000 carichi completi all'anno. Il successo dell'implementazione di SAP SuccessFactors ha gettato una solida base per i processi HR, ma la complessità della gestione delle attività di massa per migliaia di autisti ha reso necessario lo sviluppo di una soluzione personalizzata. L'azienda era alla ricerca di un modo per garantire un'interfaccia di gestione dei dati di massa in SAP SuccessFactors, ed è qui che è iniziata la seconda parte della collaborazione con LeverX.
Le sfide
Girteka ha dovuto affrontare una serie di sfide significative a causa della crescita e della modernizzazione delle sue attività. Queste sfide hanno spinto l'azienda a cercare soluzioni che aumentassero la velocità dei processi HR e garantissero una gestione efficiente delle attività:
- Uno dei problemi riguardava i team delle risorse umane, che dovevano affrontare lo scoraggiante compito di gestire la creazione, la modifica e l'eliminazione in massa di un gran numero di attività dei driver. Per mantenere la produttività dell'organizzazione ai livelli richiesti, il team aveva bisogno di una soluzione che consentisse di gestire in modo efficiente l'ampio carico di lavoro.
- I frequenti aggiornamenti sulle modifiche alle assegnazioni dei gestori di flotte di conducenti richiedevano una soluzione in grado di elaborare rapidamente migliaia di voci. La gestione tempestiva e accurata di queste modifiche è essenziale per garantire il funzionamento regolare ed evitare ritardi.
Motivazione dello sviluppo side-by-side
Per superare questi ostacoli, il nostro team ha proposto un approccio di sviluppo side-by-side, costruendo soluzioni personalizzate che lavorassero in tandem con SAP SuccessFactors invece di modificare il sistema principale. Questa strategia ha offerto al cliente diversi vantaggi significativi.
Figura 1. Architettura della soluzione
- Sviluppo e implementazione più rapidi di nuove funzionalità. Girteka ha potuto lanciare le applicazioni personalizzate più rapidamente rispetto agli aggiornamenti del sistema centrale. Questo approccio ha permesso di soddisfare le esigenze dell'azienda di soluzioni tempestive come la gestione delle attività e la riassegnazione dei conducenti.
- Questo metodo ha anche fornito una maggiore flessibilità. Abbiamo progettato e messo a punto applicazioni specifiche per i requisiti unici di Girteka, senza essere vincolati dai limiti delle funzionalità standard del sistema. Questa flessibilità rende più facile per il cliente adattare le soluzioni nel tempo, in base all'evoluzione delle sue esigenze, aggiungendo nuove funzionalità o apportando modifiche in base al feedback degli utenti.
- Anche l'esperienza dell'utente ha registrato miglioramenti significativi. Con le applicazioni personalizzate, Girteka ha potuto creare interfacce SAP Fiori intuitive che rendono la gestione di grandi insiemi di dati più semplice ed efficiente per il team HR. Le applicazioni sono state personalizzate per adattarsi perfettamente ai flussi di lavoro esistenti, migliorando l'usabilità e la produttività.
- L'integrazione è stata un'altra area in cui l'approccio side-by-side è stato vantaggioso. Le applicazioni personalizzate sono state sviluppate per integrarsi senza problemi con SAP SuccessFactors, assicurando che tutti i sistemi comunicassero efficacemente senza causare interruzioni. Questa perfetta integrazione ha fatto sì che i dati fluissero senza sforzo tra i sistemi, mantenendo coerenza e accuratezza nelle operazioni HR.
- Questo approccio ha offerto vantaggi in termini di scalabilità e manutenzione. Le soluzioni personalizzate possono essere scalate in base alla crescita delle attività di Girteka. La manutenzione di queste applicazioni è più semplice, poiché operano in modo indipendente dal sistema principale. Questa indipendenza consente di effettuare aggiornamenti e manutenzioni senza compromettere la stabilità complessiva del sistema.
Perché SAP BTP?
SAP BTP è stato scelto per questo progetto grazie alle sue solide capacità e ai suoi vantaggi strategici:
Tempo di rollout (stima dell'implementazione)
Una delle ragioni principali è stata la rapidità di sviluppo e implementazione garantita da SAP BTP. Questo ha permesso all'azienda di ridurre al minimo il tempo prima del System Integration Testing (SIT).
Integrazione con le soluzioni SAP
L'investimento nelle soluzioni SAP ha garantito all'azienda la possibilità di continuare a raccogliere i vantaggi della perfetta integrazione e delle funzionalità avanzate offerte dall'ecosistema SAP.
Accesso ai dati in tempo reale
Con SAP BTP, il cliente può stabilire una connettività continua con SuccessFactors senza complesse integrazioni di dati, garantendo così un accesso ai dati in tempo reale.
Flessibilità ed estensibilità
SAP BTP offre un'ampia flessibilità, che si adatta a una vasta gamma di casi d'uso e offre l'opportunità di estensioni e personalizzazioni future per il cliente.
