El equipo de LeverX desarrolló la extensión SAP BTP Side-by-Side para SAP SuccessFactors, ayudando a Girteka, una empresa con más de 23.000 empleados, a simplificar la gestión masiva de tareas relacionadas con RRHH.
Antecedentes del proyecto
Girteka, una gran empresa de logística europea, opera una amplia flota de más de 6.000 camiones y gestiona 600.000 cargas completas al año. La exitosa implementación de SAP SuccessFactors sentó una base sólida para sus procesos de RR.HH., pero la complejidad de la gestión de tareas masivas para miles de conductores hizo necesario el desarrollo de una solución personalizada. La empresa buscaba una forma de garantizar una interfaz de gestión de datos masivos en SAP SuccessFactors, y aquí es donde comenzó la segunda parte de su colaboración con LeverX.
Desafíos
Girteka se encontró con una serie de retos importantes a medida que seguía creciendo y modernizando sus operaciones. Estos retos obligaron a la empresa a empezar a buscar soluciones que aumentaran la velocidad de los procesos de RR.HH. y garantizaran una gestión eficaz de las tareas:
- Uno de los problemas se centraba en los equipos de RR.HH., que se enfrentaban a la desalentadora tarea de gestionar la creación, modificación y eliminación masivas de un gran número de tareas de los controladores. Para mantener la productividad de la organización en los niveles requeridos, el equipo necesitaba una solución que les permitiera gestionar eficientemente la extensa carga de trabajo.
- Las frecuentes actualizaciones de los cambios en las asignaciones de los gestores de flotas de conductores requerían una solución capaz de procesar rápidamente miles de entradas. La gestión oportuna y precisa de estos cambios es esencial para garantizar unas operaciones fluidas y evitar retrasos.
Justificación del desarrollo Side-by-Side
Para superar estos obstáculos, nuestro equipo propuso un enfoque de desarrollo paralelo, creando soluciones personalizadas que funcionasen conjuntamente con SAP SuccessFactors en lugar de alterar el sistema central. Esta estrategia ofreció al cliente varias ventajas significativas.
Imagen 1. Arquitectura de la solución
- Desarrollo y despliegue más rápidos de nuevas funciones. Girteka pudo desplegar aplicaciones personalizadas con mayor rapidez que si tuviera que esperar a las actualizaciones del sistema central. Este enfoque les permitió satisfacer la necesidad de la empresa de soluciones puntuales como la gestión de tareas y la reasignación de conductores.
- Este método también proporcionó flexibilidad adicional. Diseñamos y ajustamos aplicaciones específicamente para los requisitos exclusivos de Girteka sin vernos constreñidos por las limitaciones de las funcionalidades estándar del sistema. Esta flexibilidad facilita al cliente la adaptación de las soluciones a lo largo del tiempo a medida que evolucionan sus necesidades, ya sea añadiendo nuevas funciones o realizando ajustes basados en los comentarios de los usuarios.
- La experiencia del usuario también experimentó mejoras significativas. Gracias a las aplicaciones personalizadas, Girteka pudo crear interfaces SAP Fiori intuitivas que simplifican y hacen más eficiente el manejo de grandes conjuntos de datos para su equipo de RRHH. Las aplicaciones se adaptaron para encajar perfectamente en sus flujos de trabajo existentes, mejorando la usabilidad y la productividad.
- La integración fue otra área en la que el enfoque paralelo resultó beneficioso. Se desarrollaron aplicaciones personalizadas para integrarse sin problemas con SAP SuccessFactors, garantizando que todos los sistemas se comunicaran eficazmente sin causar interrupciones. Esta integración perfecta significaba que los datos fluían sin esfuerzo entre los sistemas, manteniendo la coherencia y la precisión en las operaciones de RRHH.
- Este enfoque aportó ventajas en cuanto a escalabilidad y mantenimiento. Las soluciones personalizadas pueden ampliarse a medida que crecen las operaciones de Girteka. El mantenimiento de estas aplicaciones es más sencillo, ya que funcionan independientemente del sistema central. Esta independencia permite realizar actualizaciones y tareas de mantenimiento sin que ello afecte a la estabilidad general del sistema.
¿Por qué SAP BTP?
Se eligió SAP BTP para este proyecto por sus sólidas capacidades y ventajas estratégicas:
Tiempo de implantación (estimación de la implantación)
Una de las razones clave fue la rapidez de desarrollo e implantación que garantiza SAP BTP. Esto permitió a la empresa minimizar el tiempo previo a las Pruebas de Integración del Sistema (SIT).
Integración con soluciones SAP
La inversión en soluciones SAP garantizó que la empresa pudiera seguir aprovechando las ventajas de una integración sin fisuras y la funcionalidad avanzada que ofrece el ecosistema SAP.
Acceso a los datos en tiempo real
Con SAP BTP, el cliente puede establecer una conectividad perfecta con SuccessFactors sin complejas integraciones de datos, garantizando así el acceso a los datos en tiempo real.
