De l’email à SAP Ariba : Comment LeverX a mené avec succès une transformation des achats

Un détaillant européen a débloqué le retour sur investissement de SAP Ariba grâce à LeverX. L'intégration des fournisseurs a triplé, la durée du cycle d'approvisionnement a diminué de 40 % et 80 % des négociations ont été transférées vers la plateforme grâce à une gestion efficace du changement.

Notre client

Notre client est un détaillant européen de premier plan qui travaille avec un vaste réseau de fournisseurs et dispose d'un modèle d'approvisionnement décentralisé.

Défi à relever

Le client avait investi dans SAP Ariba pour numériser l'approvisionnement, améliorer la collaboration avec les fournisseurs et réduire le travail manuel dans le domaine de l'approvisionnement.

Cependant, six mois après la mise en service, la direction a remarqué des problèmes majeurs :

• Les acheteurs continuaient à négocier par téléphone et par e-mail, sans passer par la plateforme.
• L'intégration des fournisseurs était au point mort, avec moins de 30 % des fournisseurs actifs dans Ariba.
• Le système était perçu comme un "travail administratif supplémentaire" et non comme un outil de productivité.

En conséquence, l'efficacité de l'approvisionnement a stagné, mettant en péril l'ensemble du retour sur investissement de la transformation numérique.

La solution

L'équipe de LeverX a appliqué le cadre de gestion du changement en matière d'approvisionnement, en se concentrant sur l'alignement des personnes, des processus et de la technologie. Les experts ont réalisé une série de tâches :

1. Préparation au changement et cartographie des parties prenantes

• Interview des acheteurs, des fournisseurs et des responsables de catégories pour identifier les points de résistance.

   

• Ils ont constaté que de nombreux acheteurs craignaient de perdre leur pouvoir de négociation et leurs relations avec les fournisseurs s'ils utilisaient Ariba.

   

• Élaboration d'une carte d'influence des parties prenantes pour répondre à ces préoccupations par des stratégies adaptées.

2. Alignement des processus et démonstration de la valeur

• Conception de simulations de processus basées sur les rôles, montrant aux acheteurs comment Ariba a permis de réduire le temps de cycle de 40 % et de diminuer le travail administratif.

• Démonstration des avantages pour les fournisseurs : accélération de l'intégration, simplification de la conformité et visibilité des offres.

• Lien direct entre l'utilisation du système et les indicateurs clés de performance en matière d'achats : dépenses gérées, économies réalisées et conformité des fournisseurs.

3. Soutien de la direction et gouvernance

• Collaboration avec le responsable des achats pour intégrer l'utilisation de SAP Ariba dans la politique d'achat officielle.

• Introduction d'une obligation d'émettre tous les appels d'offres par l'intermédiaire de la plateforme SAP Ariba, ce qui en fait le principal moteur de l'intégration des fournisseurs.

• Mise en place de tableaux de bord de gouvernance afin que les dirigeants puissent suivre en temps réel les taux d'adoption et les résultats de l'approvisionnement.

4. Incitations à l'adoption et gamification

• Création d'un tableau de bord de l'excellence en matière d'approvisionnement qui classe les acheteurs en fonction d'indicateurs clés tels que les événements de sourcing basés sur la plateforme et les économies réalisées grâce à Ariba.

• Reconnaissance des "top adopters" lors des réunions mensuelles des dirigeants, en liant l'adoption à la visibilité de la carrière.

• Mise en place d'un coaching ciblé pour les équipes ayant peu adopté Ariba afin de les aider à se mettre à niveau.

Pile technologique

La solution s'appuie sur SAP Ariba pour rendre la collaboration entre acheteurs et fournisseurs plus productive.

Plateforme d'approvisionnement et de collaboration : SAP Ariba
Cette plateforme SAP prend en charge l'ensemble du cycle des opérations, de l'approvisionnement au paiement. Il devient possible pour les acheteurs et les fournisseurs de communiquer au sein d'un seul et même canal.

Gestion conforme des dépenses : SAP Ariba Buying and Invoicing

Ce composant prend en charge les flux de travail liés aux achats. Il est également utilisé pour valider les factures par rapport aux détails de la commande et de la réception.

Outil de sourcing : SAP Ariba Sourcing

Ce module permet d'exécuter des demandes de devis et des événements de sourcing. Il simplifie le processus de comparaison des offres des fournisseurs et standardise les flux de travail de sourcing.

Écosystème de partenariat numérique : SAP Business Network

Cet environnement SAP basé sur le cloud est conçu pour mettre en relation les fournisseurs et les acheteurs. Ils peuvent notamment échanger des commandes, des confirmations, des avis d'expédition et des factures en temps réel, ce qui favorise l'automatisation des flux de transactions.

Surveillance et analyse : SAP Analytics Cloud (SAC)

Cette solution transforme les données d'approvisionnement en tableaux de bord et rapports structurés, ce qui permet de suivre les indicateurs clés de performance, les performances d'approvisionnement et l'adoption.

Résultats

En l'espace de neuf mois, l'organisation des achats a réalisé une transformation mesurable :

• L'intégration des fournisseurs a triplé par rapport à la période initiale qui a suivi la mise en service, ce qui a considérablement élargi la base active de fournisseurs numériques.
• La durée du cycle d'approvisionnement a été réduite de 40 %, faisant passer la moyenne des événements d'approvisionnement de quelques semaines à quelques jours.
• 80 % des activités d'approvisionnement et des négociations ont été menées par l'intermédiaire d'Ariba, ce qui a permis de garantir la conformité et la préparation à l'audit.
• L'équipe chargée des achats est passée du statut d'administrateur transactionnel à celui de conseiller stratégique, en se concentrant sur la réalisation d'économies et l'encouragement de l'innovation des fournisseurs.