Innovazione
L'utilizzo della piattaforma apre spazio a servizi innovativi e fornisce una piattaforma a prova di futuro per il miglioramento continuo e la scalabilità.
Esperienza utente
Con SAP BTP, il cliente può migliorare la soddisfazione dell'utente aumentando la produttività grazie al design intuitivo di SAP Fiori, migliorando l'efficienza complessiva e l'usabilità.
Implementazione del progetto
Il progetto di miglioramento dei processi HR di Girteka è stato realizzato attraverso una serie di fasi ben definite. Tutte le fasi, ognuna delle quali ha avuto un impatto significativo sul successo complessivo del progetto, hanno richiesto al team solo otto mesi per essere completate. Diamo un'occhiata a queste fasi:
Fase 1: Progettazione e sviluppo
Il progetto è iniziato con un'intensa fase di progettazione e sviluppo. Uno dei compiti essenziali del nostro team è stato quello di comprendere le esigenze specifiche dei reparti Risorse Umane e Trasporti di Girteka. Per portare a termine questo compito, i nostri specialisti hanno eseguito un'analisi approfondita dei requisiti, che ha comportato discussioni e workshop con i principali stakeholder di entrambi i reparti. Dopo aver raccolto i requisiti, il team di architetti del LeverX BTP Enterprise Evolution Center ha progettato un'architettura di soluzione che includeva i servizi BTP.
Con una comprensione dettagliata di come soddisfare le esigenze del cliente nel modo più efficiente, il team di sviluppo ha iniziato a creare una soluzione utilizzando la metodologia Agile.
Grazie all'approccio Agile, siamo stati in grado di facilitare la prototipazione rapida e lo sviluppo iterativo, sforzandoci di incorporare i feedback e di perfezionare la soluzione. Questo ha permesso di creare un'estensione personalizzata che era esattamente allineata con i requisiti operativi di Girteka.
In quattro mesi abbiamo consegnato un prototipo funzionante, che è stato sottoposto a diverse fasi di miglioramento nel corso degli sprint di sviluppo, con particolare attenzione all'usabilità, alle prestazioni e alle capacità di integrazione.
Fase 2: integrazione e test
La fase successiva è stata l'integrazione dell'estensione con SAP SuccessFactors. Si trattava di un passaggio cruciale, in quanto assicurava che il nuovo sistema funzionasse senza problemi con l'infrastruttura HR esistente. Durante questa fase, il team di sviluppo, in collaborazione con i consulenti di Success Factors, ha tracciato con cura il flusso di dati tra la nuova estensione e SAP SuccessFactors per mantenere coerenza e integrità.
Sono stati quindi eseguiti ampi cicli di test per convalidare le prestazioni e l'affidabilità del sistema. Sono stati condotti test di integrazione del sistema (System Integration Testing, SIT) per garantire che tutti i componenti della soluzione funzionassero correttamente e che l'integrazione con SAP SuccessFactors funzionasse come previsto. Dopo il SIT, è stato eseguito l'User Acceptance Testing (UAT). Gli utenti aziendali dei reparti Risorse Umane e Trasporti di Girteka hanno testato il sistema in condizioni reali per assicurarsi che rispondesse alle loro esigenze. Questi test si sono concentrati su aspetti critici, come la velocità di elaborazione e l'accuratezza delle operazioni di massa, essenziali per gestire in modo efficiente grandi volumi di dati.
La fase di test ha incluso anche la messa a punto delle prestazioni per ottimizzare il sistema per l'elaborazione ad alta velocità, assicurando che fosse in grado di gestire la creazione, la modifica e l'eliminazione di massa di attività senza colli di bottiglia.
Fase 3: Distribuzione e formazione (prossimamente)
Completata la fase di test, il passo successivo è stato l'implementazione della soluzione e la formazione degli utenti. Il nuovo sistema sarà distribuito ai principali utenti, tra cui amministratori delle risorse umane, responsabili dei centri di formazione, responsabili degli autisti e gestori di flotte.
Sono state organizzate sessioni di formazione complete per familiarizzare gli utenti chiave con il nuovo sistema. Queste sessioni hanno riguardato tutti gli aspetti della nuova estensione, dalla navigazione di base alla gestione di attività complesse sui dati. Inoltre, è stata creata una documentazione dettagliata per gli utenti, per aiutarli a comprendere le funzionalità del sistema e a sfruttarle in modo efficace.
La formazione e il supporto forniti durante questa fase sono stati fondamentali per facilitare l'adozione da parte degli utenti, assicurando che il team delle risorse umane possa utilizzare appieno le funzionalità del nuovo sistema per migliorare la propria efficienza e produttività.
Punti salienti della soluzione
Gestione di massa dei compiti da fare per gli autisti
Abbiamo progettato questa funzione per consentire al team HR di Girteka di creare, aggiornare e cancellare attività su vasta scala. La soluzione migliora notevolmente la velocità di elaborazione, consentendo di gestire fino a 10.000 attività in meno di un minuto. Questo riduce il tempo e l'impegno necessari per la gestione delle attività e libera le risorse HR per concentrarsi su attività più strategiche.
