Transformando procesos internos en un gran banco de Europa del Este

LeverX ayudó a uno de los principales bancos a automatizar más del 90% de sus procesos empresariales mediante la implantación de SAP.

Cliente

Uno de los mayores bancos, fundado a principios de la década de 1990, es ahora líder en el mercado financiero de la región. Su red de sucursales cubre los principales centros económicos de varios países. El banco ofrece un amplio espectro de servicios financieros, incluidos préstamos, soluciones de inversión, servicios de banca corporativa y banca minorista.

El banco tiene 15.000 empleados y atiende a millones de clientes. Tiene una influencia significativa en el mercado financiero regional y participa activamente en el desarrollo de proyectos económicos. También se centra en la adopción de tecnologías modernas y la aplicación de soluciones innovadoras para mejorar la eficiencia y la calidad del servicio.

Definir los retos

Sin embargo, incluso las empresas con más éxito se enfrentan a la necesidad de modernización y optimización. Los procesos internos del banco se habían quedado obsoletos y no ofrecían la eficacia deseada. La ejecución manual de tareas y la duplicación de información provocaban redundancia de datos y errores, lo que repercutía negativamente en el rendimiento de la gestión.

Los sistemas dispares no proporcionaban transparencia y dificultaban la toma rápida de decisiones. La falta de un enfoque cohesionado para gestionar la liquidez y los presupuestos de los almacenes suscitaba inquietud entre los directivos. Todos estos problemas determinaron la necesidad de poner en marcha el proyecto de automatización. El cliente buscaba una solución que integrara sistemas dispares y automatizara los procesos clave, mejorando así el control de los flujos financieros y de materiales.

Se fijaron claramente los objetivos del proyecto

• Reducir el volumen de procesos manuales
• Automatizar las operaciones
• Mejorar la capacidad de elaboración de informes
• Mejorar la escalabilidad

La necesidad de aumentar la liquidez de los almacenes y controlar los presupuestos se convirtieron en las principales tareas de la nueva solución. Era necesario implantar un sistema que pudiera adaptarse a los requisitos de todas las sucursales, garantizando al mismo tiempo la transparencia y relevancia de los datos.

LeverX sugirió la integración de sistemas a través de SAP

Tras analizar todos los sistemas y procesos empresariales del cliente, propusimos crear un ecosistema unificado en la plataforma SAP, que incluyera los módulos FI, MM, FM, RCM, PS, RE-FX, HR, CO, FI-AA y BW. Con esta solución se pretendía eliminar la fragmentación de los sistemas y crear un espacio de información cohesionado para todas las divisiones del banco. Se prestó especial atención a la integración de la gestión electrónica de documentos y el control presupuestario, lo que permitió al banco tener una visión completa de sus operaciones en tiempo real.

Implantación de nuevas soluciones y transformación de procesos

Nuestro equipo de nueve profesionales experimentados revisó los procedimientos empresariales del banco y puso de relieve las áreas susceptibles de mejora. Sabíamos que teníamos que asumir tareas difíciles que implicaban reforzar la comunicación entre departamentos y cambiar las funciones de los empleados. El trabajo de implantación de la solución duró dos años.

El proyecto comenzó haciendo hincapié en mantener el control de los procesos desde la planificación hasta la implantación. También pusimos especial cuidado en garantizar que la contabilidad y los informes automatizados siguieran las normas internacionales IFRS y cumplieran estrictas normas de seguridad de la información.

Los profesionales de LeverX integraron el sistema y lo adaptaron a varias categorías de usuarios, desde compras y finanzas hasta contabilidad y gestión. Ajustamos minuciosamente cada función y módulo del sistema para garantizar que se ajustaban con precisión a las actividades del banco.

Reformular los antiguos procedimientos para incorporar la automatización exigió reevaluar cómo se llevaban a cabo determinados trabajos. Tras la configuración tecnológica, impartimos una amplia formación. Los expertos de LeverX explicaron cómo los nuevos procedimientos cambiarían sus funciones y ayudaron al personal a prepararse para la transición a un nuevo formato de trabajo.

Resultados

Más del 90% de las operaciones comerciales del cliente se automatizaron. De este modo, el banco mejoró la transparencia operativa y redujo sustancialmente las actividades manuales. Con información en tiempo real al alcance de la mano, los ejecutivos del banco pueden ahora tomar decisiones más rápidas y mejor informadas. Además, la automatización de procesos redujo los gastos operativos y aumentó el rendimiento global del banco.

Más de mil trabajadores de varios departamentos -gestión presupuestaria, compras, recursos humanos, contabilidad, finanzas e inventario- utilizan actualmente el sistema.

El proyecto se terminó a tiempo y dentro del presupuesto.