Flexibilidad y extensibilidad
SAP BTP ofrece una gran flexibilidad, dando cabida a una amplia gama de casos de uso y proporcionando la oportunidad de futuras ampliaciones y personalizaciones para el cliente.
Innovación
El uso de la plataforma abre espacio para servicios innovadores y proporciona una plataforma preparada para el futuro, para la mejora continua y la escalabilidad.
Experiencia de usuario
Con SAP BTP, el cliente puede mejorar la satisfacción del usuario aumentando la productividad con el diseño intuitivo de SAP Fiori, mejorando la eficiencia general y la usabilidad.
Implementación del proyecto
El proyecto de mejora de los procesos de RRHH de Girteka se ejecutó a través de una serie de fases bien definidas. Todas las fases, cada una de las cuales tuvo un impacto significativo en el éxito general del proyecto, se completaron en tan solo ocho meses. Echemos un vistazo a estas fases:
Fase 1: Diseño y desarrollo
El proyecto empezó con una fase intensiva de diseño y desarrollo. Una de las tareas esenciales de nuestro equipo fue comprender las necesidades específicas de los departamentos de RRHH y Transporte de Girteka. Para completar esta tarea, nuestros especialistas llevaron a cabo un exhaustivo análisis de requisitos, que incluyó debates y talleres con las principales partes interesadas de ambos departamentos. Tras recopilar los requisitos, el equipo de arquitectos del Centro de Evolución Empresarial BTP de LeverX diseñó una arquitectura de solución que incluía los servicios BTP.
Armado con una comprensión detallada de cómo satisfacer las necesidades del cliente de la manera más eficiente, el equipo de desarrollo comenzó a crear una solución utilizando la metodología Agile.
Gracias al enfoque ágil, pudimos facilitar la creación rápida de prototipos y el desarrollo iterativo, al tiempo que nos esforzábamos por incorporar comentarios y perfeccionar la solución. Esto permitió crear una extensión personalizada que se ajustaba con precisión a los requisitos operativos de Girteka.
En cuatro meses, entregamos un prototipo funcional, que se sometió a varias fases de mejoras a lo largo de los sprints de desarrollo, centrándonos especialmente en la usabilidad, el rendimiento y las capacidades de integración.
Fase 2: Integración y pruebas
La siguiente fase consistió en integrar la extensión con SAP SuccessFactors. Se trataba de un paso crucial, ya que garantizaba que el nuevo sistema funcionara a la perfección con la infraestructura de RR.HH. existente. Durante esta fase, el equipo de desarrollo, en colaboración con los consultores de Success Factors, planificó cuidadosamente cómo fluirían los datos entre la nueva extensión y SAP SuccessFactors para mantener la coherencia y la integridad.
A continuación se llevaron a cabo amplios ciclos de pruebas para validar el rendimiento y la fiabilidad del sistema. Se llevaron a cabo pruebas de integración del sistema (SIT) para garantizar que todos los componentes de la solución funcionaban correctamente y que la integración con SAP SuccessFactors funcionaba según lo previsto. Tras las SIT, se realizaron las pruebas de aceptación de usuarios (UAT). En ellas, los usuarios de los departamentos de RR.HH. y Transporte de Girteka probaron el sistema en condiciones reales para asegurarse de que satisfacía sus necesidades. Estas pruebas se centraron en aspectos críticos, como la velocidad de procesamiento y la precisión de las operaciones masivas, esenciales para manejar con eficacia grandes volúmenes de datos.
La fase de pruebas también incluyó el ajuste del rendimiento para optimizar el sistema de cara al procesamiento a alta velocidad, garantizando que pudiera gestionar la creación, modificación y eliminación masiva de tareas sin cuellos de botella en el rendimiento.
Fase 3: Despliegue y formación (próximamente)
Una vez completada la fase de pruebas, el siguiente paso fue el despliegue de la solución y la formación de los usuarios. El nuevo sistema se desplegará entre los usuarios clave, incluidos los administradores de RRHH, los gestores de los centros de formación, los gestores de conductores y los gestores de flotas.
Se impartieron sesiones de formación exhaustivas para familiarizar a los usuarios clave con el nuevo sistema. Estas sesiones abarcaron todos los aspectos de la nueva extensión, desde la navegación básica hasta la gestión de tareas de datos complejas. Además, se elaboró una documentación de usuario detallada que sirviera de guía de referencia a los usuarios y les ayudara a comprender las capacidades del sistema y cómo aprovecharlas eficazmente.
La formación y la asistencia proporcionadas durante esta fase fueron cruciales para facilitar la adopción por parte de los usuarios, garantizando que el equipo de RR.HH. pudiera utilizar plenamente las funciones del nuevo sistema para mejorar su eficiencia y productividad.
Puntos clave de la solución
Gestión masiva de las tareas pendientes de los conductores
Diseñamos esta función para que el equipo de RR.HH. de Girteka pudiera crear, actualizar y eliminar tareas de forma masiva. La solución mejora drásticamente la velocidad de procesamiento, permitiendo gestionar hasta 10.000 tareas en menos de un minuto. Esto reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para la gestión de tareas y libera recursos de RR.HH. para que puedan centrarse en actividades más estratégicas.
