Omvandling av interna processer på en stor östeuropeisk bank

LeverX hjälpte en av de största bankerna att automatisera mer än 90% av sina affärsprocesser genom SAP-implementering.

Kunden

En av de största bankerna, som grundades i början av 1990-talet, är nu en ledare på regionens finansmarknad. Bankens nätverk av filialer täcker viktiga ekonomiska centra i flera länder. Banken erbjuder ett brett spektrum av finansiella tjänster, inklusive utlåning, investeringslösningar, företagstjänster och banktjänster till privatpersoner.

Banken har 15.000 anställda och betjänar miljontals kunder. Banken har ett betydande inflytande på den regionala finansmarknaden och deltar aktivt i utvecklingen av ekonomiska projekt. Banken fokuserar också på att använda modern teknik och implementera innovativa lösningar för att förbättra effektiviteten och kvaliteten på tjänsterna.

Att definiera utmaningar

Men även de mest framgångsrika företagen stöter på behov av modernisering och optimering. Bankens interna processer hade blivit föråldrade och gav inte den effektivitet som önskades. Manuellt utförande av uppgifter och informationsdubblering resulterade i dataredundans och fel, vilket påverkade ledningens resultat negativt.

Olika system gav inte transparens och hindrade ett snabbt beslutsfattande. Avsaknaden av en sammanhållen strategi för att hantera lagerlikviditet och budgetar väckte oro hos ledningen. Alla dessa problem låg till grund för behovet av att starta ett automatiseringsprojekt. Kunden sökte en lösning som skulle integrera olika system och automatisera viktiga processer, och därmed förbättra kontrollen över finansiella flöden och materialflöden.

Projektmålen var tydligt uppsatta:

• Minska volymen av manuella processer
• Automatisera verksamheten
• Förbättra rapporteringsmöjligheterna
• Förbättra skalbarheten

Behovet av att öka lagerlikviditeten och övervaka budgetar blev de primära uppgifterna för den nya lösningen. Ett system behövde implementeras som kunde anpassas till alla filialers krav och samtidigt säkerställa datatransparens och relevans.

LeverX föreslog systemintegration genom SAP

Efter att ha analyserat alla kundens system och affärsprocesser föreslog vi att man skulle skapa ett enhetligt ekosystem på SAP-plattformen, inklusive modulerna FI, MM, FM, RCM, PS, RE-FX, HR, CO, FI-AA och BW. Lösningen skulle eliminera systemfragmentering och skapa ett sammanhängande informationsutrymme för alla bankdivisioner. Särskild uppmärksamhet ägnades åt att integrera elektronisk dokumenthantering och budgetkontroll, vilket gjorde det möjligt för banken att se en fullständig bild av sin verksamhet i realtid.

Implementering av nya lösningar och processomvandling

Vårt team bestående av nio erfarna medarbetare granskade bankens affärsprocesser och lyfte fram områden som kunde förbättras. Vi visste att vi var tvungna att ta oss an utmanande uppgifter som innebar att stärka kommunikationen mellan avdelningarna och förändra medarbetarnas funktionella roller. Arbetet med att implementera lösningen sträckte sig över två år.

Projektet inleddes med att vi lade stor vikt vid att ha kontroll över processerna från planering till implementering. Vi var också extra noga med att se till att den automatiserade redovisningen och rapporteringen följde internationella IFRS-standarder och uppfyllde strikta informationssäkerhetsstandarder.

LeverX experter integrerade systemet och anpassade det för flera användarkategorier, allt från inköp och ekonomi till redovisning och ledning. Vi finjusterade noggrant varje systemfunktion och modul för att säkerställa att de stämde exakt överens med bankens verksamhet.

Omformuleringen av gamla rutiner för att införliva automatisering krävde en omprövning av hur vissa jobb utfördes. Efter den tekniska installationen tillhandahöll vi omfattande utbildning. LeverX:s experter förklarade hur de nya rutinerna skulle förändra deras arbetsuppgifter och hjälpte personalen att göra sig redo för övergången till ett nytt arbetsformat.

Resultat

Över 90% av kundens affärsverksamhet automatiserades. Det innebar att banken fick bättre insyn i verksamheten och avsevärt färre manuella aktiviteter. Med tillgång till realtidsinformation kan bankcheferna nu göra snabbare och mer välgrundade val. Dessutom minskade processautomatiseringen driftskostnaderna och ökade bankens övergripande resultat.

Mer än tusen anställda på flera olika avdelningar - budgethantering, inköp, personal, redovisning, finans och lager - använder för närvarande systemet.

Projektet slutfördes i tid och inom budget.