Cambio di manager di massa
Un'altra componente critica è la capacità del sistema di gestire i cambiamenti di massa nelle assegnazioni dei conducenti e dei gestori di flotta. Questa funzione è stata progettata per riassegnare in modo efficiente alcuni manager per grandi gruppi di conducenti, gestendo migliaia di record per richiesta. Questa capacità è particolarmente preziosa negli scenari in cui la riorganizzazione della flotta o le riassegnazioni dei manager sono regolarmente necessarie, garantendo che tali modifiche possano essere eseguite in modo rapido e accurato senza interrompere le operazioni.
Interfaccia utente intuitiva e personalizzabile
Il nostro team di progettazione ha anche creato un design facile da usare, adattato alle esigenze specifiche di Girteka. L'interfaccia presenta filtri, layout delle tabelle e gestione delle varianti personalizzabili, consentendo agli utenti di personalizzare la propria visualizzazione e interazione con i dati. Questa capacità di personalizzazione aiuta gli utenti a navigare più facilmente in grandi insiemi di dati e a svolgere le loro attività in modo più efficiente, migliorando la soddisfazione e la produttività complessiva degli utenti.
Integrazione perfetta con SAP SuccessFactors
La perfetta integrazione con SAP SuccessFactors è una pietra miliare della soluzione. Il nostro team del BTP Enterprise Evolution Center ha sfruttato le funzionalità avanzate di SAP BTP per garantire che i dati fluiscano senza problemi tra la nuova estensione e i sistemi HR esistenti. Questa integrazione mantiene la continuità e l'accuratezza dei dati, assicurando che i processi migliorati funzionino armoniosamente con l'infrastruttura HR consolidata di Girteka. Un flusso di dati fluido è fondamentale per mantenere l'efficienza operativa ed evitare incongruenze di dati che potrebbero avere un impatto sulle funzioni HR.
Architettura tecnica
L'estensione SAP BTP Side-by-Side sfrutta un solido stack tecnologico per garantire prestazioni elevate e fedeltà di integrazione:
| Backend |
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| Frontend |
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| Integrazione |
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| Database | |
| Sicurezza |
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Principali risultati e prospettive future
Questo progetto non solo ha affrontato le attuali sfide operative di Girteka, ma ha anche gettato le basi per gestire la sua vasta forza lavoro con un'efficienza e una facilità senza precedenti.
Efficienza migliorata
Uno dei risultati più significativi di questa estensione è la drastica riduzione del tempo necessario per gestire le attività di massa e riassegnare i manager. Operazioni che prima richiedevano ore possono ora essere completate in pochi minuti, grazie alla capacità della soluzione di elaborare fino a 10.000 attività in meno di un minuto. Questa efficienza libera preziose risorse HR, consentendo loro di concentrarsi su iniziative strategiche piuttosto che su processi manuali che richiedono molto tempo.
Interfaccia utente migliorata
La soluzione è dotata di un'interfaccia intuitiva e facile da usare, adattata alle esigenze specifiche di Girteka. L'interfaccia utente personalizzabile comprende filtri, layout delle tabelle e opzioni di gestione delle varianti, che hanno migliorato significativamente la soddisfazione e la produttività degli utenti. Questo design facilita agli utenti la navigazione di grandi insiemi di dati e lo svolgimento delle loro attività in modo più efficace, contribuendo a un'esperienza utente più fluida e coinvolgente.
Integrazione perfetta
LeverX ha fatto in modo che l'estensione si integrasse perfettamente con SAP SuccessFactors, mantenendo l'integrità dei dati e la continuità dei processi. Questa integrazione assicura che i dati fluiscano senza sforzo tra la nuova estensione e i sistemi HR esistenti di Girteka, supportando operazioni HR coerenti e accurate. Il flusso continuo di dati è fondamentale per ridurre al minimo le interruzioni e migliorare l'efficienza complessiva delle funzioni HR.
Scalabilità
L'estensione è stata progettata per gestire grandi volumi di dati, il che soddisfa le esigenze attuali di Girteka e fornisce anche una scalabilità per la crescita futura. Man mano che Girteka si espande e le sue esigenze di dati aumentano, la soluzione è in grado di scalare insieme a loro, garantendo efficienza e prestazioni costanti.
Feedback positivo degli utenti
I primi riscontri dei principali utenti sono stati estremamente positivi. Gli utenti hanno notato l'impatto significativo dell'estensione sulla semplificazione dei complessi processi HR e sul miglioramento della capacità di gestire operazioni di massa in modo rapido e accurato.
Prospettive future
In prospettiva, ci sono interessanti opportunità di ulteriore innovazione e collaborazione:
- LeverX prevede di estendere le funzionalità della soluzione agli uffici di Girteka in tutta Europa, ampliando l'impatto di questi miglioramenti.
- Le potenziali implementazioni future potrebbero includere SAP Payroll Cloud e altri sistemi SAP per migliorare ulteriormente le funzionalità HR e semplificare i processi.