Cambio masivo de gestores
Otro componente fundamental es la capacidad del sistema para gestionar cambios masivos en la asignación de conductores y gestores de flota. Esta función se diseñó para reasignar eficazmente a determinados gestores para grandes grupos de conductores, gestionando miles de registros por solicitud. Esta capacidad es especialmente valiosa en escenarios en los que la reorganización de la flota o las reasignaciones de gestores son necesarias con regularidad, ya que garantiza que dichos cambios puedan ejecutarse con rapidez y precisión sin interrumpir las operaciones.
Interfaz de usuario intuitiva y personalizable
Nuestro equipo de diseño también creó un diseño fácil de usar adaptado a las necesidades específicas de Girteka. La interfaz incluye filtros personalizables, diseños de tablas y gestión de variantes, lo que permite a los usuarios personalizar su visión e interacción con los datos. Esta capacidad de personalización ayuda a los usuarios a navegar por grandes conjuntos de datos con mayor facilidad y a realizar sus tareas de forma más eficiente, mejorando la satisfacción general del usuario y la productividad.
Perfecta integración con SAP SuccessFactors
La perfecta integración con SAP SuccessFactors es una piedra angular de la solución. Nuestro equipo del Centro de Evolución Empresarial de BTP aprovechó las capacidades avanzadas de SAP BTP para garantizar que los datos fluyan sin problemas entre la nueva extensión y los sistemas de RR.HH. existentes. Esta integración mantiene la continuidad y precisión de los datos, garantizando que los procesos mejorados funcionen armoniosamente con la infraestructura de RR.HH. establecida de Girteka. Un flujo de datos fluido es crucial para mantener la eficiencia operativa y evitar incoherencias en los datos que podrían afectar a las funciones de RRHH.
Arquitectura técnica
La extensión SAP BTP Side-by-Side aprovecha una sólida pila tecnológica para garantizar un alto rendimiento y la fidelidad de la integración:
| Backend |
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| Frontend |
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| Integración |
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| Base de datos | |
| Seguridad |
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Principales logros y perspectivas de futuro
Este proyecto no solo abordó los retos operativos actuales de Girteka, sino que también sentó las bases para gestionar su amplia plantilla con una eficiencia y facilidad sin precedentes.
Mayor eficiencia
Uno de los logros más significativos de esta ampliación es la drástica reducción del tiempo necesario para gestionar tareas masivas y reasignar responsables. Tareas que antes llevaban horas pueden completarse ahora en cuestión de minutos, gracias a la capacidad de la solución para procesar hasta 10.000 tareas en menos de un minuto. Esta eficiencia libera valiosos recursos de RR.HH., permitiéndoles centrarse en iniciativas estratégicas en lugar de en procesos manuales que consumen mucho tiempo.
Interfaz de usuario mejorada
La solución cuenta con una interfaz intuitiva y fácil de usar que se ha adaptado a las necesidades específicas de Girteka. La interfaz de usuario personalizable incluye filtros, diseños de tablas y opciones de gestión de variantes, que han mejorado significativamente la satisfacción del usuario y la productividad. Este diseño facilita a los usuarios la navegación por grandes conjuntos de datos y la realización de sus tareas con mayor eficacia, contribuyendo a una experiencia de usuario más fluida y atractiva.
Integración perfecta
LeverX se aseguró de que la extensión se integrara perfectamente con SAP SuccessFactors, manteniendo la integridad de los datos y la continuidad de los procesos. Esta integración garantiza que los datos fluyan sin esfuerzo entre la nueva extensión y los sistemas de RR.HH. existentes de Girteka, dando soporte a operaciones de RR.HH. coherentes y precisas. El flujo continuo de datos es crucial para minimizar las interrupciones y mejorar la eficiencia general de las funciones de RRHH.
Escalabilidad
La extensión está diseñada para gestionar grandes volúmenes de datos, lo que satisface las necesidades actuales de Girteka y también proporciona escalabilidad para el crecimiento futuro. A medida que Girteka se expande y sus necesidades de datos aumentan, la solución está equipada para escalar junto con ellos, garantizando una eficiencia y un rendimiento continuos.
Comentarios positivos de los usuarios
Los primeros comentarios de los usuarios clave han sido abrumadoramente positivos. Los usuarios han destacado el importante impacto de la extensión en la simplificación de los complejos procesos de RRHH y en la mejora de su capacidad para gestionar operaciones masivas de forma rápida y precisa.
Perspectivas de futuro
De cara al futuro, existen interesantes oportunidades para seguir innovando y colaborando:
- LeverX planea extender las funcionalidades de la solución a las oficinas de Girteka en toda Europa, ampliando el impacto de estas mejoras.
- Las posibles implementaciones futuras pueden incluir SAP Payroll Cloud y otros sistemas SAP para mejorar aún más las capacidades de RRHH y agilizar los procesos.