Sisäisten prosessien uudistaminen suuressa itäeurooppalaisessa pankissa

LeverX auttoi yhtä suurpankkia automatisoimaan yli 90 prosenttia liiketoimintaprosesseistaan SAP-järjestelmän käyttöönoton avulla.

Asiakas

Yksi suurimmista pankeista, joka perustettiin 1990-luvun alussa, on nykyään johtava toimija alueen rahoitusmarkkinoilla. Sen konttoriverkosto kattaa keskeiset talouskeskukset useissa maissa. Pankki tarjoaa laajan kirjon rahoituspalveluja, mukaan lukien luotonanto, sijoitusratkaisut, yrityspankkipalvelut ja vähittäispankkitoiminta.

Pankilla on 15 000 työntekijää ja se palvelee miljoonia asiakkaita. Sillä on merkittävä vaikutusvalta alueellisilla rahoitusmarkkinoilla ja se osallistuu aktiivisesti taloushankkeiden kehittämiseen. Se keskittyy myös nykyaikaisen teknologian käyttöönottoon ja innovatiivisten ratkaisujen toteuttamiseen tehokkuuden ja palvelun laadun parantamiseksi.

Haasteiden määrittely

Menestyneimmätkin yritykset kohtaavat kuitenkin nykyaikaistamisen ja optimoinnin tarpeen. Pankin sisäiset prosessit olivat vanhentuneet, eivätkä ne tuottaneet toivottua tehokkuutta. Tehtävien manuaalinen suorittaminen ja tietojen päällekkäisyys johtivat tietojen päällekkäisyyteen ja virheisiin, mikä vaikutti kielteisesti hallinnon suorituskykyyn.

Erilaiset järjestelmät eivät tarjonneet läpinäkyvyyttä ja haittasivat nopeaa päätöksentekoa. Yhtenäisen lähestymistavan puuttuminen varaston likviditeetin ja budjettien hallintaan herätti huolta johdossa. Kaikki nämä seikat määrittivät tarpeen käynnistää automaatiohanke. Asiakas etsi ratkaisua, joka yhdistäisi erilliset järjestelmät ja automatisoisi keskeiset prosessit ja parantaisi siten talous- ja materiaalivirtojen valvontaa.

Projektin tavoitteet oli asetettu selkeästi:

• Vähentää manuaalisten prosessien määrää
• Automatisoida toimintoja
• Raportointimahdollisuuksien parantaminen
• Parantaa skaalautuvuutta

Tarve lisätä varaston likviditeettiä ja seurata budjetteja nousi uuden ratkaisun ensisijaisiksi tehtäviksi. Oli otettava käyttöön järjestelmä, joka pystyi mukautumaan kaikkien toimipisteiden vaatimuksiin ja varmistamaan samalla tietojen läpinäkyvyyden ja asianmukaisuuden.

LeverX ehdotti järjestelmäintegraatiota SAP:n kautta.

Analysoituamme kaikki asiakkaan järjestelmät ja liiketoimintaprosessit ehdotimme yhtenäisen ekosysteemin luomista SAP-alustalle, mukaan lukien FI-, MM-, FM-, RCM-, PS-, RE-FX-, HR-, CO-, FI-AA- ja BW-moduulit. Ratkaisun tarkoituksena oli poistaa järjestelmien pirstaleisuus ja luoda yhtenäinen tietotila kaikille pankin osastoille. Erityistä huomiota kiinnitettiin sähköisen asiakirjahallinnan ja budjetinvalvonnan integrointiin, jotta pankki saisi kokonaiskuvan toiminnoistaan reaaliajassa.

Uusien ratkaisujen käyttöönotto ja prosessien muuttaminen

Yhdeksän kokeneen ammattilaisen tiimimme kävi läpi pankin liiketoimintamenettelyt ja nosti esiin parannuskohteita. Tiesimme, että meidän oli ryhdyttävä haastaviin tehtäviin, jotka edellyttivät osastojen välisen viestinnän vahvistamista ja henkilöstön jäsenten toiminnallisten roolien muuttamista. Ratkaisujen käyttöönottoon liittyvä työ kesti kaksi vuotta.

Projektin alussa painotettiin prosessien hallinnan säilyttämistä suunnittelusta toteutukseen. Pidimme myös erityistä huolta siitä, että automatisoitu kirjanpito ja raportointi noudattivat kansainvälisiä IFRS-standardeja ja täyttivät tiukat tietoturvastandardit.

LeverXin ammattilaiset integroivat järjestelmän ja mukauttivat sen useille käyttäjäryhmille, jotka vaihtelivat ostoista ja rahoituksesta kirjanpitoon ja johtamiseen. Viritimme jokaisen järjestelmän toiminnon ja moduulin perusteellisesti varmistaaksemme, että ne sopivat tarkasti yhteen pankin toiminnan kanssa.

Pitkään käytössä olleiden toimintatapojen uudistaminen automatisointia varten edellytti tiettyjen tehtävien suorittamistapojen uudelleenarviointia. Teknologisen käyttöönoton jälkeen tarjosimme kattavan koulutuksen. LeverX:n asiantuntijat selittivät, miten uudet menettelyt muuttaisivat heidän tehtäviään, ja auttoivat henkilöstöä valmistautumaan uuteen työmuotoon siirtymiseen.

Tulokset

Yli 90 prosenttia asiakkaan liiketoiminnasta automatisoitiin. Näin pankki paransi toiminnan läpinäkyvyyttä ja vähensi manuaalisia toimintoja huomattavasti. Kun pankin johtajat saavat reaaliaikaista tietoa käden ulottuville, he voivat nyt tehdä nopeampia ja paremmin perusteltuja valintoja. Lisäksi prosessien automatisointi vähensi toimintakuluja ja paransi pankin yleistä suorituskykyä.

Järjestelmää käyttää tällä hetkellä yli tuhat työntekijää useilla eri osastoilla - budjettihallinnossa, ostoissa, henkilöstöhallinnossa, kirjanpidossa, rahoituksessa ja varastossa.

Hanke saatiin päätökseen aikataulussa ja budjetissa.