Del correo electrónico a SAP Ariba: Cómo LeverX impulsó con éxito una transformación del área de compras

Un minorista europeo desbloqueó el ROI de SAP Ariba con LeverX. La incorporación de proveedores se triplicó, la duración del ciclo de aprovisionamiento se redujo en un 40% y el 80% de las negociaciones se trasladaron a la plataforma gracias a una gestión eficaz del cambio.

Cliente

Nuestro cliente es un minorista europeo líder que trabaja con una amplia red de proveedores y tiene un modelo de aprovisionamiento descentralizado.

Reto

El cliente había invertido en SAP Ariba para digitalizar el abastecimiento, mejorar la colaboración con los proveedores y reducir el trabajo manual en las compras.

Sin embargo, seis meses después de la puesta en marcha, la dirección detectó problemas importantes:

• Los compradores seguían negociando a través de llamadas telefónicas y correos electrónicos, pasando por alto la plataforma.
• La incorporación de proveedores se estancó, con menos del 30% de los proveedores activos en Ariba.
• El sistema se consideraba "trabajo administrativo adicional", no una herramienta de productividad.

Como resultado, la eficiencia de las compras se estancó, poniendo en riesgo todo el ROI de la transformación digital.

Solución

El equipo de LeverX aplicó el marco de gestión del cambio en aprovisionamiento, centrándose en la alineación de personas, procesos y tecnología. Los expertos completaron una serie de tareas:

1. Preparación para el cambio y mapeo de las partes interesadas

• Entrevistaron a compradores, proveedores y gestores de categorías para identificar los puntos de resistencia

   

• Descubrieron que muchos compradores temían perder poder de negociación y relaciones con los proveedores si utilizaban Ariba

   

• Desarrolló un mapa de influencia de las partes interesadas para abordar estas preocupaciones con estrategias a medida

2. Alineación de procesos y demostración de valor

• Diseñó simulaciones de procesos basadas en roles, mostrando a los compradores cómo Ariba reducía el tiempo de ciclo en un 40% y recortaba el trabajo administrativo.

• Demostró los beneficios para los proveedores: incorporación más rápida, cumplimiento simplificado y visibilidad de las ofertas.

• Vinculación directa del uso del sistema con los indicadores clave de rendimiento de las compras: gastos gestionados, ahorros conseguidos y cumplimiento de los proveedores.

3. Patrocinio ejecutivo y gobernanza

• Trabajó con el director de compras (CPO) para integrar el uso de SAP Ariba en la política oficial de compras.

• Introdujo un requisito obligatorio para emitir todas las peticiones de oferta a través de la plataforma SAP Ariba, convirtiéndola en el principal impulsor de la incorporación de proveedores.

• Estableció cuadros de mando de gobernanza para que la dirección pudiera supervisar las tasas de adopción y los resultados de aprovisionamiento en tiempo real

4. 4. Incentivos de adopción y gamificación

• Creó una tabla de clasificación de excelencia en aprovisionamiento que clasificaba a los compradores según métricas clave como eventos de aprovisionamiento basados en la plataforma y ahorros conseguidos en Ariba.

• Reconoció a los "mejores adoptadores" en las reuniones mensuales de liderazgo, vinculando la adopción a la visibilidad de la carrera profesional.

• Ofreció formación específica a los equipos de baja adopción para que se pusieran al día.

Pila tecnológica

La solución se basa en SAP Ariba para hacer más productiva la colaboración entre compradores y proveedores.

Plataforma de aprovisionamiento y colaboración: SAP Ariba
Esta plataforma SAP da soporte a todo el ciclo de operaciones, desde el aprovisionamiento hasta el pago. Hace posible que compradores y proveedores se comuniquen a través de un único canal.

Gestión de gastos conforme a la normativa: SAP Ariba Buying and Invoicing

Este componente da soporte a los flujos de trabajo de compras. También se utiliza para validar las facturas con los detalles de los pedidos y los recibos.

Herramienta de aprovisionamiento: SAP Ariba Sourcing

El módulo ayuda a ejecutar solicitudes de presupuestos y eventos de aprovisionamiento. Simplifica el proceso de comparación de ofertas de proveedores y estandariza los flujos de trabajo de aprovisionamiento.

Ecosistema de asociación digital: SAP Business Network

Este entorno SAP basado en la nube está diseñado para conectar a proveedores y compradores. En concreto, pueden intercambiar pedidos, confirmaciones, avisos de envío y facturas en tiempo real, dando soporte al flujo automatizado de transacciones.

Supervisión y análisis: SAP Analytics Cloud (SAC)

La solución transforma los datos de aprovisionamiento en cuadros de mando e informes estructurados, ofreciendo la oportunidad de realizar un seguimiento de los KPI, el rendimiento del aprovisionamiento y la adopción.

Resultados

En nueve meses, la organización de aprovisionamiento consiguió una transformación cuantificable:

• La incorporación de proveedores se triplicó en comparación con el periodo inicial posterior a la puesta en marcha, lo que amplió significativamente la base de proveedores digitales activos.
• La duración del ciclo de aprovisionamiento se redujo en un 40%, con lo que la media de eventos de aprovisionamiento pasó de semanas a días.
• El 80% de las actividades y negociaciones de aprovisionamiento se llevaron a cabo a través de Ariba, garantizando el cumplimiento y la preparación para auditorías.
• El equipo de compras pasó de ser administradores transaccionales a asesores estratégicos, centrados en impulsar el ahorro y fomentar la innovación de los proveedores.