Från e-post till SAP Ariba: hur LeverX drev en framgångsrik inköps­transformation

En europeisk återförsäljare låste upp SAP Ariba ROI med LeverX. Leverantörsintroduktionen tredubblades, cykeltiden för inköp minskade med 40% och 80% av förhandlingarna flyttades till plattformen genom effektiv förändringshantering.

Utmaning

En ledande europeisk detaljhandlare investerade i SAP Ariba för att digitalisera inköp, förbättra leverantörssamarbetet och minska det manuella arbetet i inköpsavdelningen.

Men sex månader efter lanseringen märkte ledningen att det fanns stora problem:

• Inköpare fortsatte att förhandla via telefonsamtal och e-post och kringgick därmed plattformen.
• Onboarding av leverantörer gick trögt och färre än 30 % av leverantörerna var aktiva i Ariba.
• Systemet sågs som "extra administrativt arbete", inte som ett produktivitetsverktyg.

Resultatet: upphandlingseffektiviteten stagnerade, vilket riskerade hela den digitala omvandlingens ROI.

LeverX lösning

LeverX tillämpade sitt ramverk för förändringshantering för upphandling, som fokuserade på att anpassa människor, processer och teknik:

1. Förändringsberedskap och kartläggning av intressenter

• Intervjuade inköpare, leverantörer och kategoriansvariga för att identifiera motståndspunkter.
• Det visade sig att många inköpare var rädda för att förlora förhandlingsutrymme och leverantörsrelationer om de använde Ariba.
• Utvecklade en karta över intressenternas inflytande för att hantera dessa farhågor med skräddarsydda strategier.

2. Processinriktning och demonstration av värde

• Utformade rollbaserade processsimuleringar som visade inköpare hur Ariba minskade cykeltiden med 40 % och minskade det administrativa arbetet.
• Demonstrerade fördelarna för leverantörerna: snabbare introduktion, förenklad efterlevnad och insyn i anbuden.
• Kopplade systemanvändningen direkt till KPI:er för upphandling: utgifter under hantering, uppnådda besparingar och leverantörsefterlevnad.
  

3. Sponsring och styrning från ledningen

• Samarbetade med CPO för att integrera Ariba-användningen i officiella upphandlingspolicyer (t.ex. "alla RFQ:er måste utfärdas via Ariba-plattformen").
• Upprättade instrumentpaneler för styrning så att ledningen kunde övervaka användningsgraden och inköpsresultaten i realtid.

4. Incitament för införande och spelifiering

• Skapade en ledartavla för Procurement Excellence som rankade inköpare utifrån nyckeltal som plattformsbaserade inköpsevenemang och besparingar som uppnåtts i Ariba.
• Erkände "top adopters" vid månatliga ledarskapsmöten och kopplade adoption till karriärsynlighet.
• Riktad coachning för team med låg användning för att få dem att komma i fas.

Effekter för verksamheten

Inom nio månader uppnådde inköpsorganisationen en mätbar förändring:

• Antaletnya leverantörer tredubblades, vilket avsevärt utökade den aktiva digitala leverantörsbasen.
• Cykeltiden för sourcing minskade med 40 %, vilket innebar att genomsnittliga sourcingprojekt gick från veckor till dagar.
• 80 % av förhandlingarna genomfördes via Ariba, vilket säkerställde efterlevnad och revisionsberedskap.
• Upphandlingsteamet gick från transaktionsadministratörer till strategiska rådgivare, med fokus på att driva besparingar och främja innovation hos leverantörerna.

Varför LeverX

LeverX kombinerar djup SAP Ariba-expertis med förändringshanteringstjänster för att säkerställa att tekniken ger verkliga affärsresultat. Vi erbjuder:

• 20+ års erfarenhet av SAP-transformationsprojekt inom inköp och supply chain.
• Beprövade ramverk för införande som kopplar Ariba-användningen direkt till KPI:er för inköp.
• Praktisk vägledning för inköpare, leverantörer och chefer för att driva hållbar förändring.
  
  

Kämpar du med låg användning av SAP Ariba?

👉 Kontakta LeverX experter för att lära dig hur våra Change Management-tjänster kan hjälpa ditt inköpsteam att frigöra verkligt värde från SAP Ariba.